Qu'est-ce qu'un document d'appel d'offres en marketing, en entreprise et en conception de sites Web et comment puis-je en rédiger un ?

Quel que soit le type d'entreprise dans laquelle vous travaillez, démarrer un projet à partir de zéro n'est jamais facile. Mais une fois que vous avez donné le feu vert à votre projet à grande échelle, comme une campagne de marketing, la conception d'un site Web ou une initiative de rebranding, vous pouvez passer à l'étape suivante : sélectionner le bon partenaire pour vous aider à le mener à bien. Pour ce faire de la manière la moins douloureuse et la plus complète, vous devrez rédiger un document RFP.

Contrairement à ce que vous pouvez penser au départ, la rédaction d'un RFP n'a pas besoin d'être difficile ou fastidieux. Et heureusement pour vous, nous avons préparé toutes les meilleures pratiques et directives. Si vous suivez nos instructions, votre appel d'offres fera le travail pour vous. Chaque partenaire potentiel saura exactement ce que vous recherchez et vous pourrez facilement déterminer s'il correspond à votre marque et à votre projet.

Qu'est-ce qu'un appel d'offres, de toute façon ?

RFP est l'abréviation de « demande de proposition ». Essentiellement, un appel d'offres est un document que les entreprises rédigent et envoient aux fournisseurs de services ou aux fournisseurs potentiels lorsqu'elles ont besoin d'externaliser un projet. Dans ce document sont décrits des détails concernant la société émettrice et le projet en cours.

En règle générale, un appel d'offres comprend des détails sur la portée du projet, les délais et les livrables, les garanties existantes et le budget disponible. Ce document est ensuite remis à une variété de partenaires possibles. Alors que certaines entreprises envoient leurs appels d'offres sous forme de copies papier, la plupart sont distribuées par courrier électronique.

Si les vendeurs sont intéressés à travailler sur le projet, ils répondront en envoyant leurs propositions. De cette façon, l'entreprise cliente peut comparer ce que les différents fournisseurs peuvent lui offrir et choisir qui, selon elle, a la meilleure valeur pour son projet.

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d'un appel d'offres ?

Du point de vue de la société émettrice, la rédaction d'un appel d'offres peut sembler n'être rien de plus qu'une charge de travail excessive. Au contraire!

Choisir la bonne entreprise d'externalisation peut souvent faire la différence entre un projet réussi et un échec. Le résultat direct d'investir du temps dans la création d'un appel d'offres bien rédigé est la qualité des réponses que vous obtiendrez. En règle générale, un appel d'offres inclura également un ensemble de directives pour le format de la réponse avec laquelle les fournisseurs doivent répondre. Ceci, à son tour, rend la comparaison de différents entrepreneurs qui offrent un service similaire une tâche beaucoup plus facile.

De plus, un aperçu complet du projet aidera le fournisseur d'externalisation à comprendre exactement ce dont vous avez besoin. À en juger par les descriptions et les délais inclus dans une demande de propositions, ils seront en mesure de déterminer avec précision s'ils peuvent répondre à vos exigences. Cela peut vous éviter un désastre potentiel avec des entrepreneurs qui font trop de promesses, ne respectent pas les délais et abandonnent le projet à la dernière minute. Avec un projet bien décrit devant eux, les partenaires potentiels seront moins susceptibles de sous-estimer vos besoins ou de surestimer leur propre capacité à les satisfaire. Et plus loin, cela peut faire ou défaire votre projet.

Enfin, examinons l'importance d'un appel d'offres sous un autre angle. Bien entendu, l'objectif principal d'un appel d'offres est d'obtenir des informations sur les fournisseurs parmi lesquels vous pouvez choisir. Cependant, les vendeurs doivent également exprimer leur intérêt à travailler avec vous. Après tout, un partenariat est une voie à double sens. En rédigeant et en distribuant une demande de proposition, vous pouvez également présenter votre entreprise et votre identité de marque à d'autres entreprises avec lesquelles vous pourriez travailler. La rédaction d'une demande de proposition bien organisée et complète vous permettra de laisser une bonne première impression et de les informer de votre mission et de vos valeurs fondamentales.

Documents d'appel d'offres : les bases

Essentiellement, votre appel d'offres se composera de trois parties distinctes : votre entreprise, votre projet et les informations administratives.

Votre entreprise

La première partie comprendra des informations sur votre entreprise. Considérez-le comme une section À propos de nous qui servira d'introduction unique à votre entreprise. Non seulement vous vous présenterez comme un partenaire potentiel, mais vous aiderez également le vendeur à comprendre votre mission, votre public cible et les résultats souhaités en même temps.

Le projet

Comme son nom l'indique, la deuxième partie comprendra des informations exhaustives sur le projet pour lequel vous avez besoin d'aide. Bien que ce soit une bonne idée d'inclure un résumé du projet sur la première page du document, enregistrez les principaux détails pour cette section.

Par exemple, si votre objectif est de créer un nouveau site Web pour votre entreprise, les informations que vous devez inclure seront spécifiques au domaine de la conception Web. Cependant, nous développerons les détails spécifiques au projet que vous devriez inclure dans les appels d'offres pour la conception Web, le marketing et la conception de logo plus loin dans cet article. Cependant, les informations sur l'entreprise et le matériel administratif sont universels pour tous les sujets d'appel d'offres.

Informations administratives

La dernière partie contiendra des informations administratives sur le projet, telles que la façon de répondre à la DP, ce que la proposition devrait inclure et comment le processus d'évaluation de la proposition fonctionnera. Remplir cette partie de manière approfondie vous permettra de comparer plus facilement les propositions que vous recevez.

Dites aux partenaires potentiels qui vous êtes

Tout comme il est important pour vous de mieux comprendre les agences potentielles et les sociétés d'externalisation, elles doivent savoir qui vous êtes et ce que votre marque vise à accomplir - et quelle meilleure façon de le découvrir que par leur propre introduction ! Assurez-vous de vous présenter et de laisser une bonne impression tout au long de votre document de demande de proposition.

Cependant, assurez-vous de ne pas ennuyer vos lecteurs à mort en racontant l'histoire de votre entreprise avec des détails atroces. Commencez par une introduction de base à votre service ou produit. Cela devrait être bref, mais suffisamment long pour brosser un tableau de qui vous êtes. Et il y a de fortes chances que vous ayez déjà un morceau de texte comme celui-ci écrit ailleurs.

Une bonne chose à inclure - surtout si vous recherchez un site Web, un logo ou des services de marketing - est un trait unique concernant votre entreprise. Quelque chose qui vous démarque de la concurrence est probablement la même chose que vous voudrez accentuer.

De plus, développez légèrement votre mission et les valeurs de votre entreprise. Cela donnera un certain contexte au projet que vous initiez, ainsi que la motivation qui le sous-tend. Si vous êtes chanceux, cela vous assurera de trouver un candidat parfait qui possède des valeurs similaires. Et qui sait, peut-être que vous vous retrouvez avec un partenariat qui s'étend au-delà des objectifs temporaires du projet !

Enfin, discutez avec vos clients. Essayez de ne pas être trop large – la définition de la démographie permettra à vos partenaires de comprendre exactement qui ils doivent cibler. Présentez les intérêts ou les qualités que les membres de votre public ont en commun et pourquoi ils ont choisi votre marque plutôt que vos concurrents. Le cas échéant, mentionnez leur âge moyen, leur sexe, leur situation géographique, leur milieu économique et culturel. Approchez cette partie avec soin et minutie, en utilisant diverses mesures, pour vous assurer que les décisions sont basées sur des informations, plutôt que sur des préférences personnelles ou « une intuition ».

Ce qu'il faut inclure dans un document d'appel d'offres

L'élément central et le plus important de votre demande de propositions est la section des détails du projet, que nous avons brièvement abordée plus tôt. Les informations que vous incluez varieront en fonction de la nature de votre projet, mais toutes les descriptions de projets RFP auront des éléments universels.

Assurez-vous d'écrire sur le but de ce projet et les résultats que vous espérez atteindre. Abordez les problèmes sous-jacents que vous cherchez à résoudre. Cela aidera les professionnels avec lesquels vous travaillerez éventuellement à vous aider à trouver de bonnes solutions durables - assurez-vous simplement qu'ils savent que vous êtes ouvert à entendre leurs opinions et suggestions professionnelles.

En outre, vous devrez également inclure les normes de marque et de qualité, les livrables, un calendrier prévu (y compris les dates de début et de fin), les conditions de paiement et d'autres détails contractuels, termes et conditions.

Examinons maintenant les informations spécifiques que vous devrez inclure lors de la rédaction d'un document d'appel d'offres pour une campagne marketing, un projet de conception de site Web et une initiative de conception de logo.

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Comment rédiger un appel d'offres pour des projets de conception de sites Web

Que votre entreprise soit déjà présente sur le World Wide Web ou que vous veniez de décider de passer au numérique, choisir le bon concepteur et développeur Web est quelque chose que vous devriez placer en tête de votre liste de priorités. Après tout, votre site Web est à la fois une carte de visite numérique et un outil de marketing numérique utile. Grâce à lui, la plupart des clients potentiels interagiront avec votre entreprise et, par conséquent, avoir un excellent site Web fonctionnel vous assurera de laisser une bonne première impression.

Tout d'abord, précisez l'objectif principal du site Web. S'agira-t-il d'un site e-commerce ou d'un espace d'information ? Préféreriez-vous qu'il génère de nouveaux leads ou pour informer les investisseurs ? Quel type d'interactions vos clients devraient-ils avoir avec elle ? Quel est votre public cible et qui voulez-vous attirer ? Vous créez un site B2B (Business to Business) ou B2C (Business to Consumer) ?

Votre site Web aura très probablement plusieurs usages : primaire, secondaire et peut-être même tertiaire. Il existe différents types de sites Web, et les développeurs et les concepteurs se spécialisent souvent. Définissez au mieux vos besoins afin de trouver un professionnel qui connaît votre créneau.

Si vous avez déjà un site Web, fournissez un lien! Expliquez exactement ce que vous aimez et n'aimez pas à ce sujet ; écrire sur ses bons et ses mauvais éléments. Vous ne pouvez jamais être trop détaillé sur la façon dont il vous a bien servi et les manières dont il vous a déçu.

N'oubliez pas d'informer les sociétés de conception et de développement de sites Web de la documentation et du matériel que vous possédez déjà. Par exemple, les schémas, les wireframes, les fonctionnalités et les logiciels que vous possédez déjà peuvent réduire considérablement le prix final. De plus, n'hésitez pas à demander des opinions et des suggestions aux professionnels de la conception et du développement Web que vous contactez ! Vous avez pris le temps de décrire en détail l'objectif et le public cible du site Web, et vous souhaiterez une entreprise capable de fournir des informations précieuses.

Si vous devez repartir de zéro ou si vous devez changer radicalement votre site Web existant, vous devrez également déterminer sur quelle plate-forme construire le site Web. Les plateformes comme WordPress, Magento et Drupal ont toutes des avantages et des inconvénients, selon le type de site Web dont vous avez besoin. Si vous avez une forte préférence, détaillez-la dans votre RFP. A l'inverse, si vous souhaitez qu'une agence vous propose une plateforme, faites-le lui savoir.

Faites une liste des fonctionnalités que votre site Web devrait avoir. Ensuite, divisez la liste entre les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin et celles qui figurent sur votre liste de souhaits. La création d'une liste organisée permettra aux fournisseurs de fournir une ventilation complète des coûts des éléments de la liste, ce qui (encore une fois) facilitera le processus de comparaison.

Enfin, faites vos propres recherches pour déterminer ce que vos concurrents et autres marques à la mode incluent sur leurs sites Web. Cela pourrait vous inciter à inclure certaines fonctionnalités importantes dans votre RFP auxquelles vous n'auriez peut-être pas pensé autrement.

Une fois que votre appel d'offres est prêt, vous pouvez consulter notre section Liste d'agences pour trouver des sociétés de conception et de développement Web incroyables et leurs coordonnées !

Comment rédiger un appel d'offres pour les campagnes marketing

Vous maîtrisez les processus de fabrication d'un produit ou de prestation de service, mais s'assurer d'atteindre les clients potentiels et de les persuader d'agir est autre chose. Que vous ayez besoin d'améliorer l'engagement envers la marque, de promouvoir un produit ou un service spécifique, ou simplement de développer votre entreprise, c'est souvent une bonne idée de faire appel à une agence de marketing pour des campagnes spécifiques ou des conseils stratégiques globaux.

La première chose que vous devrez inclure dans votre RFP est un bref aperçu de votre problème particulier. Précisez ce qui vous dérange avec votre position particulière sur le marché. Faites-vous face à de faibles taux de rétention ou avez-vous atteint un plateau avec vos ventes ? Attirez-vous de nouveaux prospects, et si vous le faites, combien en convertissez-vous avec succès en opportunités ? Votre image de marque est-elle cohérente ? Votre communication actuelle trouve-t-elle un écho auprès de votre public ? Parlez-leur aussi un peu de vos concurrents. Qu'est-ce qui vous distingue ?

Spécifiez vos objectifs commerciaux et écrivez ce que vous voudriez que votre stratégie marketing réalise. Souhaitez-vous élargir votre clientèle ou avez-vous un objectif plus spécifique en tête, comme atteindre les ventes cibles pour un produit en particulier ? Augmenter la notoriété de votre marque est-il simplement votre objectif principal ou avez-vous besoin de redéfinir votre marque ? Auriez-vous besoin de repenser votre contenu et votre façon de communiquer avec votre public cible ? Quelles mesures appliquerez-vous pour indiquer le succès ? Décrire vos problèmes et vos objectifs en détail aidera l'agence à comprendre exactement comment elle peut vous aider.

En outre, décidez si vous souhaitez mener une campagne locale ou mondiale et si les initiatives doivent être numériques ou physiques. Bien sûr, cela dépend de la nature de votre produit, de votre démographie et de votre budget.

Vous devez préciser si vous avez besoin d'aide pour définir votre stratégie marketing, lancer une campagne publicitaire, utiliser les médias à votre avantage ou développer votre identité et votre design de marque. Après cela, vous pouvez lister exactement ce que vous avez en tête. Décrivez l'étendue de vos besoins en marketing. Envisagez-vous de produire du matériel imprimé sur papier et comment doit-il être distribué ? Avez-vous besoin de créer un site Web et des comptes de médias sociaux? Cela nécessitera-t-il une optimisation multimédia ou pour les moteurs de recherche ?

En plus d'énumérer les livrables et les résultats dont vous avez besoin, vous devez informer les agences de ce que vous avez déjà. Mentionnez si vous possédez du matériel photo et vidéo, et s'il est à jour. Donnez-leur un aperçu de votre présence en ligne, en établissant un lien vers votre site Web et vos comptes de médias sociaux. Décrivez le contenu que vous avez. Mentionnez si vous avez des campagnes publicitaires en cours et décrivez les résultats qu'elles ont produits.

Enfin, prenez le temps de décrire votre public actuel et votre public cible. Racontez ce que vous savez de vos clients existants et discutez du type de client que vous aimeriez obtenir. Que voudriez-vous qu'une personne fasse lorsqu'elle découvre votre entreprise pour la première fois ? Définissez qui ils sont, où ils vivent et comment vous communiquez avec eux sur le plan émotionnel. Si vous avez besoin d'en savoir plus sur vos clients et de développer votre interaction avec eux, précisez-le dans votre RFP.

Après avoir détaillé ces informations, explorez les meilleures agences de marketing qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux !

Comment rédiger un appel d'offres pour des projets de conception de logo et d'image de marque

Si vous devez définir (ou redéfinir) l'aspect visuel de votre entreprise, vous aurez besoin d'un logo et d'un appel d'offres spécifique à la marque. Pour ces appels d'offres, il est particulièrement important de fournir une présentation exhaustive de l'entreprise lorsque vous devez vous attaquer au branding visuel. Après tout, un logo est censé représenter pleinement une entreprise.

De nombreuses agences de design utilisent un livre de marque spécifique à l'entreprise pour créer un logo et une identité cohérents. Mais attendez - ce qui est en fait un livre de marque et avez - vous réellement besoin?

Essentiellement, un livre de marque (également appelé « guide de style ») est un ensemble de caractéristiques déterminantes de votre marque. Il sert de guide pour le développement de chaque produit, communication et campagne marketing que votre entreprise lance. La création d'un livre de marque vous permettra d'éviter les incohérences de style, de qualité et de caractère dans l'ensemble de votre entreprise.

Un livre de marque inclura toujours votre logo, mais il contient également généralement une palette de couleurs approuvée, une famille de polices, une conception de carte de visite et de papier à en-tête, une mise en page de site Web, un ton de rédaction, des images approuvées et même un style d'illustration et d'autres éléments graphiques que votre marque utilise. Dans la plupart des cas, certains éléments du brand book sont développés en même temps que le logo. Cependant, vous n'êtes pas obligé de les obtenir tous en même temps, alors assurez-vous de spécifier ce dont vous avez besoin !

Si vous avez déjà un logo et un livre de marque mais que vous souhaitez apporter quelques modifications mineures, décrivez-le. Fournissez le matériel que vous avez actuellement, puis expliquez ce que vous aimez et n'aimez pas à leur sujet. Faites des suggestions sur ce que vous aimeriez voir changer. Si vous avez déjà une idée de ce que vous voulez, décrivez-la.

Alternativement, si vous souhaitez un tout nouveau design de logo à partir de zéro, mentionnez les types que vous envisagez actuellement. Un mot-symbole vous conviendrait-il mieux qu'un logo illustré ? Une combinaison fonctionnerait-elle ? N'hésitez pas à solliciter le professionnel du design pour vous aider à décider après avoir choisi votre partenaire professionnel !

Si vous avez déjà une idée du style dans lequel vous aimeriez votre logo, expliquez-le le mieux possible. Décrivez les couleurs que vous souhaitez, choisissez les formes géographiques qui correspondent à votre marque et n'hésitez pas à ajouter un dessin que vous avez fait vous-même, même s'il est maladroit ! De nombreuses agences qui travaillent avec leurs clients pour concevoir une identité efficace s'en inspirent plus tard. Vous devez également spécifier si vous souhaitez recevoir plusieurs idées de conception parmi lesquelles choisir. Mais attention, cela augmentera le coût !

Enfin, expliquez comment le logo sera utilisé. Sera-t-il imprimé sur votre produit ? Sur quels matériaux ou teintes sera-t-il placé ? Pouvez-vous prédire la taille dans laquelle il sera utilisé le plus souvent - aussi petit qu'une impression sur des stylos ou aussi grand que des panneaux d'affichage ? Sur la base de ces informations, les concepteurs sauront exactement quoi vous offrir. Spécifier la manière dont votre logo sera utilisé le plus tôt possible vous préparera au succès !

Mieux encore, ces meilleures agences de conception de logo et de stratégie de marque peuvent vous aider à découvrir une identité de marque réussie.

La bonne réponse à une demande de proposition

Pour faciliter le processus pour les deux parties, il est avantageux d'inclure des informations détaillées et concrètes sur les détails administratifs.

Tout d'abord, indiquez exactement ce que vous vous attendez à voir dans une proposition. Pour vous assurer d'avoir suffisamment d'informations pour évaluer les répondants, vous aurez besoin d'un ensemble standardisé de données provenant de chaque partenaire potentiel. Demandez-leur de décrire un calendrier possible du projet et d'estimer le budget par poste. Indiquez si vous souhaitez recevoir des résumés de projets antérieurs similaires, ou une liste d'expérience et d'expertise technique. Vous pouvez également demander des biographies professionnelles ou des portfolios de personnes qui s'occuperaient de votre projet. Enfin, créez un ensemble de questions liées au projet pour évaluer leur compréhension et leur créativité.

Spécifier exactement à quoi doit ressembler une proposition rendra votre processus de sélection rapide et indolore. Décrivez le format dans lequel vous souhaitez que la proposition soit soumise (par exemple, un fichier .doc, un fichier PRD ou une copie papier). Indiquez une date limite pour la soumission des propositions et mentionnez la date à laquelle les candidats peuvent s'attendre à avoir de vos nouvelles. Vous pouvez également leur dire si vous préférez que les entretiens potentiels se déroulent en personne, par téléphone ou par vidéoconférence (bien que cette information puisse également être conservée à une date ultérieure). Enfin, incluez toutes les informations de contact de votre entreprise!

Appel d'offres ? Peasy facile!

Même si cela peut sembler une tâche terrifiante à accomplir au début, créer un RFP complet n'est vraiment pas difficile. Une fois que vous avez décidé exactement ce dont votre marque a besoin pour réussir, la rédaction d'un appel d'offres est un processus fluide. Mieux encore, il existe des outils faciles à utiliser pour vous aider à créer votre RFP - par exemple, essayez Nusii et PandaDoc pour commencer.

Maintenant, vous savez exactement ce que vous devez inclure dans votre demande de proposition. Votre résultat final devrait être un document de quelques pages. Espérons que la version finale sera un aperçu complet du projet qui fournira toutes les informations nécessaires.

Si vous suivez les points que nous avons énumérés ci-dessus, vous êtes sûr de trouver des répondants bien adaptés à votre projet, ce qui vous laisse un choix difficile à faire - laquelle de ces agences étonnantes devriez-vous choisir ? Quoi qu'il en soit, sans aucun doute, un document de demande de proposition bien rédigé sera le début d'une belle amitié.

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