Ordre de grandeur approximatif (ROM) : comprendre les estimations de ROM

Personne n'a besoin de vous dire que les projets coûtent de l'argent. Mais combien ils coûteront est une question ouverte. Plus vous vous rapprochez d'une prévision précise des coûts du projet, plus vous avez de chances de réaliser un projet réussi. L'ordre de grandeur approximatif (ROM) peut vous aider à mieux estimer les coûts du projet.

Mais qu'est-ce que la ROM et comment pouvez-vous calculer les estimations de ROM ? Nous expliquerons le processus, définirons le terme et détaillerons les étapes pour faire une estimation approximative de l'ordre de grandeur. C'est un excellent outil pour déterminer les coûts de votre projet car, même s'il n'est pas précis à 100 %, il est statistiquement ciblé et meilleur que de baser le budget sur votre instinct.

Qu'est-ce qu'un ordre de grandeur approximatif (ROM) ?

Comme indiqué, l'ordre de grandeur approximatif est une technique d'estimation des coûts d'un projet. C'est courant dans de nombreux types de projets, de l'élaboration de stratégies aux projets de mise en œuvre. Vous le trouverez également utilisé dans des projets informatiques et des projets de construction.

Un ordre de grandeur approximatif est appliqué lors de la préparation d'un projet, comme la phase de lancement lors de la création de l'analyse de rentabilisation du projet. Il est essentiel de déterminer les ressources financières nécessaires et décrites dans la charte du projet.

Naturellement, les parties prenantes et les décideurs veulent avoir une image précise de leur investissement avant d'aller de l'avant avec un projet. Un ordre de grandeur approximatif leur donne au moins une estimation approximative du montant que le projet va dépenser et de ce qu'il peut potentiellement rapporter.

Mais quelle est la précision d'une estimation de ROM ? Selon le Project Management Book of Knowledge (PMBOK) du Project Management Institute, les estimations de ROM sont précises de -25% à +75%, bien que d'autres disent que sa plage est de +/-50%. Vous pouvez utiliser les deux plages pour trouver une prévision de coût plus conservatrice.

Quelle que soit l'estimation que vous obtenez après avoir fait un ordre de grandeur approximatif, vous devrez suivre ces coûts au fur et à mesure qu'ils s'accumulent pour respecter votre budget. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous aide à planifier votre budget, à planifier vos ressources et à les suivre en temps réel. Planifiez vos coûts sur notre diagramme de Gantt interactif, puis définissez une référence pour capturer votre budget prévu afin de le comparer à votre budget réel. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Qu'est-ce qu'une estimation de ROM ?

Une estimation approximative d'un ordre de grandeur est un calcul qui nécessite une formule. Cette formule est double pour capturer une limite supérieure et une plage de limite inférieure. Les formules sont ci-dessous.

Limite supérieure = Estimation ROM x (1 + 75 %) = Estimation ROM x 1,75
Limite inférieure = Estimation ROM x (1 – 25 %) = Estimation ROM x 0,75

Bien que les équations soient assez simples, il peut être difficile de déterminer l'estimation de la ROM ou la plage. Vous pouvez le faire avec des techniques d'estimation établies, dont nous parlerons un peu plus loin dans le blog.

Cependant, un ordre de grandeur approximatif est généralement effectué dans les premières phases d'un projet, lorsqu'une grande partie des données dont vous avez besoin pour les techniques d'estimation peuvent ne pas être disponibles. Par conséquent, l'estimation du ROM est basée sur un jugement d'expert de haut niveau et peut également être effectuée avec une estimation en trois points (définie ci-dessous).

Comment faire une estimation de ROM

À ce stade, vous penserez probablement que l'estimation de la ROM n'est pas aussi précise que vous le pensiez au départ. La vérité est que la technique est moins une certitude mathématique qu'une forme d'art. La formule ci-dessus est facile à suivre, mais il faut une touche d'artiste pour définir sa précision. Cela est particulièrement vrai lors de la détermination de l'estimation de la ROM.

Bien qu'il existe un moyen de faire une estimation de ROM, cela nécessite de l'expérience, des connaissances et de la finesse pour tirer le meilleur parti de la technique. En fait, il existe différentes façons de faire une estimation de ROM selon le projet et les techniques que vous utilisez, bien que l'estimation analogue ait tendance à être préférée.

Un bon point de départ consiste à intégrer un certain nombre de facteurs, même à deviner. Vous pouvez utiliser votre instinct pour déterminer une gamme de ressources nécessaires au projet. Non pas que vous tirerez ce chiffre de nulle part, mais vous utiliserez plutôt les données que vous avez établies pour le projet pour faire une estimation basée sur cela et sur votre expérience.

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Lorsque vous travaillez sur votre estimation de ROM, demandez l'avis d'experts. Recherchez ceux qui gèrent des projets similaires ou les cadres de l'organisation qui pourraient avoir une perspective unique sur les coûts. Ils peuvent vous aider à traiter les données de projet dont vous disposez et ajouter des informations précieuses.

L'objectif d'une ROM n'est qu'une estimation approximative, avec un écart d'environ -25% à +75%, mais est assez précis. Ne choisissez pas l'estimation qui convient le mieux à votre projet car elle invalide le travail que vous avez mis dans l'estimation de la ROM. Pour éviter les biais, appuyez-vous sur la recherche et les données réelles pour vous guider.

N'oubliez pas que l'estimation de la ROM n'est qu'un point de départ. Il fournit une base sur laquelle vous pouvez construire une prévision de coût précise. Une gamme est toujours une bonne fenêtre à travers laquelle regarder le paysage des coûts pour le projet. Vous ne pouvez construire votre estimation qu'à partir de données existantes, même s'il manque des informations, c'est un début.

Techniques pour estimer la ROM

Nous vous avons donné des directives générales, mais nous avons laissé de côté les détails. Lorsque vous essayez de déterminer quelle est l'estimation de la ROM, vous pouvez appliquer plusieurs techniques. Comme mentionné, l'analogue a tendance à être le plus populaire, bien que paramétrique et quelques autres soient également utilisés.

Vous pouvez utiliser une ou plusieurs techniques d'estimation pour vous aider à établir l'estimation de la ROM. Le chef de projet est généralement celui qui fait une estimation de ROM, mais il doit demander conseil à des experts et à des responsables techniques en fonction du type de projet.

Estimation paramétrique

L'estimation paramétrique utilise des taux unitaires de projets antérieurs similaires à celui que vous lancez. Cela permet de déterminer quels seront les coûts d'un nouveau projet. Il s'agit d'une technique d'estimation des plus utiles lorsque vous avez beaucoup de données provenant d'anciens projets et que le nouveau projet a une portée très similaire. Vous pouvez alors utiliser la même formule pour le nouveau projet que pour les anciens.

Estimation analogue

Une estimation analogue utilise des données de projets similaires du passé mais d'une manière plus générale. Cette technique est la meilleure lorsqu'il s'agit d'examiner la durée et de prévoir les coûts d'un nouveau projet similaire à des projets plus anciens. C'est aussi une technique qui est utilisée lorsqu'il y a moins de données sur le nouveau projet. Les comparaisons incluent la portée, les coûts, la durée et plus encore, bien que la plupart des estimations analogues soient utilisées uniquement pour la durée et les coûts. Cependant, les projets changent et souvent le projet passé n'est pas une prévision aussi claire pour le nouveau.

Estimation en trois points

L'estimation à trois points a trois cotes pour l'estimation : optimiste, réaliste et pessimiste. Cette approche à trois volets permet de tenir compte de l'incertitude dans l'estimation des projets. Pour calculer l'estimation en trois points, définissez d'abord les termes : optimiste ne suppose aucun risque, pessimiste suppose le risque et est très probablement une occurrence plus réaliste du risque. Ensuite, vous calculez la moyenne : E = (O + M + P) /3. Une autre équation est utilisée dans PERT, qui signifie technique d'évaluation et d'examen de programme. Il prend une moyenne pondérée des trois valeurs : E = (O + 4M + P) /6. Le seul problème est que vos données doivent être exactes.

Estimation ascendante

Une autre façon de mesurer le coût et la durée d'un projet est l'estimation ascendante, qui agrège les composants du niveau inférieur de votre structure de répartition du travail (WBS). Mais l'utilisation du niveau le plus infime du projet peut fournir une prévision plus précise en montrant aux chefs de projet les éléments disponibles du projet avant de démarrer le projet. Parce qu'il examine tout ce qui concerne les besoins du projet, il s'agit généralement de la mesure la plus précise des coûts du projet.

Estimation ROM vs estimation définitive

Une estimation ROM n'est pas la même chose qu'une estimation définitive, bien que les deux puissent être appliquées au processus d'estimation. Une estimation de ROM est effectuée au début d'un projet et présente un écart de -25 % à +75 %. Comme son nom l'indique, il s'agit d'une estimation approximative des coûts du projet.

Une estimation définitive est plus précise que le titre l'indique. Son écart de précision est de -5 % à -10 %. Une autre différence est que, contrairement à l'ordre de grandeur approximatif, l'estimation définitive nécessite que vous utilisiez une approche d'estimation ascendante. Cette prévision est faite pendant la phase de planification d'un projet et parce qu'elle est si détaillée, elle prend beaucoup de temps.

Exemple d'ordre de grandeur approximatif

Nous avons beaucoup parlé de ROM dans l'abstrait, mais il peut être utile de regarder un exemple pratique. Notre exemple d'ordre de grandeur approximatif est la création d'une application. Tout d'abord, vous examinez les applications précédentes avec des fonctionnalités similaires sur lesquelles vous avez travaillé pour vous aider à déterminer un délai.

Ensuite, examinez vos dépenses, telles que les équipes que vous devrez employer pour exécuter la conception, l'ingénierie et le marketing de la nouvelle application, tout logiciel dont ils auront besoin pour faire leur travail, etc. Cela vous donnera l'estimation de la ROM.

Ensuite, vous brancherez vos données pour obtenir une fourchette du niveau d'effort. Cette gamme ira de petit, disons 20 heures sur deux semaines à un coût de 1 000 $ à élevé, qui pourrait être d'environ 200 heures sur deux mois, coûtant 10 000 $.

L'utilisation d'un ordre de grandeur approximatif pour calculer cette fourchette vous aide à mieux définir le nombre de coûts liés au projet, le nombre de personnes dont vous pourriez avoir besoin et la durée. Vous pouvez réduire davantage cette fenêtre en recherchant des conseils d'experts, des données historiques et d'autres techniques d'estimation.

ProjectManager aide avec les estimations de ROM

Être capable d'estimer avec précision est la première étape. Une estimation approximative de l'ordre de grandeur vous aide à mieux planifier, mais une fois ce plan exécuté, vous devez respecter votre budget. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous aide à surveiller les coûts en temps réel. Les fonctionnalités de gestion des risques vous permettent d'identifier et de suivre les problèmes pouvant entraîner des dépenses excessives. Les outils collaboratifs signifient que tout le monde travaille à partir des données les plus récentes. Mais ce n'est que le début.

Suivez les coûts avec des tableaux de bord en temps réel

Les chefs de projet ont besoin d'une vue d'ensemble de leur projet quand ils le souhaitent. Notre tableau de bord en temps réel ne nécessite aucune configuration, comme chez d'autres concurrents légers, et capture et calcule automatiquement six métriques de projet, y compris les coûts. Ceux-ci sont affichés dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. Pour plus de détails, utilisez nos outils de reporting personnalisés, qui peuvent être facilement partagés avec les parties prenantes pour les tenir à jour.

Surveillez la charge de travail de votre équipe

Il est facile de dépasser votre budget si vous ne gérez pas vos ressources. Nos fonctionnalités de gestion des ressources vous aident à voir la disponibilité de votre équipe, y compris les congés payés et les jours fériés mondiaux, ce qui facilite les affectations. Mais si vous surchargez un membre de l'équipe, vous ne gérez pas correctement vos ressources. Vous risquez de vous épuiser, ce qui coûte cher. Notre tableau de charge de travail affiche un code couleur afin que vous puissiez voir rapidement qui a trop de devoirs et qui en a trop peu. Équilibrez ensuite leur charge de travail directement à partir du tableau, augmentez la productivité et maintenez les coûts en ligne.

Pouvoir estimer avec précision vos coûts avec des techniques telles que le ROM sont des outils essentiels pour mettre en place votre projet avec succès. ProjectManager est un logiciel qui vous aide à livrer ce projet à temps et dans les limites des coûts que vous avez estimés. Vous ne pouvez pas respecter votre budget si vous ne pouvez pas voir les données en temps réel, c'est pourquoi notre outil est préféré par les professionnels de la gestion de projet du monde entier.

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