Analyse des causes profondes : un guide rapide

Des problèmes surviennent dans presque tous les projets. Mais savoir qu'il y a un problème est une chose; trouver comment le résoudre en est une autre. Si vous ne respectez pas les délais et que la qualité de votre produit ou service en souffre, il y a un problème.

Pour résoudre le problème, vous devez utiliser des techniques qui donnent à votre équipe un espace d'ouverture et d'honnêteté afin que vous puissiez discuter des moyens de résoudre le problème. Une façon d'y parvenir est d'utiliser une analyse des causes profondes.

Qu'est-ce que l'analyse des causes profondes ?

Comme son nom l'indique, une analyse des causes profondes est une technique de résolution de problèmes qui offre aux équipes la possibilité d'identifier les problèmes à l'origine du problème.

L'analyse des causes profondes est utilisée lorsqu'il y a des problèmes avec le projet, en particulier ceux qui ont un impact négatif sur le client. Cela peut aller d'un client se plaignant de certains aspects du projet à des équipes bloquées et des livrables en retard sur le calendrier.

Bien sûr, les problèmes d'un projet ne sont pas le résultat d'une cause unique. C'est pourquoi une analyse des causes profondes est mise en place pour capturer une variété de causes à l'origine du problème que vous rencontrez.

Pourquoi une analyse des causes profondes est-elle importante ?

Les problèmes sont mauvais ! Ils gâchent le calendrier de votre projet et coûtent de l'argent, et une analyse des causes profondes aide à les résoudre. Cela devrait être une incitation suffisante pour que vous appliquiez cette méthode. Les analyses des causes profondes permettent également d'éviter que le problème ne se reproduise. Une fois que vous savez quel est le problème et comment l'arrêter, vous pouvez l'empêcher de se reproduire.

Une approche itérative

Une autre raison d'utiliser l'analyse des causes profondes est qu'il s'agit d'un outil d'amélioration continue, qui permet de maintenir la qualité de votre produit ou service. Aucun projet n'est réussi si sa qualité ne répond pas aux attentes des parties prenantes.

Documentation

Les projets sont connus pour leur documentation. Il y a des recherches, des études de faisabilité et bien plus encore. Il y a même de la documentation lors de la fermeture d'un projet. Mais souvent, la documentation des problèmes du projet et la façon dont ils ont été résolus sont négligés. L'analyse des causes profondes est un moyen de documenter le processus et de l'appliquer à de futurs projets.

L'amélioration des processus

D'autres choses que la méthode peut identifier sont des lacunes dans le processus qui peuvent être corrigées, ajoutant encore une fois des efficacités futures, mais notant également des lacunes dans la formation de l'équipe. Par conséquent, cela peut ouvrir des opportunités pour mettre votre équipe à niveau et en faire des ressources plus précieuses.

Comment effectuer une analyse des causes profondes

Lors de l'exécution d'une analyse des causes profondes, il est important de ne pas se laisser piéger par les symptômes. N'oubliez pas qu'il s'agit d'une analyse visant à découvrir les causes profondes. Ce sont les endroits où vous voulez vous concentrer et corriger les problèmes du projet.

1. Identifiez le problème : Sans avoir un problème clairement défini, il n'y a aucun moyen de revenir en arrière et de rechercher les causes dans le processus qui en a résulté. C'est l'étape la plus importante : connaître le problème et définir sa portée.
2. Travaillez en arrière : pour découvrir les causes potentielles du problème que vous avez identifié, revenez sur les étapes. Encore une fois, il y en a probablement plus d'un. Notez tous ceux qui sont pertinents. Une partie de ce processus comprend un brainstorming avec votre équipe, en utilisant la cartographie des processus et un diagramme en arête de poisson pour capturer les différentes causes menant à votre problème.
3. Déterminez quelle est la cause profonde : il existe d'autres outils qui peuvent vous aider, tels que les cinq pourquoi, auxquels nous reviendrons dans un instant, un arbre des défaillances, un arbre des causes et des événements, etc.
4. Trouver des solutions : Encore une fois, le remue-méninges avec l'équipe est utile. Ce sont eux qui connaissent le projet et son exécution et ils seront votre meilleure ressource pour trouver un moyen de résoudre le problème.
5. Implémentez la solution : rappelez-vous que ce n'est pas une chose ponctuelle, mais qu'elle doit être durable et que la solution fait en fait ce pour quoi elle a été planifiée. Cela demande de la patience et du suivi, en amenant toute personne qui va être impactée par le changement.
6. Surveiller, suivre et rendre compte de la solution : un logiciel de gestion de projet peut faciliter cette étape.

ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui collecte des données en temps réel pour vous fournir des informations plus précises afin de prendre des décisions éclairées. Surveillez les progrès et les performances à un niveau élevé avec des tableaux de bord en direct, puis utilisez des rapports filtrables en un clic à partager avec les parties prenantes pour les tenir informées.

Les 5 pourquoi de l'analyse des causes profondes

L'une des meilleures techniques lors de l'exécution d'une analyse des causes profondes s'appelle les "cinq pourquoi". Cette approche demande simplement « pourquoi ? » encore et encore. Cet exercice approfondit le problème et ses causes, plutôt que d'accepter la première réponse, et vous rapproche de la cause réelle du problème.

La meilleure façon de comprendre cette technique est à travers un exemple. Notez que, bien qu'appelés les "cinq pourquoi", il ne peut y avoir que quelques pourquoi ou des dizaines avant que vous n'atteigniez la cause première de votre problème.

Disons que vous construisez un pont, mais que les délais ne sont pas respectés.

Q : "Pourquoi la date limite n'est-elle pas respectée ?"
R : L'équipe n'a pas pu terminer sa tâche à temps.
Q : "Pourquoi l'équipe n'a-t-elle pas pu terminer sa tâche à temps ?"
A: Les matériaux ont été retardés.
Q : « Pourquoi les documents ont-ils été retardés ? »
R : Il n'y a pas eu de suivi avec les fournisseurs.
Q : « Pourquoi n'y a-t-il pas eu de suivi avec les fournisseurs ? »
R : Les équipes n'étaient pas suffisamment formées.
Q : « Pourquoi les équipes n'ont-elles pas été correctement formées ? »
R : La méthodologie hybride a des lacunes…

Cet exercice de questions-réponses a conduit à la cause profonde du problème des délais manqués. Dans ce cas, les problèmes sont nombreux, notamment le manque de formation, les mauvaises relations avec les fournisseurs, etc. La cause profonde est la méthodologie qui n'a pas correctement géré le projet.

Le diagramme en arête de poisson

L'analyse des causes profondes concerne les causes et les effets. Pour identifier et documenter les causes, il faut un diagramme ou un document quelconque. Le plus couramment utilisé dans le diagramme en arête de poisson est également appelé diagramme d'Ishikawa et diagramme en arête de poisson.

Un diagramme en arête de poisson est appelé ainsi parce qu'il ressemble à un squelette de poisson. Il y a une ligne au milieu à partir de laquelle les épines poussent du haut et du bas, chaque épine recueillant les causes du problème. Ils mènent là où se trouverait la tête de poisson, ce qui est le problème lui-même.

ProjectManager propose des dizaines de modèles de gestion de projet gratuits, y compris ce modèle d'analyse des causes profondes. Utilisez le modèle gratuit pour déclencher des sessions de brainstorming avec votre équipe et trouver une solution qui empêche vos problèmes de se reproduire.

Analyse du changement

Une autre des nombreuses techniques utilisées dans l'analyse des causes profondes est appelée analyse des changements. L'analyse du changement est utilisée pour identifier et comprendre ce qui pourrait se produire si un changement est adopté, ainsi que ce qui est nécessaire pour accomplir ce changement, comment le concevoir et aussi de nombreux risques impliqués, y compris l'impact sur les ressources, l'effort et le calendrier.

C'est un excellent moyen d'obtenir des recommandations pour ajouter votre modification avec succès. Il peut également être utilisé pour trouver les causes du problème. Bien sûr, pour que cette technique fonctionne, il doit y avoir une base de comparaison. Cela impliquera également beaucoup de ressources et les résultats ne sont pas toujours concluants. Par conséquent, de nombreux tests sont nécessaires pour étayer vos conclusions.

Principes de l'analyse des causes profondes

Comme indiqué ci-dessus, le principe général de l'analyse des causes profondes est de trouver ce qui crée un problème afin qu'il puisse être corrigé et modifier les processus qui l'ont causé. Pour que cela fonctionne, cependant, l'analyse des causes profondes doit être effectuée systématiquement.

Un autre principe de l'analyse des causes profondes est qu'il ne peut y en avoir qu'un seul. Oui, il peut y avoir des dizaines de causes qui sont rassemblées sur un diagramme en arête de poisson, mais la cause première est singulière. Cela peut signifier que vous allez devoir investir beaucoup de temps pour le trouver, mais il est toujours là. Il est important de poursuivre votre enquête jusqu'à ce que vous trouviez le coupable.

Pour que votre enquête fonctionne, vous devez établir une chronologie des événements. Cela vous permet de comprendre la relation entre les différentes causes et d'atteindre la cause racine. En faisant cela, vous ne résolvez pas simplement un problème, mais vous changez une culture d'entreprise de réactionnaire à proactive. Ce style de résolution de problèmes réduira les problèmes que vous avez à répondre aux heures supplémentaires.

Comment ProjectManager aide à l'analyse

Atteindre la cause première d'un problème crée une plus grande efficacité, ce qui aide à garder votre projet sur la bonne voie. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui vous aide à trouver les problèmes et vous donne des outils pour résoudre les problèmes et travailler plus efficacement.

Saisir les problèmes avant qu'ils ne deviennent des problèmes est le meilleur moyen d'assurer le bon déroulement de votre projet. Étant donné que ProjectManager est un outil basé sur le cloud, vous obtenez des données en direct qui éclairent une meilleure prise de décision. Cela vous permet également de détecter plus rapidement les écarts et d'agir plus tôt, pour éviter de retarder le projet ou de dépasser le budget.

Obtenez une vue d'ensemble de vos progrès et de vos performances grâce à notre tableau de bord en temps réel. Il est déjà configuré pour vous, contrairement à d'autres applications, et calcule automatiquement la variance du projet, la charge de travail, le temps, les tâches et plus encore, qui sont affichés dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. C'est comme avoir un rapport d'état instantané sans avoir à faire quoi que ce soit.

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