RFP : Un guide rapide pour la demande de propositions (modèles inclus)

Une fois qu'un projet est approuvé, il est probable que l'exécution nécessitera des biens et des services hors de la portée de l'organisation qui gère les travaux. Le processus de sollicitation d'offres auprès de fournisseurs et d'entrepreneurs tiers se fait par le biais d'un document appelé demande de proposition ou, plus communément, un appel d'offres.

C'est par ce biais que les chefs de projet rassemblent les parties intéressées et décident avec qui contracter pour le projet. La meilleure façon de se familiariser avec ce processus consiste à utiliser un modèle de RFP, qui vous permet de remplir les blancs afin de produire une RFP approfondie. Nous fournirons ci-dessous quelques modèles de RFP que vous pouvez utiliser, mais d'abord, comprenons mieux de quoi nous parlons.

Qu'est-ce qu'un appel d'offres ?

Une demande de proposition (RFP) est utilisée pour rechercher des fournisseurs et des entrepreneurs qui peuvent fournir au projet d'une entreprise les produits et services nécessaires qui ne font pas partie de ce que l'organisation solliciteuse peut fournir en interne. La demande de propositions est donc un document permettant de rechercher ce travail et de permettre aux fournisseurs et aux entrepreneurs de soumissionner pour le travail.

L'appel d'offres fournit un aperçu du projet afin de donner aux entreprises soumissionnaires une description claire de ce qui est nécessaire et de la manière dont elles peuvent aider à atteindre ces objectifs. Il expliquera le processus et les termes du contrat pour guider les soumissionnaires. La plupart des organisations mènent leurs activités à l'aide d'appels d'offres, et les gouvernements mèneront presque toujours leurs activités de cette façon.

Après avoir envoyé plusieurs appels d'offres, vous disposerez d'une sélection de parties intéressées capables de fournir les biens et services dont vous avez besoin et qui répondront le mieux à vos besoins, tant pour les compétences qu'elles offrent que pour la manière dont elles répondent aux exigences de votre budget.

Les appels d'offres ne sont pas seulement un moyen de simplifier la recherche de fournisseurs et d'entrepreneurs qui répondent aux critères de votre projet ; ils détaillent également l'étendue des travaux et le paiement des biens et services. Le fait d'avoir cela clairement énoncé dans l'appel d'offres permet d'éviter tout malentendu sur toute la ligne concernant la rémunération, les dates de livraison et plus encore.

Quelle est la différence entre un RFP, un RFI et un RFQ ?

Il existe tellement de types de formulaires de demande différents qu'il peut être un peu déroutant de les différencier. Par exemple, il existe une demande d'informations (RFI), qui est utilisée lorsqu'une entreprise sait ce qu'elle veut d'un soumissionnaire, mais nécessite plus de détails. Les RFI sont donc des documents moins longs car ils visent davantage à clarifier les informations fournies par un fournisseur ou un entrepreneur.

Un autre document commercial qui est souvent confondu avec un RFP est la demande de devis (RFQ). Ces documents sont, encore une fois, moins détaillés et se concentrent uniquement sur le montant que le fournisseur ou l'entrepreneur souhaite pour son bien ou son service. La demande de prix peut également demander des informations sur la manière dont le fournisseur ou l'entrepreneur répondra à vos exigences.

En bref, les RFI et les RFQ sont en réalité des sous-ensembles d'un RFP, qui est un appel à propositions de niveau supérieur pour résoudre un problème commercial ou un besoin de projet. Il est généralement beaucoup plus détaillé et formel, avec des règles d'approvisionnement strictes, y compris le contenu, le calendrier, etc. Les trois documents sont souvent utilisés ensemble, dans une certaine combinaison, voire parfois indépendamment.

RFP en gestion de projet

Les appels d'offres sont particulièrement importants dans l'espace de gestion de projet car ils aident les chefs de projet à rester organisés et les aident à prendre des décisions commerciales cruciales. Chaque appel d'offres décrit les différentes options de fournisseur avec des détails sur les prix, les étapes du processus, les conditions contractuelles et plus encore.

C'est par le biais de ces appels d'offres que les chefs de projet peuvent passer au crible les informations pour déterminer la meilleure voie à suivre au nom de leur organisation. Il appartient au chef de projet de sélectionner l'appel d'offres qui correspond le mieux au projet et à ses objectifs pour choisir le fournisseur idéal pour le projet.

Les chefs de projet RFP ne sont pas seulement des penseurs critiques et des chefs d'équipe, ils sont minutieux, patients et stratégiques afin d'agir en tant que défenseur de leur organisation.

Le processus d'appel d'offres : comment créer un appel d'offres

Il n'y a pas de règles établies pour la création d'un appel d'offres, car elles peuvent varier d'une entreprise à l'autre, d'une industrie à l'autre et d'organisations à but lucratif et à but non lucratif. Cependant, ils partagent un objectif commun et généralement, le processus de demande de propositions touchera ces points pertinents.

1. Créer des limites de projet

Avant que le stylo ne touche le papier, parlez aux supérieurs de votre organisation des contraintes du projet, telles que le budget le plus élevé qu'ils approuveraient, la flexibilité des délais, les exigences indispensables et ainsi de suite.

2. Identifier les parties prenantes

Un appel d'offres est une affaire compliquée qui nécessite une connaissance approfondie du projet et de l'organisation. Identifiez les principales parties prenantes et sélectionnez un groupe représentatif ouvert à rencontrer la personne que vous désignez pour superviser le processus afin qu'elle puisse l'utiliser comme caisse de résonance.

3. Interroger les parties prenantes

Une fois que vous avez identifié les parties prenantes, et pendant que vous êtes en train de déterminer qui peut être disponible pour toute question, demandez-leur également de définir les besoins du projet. Leurs réponses éclaireront non seulement le processus de demande de propositions, mais l'ensemble du projet.

4. Rédigez la DP

La rédaction d'un RFP peut être facilitée par l'utilisation d'un modèle de RFP, dont nous fournirons les liens ci-dessous. Ils sont généralement structurés comme suit.

• Contexte organisationnel
• Brève description du projet
• Exigences et objectifs du projet
• Budget du projet
• Jalons et délais
• Plus d'infos et/ou questions
• Coordonnées et date limite de soumission

5. Créer des critères de notation

Avant d'envoyer la demande de propositions, relisez-la une fois de plus, mais cette fois, classez l'importance des réponses que vous recevez des fournisseurs et des entrepreneurs qui répondent. C'est une bonne méthode pour sélectionner un petit groupe de candidats qualifiés.

6. Envoyez la demande de propositions

Naturellement, tout l'intérêt de ce processus est de le mettre entre les mains des vendeurs et entrepreneurs potentiels. Par conséquent, vous devez déterminer le meilleur endroit pour publier votre appel d'offres afin qu'il atteigne les bonnes personnes. Il est utile d'employer des consultants pour vous guider dans cette phase.

7. Examinez les réponses

Après la date limite de soumission, rassemblez toutes les réponses et faites une lecture rapide pour vous faire une idée des solutions proposées. Vous pouvez ensuite appliquer le système de notation que vous avez développé précédemment.

8. Recherche

Vous pourriez obtenir des réponses proposant une solution avec laquelle vous n'êtes pas familier. Il est important de faire des recherches et de voir si celles-ci pourraient être viables, même si elles ne sont pas sur votre radar. Une autre partie de la recherche consiste à effectuer un travail de fond sur les fournisseurs et les entrepreneurs qui ont répondu pour avoir une meilleure idée de qui vous pourriez embaucher.

9. Sélectionnez un fournisseur ou un entrepreneur

Choisissez le fournisseur ou l'entrepreneur qui correspond à vos critères ; puis effectuez une vérification des antécédents pour suivre leurs antécédents de travail dans des projets précédents. Cela lancera une négociation, car une proposition n'est que cela. Il peut être accepté tel quel ou nécessiter des allers-retours. Une fois que tout le monde est sur la même page, signez un contrat.

Exemples d'appels d'offres

Nous avons été généraux en termes d'appels d'offres, mais il existe en fait plusieurs types différents qui concernent une industrie ou une étape de développement de projet spécifique. Voici quelques exemples d'appels d'offres, mais il y en a beaucoup d'autres, et les appels d'offres peuvent varier en style selon l'organisation et l'industrie.

• Appel d' offres marketing : lorsqu'une agence de marketing crée ses supports marketing, qu'il s'agisse d'une étude de cas ou d'une campagne, elle emploie souvent des talents par le biais de l'un d'entre eux.
• Appel d' offres de marque : la création d'une marque pour une organisation nécessite des directives, et l'organisation aura certaines attentes, qui sont décrites dans ce type d'appel d'offres.
• Appel d' offres de conception : cet appel d'offres cible les graphistes pour développer des publicités imprimées, Web, mobiles ou autres.
• Appel d' offres pour site Web : lorsque vous créez un site Web, vous devez employer des développeurs Web et d'autres talents spécifiques liés à la conception Web, qui répondront à ce type d'appel d'offres.
• Appel d' offres gouvernemental : tout travail effectué pour un organisme gouvernemental nécessite un appel d'offres qui décrira les exigences spécifiques associées à ce bureau.
• Appel d' offres à but non lucratif : Lorsque vous travaillez avec une organisation à but non lucratif, les critères sont différents de ceux d'une entreprise à but lucratif, qui seront détaillés ici.
• Appel d'offres en finance : les appels d'offres en finance sont souvent des questionnaires formels que les investisseurs envoient aux entreprises de services financiers pour les aider à choisir le bon partenaire financier.
• Appel d' offres de construction : les organisations peuvent obtenir des détails supplémentaires et mieux comprendre comment atteindre leurs objectifs grâce aux appels d'offres, ce qui les aide finalement à choisir le meilleur fournisseur.
• RFP d'approvisionnement : Les RFP sont souvent l'une des premières étapes du processus d'approvisionnement et aident les entreprises à choisir le fournisseur qui répond à leur liste de critères. Les appels d'offres en matière d'approvisionnement font souvent suite à une demande d'informations (RFI).
• Appel d' offres immobilier : Dans l'immobilier, les agents préparent des appels d'offres au nom de leurs locataires pour souligner les points importants et les conditions économiques de chaque transaction.

Modèles de demande de propositions

Les modèles de RFP sont de toutes formes et tailles. Les plus simples ne sont peut-être que quelques pages, mais elles peuvent s'étendre à des dizaines. Certains ont des couvertures et des présentations flashy, tandis que d'autres sont des documents rudimentaires, juste les faits.

Ce qui vous convient dépend du projet et de votre organisation ou peut-être simplement d'une préférence personnelle. Voici quelques sites proposant des modèles de RFP à télécharger. Visitez-les et voyez s'il y en a un qui fonctionne pour vous.

• Hubspot
• ModèleLAB
• Techsoup
• Repère CRM
• Microsoft

L'appel d'offres est un projet : essayez d'utiliser un logiciel pour gérer le processus

Un appel d'offres, même avec un modèle d'appel d'offres pour vous guider, n'est rien qui puisse être assemblé rapidement. Cela implique des recherches et une analyse approfondie du projet à venir. En fait, c'est un projet dans un projet. Il est donc logique qu'un logiciel de gestion de projet tel que ProjectManager puisse vous aider lors de la création de votre RFP.

Planifiez votre appel d'offres avec notre diagramme de Gantt interactif, qui planifie toutes vos tâches sur une chronologie. Définissez des jalons sur le calendrier pour diviser votre travail en segments plus gérables, tels que la livraison de la description du projet, des buts, des objectifs et du budget.

Nos tableaux Kanban sont un outil visuel qui montre votre flux de travail et vous aide à éviter les goulots d'étranglement en gardant les ressources adaptées à la capacité. Suivez toutes les étapes du processus d'appel d'offres et faites de chacune une carte kanban, qui a un espace pour la décrire, la marquer pour la priorité et plus encore.

Une fois attribué, regardez-le se déplacer de colonne en colonne indiquant où il se trouve dans le processus. Les membres de l'équipe peuvent commenter au niveau de la tâche s'ils ont des questions et taguer d'autres membres du projet pour les faire participer à la conversation si nécessaire. La collaboration aide tout le monde à travailler de manière plus productive.

Prêt à faire de cet appel d'offres un succès ? Ne prenez aucun risque, utilisez ProjectManager, un logiciel basé sur le cloud qui vous aide à travailler plus efficacement. Bénéficiez des fonctionnalités dont vous avez besoin pour mieux planifier, surveiller et générer des rapports sur votre travail. Essayez l'outil gratuitement avec cet essai de 30 jours.