Prévision des ressources dans la gestion de projet : un guide rapide

Avant de vous lancer dans un nouveau projet, il y a certaines choses que vous devez savoir. Le coût vaut-il le retour? Pouvez-vous le faire correctement avant la date limite? Avez-vous les ressources? La prévision des ressources est la façon dont vous pouvez répondre à cette dernière question.

Les ressources sont tout ce dont vous avez besoin pour exécuter le plan de projet. De votre équipe aux outils dont ils ont besoin, matériaux, équipements, logiciels, espace de bureau, etc. Vous voulez savoir pourquoi la prévision des ressources est si importante ? Continue de lire.

Qu'est-ce que la prévision des ressources dans la gestion de projet ?

La prévision des ressources est un moyen d'estimer le nombre de ressources nécessaires pour mener à bien votre projet. C'est un outil utilisé par les chefs de projet et leurs équipes pour voir s'ils disposent des ressources dont ils ont besoin pour accomplir les tâches assignées dans un projet.

Comme indiqué, les ressources peuvent signifier beaucoup de choses. Cependant, la ressource la plus précieuse dans tout projet, ce sont les personnes qui font que ce projet se réalise. Lorsqu'ils parlent de prévision des ressources, la plupart des chefs de projet examinent comment allouer leur équipe en examinant leur capacité, leur charge de travail et leurs niveaux d'utilisation.

Cela signifie avoir la possibilité de voir qui est chargé de quelles tâches et si l'équipe partage équitablement cette charge de travail. Si vous n'avez que quelques ressources qui portent le poids de l'équipe, ces personnes seront probablement épuisées et leur moral s'érodera. Ce n'est pas la façon de conserver votre main-d'œuvre ou de terminer votre projet à temps.

Il existe des solutions logicielles de gestion de projet qui traitent de la prévision des ressources. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui capture la capacité en temps réel pour vous aider à prendre de meilleures décisions sur la façon d'allouer vos ressources. Notre tableau de charge de travail est codé par couleur afin que vous puissiez voir en un coup d'œil qui est surutilisé, puis équilibrer la charge de travail à partir de cette vue pour que les équipes restent productives. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Prévision des ressources vs planification des ressources

La prévision des ressources est utilisée dans la planification des ressources. Vous ne pouvez pas planifier vos ressources si vous ne savez pas de quelles ressources vous disposez. Ces deux aspects de la planification de projet sont liés et s'informent mutuellement.

La planification des ressources est la façon dont on organise les ressources dont un projet a besoin pour se terminer. Comme nous l'avons mentionné, les ressources sont vastes et couvrent de nombreuses catégories. La prévision des ressources identifie ces ressources et si elles peuvent répondre aux besoins du projet sur une période spécifique.

Le plan de ressources décrit exactement ce dont vous avez besoin en termes de ressources. Il le fait d'abord en divisant les ressources en ressources stockables, comme en espèces aux ressources non stockables, qui incluent votre équipe, votre équipement, etc. Le calendrier du projet et son budget influenceront grandement les prévisions de ressources.

Prévision des ressources vs gestion des ressources

La gestion des ressources est l'endroit où résident les prévisions et la planification des ressources. La gestion des ressources est la pratique plus large de la planification, de l'ordonnancement et de l'allocation des ressources pour un projet, un programme ou un portefeuille. Le but de la gestion des ressources est de tirer le meilleur parti de vos ressources en ayant la bonne ressource disponible au bon moment pour le bon travail.

La prévision des ressources est un aspect important de la gestion des ressources car elle tient compte de la planification des ressources. Une façon de voir ces pratiques intégrées est comme une poupée russe où l'une est à l'intérieur de l'autre. La gestion des ressources nécessite une prévision des ressources pour comprendre quelles ressources sont disponibles et si elles seront suffisantes pour réaliser les activités du projet.

Sans la prévision des ressources (et la planification des ressources), la gestion des ressources ne serait pas en mesure de remplir son mandat d'optimisation et d'allocation des ressources aux bonnes initiatives. Cela est vrai qu'il s'agisse d'un projet, d'un programme ou d'un portefeuille de projets. La gestion des ressources vise à réduire le gaspillage et la duplication afin de rationaliser et d'automatiser les processus pour plus d'efficacité.

Avantages de la prévision des ressources

Maintenant que vous savez comment la gestion des ressources se compose de la planification et de la prévision des ressources, examinons comment la prévision des ressources profite au projet. Le plus évident est qu'il permet aux chefs de projet de savoir avec quoi ils travaillent et comment utiliser efficacement ces ressources pour mener à bien le projet dans les délais et dans les limites du budget.

En ce qui concerne votre équipe, la prévision des ressources vous permet de voir qui vous avez besoin pour mener à bien le projet et montre les trous que vous pourriez avoir à combler. La prévision des ressources vous indique les compétences dont vous avez besoin et vous permet de vous concentrer plus facilement sur les talents nécessaires pour atteindre vos objectifs.

L'utilisation de la prévision des ressources vous aide à équilibrer votre offre et votre demande en vous assurant que vous disposez des ressources correspondant à la charge de travail dont vous avez besoin. Il vous indique qui vous avez besoin dans votre équipe pour les projets à venir. Sans prévision des ressources, vous risquez de dépenser trop ou de dépasser le calendrier parce que vous avez mal calculé les ressources nécessaires pour accomplir les tâches à accomplir.

En d'autres termes, la prévision des ressources offre une plus grande efficacité, entraînant de plus grands profits. C'est parce que vous produisez plus de revenus en sachant quelles sont les compétences dont vous avez besoin pour vous adapter aux futures tendances du marché. Cela rend également la planification des ressources plus flexible afin que vous puissiez vous adapter à l'évolution de la demande.

Conseils de prévision des ressources

Nous comprenons ce qu'est la prévision des ressources, comment elle s'intègre dans la planification des ressources et la gestion plus large des ressources, et pourquoi elle est bénéfique pour les projets. Explorons comment effectuer des prévisions de ressources pour tirer parti de ces avantages.

Commencez par une compréhension complète des compétences qui seront nécessaires pour le projet. Cela signifie connaître le plan du projet et les livrables. À partir de là, vous pouvez créer des profils de membres d'équipe dont vous avez besoin pour atteindre les objectifs du projet. Celui-ci vous informe des offres d'emploi ou, dans le cas d'un programme ou d'un portefeuille, de l'inventaire des compétences élaboré par le bureau de projet (PMO).

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Ensuite, passez au-delà des compétences pour comprendre les forces et les faiblesses de votre équipe. Passez en revue leurs performances sur des projets antérieurs et créez un tableau qui cartographie leur niveau de compétence, la qualité de leur travail et la rapidité avec laquelle ils accomplissent les tâches. Vous devrez peut-être investir dans la formation pour les amener au niveau dont vous avez besoin pour le projet ou rechercher des recrues en dehors de votre organisation. Assurez-vous de contacter leurs responsables et d'autres chefs de projet pour connaître leur point de vue sur ces membres potentiels de l'équipe.

Les données historiques sont également utiles lors de la prévision des ressources. Les anciens projets doivent être archivés et disponibles pour examen afin que vous puissiez voir comment ces ressources ont été utilisées et si elles ont été sous-utilisées ou surutilisées. Revoir les leçons tirées des prévisions de ressources passées est un excellent moyen d'éviter les vieilles erreurs.

Gardez à l'esprit que vous devez associer la bonne ressource à la bonne tâche. Cela a lieu une fois que vous avez constitué votre équipe et examiné l'ensemble du projet. Rappelez-vous, ne faites pas d'hypothèses basées sur les titres de poste et veillez à ne pas sous-estimer les besoins en temps ou en ressources.

N'oubliez pas les taux d'attrition. Les performances de votre entreprise et les tendances en matière d'embauche auront un impact sur les ressources que vous attirez. Connaître le marché vous donne un avantage lorsqu'il s'agit de recruter des talents. L'examen des tendances passées peut vous aider à prévoir où vont les ressources à l'avenir.

ProjectManager aide à la gestion des ressources

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui planifie, gère et suit les ressources en temps réel. Nos fonctionnalités de gestion des ressources vous permettent de créer des profils des membres de votre équipe, de suivre leurs progrès et leurs performances et d'équilibrer leur charge de travail pour les maintenir productifs.

Planifiez, gérez et suivez les ressources en temps réel

Les diagrammes de Gantt sont parfaits pour la planification de projet et l'organisation des tâches, des ressources et des coûts sur une chronologie. Une fois que vous avez défini une ligne de base, ce plan est capturé et peut être utilisé pour comparer votre utilisation réelle des ressources dans le projet. Ces informations sont partagées dans notre outil au fur et à mesure de l'évolution des projets. Utilisez le tableau de bord en temps réel pour une vue d'ensemble de la progression et des performances du projet, y compris la charge de travail et le pourcentage d'avancement. Il n'y a pas de configuration requise comme avec les produits de qualité inférieure, et il est prêt à l'emploi quand vous l'êtes.

Suivez le temps passé sur les tâches avec des feuilles de temps sécurisées

À partir de la page de l'équipe, vous pouvez obtenir un aperçu de la répartition de vos tâches dans vos projets et zoomer sur le profil d'un membre spécifique de l'équipe. Pour voir les performances de chaque membre, vous pouvez créer un rapport personnalisé sur sa feuille de temps et afficher le temps pendant lequel il s'est connecté à ses tâches. Vous savez maintenant si vous devez réaffecter des ressources pour respecter votre emploi du temps. Nos feuilles de temps sécurisées rationalisent également la paie et sont verrouillées une fois soumises.

Il existe d'autres rapports entièrement personnalisables pour vous donner une vue complète du projet, vous permettant de vous concentrer sur les détails que vous souhaitez voir. Les rapports peuvent également être facilement partagés pour tenir les parties prenantes informées. Vous pouvez voir la disponibilité de votre équipe, y compris les jours fériés mondiaux, pour faciliter l'affectation des ressources aux tâches. Vous ne pouvez pas prédire l'avenir, mais nous aidons à rendre les prévisions et la gestion des ressources plus précises.

ProjectManager est un logiciel primé qui permet aux équipes de planifier, gérer et suivre leurs ressources en temps réel. Au-delà des fonctionnalités robustes de gestion des ressources, il existe des outils de gestion des tâches et des risques qui aident à maintenir la productivité des projets. Rejoignez les équipes de Siemens, Nestlé et Avis qui utilisent nos logiciels pour réussir. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.