Comment créer une matrice d'attribution des responsabilités pour un projet (modèle inclus)

La ressource la plus importante que vous emploierez pour réaliser le projet, ce sont les gens. Ils doivent s'inscrire dans le calendrier et respecter le budget du projet. Définir quels sont leurs rôles et responsabilités lors de l'exécution des tâches et de la réalisation des objectifs du projet est une partie importante du contrôle du projet.

Comment pouvez-vous coordonner toutes les personnes impliquées dans un projet afin qu'elles sachent ce qu'elles font et n'empêchent pas les autres de faire ce qui leur est assigné ? L'utilisation d'une matrice d'attribution des responsabilités peut aider. Une matrice d'affectation donne à votre projet une équipe qui fait avancer les choses.

Qu'est-ce qu'une matrice d'attribution des responsabilités dans la gestion de projet ?

Une matrice d'attribution des responsabilités (RAM) est un tableau de gestion de projet utilisé pour identifier et définir les différentes personnes et organisations et décrire chacun de leurs rôles dans le travail sur les tâches ou la réalisation d'une partie du projet.

Les chefs de projet utilisent une matrice d'affectation pour clarifier ce que font les équipes interfonctionnelles dans les limites du projet et de ses nombreux processus. Parfois, une matrice d'attribution des responsabilités est requise pour répondre à une demande de proposition (RFP).

La matrice d'attribution des responsabilités peut également être appelée matrice RACI, ce qui signifie responsable, redevable, consulté et informé.

• Responsable : note qui est responsable de l'exécution de la tâche, qui lui est ensuite attribuée.
• Responsable : note qui a le pouvoir de décision et comment ce pouvoir est délégué à l'ensemble de l'équipe du projet.
• Consulté : note qui est en mesure d'offrir un aperçu de la tâche, des membres de l'équipe aux parties prenantes.
• Informé : note qui est mis à jour sur quoi en termes de progrès et de performance, ainsi que quand et comment cette information est diffusée.

Cela crée une carte des connexions entre les activités et les membres de l'équipe de projet. Selon la taille du projet, il peut y avoir plusieurs matrices d'affectation utilisées pour différents niveaux de projet.

Pourquoi créer une matrice d'attribution des responsabilités ?

La matrice d'affectation identifie ce dont chaque membre de l'équipe est responsable, ce qui signifie non seulement quelles sont leurs tâches, mais comment ils participent au projet. Certains auront des tâches définies, d'autres offriront une aide au travail, tandis que d'autres seront désignés comme décideurs. Ces groupes ont tous une identité et une fonction au sein du projet pour aider à le guider vers une fin réussie.

Une communication claire conduit à des projets plus efficaces. Une matrice d'affectation facilite une meilleure communication entre les membres de l'équipe et assure la transparence en créant un système pour s'assurer que tout le monde est mis à jour et toujours sur la même page. Des communications laborieuses peuvent enliser un projet avec trop de réunions inutiles et des interactions déroutantes dans lesquelles les gens essaient de comprendre ce qu'ils sont censés faire. L'utilisation de la matrice d'attribution des responsabilités est utile, mais disposer d'un logiciel de gestion de projet qui connecte les équipes en temps réel est idéal.

ProjectManager gère les informations de projet en permettant aux équipes de joindre des fichiers directement aux tâches, et notre stockage de fichiers illimité garde les documents de projet importants à portée de main n'importe où, n'importe quand. Commenter les tâches peut faire gagner du temps et marquer les autres membres de l'équipe de projet crée un processus de communication qui évite les pièges des redondances ou des réunions inutiles.

Quand faut-il créer une matrice d'attribution des responsabilités ?

La matrice d'attribution des responsabilités serait créée au début du projet. Vous voudriez que tous les membres de l'équipe de projet sachent où ils en sont en termes d'implication avant de commencer à exécuter des tâches.

Autant son utilisation est une mesure préventive, autant elle peut être utilisée de manière prescriptive. Si vous êtes profondément engagé dans le projet et que les choses ne se déroulent pas comme prévu, il pourrait y avoir un blocage de la communication. Si les membres de l'équipe ne sont pas au courant ou interprètent mal ce qu'ils sont censés faire, l'utilisation d'une matrice d'attribution des responsabilités peut dénouer ces nœuds dans le canal de communication.

S'il y a un problème avec le leadership qui annule les suggestions sur la façon de faire avancer le projet et que cela est considéré comme un problème, il est probable que les rôles et les responsabilités de l'équipe de projet doivent être affinés. La matrice d'attribution des responsabilités définit qui a le pouvoir de prendre des décisions et l'utiliser ou la revisiter peut déterminer si les bonnes personnes occupent ce poste.

En fait, n'importe laquelle des définitions peut devoir être réexaminée à n'importe quelle phase du projet. Peut-être que les tâches prennent du retard. Cela peut être dû au fait que les membres de l'équipe ne savent pas quelles tâches leur appartiennent. Chaque fois qu'un retard survient, revenir à la matrice d'affectation est une bonne première étape, même si vous avez suivi le processus comme il se doit lors de la phase de planification du projet.

Comment créer une matrice d'attribution des responsabilités

La création d'une matrice d'attribution des responsabilités n'est pas aussi difficile que de faire en sorte que tout le monde s'entende sur ses rôles et ses responsabilités.

Par conséquent, vous souhaitez inclure votre équipe dans le processus, obtenir leur avis et éventuellement adhérer sans consacrer trop de temps et d'énergie au processus. Suivez ces étapes pour vous assurer que tout le monde est d'accord et que vous aurez une affectation de responsabilité réussie.

1. Identifiez tous les participants impliqués dans le projet, des membres de l'équipe aux parties prenantes et à tous ceux qui se trouvent entre les deux.
2. Dressez la liste de tous les livrables associés au projet. Utilisez une structure de répartition du travail pour vous assurer de n'en manquer aucun.
3. Rencontrez les membres de l'équipe sur la façon d'exécuter les tâches pour créer les livrables. Chaque tâche doit être discutée en termes de responsabilité et d'autorité de l'équipe.
4. Rédigez la matrice d'attribution des responsabilités à l'aide d'un tableau avec les tâches du projet répertoriées dans la colonne de gauche. En haut, ajoutez le nom de tout le monde dans le projet.
5. Lorsque les tâches rencontrent le membre de l'équipe de projet, indiquez s'il est responsable, redevable, consulté ou informé.
6. Une fois terminé, partagez la matrice d'attribution des responsabilités avec l'équipe du projet et les parties prenantes et organisez une réunion si nécessaire pour vous assurer que chacun comprend son rôle dans le projet. Si vous travaillez dans un espace partagé, imprimez une copie et affichez-la.

Modèle gratuit de matrice d'attribution des responsabilités

L'utilisation d'un modèle RACI est un raccourci qui configure votre équipe et le projet pour réussir. ProjectManager est plus qu'un logiciel primé qui organise les tâches, les équipes et les projets pour rationaliser le travail et augmenter la productivité, c'est aussi le hub en ligne pour tout ce qui concerne la gestion de projet.

Parmi les centaines d'articles de blog, de guides et de didacticiels vidéo, vous trouverez des dizaines de modèles gratuits qui peuvent vous aider à chaque phase du cycle de vie de votre projet. L'utilisation de notre modèle RACI gratuit vous aidera à mieux guider toutes les équipes de projet, leur permettant de savoir où elles en sont par rapport au projet et quel est leur niveau de responsabilité et d'imputabilité.

Utilisez-le au début du projet pour éviter les retards et démêler les nœuds de communication qui empêchent le projet de progresser comme prévu. Pour garder votre projet sur la bonne voie, téléchargez notre modèle RACI gratuit et prenez une longueur d'avance sur la création d'une matrice d'attribution des responsabilités réalisable.

Les meilleures pratiques

L'utilisation de notre modèle RACI gratuit est un bon début, mais vous devez vous assurer de le remplir correctement. Une matrice d'attribution des responsabilités est aussi bonne que l'effort déployé pour la créer. Voici quelques bonnes pratiques à appliquer lorsque vous êtes en train de construire votre matrice d'affectation.

• Impliquez l'équipe : ce sont eux qui exécuteront les travaux. Vous voulez leur contribution et leur adhésion pour éviter des erreurs coûteuses ou des questions chronophages sur ce qui n'a pas été précisé au début du projet.
• Identifiez chaque tâche : identifiez toutes les tâches requises pour atteindre votre livrable final. Une fois que vous avez cette liste complète, assurez-vous qu'il n'y a qu'une seule personne dans l'équipe qui est responsable.
• Mettez régulièrement à jour votre RACI : assurez-vous que chaque nouveau est clairement identifié comme la version la plus récente et qu'il est distribué à tous les membres de l'équipe. Il y aura des moments où vous voudrez revoir la matrice d'attribution des responsabilités ou des changements de personnel nécessiteront une modification.
• Partagez les responsabilités de manière viable : une personne ne devrait pas avoir à assumer l'essentiel des responsabilités du projet et vous souhaitez donner l'autorité à toute l'équipe du projet et pas seulement à l'équipe de direction la plus élevée.
• Optimiser les tâches : les responsables peuvent utiliser la matrice RACI pour voir si trop de membres de l'équipe ont été affectés à une tâche. Peut-être que ces travailleurs pourraient être répartis pour une plus grande productivité. Il pourrait y avoir trop de personnes répertoriées comme consultées, ce qui ralentirait le processus. La matrice d'affectation est infiniment utile.

Comment ProjectManager vous aide à mieux gérer vos projets

ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui connecte tout le monde en temps réel pour faciliter la planification, le suivi et le reporting du projet. Cela permet de donner à chaque membre de l'équipe de projet un travail et de savoir où ils ont autorité et quand consulter les autres, ainsi que de définir le processus de reporting.

Regardons les personnes qui sont responsables, par exemple, l'équipe qui exécute le projet. Une fois invité dans le logiciel, vous pouvez partager le plan de projet, leur attribuer des tâches, ajouter une direction détaillée, ajouter une date limite et une étiquette de priorité et plus encore. Les équipes peuvent alors collaborer en joignant des fichiers et des images aux tâches et en commentant en temps réel pour mieux travailler ensemble.

Ceux qui ont besoin de rester informés du projet peuvent le faire en étant également invités au projet et en partageant avec eux les plans et les horaires. Les parties prenantes peuvent rester informées grâce aux fonctionnalités de création de rapports qui peuvent générer des rapports sur la variance du projet, le coût, le temps et plus encore en un seul clic. Partagez-les ensuite au format PDF. Les rapports peuvent même être rapidement filtrés pour se concentrer sur les données qui intéressent les parties prenantes.

La matrice d'attribution des responsabilités peut vous aider à réaffecter vos ressources lorsque les choses ne progressent pas comme prévu. Utilisez notre logiciel pour en savoir plus. Les fonctionnalités de gestion des ressources incluent un tableau de la charge de travail avec un code couleur pour qu'il soit facile de voir qui a trop de tâches et qui peut assumer plus de travail. Ensuite, vous pouvez simplement réaffecter ces ressources à partir de la page de charge de travail pour aider votre équipe à travailler de manière plus productive.

ProjectManager vous permet de vous organiser, de garder votre équipe concentrée sur ses tâches et les parties prenantes au courant. Gagnez en efficacité sur tous les aspects du cycle de vie de votre projet avec un diagramme de Gantt en ligne pour planifier le travail et des tableaux Kanban, une fonctionnalité de flux de travail visuel qui assure la transparence de la production. Tout cela et c'est sur une plateforme collaborative pour garder tout le monde connecté. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement.