Qu'est-ce que l'optimisation des ressources ? Techniques et meilleures pratiques

Publié: 2023-05-03

L'optimisation des ressources est la clé de la réussite d'un projet. Les ressources, bien sûr, sont tout ce qui est utilisé pour exécuter le projet, y compris les ressources humaines et les ressources non humaines. Les techniques de gestion des ressources maintiennent un projet dans les délais.

Pour disposer des bonnes ressources au bon moment, les chefs de projet doivent comprendre les techniques d'optimisation des ressources. Examinons comment l'optimisation des ressources profite à la discipline globale de la gestion de projet, y compris certaines meilleures pratiques lors de la gestion de votre projet et de votre portefeuille de projets.

Qu'est-ce que l'optimisation des ressources ?

L'optimisation des ressources est un terme générique qui couvre un large éventail de méthodes utilisées dans la gestion de projet pour faire correspondre les ressources du projet au calendrier du projet. Il participe à l'allocation et à la gestion des ressources de la manière la plus efficace possible. Ces ressources peuvent être n'importe quoi, des matériaux et de l'équipement à la main-d'œuvre.

Pour qu'une organisation réussisse et reste compétitive dans son secteur, l'optimisation des ressources est essentielle car elle aide les entreprises et les projets à se dérouler sans heurts. Connaître les ressources disponibles et les planifier efficacement est essentiel pour toute organisation afin d'atteindre ses objectifs stratégiques dans un délai et un budget.

L'optimisation des ressources fonctionne notamment en gérant la charge de travail des ressources humaines en alignant les tâches du projet sur les délais et les ressources disponibles. C'est une façon pour une organisation de respecter son budget. D'autres techniques d'optimisation des ressources comprennent le nivellement des ressources, le lissage des ressources et l'allocation inversée des ressources.

Un logiciel de gestion de projet vous aide à tirer le meilleur parti de vos ressources et à les gérer afin qu'elles soient disponibles lorsque vous en avez besoin. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé avec des fonctionnalités de gestion des ressources qui vous aident à faire correspondre vos ressources à votre calendrier de projet. Lors de l'intégration de votre équipe, définissez sa disponibilité, y compris les PTO, les vacances et les jours fériés mondiaux, pour simplifier l'attribution. Passez ensuite au tableau de charge de travail à code couleur et voyez facilement qui est surutilisé. Équilibrez la charge de travail directement à partir de ce tableau pour que les équipes travaillent de manière plus productive. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Tableau de charge de travail du gestionnaire de projet avec fenêtre contextuelle d'affectation
ProjectManager dispose de fonctionnalités de gestion des ressources pour vous aider à travailler plus efficacement. Apprendre encore plus

Pourquoi l'optimisation des ressources est-elle importante dans la gestion de projet ?

L'optimisation des ressources est importante dans la gestion de projet car elle aide les projets à augmenter la productivité et les performances. Cela signifie que les calendriers du projet peuvent être respectés et que les budgets du projet sont respectés. Les parties prenantes examinent toujours les progrès pour s'assurer que vous répondez à leurs attentes pour le projet, ce qui inclut le respect des jalons et l'absence de dépenses excessives.

Un autre problème dans la gestion de projet est le moral de l'équipe. Si votre équipe n'est pas satisfaite, elle ne travaillera pas bien ensemble ou ne sera pas aussi productive que possible, ce qui aura un impact négatif sur votre calendrier et votre budget. Une façon de garder les équipes heureuses n'est pas de les surmener, mais de les garder allouées à la capacité. Cela permet aux chefs de projet de tirer le meilleur parti de leur équipe sans les épuiser, ce qui affecte non seulement le projet mais aussi la rétention des employés.

Lors de la planification d'un projet, les chefs de projet rechercheront le chemin critique pour savoir quelles tâches doivent être accomplies afin de mener à bien le projet. Connaître le chemin critique conduit à une meilleure hiérarchisation des tâches. L'optimisation des ressources aide les chefs de projet à s'assurer qu'ils disposent des ressources nécessaires pour accomplir ces tâches critiques sans avoir à modifier leur calendrier ou leur budget.

Techniques d'optimisation des ressources

Nous avons déjà mentionné trois des techniques d'optimisation des ressources les plus courantes : le nivellement des ressources, le lissage des ressources et l'allocation inversée des ressources. Chacun est important et mérite d'être défini et fourni plus de détails pour comprendre comment ils fonctionnent.

Nivellement des ressources

Le nivellement des ressources se produit lorsque la date de début et la date de fin sont ajustées pour permettre à un projet de se terminer avec les ressources dont il dispose. Cela aide à trouver un équilibre entre la demande et la disponibilité d'une ressource et évite d'épuiser votre équipe. Les chefs de projet l'utilisent pour allouer des tâches avec les ressources appropriées, comme un membre de l'équipe qualifié pour effectuer ce travail particulier.

Cela facilite l'utilisation des ressources et réduit les déficits tout en augmentant l'efficacité des ressources d'un projet. Cela peut aider à éviter une surallocation et à fournir des résultats de qualité. Cependant, cela peut retarder d'autres projets, dépasser votre budget et nécessiter l'allocation de ressources supplémentaires.

Lissage des ressources

Le lissage des ressources est utilisé lorsqu'il s'agit de contraintes de temps. Également appelé planification à contraintes temporelles, le lissage des ressources maintient les besoins dans les limites du budget et évite d'utiliser plus de ressources que celles allouées au projet. Pour ce faire, il faut avoir accès à la charge de travail des ressources humaines. Cela aide à livrer à temps de manière rentable, mais nécessite de prioriser certaines tâches et d'en retarder d'autres.

Allocation inversée des ressources

L'allocation inversée des ressources commence par votre dernière tâche ou la tâche la plus critique et remonte à partir de votre planning, d'où son nom. Vous voudrez utiliser cette technique d'optimisation des ressources lorsqu'il y a une échéance fixe ou que des tâches critiques doivent se produire à une date particulière. Cela vous permet de déterminer les dates de début des ressources nécessaires.

En relation: 15 modèles de feuille de calcul Excel pour le suivi des tâches, des coûts et du temps

Avantages d'une optimisation efficace des ressources

Il est toujours préférable de gérer les ressources que de ne pas le faire, mais il existe des avantages spécifiques associés à une optimisation efficace des ressources. D'une part, cela aide à la planification des ressources afin que vous ayez des ressources avec les bonnes compétences pour les tâches. Il aide également à la prévision de la demande en répondant rapidement à l'évolution de la demande des clients.

Une optimisation efficace des ressources aide les chefs de projet à mieux planifier leurs ressources humaines. Non seulement ce processus peut être rationalisé, mais il garantit que vous avez la bonne couverture, ce qui évite d'éroder le moral et de réduire la productivité.

Il y a également des économies de coûts en équilibrant la charge de travail et en identifiant et en supprimant les ressources que vous n'utilisez pas. De plus, mieux vous connaissez vos ressources, mieux vous pouvez planifier vos futurs projets, calendriers et budgets. Plus important encore, vous bénéficiez d'une transparence sur l'ensemble de vos projets, ce qui renforce la confiance, une meilleure compréhension et, ce faisant, un plus grand succès.

Vous aurez également une visibilité sur les compétences de votre équipe. Des outils logiciels tels que ProjectManager fournissent un aperçu des compétences de votre équipe ainsi que de leur disponibilité. Cela permet aux chefs de projet de prévisualiser les membres potentiels de l'équipe et de sélectionner ceux qui possèdent les compétences qui s'aligneront sur le travail du projet à venir.

Meilleures pratiques d'optimisation des ressources

Pour gagner en efficacité dans votre organisation, quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez, vous souhaiterez tirer parti de l'optimisation des ressources. Voici quelques éléments à prendre en compte pour mettre en place une stratégie d'optimisation des ressources réussie.

1. Mesurez votre capacité de ressources

Pour planifier correctement les ressources, vous devez d'abord les identifier. Le processus d'allocation doit commencer par connaître les ressources disponibles pour être allouées, puis s'assurer qu'aucune d'entre elles n'est surallouée au-delà de sa capacité. Cela nécessite de faire une estimation précise de vos ressources en amont du projet. Ensuite, si nécessaire, le chef de projet peut demander des ressources supplémentaires pour combler les trous de son plan de ressources ou se préparer à d'éventuelles pénuries ou excès.

2. Suivre l'utilisation des ressources

L'optimisation des ressources n'est que la première étape. Pour maintenir l'utilisation des ressources, vous devez surveiller vos ressources, de préférence en temps réel. Cela peut être fait avec une variété d'outils de gestion de projet, tels que des tableaux de bord, des rapports et d'autres fonctionnalités de gestion des ressources. Ils capturent l'utilisation des ressources et donnent aux chefs de projet un aperçu de leurs performances réelles, qu'ils peuvent ensuite comparer à leurs performances prévues.

3. Utilisez un logiciel de gestion des ressources

La plupart de ces meilleures pratiques d'optimisation des ressources nécessitent l'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources. Vous en voudrez un en ligne qui peut fournir des données en temps réel pour vous aider à prendre des décisions plus éclairées lorsque vous gérez vos ressources. Il devrait également avoir des capacités de rapport qui vous montrent la charge de travail, la variance et plus encore, ainsi qu'un tableau de bord pour fournir une vue de haut niveau des progrès et des performances lorsque vous en avez besoin.

Comment ProjectManager aide à l'optimisation des ressources

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui fournit aux chefs de projet des données en temps réel et connecte les équipes à travers les départements ou les fuseaux horaires. Notre logiciel dispose de fonctionnalités de gestion des ressources qui vous aident à intégrer des équipes et à suivre leur charge de travail en temps réel. Vous pouvez également surveiller la charge de travail, les coûts, le temps et plus encore sur des tableaux de bord en temps réel qui illustrent ces mesures dans des graphiques et des tableaux faciles à lire chaque fois que vous avez besoin d'une vue de haut niveau du projet. Il n'y a pas de configuration fastidieuse comme avec des outils légers. C'est plug-and-play.

Mesurer les coûts de main-d'œuvre avec des feuilles de temps

La gestion des feuilles de temps de votre équipe peut vous aider à suivre les coûts de main-d'œuvre. Les équipes peuvent enregistrer des heures n'importe où, avec une connexion Internet ou notre application mobile. Au fur et à mesure que ces heures sont mises à jour dans le logiciel, les feuilles de temps sont automatiquement mises à jour. Vous pouvez ajouter des tâches de différents projets, copier la feuille de temps de la semaine précédente si vous effectuez les mêmes tâches et même remplir automatiquement les feuilles de temps si nécessaire. Nos feuilles de temps sont sécurisées et, une fois soumises à un administrateur pour approbation, sont verrouillées et ne peuvent pas être modifiées. Vous pouvez générer un rapport de feuille de temps pour voir quel pourcentage des tâches du membre de l'équipe sont terminées pour savoir si le projet est sur la bonne voie.

Feuille de temps du chef de projet
Planifier des ressources avec plusieurs vues de planification

Bien sûr, avant de pouvoir surveiller vos coûts de main-d'œuvre, vous devez les planifier. Notre logiciel dispose de plusieurs vues de projet, ce qui signifie que vous pouvez planifier votre projet sur de puissants diagrammes de Gantt qui relient les quatre dépendances de tâches pour éviter les retards et même filtrer le chemin critique. Une fois que vous avez planifié vos tâches, vos coûts et vos ressources, définissez une base de référence pour suivre la variance du projet en temps réel. Le plan de Gantt peut être facilement partagé et utilisé dans plusieurs vues de projet. Les équipes ont la possibilité d'exécuter leur travail sur des tableaux kanban, des listes de tâches, des calendriers ou une vue de feuille pour disposer des outils les mieux adaptés à leur travail.

Diagramme de Gantt du chef de projet

Notre logiciel vous permet de planifier, gérer et suivre vos ressources en temps réel, qu'elles soient humaines ou non humaines. Mais ce n'est qu'un aspect de ce que notre outil peut faire. Nous avons des fonctionnalités de gestion des tâches et des risques qui vous aident à rester productif et à éviter les retards coûteux qui peuvent vous faire perdre votre temps.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous aide à planifier, gérer et suivre vos projets en temps réel. Notre plateforme collaborative vous permet de partager des fichiers, des commentaires et bien plus n'importe où et n'importe quand. Rejoignez les équipes d'Avis, Siemens et Nestlé qui utilisent déjà notre outil pour gérer avec succès leurs projets. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.