Collecte des exigences : un guide rapide

Imaginez que vous preniez la tête d'un nouveau projet informatique qui implique la construction d'un centre d'appels du réseau aux serveurs. Le centre d'appels lui-même abritera des centaines d'emplois et comblera le fossé entre le client et le produit.

Il existe de nombreuses exigences pour un grand projet comme celui-ci et en tant que chef de projet, vous gardez une trace de toutes. La collecte des exigences est une étape du processus de gestion des exigences, qui consiste à collecter, documenter et analyser les exigences du projet.

Nous commencerons par une définition de la collecte des exigences, puis nous examinerons le processus et les outils que vous pouvez utiliser.

Qu'est-ce que la collecte des exigences ?

La collecte des exigences, ou élicitation des exigences, est le processus de détermination de toutes les exigences d'un projet. Il existe deux principaux types d'exigences de projet, les exigences commerciales et techniques.

Les exigences commerciales définissent ce qu'une organisation accomplira avec le projet, tandis que les exigences techniques expliquent comment le projet doit être exécuté. Ils sont rassemblés pendant la phase d'initiation du cycle de vie du projet, mais les chefs de projet doivent les surveiller tout au long de la chronologie du projet, car ils peuvent changer.

Un logiciel de gestion de projet peut aider à la collecte des exigences. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet et de travail basé sur le cloud qui organise vos besoins. Utilisez notre vue de projet de liste de tâches pour collecter, hiérarchiser et attribuer les exigences de votre projet. De plus, une fois dans notre logiciel, ils sont suivis en temps réel avec des tableaux de bord en direct et des fonctionnalités de création de rapports. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui.

Une collecte et une gestion des exigences vraiment efficaces commencent au tout début du projet et doivent répondre aux questions suivantes :

• Quelle sera la durée du projet?
• Qui sera impliqué dans le projet ?
• Quels sont les risques pour le processus de collecte des exigences ?
• Quel est notre objectif ultime dans la compréhension de nos exigences de projet ?
• Quelles sont nos exigences techniques et commerciales ?

Cela semble assez simple, mais c'est incroyablement important. Une fois que l'équipe de projet a rassemblé les exigences, elles doivent être compilées dans un document d'exigences.

Qu'est-ce qu'un document d'exigences ?

Un document d'exigence est utilisé pour expliquer ce qui est attendu du produit. Parmi les choses qu'il définit, il y a la vision du produit et comment elle doit être réalisée d'ici la fin du projet. Cependant, il n'entre pas dans les détails sur la façon dont il sera livré. Il s'agit plutôt de mettre le produit en contexte, comme pourquoi le produit est nécessaire ou quel problème il résout. Les détails de la façon dont il le fera ne sont pas inclus.

En relation : Modèle gratuit de collecte des exigences

Pourquoi la collecte des exigences est-elle importante ?

Rappelez-vous le dernier projet que vous avez géré. Quels sont les risques qui sont apparus ? De quelles ressources avez-vous manqué ? Y a-t-il eu une dérive de la portée ou des incidents budgétaires ? Et dans l'ensemble, quels ont été les impacts de ces lacunes sur le projet dans son ensemble ?

Délais, portée, dépassement de coûts - sans une bonne identification des exigences dès le départ, tous ces éléments seront affectés. Les problèmes de conception du produit seront impactés et des retards de développement se produiront. En fin de compte, votre produit ne sera pas configuré pour un succès optimal car il fait face à un dépassement de budget.

Processus de collecte des exigences

Alors, comment rassembler les exigences de la manière la plus efficace et la plus gérable possible ? En règle générale, la collecte des exigences se compose de quelques étapes discrètes.

1. Nommer et affecter

Tout d'abord : qui sera la personne qui dira à tout le monde que vous êtes le chef de projet ? Assurez-vous que cette personne comprend pourquoi ce rôle est si important - tout le monde doit vous contacter avec toutes les mises à jour du projet, car vous agirez en tant que centre de connaissances pour l'avancement du projet.

Vous voudrez également identifier qui seront les principales parties prenantes. Ce seront les personnes qui réfléchiront, analyseront, approuveront ou refuseront les mises à jour du projet. Ils sont généralement composés de clients, de chefs d'équipe, de chefs de service, de membres du conseil d'administration, de partenaires commerciaux ou de fabricants. Ils auront le plus à dire sur l'avancement du projet dans son ensemble.

2. Obtenir les exigences et l'entretien

Ensuite, vous souhaiterez interroger toutes les parties prenantes que vous avez identifiées. Posez-leur des questions telles que :

• Qu'y a-t-il sur votre liste de souhaits pour cette mise à jour de produit ?
• Quel est votre but ultime pour ce projet ?
• Que souhaiteriez-vous que ce produit fasse qu'il ne fait pas déjà ?
• Qu'est-ce qui vous a intéressé à ce produit en premier lieu ?
• Quels changements vous convaincraient de recommander ce produit à d'autres ?
• De quels outils auriez-vous besoin pour réussir ce projet ?
• Quelles sont les préoccupations que vous avez pour ce processus de projet ?

3. Rassembler et documenter

Écrivez absolument tout. Écrivez jusqu'à ce que vous ne puissiez plus écrire. Enregistrez chaque réponse et créez un référentiel facilement accessible auquel d'autres (approuvés) peuvent accéder s'ils ont besoin de référencer des informations collectées lors de la phase de collecte des exigences.

Non seulement cette documentation sera utile à la fin du projet lorsque vous réfléchirez aux objectifs atteints, aux mises à jour accomplies, aux fonctionnalités ajoutées et aux bogues corrigés, mais elle aidera également à gérer les attentes des parties prenantes et à garder les membres de l'équipe concentrés et sur la bonne voie.

4. Énumérez toutes les hypothèses et exigences

C'est la viande du processus. Une fois que vous avez documenté les objectifs et les attentes de chacun, vous pouvez créer un plan de gestion des exigences exploitable, mesurable et quantifiable.

Au cours de cette phase, vous répondrez :

• Quelle sera la durée du projet? Établissez votre chronologie, puis définissez vos exigences sur cette chronologie. Cela aidera au cas où certaines exigences dépendraient des dépendances.
• Qui sera impliqué dans le projet ? S'agira-t-il de l'ensemble des équipes de conception et de développement, ou seulement de quelques-uns de chacun ? Quels membres de l'équipe seront disponibles ? Quels membres de l'équipe sont spécialisés dans les types de problèmes auxquels le projet s'attaquera ?
• Quels sont les risques pour le processus de collecte des exigences ? Définissez toutes les hypothèses et documentez tous les risques susceptibles d'avoir un impact sur vos exigences. Comprenez que vos hypothèses sont généralement divisées en trois catégories : temps, budget et portée. Ils peuvent aller de la prise en charge de la prise de force, des vacances et des jours de maladie à la supposition que les parties prenantes fourniront des commentaires en temps opportun.
• Quel est notre objectif ultime dans la compréhension de nos exigences de projet ? Quel est l'objectif temporel, l'objectif budgétaire et l'objectif de portée ? Sera-ce pour concourir plus directement sur le marché avec un concurrent ? Sera-ce pour résoudre un problème client ou corriger un bogue ?

En répondant à toutes les questions ci-dessus de manière claire et concise, vous aurez une carte complète de vos besoins prête à être présentée aux parties prenantes.

5. Surveiller les progrès

Une fois que vous avez obtenu l'approbation des parties prenantes sur les exigences que vous avez présentées, vous les mettrez en œuvre dans le calendrier et le processus du projet. À ce stade, vous voudrez vous assurer que vous disposez d'une méthode pour surveiller et suivre toutes vos exigences dans toutes les équipes afin de vous assurer que les déclencheurs de risque restent faibles.

Vous souhaiterez également utiliser ces données pour rendre compte de l'avancement du projet aux parties prenantes, donner des commentaires aux responsables de service et vous assurer que le projet est sur la bonne voie du point de vue du temps, de la portée et du budget.

Techniques de collecte des exigences

Maintenant que nous savons ce qu'est la collecte des exigences et que nous avons exploré les étapes du processus de collecte des exigences, vous souhaiterez disposer de bonnes sources pour les obtenir. Les principales sources sont les parties prenantes, telles que les clients, les utilisateurs, etc. D'autres sources pourraient inclure des experts, des analystes et des informations sur les concurrents.

Une fois les sources identifiées, il existe un certain nombre de techniques qui peuvent être appliquées pour recueillir les exigences. Il s'agit d'un processus itératif et aucune technique de collecte des exigences ne suffira à elle seule. Vous devrez en utiliser autant que vous le jugez nécessaire. Voici quelques-unes des principales techniques de collecte des exigences.

Scénarios de cas d'utilisation

Un cas d'utilisation est un document qui explique comment les utilisateurs effectueront des tâches sur votre produit. Il est écrit du point de vue de l'utilisateur et réalisé en étapes qui incluent : qui utilise le produit, ce qu'il attend du produit, l'objectif de l'utilisateur, les étapes qu'il prend pour accomplir sa tâche et comment le produit répond à son action.

Réflexion

Organisez une séance de remue-méninges avec un groupe de participants qui peuvent dire ce qu'ils veulent sur le produit tant qu'ils estiment que c'est important. Demandez à un animateur de diriger le groupe, d'organiser et de hiérarchiser leurs réponses. Commencez par expliquer l'objectif de la séance de remue-méninges, demandez au groupe de fournir autant d'idées que possible, ne critiquez pas ou ne débattez pas et, une fois terminé, rassemblez toutes les informations.

En relation : Modèle d'éléments d'action gratuits

Cartographie mentale

La cartographie mentale est un autre moyen de rassembler des idées. Il s'agit de créer une carte mentale, qui commence par placer l'idée centrale au centre d'une page. Utilisez ensuite des lignes, des flèches, des bulles et différentes couleurs pour montrer le lien entre le thème central et les idées qui en découlent. Il permet un développement organique des idées relatives à votre idée centrale. Il montre comment différents faits sont liés.

Outils de collecte des exigences

À la fin du projet, la capacité d'analyser et de comprendre le succès ou l'échec dépend entièrement des outils que vous utilisez pour tout documenter.

Donc, comme nous l'avons mentionné, avant même de commencer, vous aurez besoin d'un référentiel pour toute votre documentation. Il s'agit peut-être d'un système de partage de fichiers où tous les documents peuvent être consultés par plusieurs utilisateurs à partir du même serveur. Ou l'outil dont vous avez besoin implique un système de suivi du temps que vous pouvez utiliser pour analyser le temps que chaque membre de l'équipe a passé sur certains domaines de projets précédents pour comprendre combien de temps cela pourrait leur prendre sur celui-ci.

Il serait également avantageux de télécharger un modèle de collecte des exigences pour avoir une longueur d'avance sur le processus de votre projet. Cela aidera tout le monde à s'aligner sur les exigences de l'entreprise, les exigences des utilisateurs et les exigences du système.

Quels que soient les outils, assurez-vous qu'ils sont accessibles à partir de plusieurs emplacements, sur plusieurs ordinateurs, quel que soit l'endroit où chaque personne impliquée se trouve. Vous voudrez faciliter autant que possible la communication, l'envoi de mises à jour et les commentaires sur tous les canaux.

Modèles de collecte des exigences

Quelle que soit la technique ou la combinaison de celles-ci pour la collecte des exigences, vous devrez les rassembler dans un document. Les modèles sont un excellent outil pour recueillir les exigences et plus encore. ProjectManager est le hub en ligne pour les modèles gratuits liés à n'importe quel aspect d'un projet. En voici quelques-unes qui peuvent vous aider à recueillir les exigences.

Modèle de collecte des exigences

Le premier modèle gratuit est notre modèle d'exigences pour Word. Il y a une page de garde pour distinguer la collecte des exigences des autres projets et un endroit pour suivre toutes les révisions du document. Ensuite, vous pouvez décrire le projet, son objectif, sa portée et son calendrier. Il y a même un espace pour les parties prenantes pour capturer leurs pensées.

Modèle d'analyse des parties prenantes

En parlant des parties prenantes, notre modèle gratuit d'analyse des parties prenantes pour Excel vous aidera à identifier et à gérer vos parties prenantes. Vous pouvez utiliser ce modèle gratuit pour décrire les parties prenantes impliquées dans le projet, quelle est leur relation avec le projet et le niveau d'engagement, ce qui vous aide à planifier comment les gérer.

Modèle de plan de projet

Enfin, vous allez devoir prendre toutes ces informations et les utiliser pour éclairer votre plan. Notre modèle de plan de projet gratuit pour Word vous aide à définir le travail et à le transformer en tâches gérables. Il y a aussi de la place pour gérer la charge de travail de votre équipe. Le modèle de plan de projet rassemble toutes les exigences et les met en pratique.

ProjectManager aide avec les exigences

La clé de tout grand projet est d'avoir toutes les exigences réunies dès le départ. Cela nécessite une méthode de communication transparente sur tous les canaux et un référentiel capable de conserver des données pendant une durée infinie. ProjectManager dispose d'outils qui rendent cela non seulement possible mais facile. Avec notre logiciel basé sur le cloud, vous et votre équipe pouvez héberger un nombre illimité de documents afin que vous puissiez stocker toutes les demandes des personnes pendant une durée illimitée.

Planifiez votre projet sur des diagrammes de Gantt interactifs

Besoin d'un diagramme de Gantt interfonctionnel avec un système de suivi du temps ? Notre logiciel héberge des outils hybrides qui peuvent s'adapter au fur et à mesure que votre projet avance. Notre Gantt fait tout ce pour quoi les Gantts sont connus et plus encore. Vous pouvez filtrer le chemin critique et définir une ligne de base pour suivre l'écart entre votre effort prévu et la progression réelle.

Utiliser plusieurs vues de projet

Notre logiciel dispose de plusieurs vues de projet afin que ce que vous planifiez sur le Gantt soit mis à jour dans l'ensemble de l'outil, qu'il s'agisse du tableau kanban, de la liste des tâches, de la feuille ou de la vue du calendrier. Chacun peut travailler comme il l'entend et communiquer en temps réel où qu'il se trouve.

Collaboratif jusqu'au cœur

ProjectManager est idéal pour les équipes qui cherchent à communiquer avec plus de transparence sur plusieurs sites. Avec notre logiciel, vous pouvez collaborer efficacement et facilement en ajoutant les commentaires des principales parties prenantes ou des membres de l'équipe. De plus, les personnes nommées peuvent planifier des tâches et émettre des alertes pour s'assurer que les clients sont bien gérés et que le calendrier reste intact.

Notre plateforme est la seule source de vérité pour votre projet. Les notifications par e-mail et les alertes intégrées à l'application vous tiennent au courant des commentaires et des progrès. Des tableaux de bord en temps réel et des rapports en un clic fournissent les données en direct dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées afin de mener à bien un projet.

Rassembler et gérer les exigences de plusieurs équipes n'est pas une mince affaire. Assurez-vous que les membres de l'équipe et les parties prenantes sont à jour quoi qu'il arrive. ProjectManager est un logiciel primé qui aide les équipes à collaborer efficacement sur plusieurs canaux. Commencez dès aujourd'hui gratuitement.