Comment créer une politique de travail à distance (+ modèle)

Le travail à domicile est une fête gigantesque.

Vous pouvez essentiellement faire ce que vous voulez. Pas de règles. Aucune exigence. Chaos pur - allez-y et dormez jusqu'à midi, et ne vous inquiétez pas du temps de l'entreprise.

… ça ne sonne pas tout à fait juste, n'est-ce pas ?

Bien que je sois sûr que certaines personnes exploitent leur situation de travail à distance, la majorité des travailleurs à distance travaillent plus dur que jamais. Ils veulent prouver que le travail à distance est efficace pour pouvoir conserver cet énorme privilège.

Mais si vous voulez vous assurer que vos travailleurs à distance font ce qu'on attend d'eux, vous devrez créer une politique de travail à distance ou de travail hybride.

Alors, qu'est-ce qu'une politique de travail à distance et comment pouvez-vous en créer une ?

Ne vous inquiétez pas, à la fin de ce guide, vous aurez toutes les réponses.

Qu'est-ce qu'une politique de travail à distance ?

Commençons par les bases. Qu'est-ce qu'une politique de télétravail ?

Il s'agit essentiellement d'un document qui décrit les règles et les exigences relatives au travail à distance et aux modalités de travail flexibles.

Il définit également les attentes des employés et les tient responsables de leurs actions lorsqu'ils travaillent à distance.

Il existe différents types de politiques similaires qui méritent d'être explorées, mais les différences sont quelque peu superficielles, car elles servent toutes le même objectif :

• Politiques de travail à distance. Les politiques de travail à distance décrivent les règles et les attentes pour les situations où les employés travailleront à distance la plupart du temps ou tout le temps.
• Politiques de travail flexibles. Les politiques de travail flexible sont davantage axées sur les employés qui bénéficient d'un régime de travail flexible. Par exemple, ils peuvent être autorisés à travailler occasionnellement à domicile ou peuvent être autorisés à choisir leurs propres heures.
• Politiques de travail hybrides. Les politiques de travail hybrides sont conçues pour les employés qui partageront leur temps entre le travail au bureau et le travail à domicile.

Pour être honnête, vous pouvez appeler votre police comme vous voulez.

Tout ce qui compte, c'est que vous décriviez toutes vos attentes envers les employés aussi clairement et précisément que possible.

9 questions importantes auxquelles répondre dans votre politique de travail à distance

Avant de vous asseoir pour rédiger votre politique de travail à distance, vous devrez répondre aux questions suivantes.

1. Quand les employés peuvent-ils travailler à distance ?

C'est la plus grande question à laquelle vous devrez répondre.

Allez-vous faire venir les employés au travail une fois par semaine pour se voir et gérer de grandes réunions ? Serez-vous une organisation entièrement distante ? Les salariés peuvent-ils modifier leur statut professionnel comme bon leur semble ? Y a-t-il certains jours où le travail à distance n'est pas autorisé ?

Il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses ici; chaque organisation sera différente. Mais vous devez avoir une solide compréhension de ce que vous espérez accomplir.

2. Quelles sont les exigences de base pour travailler à distance ?

Si vos employés vont travailler à distance, quelles sont les principales exigences ?

Par exemple, doivent-ils respecter certaines bonnes pratiques de sécurité ? Doivent-ils venir au bureau si vous leur demandez ? Y a-t-il des objectifs de productivité que vous voulez qu'ils atteignent ?

N'ayez pas peur d'entrer dans les détails ici; plus vous êtes précis, mieux c'est.

3. Quelles sont vos attentes en matière de planification et de disponibilité ?

Comment voulez-vous que les employés travaillent, communiquent et soient généralement disponibles pour des échanges liés au travail ?

Avez-vous besoin que les employés soient en ligne et disponibles pour des réunions et des discussions selon un horaire typique de 9 à 5 ? Ou leur donnez-vous plus de flexibilité en matière d'horaires ? Y a-t-il certaines heures de la journée où tout le monde dans l'entreprise est censé être en ligne ?

4. Comment les appareils technologiques et autres ressources sont-ils distribués pour le travail à distance ?

Donnerez-vous à vos employés distants tous les appareils, technologies et ressources dont ils ont besoin pour réussir ?

Par exemple, allez-vous distribuer de nouveaux ordinateurs portables et accessoires informatiques à vos employés, ou seront-ils responsables de fournir leurs propres appareils ? Si vous distribuez des appareils, l'entreprise conservera-t-elle la propriété de ces appareils tout au long de l'accord ?

5. Comment la technologie doit-elle être gérée pour maintenir la sécurité ?

La cybersécurité est encore plus importante à l'ère du travail à distance. Si même l'un de vos employés est vulnérable aux attaques, cela pourrait faire tomber toute votre organisation.

Comment attendez-vous que vos employés gèrent la sécurité lorsqu'ils travaillent pour votre organisation ? Par exemple, sont-ils responsables de la connexion à un VPN ? Doivent-ils suivre certaines habitudes de mot de passe ? À quels réseaux peuvent-ils se connecter et quels appareils sont-ils autorisés à utiliser ?

5. Un bureau sera-t-il disponible ?

Votre entreprise a-t-elle un bureau, et si oui, les employés actuels peuvent-ils l'utiliser à leur discrétion ?

Il y a une certaine valeur à offrir aux travailleurs à distance la possibilité de retourner au lieu de travail traditionnel lorsqu'ils ont besoin d'un changement de décor ou d'un endroit pour collaborer avec d'autres collègues.

Cependant, vous ne pourrez peut-être pas vous en accommoder. Fournirez-vous des allocations pour des espaces de coworking ou des arrangements alternatifs si un bureau n'est pas disponible ?

6. Le salaire, les avantages sociaux ou les impôts seront-ils affectés ?

Comment ces nouvelles modalités de travail à distance affecteront-elles les salaires, les avantages sociaux et/ou les impôts de l'entreprise ?

Offrez-vous aux employés une prime supplémentaire pour s'équiper d'un travail décent à domicile ? Allez-vous baisser les salaires ou réduire les avantages sociaux maintenant que les employés ne sont plus censés se rendre au travail ou se garer au centre-ville ? Quelles sont les implications fiscales de ce nouveau lieu de travail ?

7. Comment la culture d'entreprise va-t-elle changer ?

Que cela vous plaise ou non, la culture de votre entreprise va changer.

Vous ne pouvez pas établir une culture d'entreprise pour un lieu de travail en personne et tout garder intact lorsque vous passez à une politique de travail à distance ou de travail hybride ; il est tout simplement trop difficile de garder les gens coordonnés et en contact les uns avec les autres.

Prenez de l'avance en décrivant comment votre culture va évoluer à partir d'ici (et comment vous allez la renforcer).

8. Qui gérera les employés distants ?

Les employés distants auront-ils un supérieur direct chargé de leur attribuer des tâches, de diriger leur travail et de leur fournir des conseils et un soutien ? Sinon, comment les employés distants seront-ils tenus responsables de leur travail ?

9. Ces contours sont-ils sujets à changement ?

Je peux répondre à celle-ci pour vous. La bonne réponse est oui.

Vous devez toujours laisser place à la flexibilité et aux améliorations à l'avenir ; assurez-vous d'indiquer spécifiquement que toutes vos politiques de travail à distance et de travail hybride sont susceptibles de changer.

Avec les réponses à ces questions, vous devriez avoir tout ce dont vous avez besoin pour commencer à rédiger votre politique de travail à distance.

Modèle de politique de travail à distance

Voici un modèle de politique de travail à distance que vous pouvez utiliser :

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Introduction

Commencez par écrire une brève introduction. Expliquez en quoi consiste cette politique, quelles sont ses intentions et comment les employés doivent lire et utiliser ce document. Vous devez également expliquer que ce document est sujet à d'autres modifications et qu'il incombe aux employés de consulter la dernière documentation pour s'assurer qu'ils suivent les règles correctes.

Attentes fondamentales

Ensuite, créez une section de présentation qui définit les attentes de vos employés.

Assurez-vous d'inclure des sous-sections sur les éléments suivants (dont vous avez couvert la plupart en répondant aux questions de notre section précédente) :

• Disponibilité et planning.
• Technologies et outils.
• Rencontres et communications.
• Formation et ressources.
• Collaboratif et culturel.
• Salaire, impôts et avantages sociaux.
• Intégration et documentation.

Outils et sécurité

Après cela, concentrez-vous sur les outils que vous allez fournir à vos employés et sur vos attentes en matière de sécurité et de confidentialité.

• Appareils et accès Internet.
• Logiciels et autres outils technologiques.
• VPN et mesures de sécurité.
• Compensation pour les accessoires et autres besoins du bureau à domicile.
• Espaces de réunion physiques.

Règles importantes et conséquences

Dans cette section, vous exposerez toutes les règles importantes que les employés doivent suivre pour continuer à faire partie de l'entreprise. N'ayez pas peur d'être redondant avec d'autres sections ; il devrait s'agir d'une section de référence rapide qui répond en un coup d'œil à la plupart des questions des employés.

Assurez-vous également de décrire les conséquences potentielles du non-respect des règles. Y aura-t-il un système de style « 3 coups » en place pour les violations ? Les employés sont-ils soumis à des écritures, des suspensions ou à un salaire fixe ?

Culture d'entreprise et collaboration

Dédiez cette section à la culture d'entreprise et à la collaboration des employés. Comment les attentes en matière de communication et de collaboration vont-elles évoluer ? Que ferez-vous pour maintenir la culture d'entreprise aussi forte que possible ?

Droits légaux des employés

Enfin, assurez-vous de décrire les droits légaux de vos employés, y compris, mais sans s'y limiter :

• Surveillance et confidentialité.
• Rémunération des heures et des heures supplémentaires.
• Droits aux prestations.
• Motifs de résiliation.

4 conseils pour créer et diffuser une politique de travail à distance

Suivez ces conseils pour créer et diffuser votre politique de travail à distance.

1. Distribuez tôt la politique de travail à distance.

Mettez votre politique de travail à distance entre les mains de vos employés dès que possible, surtout s'ils travaillent déjà à domicile.

Vous ne voulez pas être dans six mois dans un arrangement de travail à distance et changer complètement les attentes de chacun à partir de ce moment. Vous souhaitez également donner à vos employés suffisamment de temps pour lire, comprendre et agir sur cette politique.

2. Obtenez un examen juridique.

Travaillez avec un avocat. Donnez à votre politique de travail à distance un examen approfondi.

Y a-t-il des points faibles ou des trous ? Y a-t-il des droits légaux que vos employés ont que vous n'avez pas appelés directement ? Y a-t-il des réclamations que vous faites ou des règles que vous avez établies qui sont techniquement illégales ou contestables devant un tribunal ?

Triez tout cela avant d'envoyer les politiques.

3. Obtenez des signatures et passez en revue les informations.

Assurez-vous que chaque employé prend le temps de lire la politique et de signer un document attestant qu'il la comprend.

Pour la redondance, c'est aussi une bonne idée d'organiser une réunion où vous examinez le document avec vos employés et répondez à toutes les questions (car, avouons-le, au moins certains de vos employés ne le liront pas, peu importe combien vous mendier).

Conservez des copies signées de la politique de travail à distance dans vos dossiers au cas où vous auriez besoin de vous y référer ultérieurement.

4. Réévaluer et mettre à jour périodiquement la politique.

Votre politique de travail à distance doit être un «document évolutif», faisant l'objet de réévaluations et de réécritures régulières.

Au moins une fois par an, passez en revue la politique et voyez s'il y a des sections qui doivent être mises à jour ou réécrites ; si vous découvrez de nouvelles failles, assurez-vous de les corriger et de redistribuer les politiques pour les signatures de nouveaux employés.

Mieux gérer les employés distants

Gérer une équipe à distance peut être difficile.

Mais c'est beaucoup plus facile avec une bonne politique de travail à distance et les bons outils et le bon endroit.

Et si vous avez lu ce guide, cela signifie que vous êtes déjà à mi-chemin.

Alors, quelle est la prochaine étape ?

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