Structure de répartition des risques pour les projets : un guide complet de RBS

L'incertitude est une certitude dans les projets. Des risques surgiront et menaceront la réussite de la livraison de votre projet. L'utilisation d'une structure de répartition des risques (RBS) est la façon dont vous vous préparez à l'inattendu.

Une structure de répartition des risques est idéale pour identifier et hiérarchiser les risques afin que vous sachiez lesquels auront plus ou moins d'impact. C'est la première étape de la planification, de la gestion et de l'atténuation des risques dans vos projets.

Qu'est-ce qu'une structure de répartition des risques dans la gestion de projet ?

Une structure de répartition des risques est un outil de gestion des risques, c'est-à-dire des événements que vous n'avez pas planifiés ou attendus. Le risque est généralement considéré comme un impact négatif sur le budget, le calendrier ou la qualité du projet. Cependant, il existe également des risques positifs qui peuvent profiter à un projet.

Dans tous les cas, les chefs de projet doivent se préparer au risque, qu'il soit bon ou mauvais, cela peut interférer avec les objectifs du projet. Une structure de répartition des risques décompose les risques dans un graphique hiérarchique, en commençant au niveau supérieur et en descendant vers les risques de niveau plus fin.

Parfois, les chefs de projet créent une structure de répartition des risques lors du lancement du projet pour voir si le travail est même viable. Le plus souvent, vous l'aborderez lors de la phase de planification lorsque vous attribuerez des rôles et des responsabilités aux membres de votre équipe.

Les quatre catégories de risques dans un projet

Il existe quatre catégories de risques. Ils peuvent être décomposés davantage, mais la plupart des structures de répartition des risques divisent les risques en quatre catégories :

• Externe : Risques hors de votre contrôle, tels que les risques environnementaux, réglementaires, fournisseurs, concurrents, etc.
• Interne : Risques qui surviennent au sein de votre organisation, notamment un manque de ressources, des retards de financement ou des erreurs dans la hiérarchisation.
• Technique : la portée, les exigences et d'autres problèmes techniques entrent dans cette catégorie.
• Gestion : Risques liés à votre planification, communication, contrôle, etc.

Par exemple, sur le risque de niveau supérieur, vous pouvez commencer par un sujet large tel que les risques techniques, de gestion, externes ou de planification. Le niveau suivant pourrait définir plus précisément ces catégories en tant que risques liés à la conception, au financement ou aux ressources. Vous pouvez continuer à être de plus en plus fin dans votre risque, en atteignant un niveau granulaire ou aussi fin dans le risque que bon vous semble pour le projet. Vous ne pourriez jamais vous arrêter, bien sûr, mais cela s'avérerait contre-productif.

Pourquoi utiliser une structure de répartition des risques en gestion de projet ?

La structure de répartition des risques vous aide à comprendre le risque. Il facilite l'identification et l'évaluation des risques dans votre projet. Vous pouvez voir quels projets nécessitent une attention particulière et identifier les risques récurrents et la concentration des risques. Vous pouvez même utiliser l'outil pour connaître l'exposition totale au risque du projet et résumer les pertes potentielles tout en décrivant le processus de gestion des risques.

Pour gérer correctement les risques, vous devez utiliser un logiciel de gestion de projet. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui surveille votre travail en temps réel afin que vous puissiez détecter un problème lorsqu'il se présente, et non une fois que le dommage a déjà été fait.

Le tableau de bord en direct de ProjectManager est configuré et prêt à l'emploi, collectant et calculant automatiquement les données du projet qui sont ensuite affichées dans des tableaux et des graphiques faciles à lire. Suivez les métriques sur le temps, le coût, la variance et plus encore et capturez rapidement les anomalies afin de pouvoir atténuer leur impact. Démarrez gratuitement avec ProjectManager.

Comment créer une structure de répartition des risques pour un projet

Une structure de répartition des risques est une grille simple, avec une définition large du risque en haut, avec des définitions plus spécifiques au fur et à mesure que vous descendez dans la grille. Il peut également être configuré comme une feuille de calcul, le risque devenant plus défini à mesure que vous vous déplacez de gauche à droite.

Lors de la construction d'une structure de répartition des risques, vous souhaitez suivre les trois étapes suivantes.

1. Identifier les catégories de risque pour le RBS

La première étape consiste à identifier les principales catégories de risque. Comme indiqué, les catégories de base de la structure de répartition des risques sont externes, internes, techniques et de gestion. Selon l'industrie dans laquelle vous travaillez, ces catégories peuvent être un peu plus précises.

Par exemple, le développement de logiciels peut avoir des contraintes d'ingénierie de produit, d'environnement de développement et de programme. En général, ces principales catégories d'identification des risques comprennent :

• Programme
• Financier
• Technique
• La gestion
• Client
• Contractuel
• Temps
• Politique
• Environnement

La méthode d'identification des risques pour trouver les risques peut consister en un brainstorming avec votre équipe, des ateliers et des entretiens pour examiner les données historiques, en effectuant une analyse des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces (SWOT), etc. Il est également bon de faire un tableau RACI (responsable, redevable, consulté et informé) pour aider à déterminer votre gestion des parties prenantes en matière de risque.

2. Ventilation des risques spécifiques dans le RBS

Ensuite, vous souhaitez décomposer les catégories de niveau un en catégories de niveau deux : cela signifie commencer large et affiner ce sujet en éléments de plus en plus petits.

Par exemple, sous la catégorie client, vous pouvez la décomposer en sujets plus petits, tels que l'équipe client, l'équipe projet, les objectifs, le financement et les tactiques.

Ensuite, sous l'équipe de projet, vous remarquerez peut-être qu'il n'y a pas assez de ressources pour accomplir les tâches ou que votre équipe n'est pas assez expérimentée et nécessite plus de formation pour exécuter ses tâches avec succès.

Trois niveaux de risque suffisent probablement. Plus que cela, et vous pouvez finir par vous enliser dans des détails sans grand retour pour l'effort.

3. Notez le risque et l'impact

Une fois que vous avez décomposé les risques, vous voudrez les noter pour déterminer ceux qui pourraient avoir le plus grand impact sur le projet. C'est le début de votre analyse des risques. En hiérarchisant les risques, vous savez lequel mérite une attention immédiate et lequel peut attendre ou même être évité.

Cela se fait en notant chaque risque pour l'impact probable qu'il se produise et, si c'est le cas, l'impact possible sur le projet. La manière dont vous évaluez chacun de ces facteurs dépend du chef de projet, mais une bonne règle empirique consiste à diviser la probabilité en quatre :

• Élevé (80-100 %)
• Moyen-élevé (60-80 %)
• Moyen-faible (30-60 %)
• Faible probabilité (0-30 %)

Pour l'impact, traditionnellement, il est divisé en trois : élevé (critique), moyen (modéré) et faible (minimal). Vos conclusions feront partie de votre rapport sur les risques et vous pouvez affecter des membres de l'équipe à la surveillance de ces risques. Une fois que vous avez un score de risque, ajoutez-les tous à un registre des risques s'ils apparaissent comme des problèmes dans le projet.

Avantages de l'utilisation d'une structure de répartition des risques

Les risques sont inconnus, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas les gérer. Une structure de répartition des risques est un outil qui vous aide à identifier et classer les risques dans votre projet. C'est la première étape de l'atténuation des risques. Votre plan de gestion des risques vous permet de déterminer quelles ressources seront nécessaires pour résoudre les problèmes qui apparaissent dans votre projet.

Être capable d'évaluer avec précision les risques conduit à une plus grande probabilité de réussite du projet. Tous les risques ne sont pas mauvais, mais ne pas avoir de plan en place pour y faire face n'est jamais bon. Sans préparation au risque, vous ne pouvez pas profiter du positif et atténuer le négatif.

L'utilisation d'une structure de répartition des risques gère les risques et établit votre plan de gestion des risques. Avoir une idée de ce qui pourrait arriver au cours du projet, puis savoir à quel problème potentiel (ou opportunité) il convient de répondre, c'est comment gérer les risques et transformer ce qui pourrait être une catastrophe en une petite bosse sur la route.

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Exemples de structure de répartition des risques

Bien que nous ayons déjà mentionné qu'il existe de nombreux exemples de structure de répartition des risques, ils diffèrent selon l'industrie à laquelle ils sont destinés. La structure à plusieurs niveaux réelle du RBS est fondamentalement la même.

Le Project Management Institute a un document de conférence informatif sur RSB sur son site Web. Le document Utiliser une structure de répartition des risques (RBS) pour comprendre vos risques est utile si vous essayez de comprendre ce qu'est une structure de répartition des risques et comment l'utiliser.

Il y a quelques exemples pour vous donner une idée de ce à quoi ressemblerait un pour certaines industries. Voici des exemples de structure de répartition des risques.

Exemple de structure générique de répartition des risques

Exemple de structure de répartition des risques de construction

Exemple de structure de répartition des risques de développement logiciel

Comment créer un RBS avec ProjectManager

Vous pouvez trouver des modèles de structure de répartition des risques pour vous aider à identifier et à planifier les risques dans votre projet en ligne, mais un modèle est un document statique et n'est pas utile lorsque des problèmes surviennent et doivent être attribués et suivis. Il est préférable de télécharger ce modèle RBS dans ProjectManager, un logiciel basé sur le cloud qui peut vous aider à planifier, suivre et signaler les risques.

Exécuter la résolution des risques sur les diagrammes de Gantt

La gestion des risques consiste à identifier les risques et à créer des plans pour résoudre ou tirer parti du problème s'il apparaît dans votre projet. Les diagrammes de Gantt interactifs de ProjectManager vous donnent les outils pour planifier, hiérarchiser, lier les dépendances et affecter votre équipe. Obtenez le chemin critique sans calculs compliqués et chronophages. Ensuite, définissez une base de référence pour suivre les progrès réels par rapport à votre plan et assurez-vous de rester sur la bonne voie.

Créer des flux de travail sur des tableaux Kanban

Étant donné que ProjectManager dispose de plusieurs vues de projet pour s'adapter à vos préférences de travail, il vous suffit de basculer de la vue Gantt à la vue Kanban. Vous pouvez maintenant définir le cycle de production du risque en créant des colonnes personnalisées pour identifier, travailler et résoudre. Les équipes peuvent gérer leur backlog et planifier des sprints pour résoudre les risques, tandis que les managers peuvent avoir une visibilité sur leur travail et peuvent réaffecter les ressources selon les besoins pour les maintenir à pleine capacité.

Créez des rapports de progression en quelques secondes

Utilisez les rapports en un clic de ProjectManager pour suivre la résolution du risque et tenir les parties prenantes informées de l'avancement de la réduction du risque. Il existe des rapports généraux sur l'état d'un projet ou d'un portefeuille, mais des rapports plus détaillés sur le temps, le coût et la charge de travail. Tous sont utiles lors de la gestion des risques. Chaque rapport peut être filtré pour afficher uniquement ce que vous voulez voir et partager facilement avec les parties prenantes afin qu'elles puissent rester à jour.

ProjectManager est un logiciel primé qui aide les équipes hybrides à travailler comme elles le souhaitent, quand elles le souhaitent et où qu'elles se trouvent. Obtenez un outil qui vous donne une source de vérité et qui est suffisamment flexible pour travailler de manière traditionnelle ou dans un environnement plus agile. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement !