Qu'est-ce qu'un calendrier de ressources dans la gestion de projet ?

La gestion d'un projet nécessite plus que de la planification et de la budgétisation, elle nécessite également un ordonnancement. Bien que les livrables soient dus à des moments précis de la chronologie de votre projet, la réalisation de ces livrables à temps nécessite de planifier vos ressources humaines avec un calendrier des ressources.

Pour ce faire, il est important de savoir ce qu'est un calendrier des ressources, comment il est utilisé dans la gestion de projet et comment un logiciel de gestion de projet peut aider à rendre le processus de planification plus efficace.

Qu'est-ce qu'un calendrier de ressources ?

Un calendrier des ressources est un outil permettant de s'assurer que votre équipe de projet est disponible pour travailler lorsque vous en avez besoin pour exécuter la tâche. Il indique qui est disponible et quand afin que le chef de projet puisse les affecter à des tâches.

Avoir les jours de travail disponibles pour votre équipe est important, mais avoir un profil de chaque membre de l'équipe l'est tout autant. Le profil assiste les calendriers des ressources en permettant au chef de projet de voir rapidement qui peut faire quoi. En d'autres termes, le profil montre les compétences et l'expérience.

Plutôt que de suivre manuellement les ressources, un logiciel de gestion de projet vous aide à gérer vos ressources. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui vous permet de suivre les ressources en temps réel. Les chefs de projet peuvent voir le nombre de tâches assignées à leur équipe grâce à notre tableau de charge de travail. Si vous avez suraffecté quelqu'un dans votre équipe, réaffectez ses tâches directement à partir du tableau de charge de travail. Garder la charge de travail de votre équipe équilibrée les rend plus productifs et maintient un moral élevé. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

À quoi sert un calendrier de ressources dans la gestion de projet ?

Un calendrier des ressources est un outil essentiel pour les chefs de projet car il leur permet de planifier à l'avance en sachant que le membre de l'équipe qu'ils ont affecté est disponible pour exécuter la tâche au moment prévu.

Cela peut ne pas sembler important, mais si vous travaillez sur un projet même quelque peu compliqué, vous devez savoir que les ressources sont disponibles lorsque vous en avez besoin. Plus que cela, il existe généralement plusieurs dépendances qui compliquent davantage la planification. La gestion de vos ressources à un niveau élevé est essentielle pour mener à bien le projet.

En fait, un chef de projet peut planifier ses ressources et constater que le projet n'est pas réalisable. Il est préférable de le savoir au stade de la planification plutôt qu'une fois que vous vous êtes engagé dans le travail. La dernière chose que vous voulez, c'est découvrir dans la phase d'exécution que vous n'êtes pas équipé pour gérer le projet en raison de contraintes de ressources.

Mais cela ne signifie pas nécessairement abandonner le projet. Les chefs de projet ont des options ; ils peuvent ajuster la portée, le calendrier, l'allocation des ressources et le coût du projet pour trouver une voie viable. Mais sans utiliser un calendrier de ressources, c'est presque impossible.

Le calendrier des ressources n'est pas seulement un outil pour attribuer des tâches plus efficacement, mais il aide également à suivre à la fois l'équipement et les employés. Une fonctionnalité d'un calendrier de ressources comprend des feuilles de temps qui suivent le temps que chaque membre de l'équipe consacre aux tâches. Il existe également des tableaux de charge de travail pour équilibrer la charge de travail de l'équipe et la maintenir productive. Les diagrammes de Gantt sont utiles pour suivre les coûts des ressources afin de respecter votre budget.

Un autre objectif du calendrier des ressources est qu'il est utile si vous gérez un programme ou un portefeuille de projets qui partagent des ressources. Le calendrier des ressources aide le responsable de programme ou de portefeuille à identifier les ressources partagées, ce qui leur permet de planifier plus facilement plusieurs projets.

Qu'est-ce qui devrait être inclus dans un calendrier de ressources ?

Si cela ressemble à un calendrier de ressources fait beaucoup, eh bien, c'est le cas. Les ressources comprennent tout ce dont vous avez besoin pour mener à bien le projet, comme les personnes, l'équipement, les matériaux, etc. C'est beaucoup à gérer, mais un calendrier de ressources est un outil à multiples facettes conçu pour gérer ces responsabilités variées. Les éléments suivants sont inclus dans un calendrier des ressources, qui doivent tous être à portée de main du chef de projet tout au long du cycle de vie du projet.

Informations sur les membres de l'équipe

Lorsque vous intégrez votre équipe, assurez-vous d'ajouter ses informations au calendrier des ressources. Il peut s'agir d'informations de contact générales telles que des numéros de téléphone portable si vous devez les joindre en cas d'urgence. Mais vous souhaiterez également créer un profil de leurs compétences et de leur expérience, car ces informations sont cruciales pour décider qui affecter à quelle tâche.

Matériaux, équipement et autres ressources tangibles

Bien que votre équipe soit votre ressource la plus précieuse, elle n'est pas votre seule considération. Il y a probablement du matériel, de l'équipement et d'autres ressources tangibles qui doivent être pris en considération. Vous voudrez noter leurs coûts mais aussi leur disponibilité ou quand vos fournisseurs pourront les expédier afin que vous puissiez vous assurer que l'équipe a ce dont elle a besoin quand elle en a besoin.

Programme

L'identification de vos ressources n'est que le début de leur gestion. Maintenant, c'est l'heure du calendrier. Le calendrier des ressources doit indiquer quand les ressources seront nécessaires dans le projet. C'est la seule façon pour que tout soit là où il doit être au bon moment. Les calendriers des ressources peuvent être quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, selon le projet et le chef de projet.

Informations sur la charge de travail quotidienne

Un calendrier des ressources prend souvent les affectations et le calendrier de vos ressources humaines et crée des informations sur la charge de travail. Il s'agit d'un tableau qui montre l'affectation de chaque membre de l'équipe. C'est un outil essentiel qui vous permet d'équilibrer la charge de travail de votre équipe pour augmenter la productivité sans les épuiser.

Calendrier des ressources et calendrier du projet

Bien sûr, le calendrier des ressources n'est pas le seul calendrier utilisé dans la gestion de projet. Il y a aussi un calendrier de projet. Mais est-ce la même chose ? Les deux sont développés pendant la phase de planification d'un projet. Nous avons déjà noté qu'un calendrier des ressources indique la disponibilité, et ils sont utiles lorsque les ressources sont partagées entre différents projets et incluent des ressources humaines et non humaines.

Un calendrier de projet vous aide à identifier les jours de travail et les quarts de travail de votre équipe. Sans transparence sur les congés payés (PTO), les congés et les jours de travail de votre équipe, il est impossible de planifier correctement votre projet. Un calendrier de projet peut être composé d'autant de calendriers de projet que nécessaire, qui peuvent tous être mis à jour selon les besoins.

Comme vous pouvez le voir, le calendrier des ressources et le calendrier du projet sont similaires mais ils ne sont pas identiques. Les calendriers des ressources sont plus dynamiques que les calendriers de projet car les modifications apportées au calendrier des ressources peuvent être fréquentes. Le calendrier du projet est plus fixe car les jours fériés et les week-ends ne changent pas nécessairement.

Avantages de l'utilisation d'un calendrier de ressources

Le calendrier des ressources fait partie intégrante de votre calendrier des ressources et de votre plan de gestion des ressources plus large. Il est développé au cours de la phase de planification d'un projet et met en place la manière dont tout sera coordonné pour respecter vos délais de livraison. Quels sont les avantages d'utiliser un calendrier de ressources ? Voici quelques exemples.

Meilleure planification des ressources

La planification de vos ressources est essentielle pour respecter votre emploi du temps. Le calendrier des ressources permet aux chefs de projet de planifier à l'avance dans les cas où toutes les ressources nécessaires pour accomplir une tâche sont alignées. Ne pas avoir ne serait-ce qu'une seule ressource quand c'est nécessaire va retarder le projet et augmenter les coûts.

Charge de travail équilibrée pour votre équipe

Comme indiqué ci-dessus, la charge de travail de votre équipe est un exercice d'équilibre. Vous voulez qu'ils travaillent à pleine capacité pour être aussi productifs que possible, mais pas surchargés de travail afin qu'ils s'épuisent et que le moral de l'équipe s'effondre. Un calendrier des ressources permet aux chefs de projet de voir en un coup d'œil qui est affecté à quoi et s'il y a un déséquilibre, ils peuvent réaffecter à même la charge de travail.

Améliorer le suivi des ressources

Vos ressources peuvent être réparties entre différentes équipes, ce qui est un autre avantage du calendrier des ressources. Il offre un emplacement centralisé pour suivre les ressources de votre projet ou de votre portefeuille pour une visibilité complète.

Créer un calendrier de ressources avec ProjectManager

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne avec des fonctionnalités de gestion des ressources, notamment un calendrier des ressources. Nos outils de ressources sont intégrés dans une suite complète de fonctionnalités de gestion de projet qui permettent aux chefs de projet de planifier, de surveiller et de générer des rapports sur chaque phase de leurs projets. Tout cela peut être fait en temps réel pour une gestion plus efficace des ressources.

Créer un calendrier de disponibilité des ressources

Afin de créer une visibilité sur la disponibilité de votre équipe, la première chose à faire après leur intégration est de sélectionner l'option vacances dans le menu déroulant de votre avatar. La fenêtre contextuelle de vacances permet aux utilisateurs de sélectionner les jours fériés et les heures de travail personnels, nationaux et mondiaux. Vous savez maintenant qui est disponible lors de la planification. Les jours fériés apparaîtront en jaune sur la page de la charge de travail.

Au fur et à mesure que vous commencez à attribuer des tâches, une fenêtre contextuelle apparaît, comme dans le diagramme de Gantt, qui indique la disponibilité en temps réel de chaque membre de l'équipe. Au fur et à mesure que les affectations sont faites, les membres de l'équipe savent sur quoi ils travaillent. Au fur et à mesure qu'ils mettent à jour leurs heures, ces informations se reflètent instantanément dans le logiciel.

Équilibrez votre charge de travail

Vous pouvez vous assurer que les tâches de votre équipe sont équilibrées en visitant la page de charge de travail. Tous les paramètres de vacances que vous avez définis seront reflétés dans le tableau de charge de travail. La répartition par code couleur des heures des membres de l'équipe permet de voir facilement qui est en vacances et qui a besoin de plus de tâches ou de moins de tâches.

Si vous cliquez sur le nom d'un membre de l'équipe, vous verrez un menu déroulant de toutes ses affectations. Vous pouvez également filtrer le graphique pour afficher toutes les tâches ou les masquer. D'autres options de filtrage incluent la plage de dates, des projets spécifiques ou l'utilisation de la barre de recherche. Équilibrer la charge de travail est facile ; cliquez sur la case et une fenêtre contextuelle vous permettra de réaffecter la tâche à un autre membre de l'équipe.

Afficher les ressources sur le tableau de bord et les rapports en temps réel

Le tableau de bord est un aperçu de haut niveau de la progression et des performances de votre projet. Il se met automatiquement à jour en temps réel et affiche six métriques de projet, y compris le tableau de charge de travail, qui vous donne un aperçu de l'allocation de votre équipe. Il s'agit d'un graphique à barres avec un code couleur pour afficher les travaux terminés, à faire et en retard. Contrairement à d'autres outils de gestion des ressources, notre tableau de bord ne nécessite aucune configuration.

Pour approfondir les données, utilisez nos rapports personnalisables. Il existe huit rapports différents, des feuilles de temps à la disponibilité, la charge de travail et la variance, ainsi que l'état du projet et l'état du portefeuille. Vous pouvez filtrer les rapports pour ne les voir que sur une certaine plage de dates, par exemple, pour voir les feuilles de temps, la charge de travail et la disponibilité afin de mieux planifier vos ressources.

Nous avons également des diagrammes de Gantt robustes pour planifier votre emploi du temps et vos ressources. Vous pouvez ajouter des coûts de ressources planifiés et utiliser des données en temps réel pour suivre les coûts réels des ressources une fois que vous avez défini une ligne de base. Cela vous permet de générer un rapport d'écart de projet ou de suivre vos coûts de ressources humaines et non humaines sur le Gantt. Vous avez le contrôle pour contrôler les ressources tout au long du cycle de vie du projet.

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