Comment mesurer l'utilisation des ressources pour un projet

Chaque équipe de projet a besoin de ressources pour accomplir des tâches. Ils ont besoin d'outils, d'équipement, de matériaux et plus encore pour faire le travail. La gestion des ressources tout au long du cycle de vie du projet est essentielle au succès, et la mesure de l'utilisation des ressources est la première étape pour y parvenir.

Ceux qui sont chargés de gérer un projet et de le mener à bien doivent savoir comment maintenir la productivité de leurs équipes et tirer le meilleur parti de l'utilisation des ressources. L'un des aspects les plus importants à cet égard est une bonne planification et la garantie que les équipes de projet disposent de suffisamment de temps et de capacité pour faire ce qui leur est demandé.

En d'autres termes, les chefs de projet doivent perfectionner la compétence cruciale de la gestion des ressources. Vos ressources ne se limitent pas à l'équipe, et chaque ressource joue un rôle pour faire avancer le projet sans entrave. Cependant, lorsque vous parlez spécifiquement du temps de votre équipe, vous traitez de l'utilisation des ressources.

Qu'est-ce que l'utilisation des ressources ?

Dans la gestion de projet, l'utilisation des ressources est une mesure du nombre d'heures facturables affectées à un travailleur. Par conséquent, connaître l'utilisation de vos ressources est très important pour comprendre vos coûts et prendre des décisions telles que l'ajustement de votre plan de projet, de votre budget ou de votre calendrier.

L'utilisation des ressources est la façon dont les chefs de projet découvrent la capacité de leur équipe sur une période donnée et déterminent quelles ressources sont sous-utilisées ou surutilisées. Cela donne aux responsables une fenêtre sur le nombre d'heures que leur équipe consacre au projet. L'utilisation des ressources diffère de l'allocation des ressources, et cette différence est importante à comprendre.

L'utilisation des ressources peut être écrasante sans les bons outils de gestion des ressources. Pour mesurer l'utilisation des ressources, les chefs de projet utilisent des logiciels équipés de fonctionnalités de suivi du temps, de gestion des tâches et de planification des ressources telles que les feuilles de temps et les diagrammes de Gantt. ProjectManager dispose des outils idéaux pour mesurer, suivre et gérer l'utilisation des ressources. Commencez gratuitement.

Utilisation des ressources vs allocation des ressources

L'allocation des ressources est la façon dont un chef de projet sélectionne son équipe et affecte des ressources aux tâches tout au long du cycle de vie du projet. Cela inclut les réaffectations et les modifications de la charge de travail de leur équipe en fonction des besoins.

Cependant, l'utilisation des ressources est plus stratégique dans la mesure où elle mesure l'efficacité de vos ressources. Idéalement, vous organiserez votre projet avec l'allocation des ressources et piloterez son succès en mesurant l'utilisation des ressources et en optimisant la façon dont vous utilisez le temps de votre équipe. Les deux processus fonctionnent main dans la main, il est donc essentiel que vous disposiez d'un outil de planification des ressources robuste qui puisse vous aider à mesurer l'efficacité.

Types d'utilisation des ressources

Même s'il n'y a qu'une seule définition de l'utilisation des ressources, il existe différentes approches pour la mesurer qui sont utilisées à des fins différentes dans la planification des ressources. Voici les types d'utilisation des ressources les plus couramment utilisés.

Utilisation globale

Lors de la mesure de l'utilisation globale des ressources, les chefs de projet ajoutent le temps qu'un membre de l'équipe consacre à toutes les activités facturables, non facturables et stratégiques qui lui sont assignées et le comparent à son temps total disponible. Cela aide à déterminer si le temps du membre de l'équipe est entièrement utilisé et comment il pourrait être mieux utilisé.

Utilisation facturable

Les heures facturables sont des heures de travail qui sont facturées à un client une fois le travail terminé. Par conséquent, l'utilisation des ressources facturables est calculée lorsqu'un client ou un chef de projet doit déterminer le nombre d'heures facturables d'un travailleur, à l'exclusion des heures non facturables et des activités stratégiques. Cette méthode d'utilisation des ressources est très utile pour évaluer et comparer les performances des employés.

Utilisation non facturable

Toutes les activités qui ne sont pas considérées comme facturables sont classées comme non facturables. Cette méthode est utilisée lorsque les chefs de projet doivent évaluer l'efficacité de leur utilisation des ressources. Une utilisation non facturable élevée peut être un signe que l'équipe passe trop de temps sur des tâches non critiques.

Utilisation stratégique

Les organisations ont des objectifs à long terme qui font partie de leurs plans stratégiques. Pour réaliser ces plans, ils doivent exécuter des projets et des programmes stratégiques. L'utilisation stratégique des ressources mesure le nombre d'heures que les membres de l'équipe consacrent à ces activités stratégiques.

Maintenant que nous connaissons les différents types d'utilisation des ressources, nous pouvons utiliser des formules d'utilisation des ressources pour les mesurer.

Formule d'utilisation des ressources

Il existe de nombreuses formules qui calculent l'utilisation des ressources. Ils sont utilisés pour obtenir différentes informations et vous pouvez même en créer un pour répondre à vos besoins en matière de gestion des ressources. La formule d'utilisation des ressources la plus couramment utilisée est la formule d'équivalent temps plein (ETP) :

Utilisation des ressources = Heures allouées du travailleur / Nombre total d'heures disponibles du travailleur * 100

Cette formule calcule le pourcentage d'utilisation des ressources de chaque membre de l'équipe ou de l'équipe dans son ensemble en fonction de la relation entre leur temps disponible total et les heures travaillées. Pour mesurer les différents types d'utilisation des ressources, modifiez simplement la valeur des heures allouées du travailleur en heures facturables, non facturables et stratégiques.

Comment mesurer l'utilisation des ressources

Aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent des logiciels de gestion de projet équipés de fonctionnalités de suivi du temps et de gestion des ressources pour mesurer, suivre et gérer leur utilisation des ressources à tout moment. Voici quelques étapes générales que vous pouvez suivre pour mesurer l'utilisation des ressources à l'aide d'un logiciel tel que ProjectManager.

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1. Définir les heures facturables et non facturables

La première étape pour mesurer avec précision l'utilisation des ressources consiste à définir les activités facturables et non facturables que votre équipe exécutera. Une fois que vous avez défini cela, vous pouvez calculer l'utilisation globale, l'utilisation facturable et l'utilisation non facturable.

2. Déterminer les heures disponibles de chaque membre de l'équipe

Vous devrez maintenant déterminer les heures disponibles pour chaque membre de l'équipe en fonction de leurs contrats, qui peuvent être à temps plein, à temps partiel ou à prix unitaire, entre autres. Vous disposez désormais des informations dont vous avez besoin pour affecter le travail et utiliser des feuilles de temps pour suivre l'utilisation des ressources.

3. Utilisez des feuilles de temps pour mesurer l'utilisation des ressources

Les feuilles de temps sont un outil essentiel pour mesurer l'utilisation des ressources, car elles vous permettent de documenter le temps de votre équipe, d'utiliser des formules d'utilisation des ressources et de mesurer votre utilisation globale des ressources.

4. Utilisez la formule d'utilisation des ressources

En fonction de vos besoins, vous pouvez choisir de mesurer l'utilisation des ressources facturables, non facturables ou stratégiques. Utilisez simplement les formules d'utilisation des ressources ci-dessus pour mesurer votre utilisation des ressources.

5. Déterminer la productivité de l'employé

Sur la base de votre analyse de l'utilisation des ressources, vous pouvez déterminer quels travailleurs sont suralloués, sous-alloués et lesquels d'entre eux ont une faible performance sur la base d'une analyse comparative entre pairs et du travail qu'ils ont effectué en termes de livrables.

Pourquoi l'utilisation des ressources est-elle importante ?

Il devrait être clair pourquoi l'utilisation des ressources est essentielle à l'exécution d'un projet, mais cela ne fait pas de mal d'approfondir les avantages d'un tel processus. D'une part, l'utilisation de vos ressources est essentielle pour rester productif dans votre projet. Si votre équipe est surchargée, elle ne fonctionnera pas à son niveau optimal.

L'utilisation des ressources offre également une visibilité sur votre projet. Plus vous êtes transparent et mieux vous suivez votre projet, moins il est probable que vous manquiez des étapes importantes. Cela vous permet d'attraper les risques avant qu'ils ne se transforment en problèmes qui pourraient vous distraire.

Tout cela signifie que vous en aurez plus pour votre argent ou, en termes commerciaux, votre retour sur investissement. Si vous vous assurez que vos ressources ne sont pas surchargées ou surutilisées, vous travaillerez plus efficacement et ajouterez de l'argent à votre résultat net.

Enfin, le processus d'utilisation des ressources donne aux chefs de projet les outils pour travailler de manière plus agile. Ils ont la possibilité de reprogrammer rapidement leurs ressources, ce qui signifie qu'ils peuvent éviter les problèmes ou s'en sortir rapidement. Il maintient le projet sur la bonne voie.

Modèles de gestion des ressources

Nous avons des dizaines de modèles de gestion de projet gratuits pour vous aider à gérer vos projets. Voici trois modèles qui sont très utiles pour mesurer l'utilisation des ressources et peuvent vous aider à répondre à vos besoins en matière de gestion des ressources.

Modèle de plan de gestion des ressources

Notre modèle de plan de gestion des ressources gratuit est un excellent outil pour documenter les heures de travail de votre équipe et les suivre sur une chronologie. Vous pouvez le personnaliser selon vos besoins, puis l'utiliser comme fichier Excel téléchargeable ou l'importer dans ProjectManager afin que vous et votre équipe puissiez y accéder n'importe où, n'importe quand.

Modèle de matrice RACI

Une matrice RACI est un outil idéal pour obtenir un aperçu des responsabilités des membres de votre équipe, définissant leurs responsabilités, leurs responsabilités et leurs rôles dans le projet. Notre modèle de matrice RACI gratuit est un excellent point de départ pour votre processus d'analyse de l'utilisation des ressources.

Modèle de tableau de bord

Les tableaux de bord sont un excellent moyen de surveiller la santé de votre projet d'un point de vue général. Avec notre modèle de tableau de bord de gestion de projet, vous pouvez surveiller les coûts, la charge de travail et les tâches, ce qui en fait un excellent outil pour suivre l'utilisation des ressources.

Comment ProjectManager calcule l'utilisation des ressources pour vous

L'utilisation de différentes équations pour calculer votre utilisation des ressources prend du temps. Ne serait-ce pas formidable s'il y avait un outil qui effectuait automatiquement ces calculs pour que vous n'ayez pas à le faire ? ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui fait exactement cela.

Nous avons une suite complète d'outils de gestion de projet qui sont intégrés ensemble, vous permettant de partager des données et de rester dans le même programme pour gérer votre projet. Une fonctionnalité essentielle est notre logiciel de gestion des ressources qui alloue les ressources et vous permet de suivre leurs coûts tout en donnant une visibilité sur la disponibilité de votre équipe. Vous pouvez même équilibrer leur charge de travail, le tout à partir d'un seul outil.

Données en temps réel

Voici comment ça fonctionne. Parce que notre logiciel est basé sur le cloud, toutes vos données sont à jour, ce qui vous aide à prendre des décisions avec des informations en temps réel. Vous pouvez toujours voir qui travaille sur quoi avec notre page de gestion d'équipe. Là, vous obtenez une liste des membres de l'équipe avec des détails sur leurs tâches, les dates d'échéance et leurs progrès.

Avant de pouvoir savoir qui fait quoi, afin de pouvoir leur attribuer des tâches, vous devez déterminer leur disponibilité. Vous pouvez le configurer sur la page de gestion d'équipe, qui vous permet de déterminer les jours ouvrables, les vacances et les congés payés de votre équipe. Cela peut être fait si votre équipe est sur place ou répartie n'importe où dans le monde, grâce à notre fonctionnalité de vacances mondiales.

Diagramme de Gantt en ligne

Une fois que vous avez bloqué la disponibilité de votre équipe, vous pouvez allouer les ressources sur le diagramme de Gantt en ligne. À partir de cette vue de projet, vous pouvez également attribuer des tâches aux membres de l'équipe en voyant le nombre d'heures dont ils disposent pour faire leur travail. Notez s'ils sont sur ou sous-alloués. Obtenez même des estimations sur les coûts des ressources.

Fonctionnalités de gestion des ressources robustes

Le pain et le beurre de notre logiciel d'utilisation des ressources est la page de charge de travail. Ici, vous obtenez un tableau à code couleur de la charge de travail de chaque membre de l'équipe et s'ils ont trop ou trop peu de tâches qui leur sont assignées. Aucune équation d'utilisation des ressources n'est nécessaire. Mieux encore, si vous souhaitez équilibrer leur charge de travail pour augmenter la productivité et éviter l'épuisement professionnel, il vous suffit de réaffecter directement à partir de la page de charge de travail. Ne vous inquiétez pas si vous gérez plusieurs équipes, vous pouvez filtrer la page par projet, équipe ou date.

Il y a tellement plus que ProjectManager peut faire pour améliorer l'efficacité de votre projet. Nous avons des feuilles de temps qui se mettent à jour automatiquement lorsque les équipes travaillent sur des tâches. Vous pouvez suivre leurs heures. Il existe également un tableau de bord en temps réel pour des vues de haut niveau de la progression et des rapports en un clic pour approfondir les données. Planifiez, surveillez et générez des rapports avec un seul outil. Découvrez comment il peut vous aider à devenir plus productif en prenant cet essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui.