Comment rédiger une demande de proposition (RFP) qui génère des réponses

En tant que marketeur, vous avez beaucoup de choses à faire et vous ne pouvez pas tout gérer seul. De plus, certaines tâches ne sont tout simplement pas possibles ou pratiques à gérer manuellement. À un moment donné, vous devrez travailler avec d'autres entreprises qui proposent des outils ou des services pour vous aider à faire votre travail plus efficacement. C'est là qu'intervient une demande de proposition, vous permettant d'attirer des fournisseurs potentiels qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux.

Si vous n'avez jamais rédigé de demande de proposition (RFP) auparavant, vous ne savez peut-être pas par où commencer ou ce que vous devez inclure. La bonne nouvelle, c'est que nous sommes là pour vous aider. Ce guide vous guide tout au long du processus de rédaction d'une demande de proposition réussie qui suscite des réponses de la part des fournisseurs les plus viables. Plongeons dedans.

Comment rédiger une demande de proposition qui suscite des réponses :

Qu'est-ce qu'une demande de proposition (RFP) ?

Une demande de proposition ou RFP est un document qui fournit une liste d'exigences que les fournisseurs doivent respecter pour mener à bien un projet. Généralement envoyé par les entreprises qui ont besoin de trouver la bonne solution technologique ou le bon service professionnel, il sert d'invitation ouverte aux fournisseurs à soumettre leurs propositions. Cela leur permet d'attirer des fournisseurs potentiels qui peuvent leur fournir les outils dont ils ont besoin ou à qui ils peuvent sous-traiter une partie de leur travail.

Il est crucial que votre demande de proposition soit correcte, car elle détaille tous les critères que les fournisseurs doivent respecter pour remporter l'offre. En tant que tel, il vous permet de collecter les propositions des fournisseurs les plus pertinents, ce qui facilite le choix de celui qui convient à votre entreprise.

8 étapes pour rédiger une demande de proposition

Donc, si une demande de proposition est si importante, comment en rédiger une ? Consultez les étapes ci-dessous pour commencer à rédiger votre propre demande de proposition.

1 : Définir le projet, la portée et le budget

Commencez par une définition claire de ce qu'est le projet et comprenez le rôle que le fournisseur y jouera. En d'autres termes, ayez une bonne idée de ce dont vous avez besoin de la part du fournisseur avant de pouvoir rédiger votre demande de proposition. Discutez de ce que vous attendez du fournisseur, de la manière dont cela doit être fait et du temps que cela devrait idéalement prendre pour être terminé.

De plus, vous devrez également parler du montant que vous êtes prêt à dépenser pour le service ou la plate-forme. Cela vous fournit une base solide pour votre RFP car vous savez clairement ce que vous recherchez.

2 : Fournissez une introduction

Maintenant que vous avez une idée claire de ce que vous recherchez, il est temps de rédiger une introduction expliquant votre projet et vos attentes. L'introduction doit être en mesure d'aider les fournisseurs potentiels à comprendre l'objectif de votre demande de propositions et ce dont ils ont besoin pour vous aider à réaliser. Ce serait également une bonne occasion d'expliquer si vous rencontrez des difficultés et comment le fournisseur peut vous aider à les surmonter.

Outre ces éléments de base, vous pouvez également inclure des informations supplémentaires sur votre projet. Il peut s'agir de détails tels que la date à laquelle vous avez l'intention de démarrer le projet et sa durée d'exécution. L'introduction devrait aider les fournisseurs potentiels à se faire une meilleure idée de vos besoins afin qu'ils puissent évaluer leur capacité à y répondre.

3 : Expliquez l'historique de votre entreprise et de votre projet

Ensuite, il est temps de présenter votre entreprise aux fournisseurs. Donnez-leur un bref historique de votre entreprise et de ce que vous faites ainsi que du projet que vous entreprenez. Parlez des valeurs de votre marque, de son histoire et d'autres informations de fond importantes. Ces informations devraient pouvoir aider les fournisseurs à comprendre votre marché et la situation actuelle de votre entreprise.

Gardez à l'esprit que de nombreux fournisseurs potentiels n'ont peut-être jamais entendu parler de votre entreprise auparavant. Aidez-les à prendre une décision éclairée en leur donnant une idée de qui vous êtes en tant que marque. Ils peuvent ensuite utiliser ces informations pour évaluer s'ils correspondent à vos besoins et s'ils souhaitent travailler avec vous.

4 : Décrivez vos besoins

Vient maintenant la partie la plus importante où vous décrivez exactement ce dont vous avez besoin chez un fournisseur. Fournissez des détails spécifiques sur les services ou les solutions que vous recherchez pour vous aider à atteindre votre objectif. Assurez-vous d'inclure des détails tels que le niveau d'expérience que vous recherchez (dans le cas des solutions de service). Pour les solutions logicielles, vous pouvez également inclure des détails tels que le niveau d'accès dont vous avez besoin en fonction de la taille de votre équipe.

Il est important d'être aussi précis que possible dans cette section afin que les fournisseurs potentiels puissent savoir s'ils proposent la solution dont vous avez besoin. Cela les aidera à décider s'ils doivent envoyer une proposition ou non, vous permettant de filtrer instantanément vos options pour obtenir des propositions des prospects les plus appropriés.

Par exemple, si vous recherchez une agence de marketing sur les réseaux sociaux , vous aurez peut-être besoin d'une agence capable de s'occuper de la planification, de la production et de la programmation du contenu. De plus, vous pouvez même en avoir besoin pour gérer votre communauté en votre nom. Dans ce cas, une agence qui n'offre pas de gestion de communauté peut choisir d'éviter d'envoyer une offre, vous n'avez donc pas besoin de perdre votre temps à examiner sa proposition.

Autrement, supposons que vous recherchiez un outil de gestion des médias sociaux pour une équipe de trois. Et vous voulez pouvoir planifier votre contenu, programmer vos publications, surveiller vos commentaires et analyser les résultats au même endroit. De cette façon, seuls les fournisseurs qui peuvent répondre aux exigences ci-dessus vous enverront une proposition à examiner afin que vous puissiez filtrer instantanément vos options.

5 : Donner des instructions de soumission

Les fournisseurs qui envisagent d'envoyer une proposition doivent savoir comment répondre à votre demande de proposition. Assurez-vous de fournir des instructions claires sur la structure qu'ils doivent suivre dans leur proposition ainsi que sur ce qu'ils doivent inclure. Lorsque toutes les propositions sont formatées de manière similaire, il devient plus facile pour vous de traiter les informations et de les évaluer.

Par exemple, vous pouvez leur demander d'inclure un certain nombre de titres. Ou vous pouvez même leur demander de fournir une liste de points sous chaque rubrique. De plus, vous pouvez également leur demander d'envoyer des échantillons de leurs travaux antérieurs, des études de cas et des démos pour mieux évaluer la qualité de leur travail ou les capacités de leur plateforme.

6 : Incluez vos critères de sélection

Il est également important que vous incluiez une liste détaillée des critères à l'aide desquels vous évaluerez les propositions. Cela donne aux fournisseurs une idée de la façon dont ils seront évalués afin qu'ils puissent comprendre leurs chances de remporter l'offre. Ainsi, seuls les fournisseurs les plus qualifiés répondront à votre demande de proposition, ce qui vous permettra de trier plus facilement vos options.

Fournissez des détails sur vos priorités, vos exigences de base et vos préférences afin que les fournisseurs sachent exactement ce que vous recherchez et comment positionner leurs offres. Par exemple, vous pouvez donner la priorité aux agences spécialisées dans la production de contenu au-delà de leurs services marketing. Les exigences de base pourraient être la capacité de planifier et d'exécuter des campagnes de marketing sur les réseaux sociaux, tandis que vous préférerez peut-être des agences qui ont de l'expérience avec des entreprises d'un certain secteur.

7 : Spécifiez le calendrier de la demande de propositions

De plus, il est crucial que toutes les personnes impliquées connaissent votre calendrier cible. Quand pensez-vous recevoir les réponses ? Quand le fournisseur sélectionné sera-t-il annoncé ? Assurez-vous d'inclure ces délais clés afin que les fournisseurs n'aient pas à vous contacter pour des mises à jour lorsque vous n'avez pas fait votre sélection.

En plus de cela, vous voudrez également inclure l'heure de début et l'heure de fin de votre projet. Connaître ces délais permettra aux fournisseurs de planifier leurs horaires et d'évaluer leur disponibilité avant de choisir de répondre. Cela profite aux deux parties, car vous ne voulez pas vous retrouver avec un fournisseur qui ne serait finalement pas en mesure de vous aider à respecter le délai. De plus, les fournisseurs seront en mesure de comprendre s'ils peuvent s'adapter à votre projet en tenant compte de leur charge de travail actuelle.

Ceci est particulièrement important pour les appels d'offres qui recherchent des solutions de service. Gardez à l'esprit qu'en fonction du degré de détail de vos exigences, vous devrez ajuster votre calendrier en conséquence. Si les fournisseurs doivent fournir une proposition très détaillée, ils peuvent avoir besoin de plus de temps pour planifier leur réponse.

8 : Relisez, révisez et mettez en ligne

Maintenant que vous avez noté toutes les informations cruciales, il est temps de relire votre demande de proposition. Recherchez les fautes d'orthographe et de grammaire ainsi que les phrases compliquées qui peuvent être difficiles à comprendre. Vous voulez apparaître comme professionnel et digne de confiance tout en évitant tout risque de mauvaise communication.

Outre les bases, assurez-vous d'être à l'affût des erreurs qui pourraient nuire au calendrier de votre projet. Par exemple, une faute de frappe dans votre délai pourrait vous faire perdre des fournisseurs potentiels parce qu'ils ne pourraient pas le respecter ou un énorme retard dans la réception de vos propositions. Alternativement, un 0 manquant dans le budget de votre projet pourrait signifier la perte de fournisseurs potentiels qui ont refusé d'enchérir parce que le salaire était trop bas.

Apportez toutes les révisions nécessaires et examinez la DP pour vous assurer qu'elle est professionnelle et claire. Vous pourrez alors enfin lancer votre demande de proposition.

Meilleures pratiques pour rédiger un appel d'offres efficace

En plus de simplement suivre les étapes ci-dessus, il existe une certaine façon de s'assurer que votre demande de propositions reçoit les réponses qu'elle mérite. Suivez ces meilleures pratiques pour rédiger une demande de proposition efficace.

• Gardez-le simple et facile à comprendre

Pour éviter les risques de mauvaise communication, assurez-vous d'utiliser un langage compréhensible pour vos fournisseurs potentiels. Vous voudrez peut-être réduire le jargon de l'industrie et recourir à un anglais simple tout en restant professionnel. Essayez d'éviter les longues phrases et coupez-les plutôt en phrases plus courtes, plus courtes et plus faciles à traiter.

• Tirer le meilleur parti des titres et des puces

Les titres et les puces rendent votre RFP plus facile à digérer par rapport à de gros blocs de texte. Profitez-en pour décomposer votre appel d'offre et le rendre plus scannable.

• Soyez aussi détaillé que possible

Ne manquez pas les détails importants qui pourraient aider les fournisseurs potentiels à mieux comprendre votre projet et vos exigences. Les fournisseurs sont plus susceptibles de répondre avec la bonne proposition lorsqu'ils ont une idée claire de ce que vous recherchez et du type de rôle qu'ils joueront.

Exemple de demande de proposition

Vous ne savez toujours pas à quoi devrait ressembler votre demande de proposition ? Jetons un coup d'œil à un exemple de l'apparence d'un appel d'offres typique afin que vous puissiez vous faire une meilleure idée.

Demande de proposition : services de médias sociaux pour le millésime de juin
16 décembre 2022
Émis par : June's Vintage
Personne-ressource : June Phillips
[courriel protégé]
(445)917-3069

Introduction

June's Vintage, un magasin de vente au détail de vêtements vintage, accepte des propositions pour trouver une agence fiable pour gérer nos médias sociaux en notre nom.Le but est de :

• Développez notre communauté de médias sociaux.

• Engager notre public sur une base continue.

• Maintenir une forte présence de marque sur les principaux réseaux sociaux (Instagram, Facebook et TikTok).

L'objectif de cette demande de proposition est de trouver une agence de médias sociaux qui fournira la meilleure valeur globale et fournira des résultats impressionnants.Nous espérons mener un projet test pendant trois mois, après quoi nous pourrons décider d'un partenariat à long terme.

Arrière-plan

Notre entreprise vintage a été créée en 2007 et a depuis établi une solide clientèle dans tout Philadelphie.La plupart de nos clients sont des passionnés de mode locaux âgés d'environ 25 à 50 ans et achètent en magasin.Cependant, à mesure que nous nous étendons aux canaux d'achat en ligne, il est possible d'étendre cette portée au-delà de la zone locale.Cela s'est avéré difficile car notre présence sur les réseaux sociaux est assez limitée et nous manquons de temps et de savoir-faire pour engager activement notre public sur les réseaux sociaux.

Aperçu du projet

Nous aimerions être en mesure de publier et de dialoguer de manière cohérente avec le public sur trois plateformes de médias sociaux clés : Instagram, Facebook et TikTok.A ce titre, nous recherchons une agence pouvant nous aider dans les domaines suivants :

• Créez une stratégie de médias sociaux solide avec un calendrier de publication.

• Développer de nouvelles idées de contenu et prendre soin de la création de contenu conformément au calendrier de publication.

• Programmez et publiez des messages en notre nom.

• Surveiller et répondre aux commentaires des clients.

• Lancez une campagne publicitaire d'une semaine pour attirer de nouveaux abonnés/clients.

Notre budget est de 2 500 $ par mois avec une certaine flexibilité selon le niveau de service qui peut être fourni.Idéalement, nous aimerions employer une agence qui a de l'expérience avec les petits magasins de détail et les entreprises locales.

Directives de soumission

Toutes les propositions doivent être créées en utilisant le format ci-dessous (les listes à puces seront très appréciées) :

• Résumé

• Fond d'affaires

• Mettez en avant votre argument de vente unique

• Fournir une expérience pertinente qui vous rend qualifié pour le projet

• Détails des livrables et services proposés

• Notez les outils de gestion des médias sociaux que vous utiliserez pour effectuer les tâches nécessaires

• Pas comment le contenu sera partagé avec nous pour approbation

• Incluez vos tarifs

• Références et/ou études de cas

• Fournir des échantillons de contenu de médias sociaux créés pour les clients précédents

• Termes et conditions supplémentaires pour travailler avec votre agence

Veuillez soumettre votre proposition au format .pdf à[email protected] avant le 30 janvier 2023.

Critère d'évaluation

June's Vintage utilisera les critères suivants pour évaluer les propositions et sélectionner le bon fournisseur :

• Expérience dans la fourniture de solutions de médias sociaux à service complet pendant au moins 24 mois

• Réactivité aux exigences soulignées ci-dessus

• Compétitivité des tarifs de service

• Témoignages de clients passés/actuels

• Outils et technologie utilisés pour effectuer les tâches nécessaires

Calendrier

June's Vintage prévoit de terminer l'appel d'offres et le projet selon le calendrier suivant :

• Émission de la demande de proposition – 16 décembre 2022

• Date limite de soumission des propositions – 30 janvier 2023

• Date de sélection du fournisseur – 15 février 2023

• Finalisation du contrat et autres discussions sur le projet – 20 février 2023

• Date de début du projet – 1er mars 2023

• Achèvement initial du projet – 31 mai 2023

Commencer avec votre première demande de proposition

Maintenant que vous savez exactement à quoi ressemble une demande de proposition et ce qu'il faut y inclure, il est temps de rédiger la vôtre. Il existe de nombreux modèles gratuits disponibles en ligne qui peuvent vous aider à rédiger la demande de proposition parfaite.