Comment faire un plan de gestion des risques

Vous les identifiez, les enregistrez, les surveillez et les planifiez : les risques sont inhérents à tout projet. Certains risques liés au projet sont voués à devenir des problèmes, comme l'exécution d'un projet pendant les vacances et la nécessité de planifier le calendrier du projet en fonction d'eux. Mais il existe de nombreux risques au sein d'un projet donné qui, sans évaluation des risques et stratégies d'atténuation des risques, peuvent constituer des surprises fâcheuses pour vous et votre équipe de gestion de projet.

C'est là qu'un plan de gestion des risques entre en jeu, pour aider à atténuer les risques avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Mais d'abord, qu'est-ce que la gestion des risques ?

Qu'est-ce que la gestion des risques ?

La gestion des risques est une branche de la gestion de projet qui traite de la gestion des risques potentiels du projet. La gestion de vos risques est sans doute l'un des aspects les plus importants de la gestion de projet.

Le processus de gestion des risques comporte ces principales étapes :

• Identification des risques : La première étape pour gérer les risques du projet consiste à les identifier. Vous devrez utiliser des sources de données telles que des informations provenant de projets antérieurs ou des avis d'experts en la matière pour estimer tous les risques potentiels pouvant avoir un impact sur votre projet.
• Évaluation des risques : Une fois que vous avez identifié les risques de votre projet, vous devrez les hiérarchiser en examinant leur probabilité et leur niveau d'impact.
• Atténuation des risques : il est maintenant temps de créer un plan d'urgence avec des actions d'atténuation des risques pour gérer les risques de votre projet. Vous devez également définir quels membres de l'équipe seront propriétaires des risques, responsables de la surveillance et du contrôle des risques.
• Surveillance des risques : Les risques doivent être surveillés tout au long du cycle de vie du projet afin qu'ils puissent être contrôlés.

Si un risque qui dépasse votre seuil a ses conditions remplies, cela peut mettre en péril l'ensemble de votre projet. Il n'y a généralement pas non plus un seul risque par projet ; il existe de nombreuses catégories de risques qui nécessitent une évaluation et une discussion avec vos parties prenantes.

En relation : Modèle de suivi des risques

C'est pourquoi la gestion des risques doit être à la fois un processus proactif et réactif constant tout au long du cycle de vie du projet. Définissons maintenant ce qu'est un plan de gestion des risques.

Qu'est-ce qu'un plan de gestion des risques ?

Un plan de gestion des risques définit comment le processus de gestion des risques de votre projet sera exécuté. Cela comprend les fonds, les outils et les approches qui seront utilisés pour effectuer les activités d'identification, d'évaluation, d'atténuation et de surveillance des risques.

Un plan de gestion des risques comprend généralement :

• Méthodologie : Définir les outils et les approches qui seront utilisés pour effectuer les activités de gestion des risques telles que l'évaluation des risques, l'analyse des risques et les stratégies d'atténuation des risques.
• Registre des risques : Un registre des risques est un tableau dans lequel vous pouvez documenter toutes les informations d'identification des risques de votre projet.
• Structure de répartition des risques : il s'agit d'un tableau qui vous permet d'identifier les catégories de risques et la structure hiérarchique des risques du projet.
• Matrice d'évaluation des risques : une matrice d'évaluation des risques vous permet d'analyser la probabilité et l'impact des risques du projet afin de pouvoir les hiérarchiser.
• Plan de réponse aux risques : Un plan de réponse aux risques est un document de gestion de projet qui explique les stratégies d'atténuation des risques qui seront utilisées pour gérer les risques de votre projet.
• Rôles et responsabilités : Les membres de l'équipe de gestion des risques ont des responsabilités en tant que propriétaires des risques. Ils doivent surveiller les risques du projet et superviser leurs actions de réponse aux risques.
• Financement : Avoir une section où vous identifiez les fonds nécessaires pour effectuer vos activités de gestion des risques.
• Calendrier : Inclure une section pour définir le calendrier des activités de gestion des risques.

Comment faire un plan de gestion des risques

Pour chaque projet de conception et de développement Web, projet de construction ou conception de produit, il y aura des risques. C'est vraiment juste la nature de la gestion de projet. Mais c'est aussi pourquoi il est toujours préférable de les devancer autant que possible en élaborant un plan de gestion des risques. Les étapes de l'élaboration d'un plan de gestion des risques sont décrites ci-dessous.

1. Identification des risques

L'identification des risques se produit au début de la phase de planification du projet, ainsi que tout au long du cycle de vie du projet. Alors que de nombreux risques sont considérés comme des «risques connus», d'autres pourraient nécessiter des recherches supplémentaires pour être découverts.

Vous pouvez créer une structure de répartition des risques pour identifier tous les risques de votre projet et les classer par catégories de risques. Vous pouvez le faire en interrogeant toutes les parties prenantes du projet et les experts de l'industrie. De nombreux risques de projet peuvent être divisés en catégories de risques, comme techniques ou organisationnels, et répertoriés par sous-catégories spécifiques comme la technologie, les interfaces, les performances, la logistique, le budget, etc. De plus, créez un registre des risques que vous pouvez partager avec tous ceux que vous interrogés pour une localisation centralisée de tous les risques connus révélés lors de la phase d'identification.

Vous pouvez facilement créer un registre des risques pour votre projet à l'aide d'un logiciel de gestion de projet en ligne. Par exemple, utilisez la vue de liste sur ProjectManager pour capturer tous les risques du projet, ajoutez leur niveau de priorité et affectez un membre de l'équipe à son identification et à sa résolution. Mieux que les applications de liste de tâches, vous pouvez joindre des fichiers, des balises et surveiller les progrès. Voyez quel est le pourcentage d'achèvement du travail de résolution du problème. Empêchez les risques de faire dérailler votre projet en vous inscrivant à un essai gratuit de ProjectManager.

2. Évaluation des risques

Dans cette phase suivante, vous examinerez l'impact qualitatif et quantitatif du risque, comme la probabilité que le risque se produise par rapport à l'impact qu'il aurait sur votre projet, et vous le cartographierez dans une matrice d'évaluation des risques.

Tout d'abord, vous allez le faire en attribuant à la probabilité de risque un score allant d'une probabilité faible à une probabilité élevée. Ensuite, vous cartographierez l'impact de votre risque de faible à moyen à élevé et attribuerez à chacun un score. Cela vous donnera une idée de la probabilité que le risque ait un impact sur le succès du projet, ainsi que de l'urgence de la réponse.

Pour permettre à tous les membres de l'équipe de gestion des risques et aux parties prenantes du projet de comprendre efficacement la matrice d'évaluation des risques, attribuez un score de risque global en multipliant votre score de niveau d'impact par votre score de probabilité de risque. Vous pouvez commencer avec notre modèle gratuit d'évaluation des risques.

3. Créer un plan de réponse aux risques

Une réponse aux risques est le plan d'action qui est mis en place pour atténuer les risques du projet lorsqu'ils surviennent. Le plan de réponse aux risques comprend les stratégies d'atténuation des risques que vous exécuterez pour atténuer l'impact des risques dans votre projet. Cela a généralement un prix, au détriment de votre temps ou de votre budget. Vous voudrez donc allouer du temps et de l'argent à vos besoins de gestion des risques avant de créer votre plan de gestion des risques.

4. Attribuez des propriétaires de risques

En outre, vous souhaiterez également affecter un propriétaire de risque à chaque risque de projet. Les membres de l'équipe de gestion des risques qui sont propriétaires des risques deviennent responsables de la surveillance des risques qui leur sont assignés et de la supervision de l'exécution de la réponse aux risques si nécessaire.

En outre, vous souhaiterez également affecter un propriétaire de risque à chaque risque de projet. Les membres de l'équipe de gestion des risques qui sont propriétaires des risques deviennent responsables de la surveillance des risques qui leur sont assignés et de la supervision de l'exécution de la réponse aux risques si nécessaire.

Lorsque vous créez votre registre des risques et votre matrice d'évaluation des risques, répertoriez les propriétaires des risques, afin que personne ne sache qui devra mettre en œuvre les stratégies de réponse aux risques une fois que les risques du projet se sont produits, et chaque propriétaire des risques peut prendre des mesures immédiates.

Assurez-vous d'enregistrer la réponse exacte au risque pour chaque risque du projet avec un registre des risques et faites approuver votre plan de réponse au risque par toutes les parties prenantes avant la mise en œuvre. De cette façon, vous pouvez avoir un enregistrement du problème et de la résolution à examiner une fois que l'ensemble du projet est finalisé.

5. Comprendre vos déclencheurs

Cela peut se produire avec ou sans qu'un risque ait déjà eu un impact sur votre projet, en particulier pendant les jalons du projet comme moyen d'examiner l'avancement du projet. Si tel est le cas, envisagez de reclasser ces risques existants.

Même si ces déclencheurs n'ont pas été atteints, il est préférable d'élaborer un plan de secours au fur et à mesure que le projet progresse - peut-être que les conditions d'un certain risque n'existeront plus après qu'un certain point aura été atteint dans le projet.

6. Faites un plan de sauvegarde

Considérez votre registre des risques et votre matrice d'évaluation des risques comme un document vivant. Les risques de votre projet peuvent changer de classification à tout moment au cours de votre projet, et pour cette raison, il est important que vous élaboriez un plan d'urgence dans le cadre de votre processus.

La planification d'urgence comprend la découverte de nouveaux risques au cours des étapes du projet et la réévaluation des risques existants pour voir si les conditions de ces risques ont été remplies. Toute reclassification d'un risque nécessite d'ajuster un peu votre plan de contingence.

7. Mesurez votre seuil de risque

Mesurer votre seuil de risque consiste à découvrir quel risque est trop élevé et à consulter les parties prenantes de votre projet pour déterminer s'il vaut la peine de poursuivre le projet, que ce soit en termes de temps, d'argent ou de portée.

Voici comment le seuil de risque est généralement déterminé : considérez vos risques qui ont un score "très élevé" ou plus que quelques scores "élevés", et consultez votre équipe de direction et les parties prenantes du projet pour déterminer si le projet lui-même peut être à risque d'échec. Les risques du projet qui nécessitent une consultation supplémentaire sont les risques qui ont dépassé le seuil de risque.

Pour surveiller de près les risques lorsqu'ils soulèvent des problèmes dans votre projet, utilisez un logiciel de gestion de projet. ProjectManager dispose de tableaux de bord en temps réel qui sont intégrés à notre outil, contrairement à d'autres logiciels où vous devez les créer vous-même. Nous calculons automatiquement la santé de votre projet, en vérifiant si vous êtes à l'heure ou en retard. Obtenez une vue d'ensemble de vos dépenses, de vos progrès et plus encore. Plus vite vous identifiez le risque, plus vite vous pouvez le résoudre.

Meilleures pratiques pour maintenir votre plan de gestion des risques

Les plans de gestion des risques n'échouent que de plusieurs manières : progressivement en raison d'un budget insuffisant, via des erreurs de modélisation ou en ignorant carrément vos risques.

Votre plan de gestion des risques est un plan qui évolue constamment tout au long du cycle de vie du projet, du début à la fin. Les meilleures pratiques consistent donc à se concentrer sur la phase de surveillance du plan de gestion des risques. Continuez à évaluer et à réévaluer vos risques et leurs scores, et traitez les risques à chaque étape du projet.

Les tableaux de bord de projet et d'autres fonctionnalités de suivi des risques peuvent vous sauver la vie lorsqu'il s'agit de maintenir votre plan de gestion des risques. Regardez la vidéo ci-dessous pour voir à quel point les tableaux de bord de gestion de projet, les données en direct et les rapports de projet peuvent être importants lorsqu'il s'agit de maintenir vos projets sur la bonne voie et dans le respect du budget.

En plus de votre surveillance de routine des risques, à chaque étape, effectuez une autre série d'entretiens avec la même liste de contrôle que vous avez utilisée au début du projet, et réinterrogez les parties prenantes du projet, les membres de l'équipe de gestion des risques, les clients (le cas échéant) et les experts de l'industrie .

Enregistrez leurs réponses, ajustez votre registre des risques et votre matrice d'évaluation des risques si nécessaire, et signalez toutes les mises à jour pertinentes de votre plan de gestion des risques aux principales parties prenantes du projet. Ce processus et ce niveau de transparence vous aideront à identifier tout nouveau risque à évaluer et vous indiqueront si des risques antérieurs ont expiré.

Comment ProjectManager peut vous aider avec votre plan de gestion des risques

Ne laissez pas les risques passer inaperçus. Avec ProjectManager, accédez à des espaces de travail collaboratifs qui aident à résoudre les risques plus rapidement et plus facilement que jamais. Utilisez la planification de projet et les outils de tâches pour identifier les risques et leur attribuer des propriétaires de risques. Bénéficiez d'une visibilité totale sur les tâches attribuées à quels membres de l'équipe et observez en temps réel comment ils gèrent ces risques. Marquez-les comme terminés et archivez-les pour plus tard. Nous proposons un stockage illimité dans le cloud pour faciliter la tenue des dossiers.

Suivi et rapports

ProjectManager brille également dans la phase de surveillance. Notre tableau de bord en temps réel breveté vous donne un aperçu en direct des métriques critiques du projet comme le glissement, la charge de travail, les budgets et plus encore. De plus, obtenez des rapports automatisés qui permettent de créer des rapports en quelques frappes, de sorte que vous êtes toujours en mesure d'agir lorsque les conditions d'un risque sont remplies. Le suivi des risques n'a jamais été aussi facile.

Les risques sont inévitables, quel que soit le projet. Mais si vous disposez des bons outils pour mieux naviguer dans le processus de planification de la gestion des risques, vous pouvez mieux atténuer les erreurs. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui se met à jour en temps réel, vous donnant toutes les dernières informations sur vos risques, problèmes et changements. Démarrez un essai gratuit de 30 jours et commencez à mieux gérer vos risques.