Comment suivre la disponibilité des ressources dans la gestion de projet

Les projets sont planifiés et programmés, mais ce n'est que le préambule du vrai travail. Exécuter des projets dans le respect des délais sans dépasser le budget nécessite qu'un chef de projet comprenne la disponibilité des ressources. Cela fait partie du processus plus vaste de gestion des ressources.

Les ressources sont tout ce qui est utilisé pour exécuter les tâches du projet, y compris les matériaux, l'équipement, la main-d'œuvre et plus encore. Nous parlerons des différents types de ressources de projet, pourquoi elles sont si importantes pour la gestion de projet et comment un logiciel de gestion des ressources vous aide à gérer la disponibilité des ressources.

Qu'est-ce que la disponibilité des ressources ?

La disponibilité des ressources consiste à comprendre ce dont vous avez besoin pour exécuter un projet, quand vous en avez besoin et dans quelles circonstances. Être capable de coordonner les ressources dont vous avez besoin pour livrer votre projet est la clé d'un projet réussi qui respecte son échéancier et respecte son budget.

Déterminer comment distribuer et allouer les ressources fait partie de tout plan efficace de gestion des ressources. Tout d'abord, un chef de projet doit savoir quelles ressources sont nécessaires pour le projet. C'est plus facile à dire qu'à faire.

Ensuite, vous devez connaître toutes les ressources, des outils que votre équipe utilisera à l'équipe que vous constituerez. Une fois que vous avez une liste complète de ressources, vous devez les assembler comme des pièces de puzzle pour les adapter à votre emploi du temps afin qu'elles soient livrées quand vous en avez besoin. Sinon, il y aura des retards coûteux.

Un logiciel de gestion de projet avec des outils de gestion des ressources est essentiel pour planifier et ordonnancer vos ressources. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé avec de puissants diagrammes de Gantt qui peuvent organiser vos ressources et les connecter aux tâches de votre projet. Vous pouvez lier les quatre types de dépendances pour éviter les retards et même filtrer le chemin critique pour aider à hiérarchiser le travail. Lorsque vous définissez une ligne de base, vous capturez votre plan de ressources et pouvez le suivre en temps réel, en comparant l'effort prévu à l'effort réel. Connaissez la disponibilité de vos ressources et respectez le calendrier. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Types de ressources de projet

La liste des ressources du projet est presque infinie, mais elles peuvent être divisées en deux catégories, tangibles et intangibles. Les ressources tangibles sont le sens matériel, les personnes, les lieux et les choses. Les ressources immatérielles ne sont pas matérielles, comme l'énergie, le moral, le temps, l'information, etc.

Cela ne signifie pas que cette dichotomie définit toutes les ressources du projet. Il y en a qui sont plus difficiles à classer, par exemple, l'argent. C'est tangible dans la mesure où vous pouvez le tenir dans votre main et le compter. Mais il est également immatériel dans la mesure où sa valeur dépend de l'État qui l'a émis.

Par conséquent, les ressources du projet nécessitent un peu plus de détails pour être définies de manière adéquate. Lors de la gestion d'un projet, il est utile d'examiner les ressources réparties dans ces sept catégories : les personnes, l'information, les matériaux, les outils, l'énergie, le capital et le temps. Définissons chacun de ces termes et donnons un exemple pour l'illustrer pour une meilleure compréhension.

Personnes

Ce sont vos ressources humaines, telles que les équipes que vous assemblez pour exécuter le projet. Les gens, dit-on, sont votre ressource la plus précieuse. Il y a une raison à cela. Sans votre équipe, les six autres catégories de ressources sont inertes. Vous pouvez avoir tout l'argent du monde et un excellent ensemble d'outils, mais sans équipage, tout ce que vous avez est un chantier stérile. Prenez le temps de constituer une équipe possédant les compétences et l'expérience dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs.

Information

Les connaissances que vous et votre équipe avez pour mener à bien le projet sont également une ressource. Que vous deviez les former ou qu'ils viennent au projet avec ces compétences déjà acquises, cette information est inestimable pour le succès du projet. L'information peut aller de savoir comment utiliser les outils nécessaires pour exécuter les tâches à la compréhension des processus et des méthodologies du projet. L'information est flexible et les équipes doivent l'être aussi. Comme les choses changent, chacun doit s'adapter rapidement.

Matériaux

Les matériaux sont faciles à comprendre car ils sont tangibles. Ces objets sont utilisés dans l'exécution du projet et peuvent être des briques et du mortier si vous êtes dans la construction ou du papier et des crayons si vous travaillez dans un environnement plus abstrait. Mais généralement, les matériaux sont liés à des projets plus concrets, comme la construction ou la fabrication. Ces industries doivent faire face à la gestion de la chaîne d'approvisionnement et à l'approvisionnement en matériaux, ce qui ajoute une autre couche à la disponibilité des ressources.

Outils

Les outils sont une autre ressource tangible. Ils sont cependant utilisés tout au long du cycle de vie d'un projet, et pas strictement pendant la phase d'exécution. Les outils couvrent toute la gamme des outils de construction et de fabrication, tels que les marteaux et les machines lourdes, au matériel et aux logiciels. Les ordinateurs sont utilisés pour presque tous les projets, tandis que le logiciel utilisé est plus adapté au type de projet dont il s'agit. Quel que soit le cas, les outils sont des ressources nécessaires à tout projet et leur disponibilité est essentielle à la réussite du projet.

Énergie

Beaucoup n'incluent peut-être pas l'énergie dans une liste de ressources nécessaires, mais c'est essentiel. L'énergie peut signifier l'énergie qui fait fonctionner les outils et les machines utilisés dans le projet vers un outil ou un logiciel qui rend votre équipe productive. Pour la plupart des projets, l'énergie est l'électricité. Il exécute votre ordinateur, qui est le site de travail pour le développement de logiciels et plus encore. Mais la construction et même certains projets de fabrication nécessitent d'autres types d'énergie, que ce soit de l'essence ou du diesel. S'assurer que vous disposez d'une source d'énergie ininterrompue est essentiel et devrait faire partie de toute planification de la disponibilité des ressources.

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Argent

Tout le monde sait que les projets sont morts dans l'eau s'ils ne sont pas financés et pourtant, si souvent, l'argent n'est pas inclus dans les plans de disponibilité des ressources. Mais, bien sûr, avant qu'un projet puisse avancer, vous avez besoin du soutien financier des parties prenantes. Si vous n'êtes pas correctement financé ou si vous gérez mal votre budget, le projet ne se poursuivra pas. Avec de l'argent, vous pouvez obtenir plus de presque toutes les ressources, mais sans argent, vous êtes coincé.

Temps

Le temps est une ressource que vous pouvez gérer, mais jamais contrôler. Il n'y a pas de temps mort dans la gestion de projet, donc planifier avec précision vos ressources pour qu'elles soient là quand vous en avez besoin est un autre aspect essentiel de la gestion des ressources. Avoir votre projet sur une chronologie est un excellent moyen de visualiser l'ensemble du projet du début à la fin et de remonter à partir de votre date limite pour vous assurer que tout est fait dans le temps imparti. Le temps est universel et a un impact sur chaque projet, mais c'est l'une des ressources les plus insaisissables de cette liste.

Pourquoi est-il important de suivre la disponibilité des ressources ?

Être capable de suivre la capacité des ressources est essentiel pour gérer vos ressources. Si vous ne savez pas où se trouvent vos ressources, vous n'êtes pas en mesure de les amener là où elles doivent être quand elles doivent être là. C'est pourquoi la planification, l'ordonnancement et l'optimisation des ressources de votre projet sont si importants. Sinon, vous gaspillez des ressources de projet et cela vous coûtera du temps et de l'argent.

Il existe de nombreuses façons de suivre la disponibilité des ressources. Trois des méthodes les plus courantes sont la planification des ressources, la planification des ressources et l'optimisation des ressources. Utilisez-les pour vous aider à surveiller vos ressources afin de pouvoir les appliquer plus efficacement.

Planification des ressources

La planification des ressources est utilisée pour allouer les ressources plus efficacement aux tâches ou aux projets. Une partie de cela consiste à planifier la date de début et la date de fin dont vous aurez besoin pour que les ressources terminent le projet. Ces dates sont basées sur la capacité et la disponibilité des ressources.

La planification des ressources

La planification des ressources consiste à identifier les ressources dont vous avez besoin pour un projet et comment vous allez les acquérir et les allouer. C'est vrai dans la gestion de projet, mais c'est aussi un élément essentiel de la gestion de portefeuille lorsque vous devez partager des ressources sur plusieurs projets.

Optimisation des ressources

L'optimisation des ressources fait référence aux méthodes qui garantissent que la disponibilité des ressources humaines et des ressources non humaines correspond au calendrier du projet. Certaines techniques pour y parvenir incluent le nivellement des ressources (ajuster les dates de début et de fin), le lissage des ressources (maintenir les exigences dans le budget pour éviter d'ajouter plus de ressources) et l'allocation inverse des ressources (en commençant par la dernière tâche ou la tâche la plus critique et en remontant à partir de là).

Comment gérer la disponibilité de vos ressources avec ProjectManager

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous donne les outils pour planifier, gérer et suivre vos ressources en temps réel. Notre logiciel dispose de feuilles de temps qui vous permettent de suivre vos coûts de main-d'œuvre et de voir quel pourcentage des tâches de votre équipe sont terminées. Il existe également plusieurs vues de projet, telles que des listes de tâches, des tableaux kanban et bien plus encore, ce qui permet à vos équipes de travailler comme elles le souhaitent tandis que les responsables obtiennent de la transparence dans leur processus. Les responsables peuvent identifier les goulots d'étranglement potentiels et réaffecter rapidement les ressources pour que les équipes continuent de travailler à pleine capacité.

Surveillez la charge de travail de votre équipe avec des graphiques de charge de travail

La planification et l'ordonnancement de vos ressources ne sont que la première étape ; vous devez également les suivre. Avec notre logiciel, vous pouvez répertorier les compétences et la disponibilité de votre équipe, y compris les PTO, les vacances et les jours fériés mondiaux, ce qui facilite l'intégration et l'attribution des tâches en un clin d'œil. Lorsque vous basculez vers la page de charge de travail à code couleur, vous pouvez voir en un coup d'œil qui est surutilisé. Réaffectez simplement leurs tâches directement à partir du tableau pour équilibrer leur charge de travail et rendre vos ressources plus productives.

Suivre l'utilisation des ressources avec des tableaux de bord en temps réel

Un autre outil pour suivre les ressources de votre projet est notre tableau de bord en temps réel. Il ne nécessite pas de configuration fastidieuse comme vous le trouverez avec un logiciel léger. Notre tableau de bord en direct collecte immédiatement des données en temps réel et les affiche automatiquement dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. Vous pouvez suivre le temps, les coûts et plus encore. Cliquez simplement sur le tableau de bord pour obtenir une vue d'ensemble de votre projet ou portefeuille.

Si vous voulez plus de détails que ce qui est disponible sur le tableau de bord en temps réel, il est facile de générer un certain nombre de rapports sur l'état du projet, l'état du portefeuille, la variance, les feuilles de temps et plus encore. Chaque rapport est personnalisable afin que vous puissiez filtrer les données pour n'afficher que ce que vous voulez voir. De plus, tous les rapports peuvent être facilement partagés dans une variété de formats pour tenir les parties prenantes informées.

ProjectManager est un logiciel primé qui permet aux équipes de planifier, gérer et suivre leur travail en temps réel. Outre la gestion des ressources, il existe des fonctionnalités de gestion des tâches et de gestion des risques sur une plate-forme collaborative qui connecte les équipes à travers les départements et les fuseaux horaires. Rejoignez les équipes d'Avis, Nestlé et Siemens qui utilisent notre outil. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.