Gestion des exigences du projet : un guide rapide

Chaque projet a des exigences, ce qui signifie que chaque chef de projet doit être préparé avec un plan de gestion des exigences. Comment cela marche-t-il? Supposons que votre organisation construise un nouveau centre de distribution qui devrait apporter des centaines de nouveaux emplois. Il comprendra de nouveaux employés, une nouvelle équipe RH et de nouveaux équipements.

Mais sans un aperçu de tous les côtés - vos spécialistes du support client, les parties prenantes, les membres de l'équipe et la clientèle⁠ - comment saurez-vous quelles sont les exigences du projet pour faire de ce centre de distribution un succès ?

C'est pourquoi la gestion des exigences est une facette importante à maîtriser car elle est impérative pour le succès à long terme d'un projet.

Quelles sont les exigences en gestion de projet ?

En gestion de projet, les exigences sont un groupe de tâches ou de conditions qui doivent être remplies pour terminer le projet avec succès. Ils peuvent inclure les caractéristiques du produit, la qualité, les services ou même les processus. Le but de ces exigences est de s'assurer que les ressources et les objectifs à long terme de l'entreprise sont alignés à la fin du projet.

Il est essentiel de disposer de ces exigences de gestion de projet pour gérer et exécuter des projets. ProjectManager est un logiciel avec un stockage de fichiers illimité et une communication en temps réel, agissant comme un hub central pour toutes les exigences de votre projet. Utilisez notre vue de liste pour passer rapidement en revue toutes les exigences de votre projet, mais n'importe laquelle de nos multiples vues de projet peut accéder aux fichiers n'importe où et à tout moment. Si les fichiers sont mis à jour, tout le monde est averti par e-mail et par des alertes dans l'application, il n'y a donc qu'une seule source de vérité. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Types d'exigences du projet

En général, les exigences peuvent être classées de trois manières : exigences métier, exigences de solution et exigences des parties prenantes.

Besoins de l'entreprise

Les exigences de l'entreprise sont les besoins globaux de l'entreprise pour réaliser le projet. Les exigences qui entrent dans cette catégorie sont des besoins plus fondamentaux à long terme qui correspondent aux objectifs à long terme de l'organisation.

Exigences de la solution

Les exigences de la solution sont plus axées sur le produit et approfondissent un peu. Ils peuvent être fonctionnels ou non fonctionnels, et ils garantissent que le résultat final du produit satisfait à la fois ce que le produit doit faire et ce que le produit doit faire.

Comme dans notre exemple ci-dessus, les exigences de la solution peuvent inclure une exigence fonctionnelle telle que la mise en œuvre des outils appropriés dont l'équipe de vente a besoin pour faire son travail avec le nouveau CRM. Une exigence non fonctionnelle serait que l'outil CRM inclue également un calendrier de marketing de contenu pour aider également l'équipe marketing, mais ce n'est pas nécessairement un besoin.

Exigences des parties prenantes

Les exigences des parties prenantes décrivent votre personnel clé qui signe les jalons, produit le travail, finalise les livrables et plus encore. Il peut s'agir de clients, de membres d'équipe, de partenaires commerciaux ou de dirigeants clés. Il faut un chef de projet tenace pour s'assurer que les exigences de toutes les parties prenantes impliquées sont bien équilibrées tout au long du projet. C'est essentiel pour une bonne gestion des parties prenantes.

Qu'est-ce que la gestion des exigences ?

La gestion des exigences est le processus de documentation, d'analyse, de suivi, de hiérarchisation et de validation des exigences du projet. En termes simples, le chef de projet doit recueillir les exigences de toutes les parties prenantes pour ensuite créer un plan de gestion des exigences. Le plan de gestion des exigences fonctionnera comme un guide qui répertorie toutes les exigences du projet et définit les lignes directrices et les procédures pour les respecter.

Ensuite, une fois le projet démarré, l'équipe de gestion de projet doit s'assurer que les activités et les livrables du projet sont alignés sur les exigences du projet qui ont été définies précédemment.

La gestion des exigences est une activité continue dans laquelle le chef de projet doit communiquer avec les parties prenantes pour suivre toute modification apportée aux exigences d'origine. Toute modification des exigences du projet doit être correctement contrôlée avec une politique de gestion des modifications définie.

Le plan de gestion des exigences (PGR)

Il est important d'avoir un plan de gestion des exigences, ou RMP. Ce plan comprend généralement la liste de contrôle suivante :

• Rôles et responsabilités des parties prenantes : Ces rôles ont-ils été identifiés ? Pour chaque tâche, un propriétaire a-t-il été désigné pour surveiller les risques et gérer le quotidien ?
• Processus de gestion des exigences : ont-elles été élicitées, documentées et comprises par tous les départements et parties prenantes ?
• Définissez vos types d'exigences : Quelles sont les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles ?
• Cartographiez vos artefacts d'exigences : cela peut inclure des documents supplémentaires pour examen par les parties prenantes.
• Hiérarchiser les exigences : toutes les exigences ne sont pas d'égale importance. Si une exigence a de nombreuses dépendances, elle se déplace vers le haut de la liste pour s'assurer qu'elle ne retarde pas un certain nombre d'autres tâches. Mais s'il s'agit d'un besoin autonome ? Il peut alors être dépriorisé.
• Rendez-le traçable : De loin l'un des principaux composants d'une bonne gestion des exigences est la traçabilité. Le suivi de vos exigences permet aux parties prenantes et aux membres de l'équipe de comprendre pourquoi l'exigence existe, quelles modifications ont été apportées et si l'exigence est satisfaite.
• Incorporer un système de numérotation ou de version : cela permet aux parties prenantes et aux membres de l'équipe d'avoir une idée du nombre de révisions qui ont eu lieu à chaque étape et de s'assurer que la dernière est toujours celle sur laquelle on travaille.
• Élaborez un plan de communication : Comme nous l'avons mentionné précédemment, il est préférable d'être le plus transparent possible et de tout documenter. Cela vous aidera quand viendra le temps d'examiner où le projet a le mieux fonctionné et où les ratés ont été rencontrés. Un plan de communication peut également encourager l'adhésion des employés et gérer les attentes des parties prenantes et des membres de l'équipe.

Le processus de gestion des exigences en 5 étapes

L'énumération précoce de vos besoins peut briser un mur de communication entre l'utilisateur et le développeur, la partie prenante et le membre de l'équipe, et l'entreprise et le client. Discutons du processus de collecte de ces exigences.

1. Élicitation des exigences

Comme pour tout projet bien cartographié, vous allez commencer le processus de planification en interrogeant et en analysant les exigences et les besoins du projet des autres. Il peut s'agir d'un aperçu de l'ensemble de votre liste de parties prenantes, de l'équipe de support client, des vendeurs et de leurs besoins ou de vos clients. Ce processus est appelé élicitation des exigences et constitue la première étape de la collecte des exigences pour votre projet. Utilisez notre modèle gratuit de collecte des exigences pour commencer.

2. Documentation et compréhension des exigences

Notez tout et documentez les spécifications du produit afin que les autres membres de l'équipe puissent comprendre la portée du projet dès le départ. Cette partie du processus est appelée documentation et compréhension des exigences. Plus vous pouvez obtenir de détails, mieux c'est.

3. Communiquez tôt et souvent

Facilitez la traduction de la documentation de vos exigences entre les services. Même s'ils n'ont jamais eu de réunion avec vous, ils doivent clairement comprendre les exigences et la portée du projet dès le départ. Incluez également des notes mises à jour des parties prenantes et des réunions internes afin que chaque personne impliquée ait l'impression d'avoir l'adhésion au projet tout en regardant les mises à jour se dérouler.

Comprenez vos hypothèses

Si vous comprenez vos hypothèses au sein de votre projet, vous pouvez mieux équilibrer les exigences à l'intérieur. Les hypothèses s'articulent généralement autour de trois éléments : le temps, le budget et la portée. Les hypothèses lors de la gestion de vos exigences peuvent ressembler à ceci :

• Oublier de prendre en compte les vacances, les prises de force et les congés de maladie
• Ne pas tenir compte du fait que les outils sont opérationnels ou ont besoin d'être réparés
• En supposant que les parties prenantes fourniront des commentaires au cours des jalons en temps opportun

4. Surveiller et suivre les exigences

Tout au long de votre projet, assurez-vous de surveiller et de suivre vos exigences à tous les niveaux de l'équipe, en vous assurant que le risque reste faible tout au long de chaque phase. Vous pourrez également utiliser ces données pour vous assurer que le projet est sur la bonne voie du point de vue du temps, de la portée et du budget, afin que vous puissiez rapporter vos conclusions aux principales parties prenantes lorsque vient le temps de revoir les jalons.

5. Gestion des exigences pendant l'exécution du projet

Les exigences ne sont généralement pas gérées à partir d'un seul service dans une organisation ; ils sont gérés depuis la planification stratégique jusqu'à la gestion de portefeuille, la gestion de programme, la gestion de projet et les départements d'amélioration continue.

Les avantages de la gestion de vos exigences tout au long du projet sont quintuples : cela permet de réduire les coûts, d'améliorer la qualité du projet, de réduire le temps nécessaire à l'achèvement du projet, de réduire les risques et de rendre votre plan de gestion de la portée efficace.

Comment puis-je m'assurer que les exigences ont été respectées ?

Il est important que vous passiez en revue le projet avec les parties prenantes à chaque étape et également à la toute fin. Faites un examen post-mortem où vous passez en revue vos questions d'entrevue et votre liste de contrôle de clôture de projet pour recueillir les informations finales. Vous pouvez également ajouter des questions supplémentaires pour obtenir de nouvelles informations. Cela peut inclure :

• Avez-vous eu l'impression que le processus du projet s'est bien déroulé ? Oui ou non?
• Qu'est-ce qui aurait pu être amélioré au cours de ce processus de projet ?
• Qu'avez-vous appris de ce processus de projet ?
• Que recommandez-vous que nous incluions dans les projets à l'avenir ?

A la fin du projet, tout est question de traçabilité. Si vous pouvez revenir sur une exigence et voir tous les changements qu'elle a subis et comment elle a été réalisée, vous et votre équipe pouvez évaluer s'il s'agissait ou non d'une véritable solution. Vous pouvez également savoir s'il a des exigences non fonctionnelles connexes.

Comprendre le résultat du projet et ses exigences s'articule autour de la gestion de la traçabilité tout au long du cycle de vie du projet afin que vous puissiez l'examiner en profondeur par la suite.

ProjectManager aide à la gestion des exigences

La clé de tout grand projet est de minimiser les surprises. Avec la gestion des exigences, l'objectif n'est que cela : créer un environnement où la communication est le nom du jeu, et tout le monde est sur la même longueur d'onde, donc les surprises sont limitées. ProjectManager dispose d'outils qui rendent cela non seulement possible mais simple.

Avec nos diagrammes de Gantt basés sur le cloud, vous et votre équipe pouvez voir l'ensemble du plan de projet d'un seul coup d'œil, y compris toutes ses dépendances. Besoin de modifier une exigence ? Nos diagrammes de Gantt sont faciles à modifier et peuvent s'adapter à toutes les modifications, ce qui les rend traçables.

ProjectManager est idéal pour les équipes qui cherchent à communiquer avec plus de transparence à tous les niveaux. Avec plusieurs vues comme les diagrammes de Gantt, les tableaux kanban et les listes de tâches, vous pouvez collaborer facilement en présentant les commentaires des principales parties prenantes ou des membres de l'équipe. De plus, lorsqu'un membre de l'équipe met à jour une tâche, les notifications sont envoyées aux bonnes personnes au bon moment.

La gestion des exigences entre plusieurs équipes n'est pas une mince affaire. Confirmez que toutes les personnes impliquées dans votre projet sont sur la même longueur d'onde, quoi qu'il arrive. ProjectManager est un logiciel primé qui aide les équipes à collaborer efficacement sur plusieurs plateformes. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour notre essai gratuit de 30 jours.