Identifier et surmonter les contraintes de ressources dans la gestion de projet

Les ressources sont ce dont vous avez besoin pour exécuter votre plan de projet : les personnes, l'équipement et les matériaux. La gestion de ces ressources fait partie de la façon dont vous réalisez un projet réussi.

Chaque tâche de votre plan de projet sera associée à des ressources de projet telles que des personnes, du temps et un budget. Par conséquent, vous devez connaître leur disponibilité pour les programmer. C'est une contrainte de ressources, et les chefs de projet doivent apprendre à gérer ces contraintes afin de faire avancer le projet.

Que sont les contraintes de ressources dans la gestion de projet ?

Une contrainte de ressources est toute limitation et/ou risque associé aux ressources du projet. L'identification de ces contraintes de gestion des ressources est une activité essentielle de planification des ressources qui se produit pendant la phase de planification du projet. Les contraintes de ressources sont des obstacles qui peuvent faire dérailler votre projet et empêcher une livraison réussie.

Les contraintes ont un impact sur tous les aspects du cycle de vie du projet. En fait, les contraintes les plus courantes en gestion de projet sont appelées la triple contrainte ; le temps, le coût et la portée. Les projets ont un budget (coût), un délai (temps) et le chef de projet doit savoir exactement ce que le projet comprendra (portée).

Gérer les ressources de votre projet et disposer des outils pour allouer rapidement ce qui est nécessaire, c'est ce que fait un logiciel de gestion de projet. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui vous permet d'organiser, de suivre et d'allouer des ressources en fonction de la capacité. Gérez vos ressources avec des diagrammes de Gantt en ligne qui fonctionnent de manière transparente avec nos fonctionnalités de gestion des ressources. Essayez ProjectManager gratuitement dès aujourd'hui !

L'impact potentiel des contraintes de ressources

Les contraintes de ressources sont le plus souvent associées au coût. Le budget du projet détermine l'expérience et les compétences de l'équipe que vous assemblez, ainsi que les ressources non humaines que vous pouvez acquérir.

C'est pourquoi la disponibilité est une composante si importante des contraintes de ressources. Sans gérer la disponibilité et l'allocation des ressources au cours d'un projet, vous pouvez rapidement vous retrouver avec d'excellents matériaux, mais pas d'équipe pour les utiliser. (Ou, une équipe d'experts qui ne dispose pas de l'équipement nécessaire pour exécuter ses tâches.)

Par conséquent, le coût, la disponibilité et l'accès sont étroitement liés à la gestion des contraintes de ressources dans un projet. Ceci est particulièrement impactant sur un projet lorsque le chef de projet est responsable d'équipes réparties géographiquement, ce qui peut encore compliquer le processus de gestion des ressources.

Exemples de contraintes de ressources

Les contraintes sont des facteurs qui limitent ou restreignent l'utilisation d'une ressource. Les contraintes de ressources sont variées, mais partagent généralement une chose en commun ; Coût. Les gens, les lieux et les choses coûtent tous de l'argent, que ce soit en salaire, en location ou en achat.

Si vous travaillez sur un projet de construction et que vous avez besoin de louer de l'équipement lourd en mars pour creuser un fossé, mais que toute la machinerie est sous contrat jusqu'à l'été, c'est une contrainte de ressources. Vous devez identifier et résoudre ces contraintes lors de la phase de planification du cycle de vie d'un projet.

Dans l'exemple ci-dessus, le chef de projet chercherait à réserver du matériel, peut-être en sélectionnant une société de location alternative. Quoi qu'il en soit, ils devraient prendre ces décisions bien avant que le projet ne soit lancé. Ces décisions sont documentées dans un plan de gestion des ressources, qui est un document de planification de projet qui définit la manière dont les ressources du projet seront gérées. Ne pas le faire est un moyen sûr de ne pas respecter le calendrier et de dépasser votre budget.

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Conseils pour gérer les contraintes de ressources

Maintenant que nous comprenons les contraintes de ressources, discutons de certaines des meilleures pratiques à utiliser. Suivre ces conseils de gestion de projet peut vous aider dans la gestion globale de vos ressources :

• Soyez stratégique : avant de gérer quoi que ce soit, vous devez développer une stratégie et vous assurer qu'elle s'aligne sur la stratégie de l'entreprise. Cela nécessite de savoir ce que vous essayez d'accomplir, comment vous déterminerez le succès et ce qui vous aidera à atteindre vos objectifs.
• Connaître les exigences du projet : Connaître vos délais, jalons, objectifs, budget et principaux concurrents. La collecte des exigences vaut le temps et les efforts supplémentaires nécessaires pour mettre en place votre projet avec succès.
• Ayez un plan d'urgence : Vous pouvez identifier et vous préparer aux contraintes de ressources, mais il y aura toujours des problèmes de gestion des ressources qui surviendront à l'improviste. Ne le laissez pas vous marginaliser. Ayez un plan B, C ou D pour les imprévus. Vous ne savez peut-être pas ce qui va se passer, mais vous devriez avoir un plan d'urgence pour savoir comment vous réagirez.
• Temps de suivi : les ressources, comme les projets, sont limitées dans le temps. Vous devez savoir combien de temps vous en aurez besoin et suivre l'utilisation des ressources. Ceci est très utile lorsque vous avez affaire à un travail répétitif. Il est possible que vous n'allouiez pas le bon temps.
• Prioriser : toutes les tâches ne sont pas égales et, par conséquent, toutes les ressources ne seront pas réparties de manière égale. Prenez le temps de prioriser votre travail. Définissez la différence entre urgent et important, et connaissez l'effort requis pour pouvoir ressourcer correctement votre emploi du temps.
• Utilisez un logiciel de gestion des ressources : disposer d'un logiciel de gestion des ressources qui planifie et suit vos ressources vous permet d'économiser du temps et des efforts. Vous voulez des fonctionnalités qui vous donnent des données en temps réel et facilitent la réaffectation des ressources si nécessaire.

Comment faire une planification à ressources limitées

Sans planification avec contraintes de ressources, les contraintes de ressources ne sont qu'abstraites. La planification à ressources limitées traite des scénarios où les ressources sont limitées et vous permet de concevoir des moyens de vous assurer que vous terminez les tâches à temps.

La réalisation de projets avec des contraintes de ressources nécessite la résolution de problèmes. Il faut un chef de projet créatif pour examiner le projet et déterminer comment déplacer les ressources pour répondre aux contraintes. Pour ce faire, les chefs de projet doivent équilibrer les ressources de la triple contrainte, ce qui peut signifier prendre du budget, du calendrier ou de la portée. Quelle que soit la contrainte utilisée, le résultat final doit être un projet qui continue à respecter son échéancier et son budget.

Les projets peuvent échouer ou ne pas être terminés si vous ne pouvez pas résoudre les contraintes de ressources. La planification à ressources limitées est souvent un exercice d'équilibre. Si vous ne pouvez pas embaucher suffisamment de personnes pour fabriquer un produit et répondre à la demande, vous pouvez rechercher des matériaux moins chers ou réduire vos stocks.

Il y a des risques pour la qualité de votre livrable et la satisfaction de votre clientèle, bien sûr. Vous devez tenir compte de tous ces résultats lorsque vous établissez et ajustez des horaires.

Comment ProjectManager aide avec les contraintes de ressources

De toute évidence, la gestion des contraintes de ressources et la création d'horaires à ressources limitées nécessitent une grande flexibilité. Vous avez besoin de plus qu'une feuille de calcul pour gérer tous ces changements. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui donne aux chefs de projet un meilleur aperçu de leurs contraintes de ressources afin qu'ils puissent réagir rapidement et efficacement.

Créer un plan de ressources sur un diagramme de Gantt

La première chose à faire est d'organiser toutes vos ressources, et la meilleure façon d'obtenir ces données complexes sur une seule page est d'utiliser les diagrammes de Gantt interactifs de ProjectManager. Utilisez-le pour répertorier vos tâches et leur ajouter des coûts de ressources planifiés. Les dépendances peuvent être liées et des jalons définis.

Gérez vos ressources en temps réel

Les gens sont votre ressource la plus importante et sont souvent les plus difficiles à gérer. Les fonctionnalités de gestion des ressources de ProjectManager vous aident à gérer votre équipe plus efficacement. Tout d'abord, vous pouvez définir leur disponibilité. Ensuite, lorsque vous leur attribuez des tâches, utilisez le tableau de charge de travail à code couleur. Vous pouvez réaffecter leur travail directement à partir du tableau pour les aider à travailler de manière plus productive.

Visualisez les progrès de votre équipe sur les tableaux Kanban

Obtenez de la transparence dans le flux de travail de votre équipe grâce aux tableaux Kanban. Ils permettent à l'équipe de gérer son backlog tandis que les managers ont une visibilité sur le travail de leur équipe. Ils peuvent voir tous les blocs à venir et réaffecter des ressources pour que l'équipe continue de travailler.

ProjectManager est un logiciel primé qui organise les horaires et met à jour les ressources en temps réel pour gérer les projets avec succès. Gardez une trace de votre équipe et de vos ressources non humaines pour livrer les projets dans les délais et dans les limites du budget. Essayez ProjectManager gratuitement dès aujourd'hui !