Comment organiser une table ronde en ligne réussie

Notre accès à la technologie nous permet d'utiliser notre créativité pour produire des expériences live de plus en plus diversifiées et qualifiées.

Imaginez, par exemple, la tenue d'événements d'entreprise qui nécessitent traditionnellement que l'entreprise dispose de suffisamment d'espace pour accueillir les participants. À l'ère du numérique, ce n'est plus un problème.

Si vous souhaitez faire une table ronde, soit pour aborder des problématiques internes à l'entreprise, soit pour proposer un contenu de valeur au buyer persona, vous pouvez recourir aux visioconférences pour connecter un plus grand nombre d'intervenants. Il est même possible d'inviter des personnes en tant qu'observateurs.

Pour que l'événement soit un succès, il est cependant essentiel de savoir mener la table ronde de la meilleure façon possible, en s'assurant de la participation du public et de la réalisation de plusieurs bénéfices.

Vous voulez en savoir plus ? Dans cet article, vous apprendrez :

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Qu'est-ce qu'une table ronde ?

Une table ronde n'est rien d'autre qu'un événement avec la proposition de favoriser une discussion entre les participants , qui peuvent être des membres de l'entreprise ou simplement des personnes invitées par les organisateurs.

Il est très courant d'avoir des participants représentant différentes industries. Par conséquent, l' événement prend la forme d'une réunion d'experts , avec l'avantage que les participants assistent volontairement, ce qui augmente la production d'idées passionnantes.

L'idée est de donner un espace à toutes les personnes impliquées pour qu'elles aient l'opportunité de contribuer au débat. Bien que ce soit excellent pour promouvoir une expérience diversifiée et qualifiée, il faut faire attention à ne pas transformer la discussion en désordre.

C'est pourquoi les tables rondes, en plus d'avoir un nombre limité de participants, devraient avoir un médiateur fort. Ce n'est pas un problème puisque les principaux outils destinés aux réunions à distance proposent des ressources de modération.

Jusqu'à présent, nous avons décrit les tables rondes comme de grandes séances de remue-méninges. De cette façon, ils produisent des avantages pour les participants, sans aucun doute. Cependant, son utilisation commerciale est également très courante.

À de nombreuses reprises, un sponsor prend en charge tous les investissements nécessaires à l'événement, généralement en échange de l'exposition de sa marque.

Comme une réunion d'experts est quelque chose d'attrayant pour le public, il est également possible de transformer la table ronde en contenu de marketing numérique, en le mettant à la disposition du public.

Quels sont les avantages d'organiser une table ronde ?

Comme vous l'avez vu, les tables rondes sont d'excellents espaces pour des discussions approfondies. La façon dont cet avantage peut profiter à votre entreprise dépend directement de vos objectifs.

Imaginez une situation où l'entreprise se rend compte qu'elle doit résoudre un problème, mais la direction n'est pas sûre de la solution.

Les managers invitent des experts de différents secteurs pour une table ronde, clarifiant la discussion proposée.

En conséquence, la direction de l'entreprise se retrouvera au milieu d'une grande variété d'idées, qui peuvent être directement appliquées pour optimiser les opérations de la marque.

En même temps, les participants ont l'occasion unique d'apprendre de leurs pairs, même s'ils viennent juste de les rencontrer. Cet échange d'idées est l'une des formes d'apprentissage les plus efficaces dans l'environnement de l'entreprise.

Cela est encore plus évident lorsque l'on considère la réalité des entreprises internationales, qui ont des membres dans différents endroits.

Grâce à l'utilisation de plateformes spécialisées, il est facile de réunir tous les participants concernés dans la même réunion. Ainsi, contrairement aux réunions traditionnelles, il n'y a pas de limites quant aux professionnels qui peuvent participer.

Les tables rondes brisent les hiérarchies

L'une des plus anciennes références aux tables rondes vient des Contes du Roi Arthur, l'une des histoires les plus célèbres de la société occidentale.

Selon la légende, Arthur réunissait ses conseillers autour d'une table ronde, justement pour illustrer l'idée que, là-bas, tout le monde était égal. En d'autres termes, une table ronde n'a pas de hiérarchie puisque toutes les opinions des participants ont le même poids.

Bien que la référence soit une histoire mythique, le concept s'applique parfaitement aux tables rondes qui portent sur cet article.

Sans leaders spécifiés, les participants se sentent beaucoup plus motivés pour offrir leurs opinions, ce qui enrichit le débat à un niveau incommensurable.

Les tables rondes peuvent être utilisées pour améliorer l'autorité d'une marque

Vous vous souvenez quand nous évoquions la possibilité de trouver des sponsors pour vos tables rondes ?

Dans ces situations, il est courant que l'événement soit ouvert à un public plus large, ce qui ne signifie pas qu'il doit être accessible à tous.

Imaginez, par exemple, que votre agence fasse la promotion d'une table ronde avec de grands experts du marketing numérique. Pour accroître la notoriété, vous invitez un groupe restreint de personnes qui peuvent être vos clients VIP, vos partenaires stratégiques et d'autres membres de l'industrie.

Cet événement peut facilement être utilisé dans le cadre d'une stratégie de marque. Lier la qualité du débat à l'image de marque et contribuer à la montée en puissance de votre marché.

Quelles erreurs devriez-vous éviter lors de l'exécution d'une table ronde ?

Avant de commencer à parler des astuces pour animer vos tables rondes, il est essentiel de mentionner quelques erreurs à éviter. L'un des plus courants est le manque d'attention à la gestion du temps.

Vous devez planifier la discussion de manière à ce qu'elle ne dépasse pas le temps imparti ni ne se termine à l'avance. Si un débat s'éteint après que quelqu'un a répondu à une question, le modérateur doit intervenir pour rafraîchir l'ambiance et faire avancer l'événement.

Un autre problème courant est le manque de clarté dans les sujets abordés. Même si vous réunissez les meilleurs orateurs, ils peuvent avoir de mauvaises performances s'ils ne comprennent pas quel type de commentaires ils doivent fournir.

Il est donc essentiel d'avoir un médiateur fort et surtout de savoir communiquer avec les participants.

Une autre situation qui peut nuire au succès de la table ronde est la concentration de la parole chez un ou deux individus. Sans la participation de tous, il est impossible d'atteindre les résultats souhaités.

Lorsque ces rencontres se déroulent en visioconférence, il n'est pas rare de constater que certains participants se sentent plus intimidés.

Il est essentiel d'identifier ces situations et de mener les interventions nécessaires pour ajuster la table ronde et améliorer sa qualité.

Comment mener à bien votre table ronde ?

Maintenant, allons droit au but : quelles pratiques et techniques pouvez-vous utiliser pour animer vos tables rondes ?

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Définissez vos objectifs

C'est toujours la première étape. Définir vos objectifs vous permet de créer une base pour le reste du processus. Après tout, en fonction de ce que vous souhaitez réaliser avec la table ronde, vous déciderez lesquels inviter, quels sujets aborder et bien plus encore.

Il est essentiel d'impliquer toutes les équipes impliquées dans le processus de planification, de production et d'évaluation de la table ronde. Ce n'est qu'en comprenant les objectifs que ces personnes pourront agir de manière appropriée pour s'assurer qu'ils sont atteints.

Plusieurs sujets peuvent être abordés. C'est à vous de choisir celui qui intéresse vos clients potentiels et qui, en même temps, se rapporte aux activités de votre entreprise.

Sélectionnez soigneusement votre liste de participants

Une fois les objectifs et les sujets définis, il est temps de conclure la liste des participants. Tout d'abord, vous devez établir le nombre de participants que vous voulez à l'événement.

Dans les tables rondes, il est courant que ce nombre se situe entre 6 et 10 personnes. Cependant, si vous pensez qu'il est possible d'étendre cette limite, rien ne vous en empêche.

Une fois que vous avez sélectionné les participants, assurez-vous de recueillir des informations pertinentes sur chacun d'eux.

Leurs emplois, leurs domaines d'expertise et leur expérience de travail ont une influence directe sur la façon dont ils peuvent contribuer à la conversation, il est donc important de les connaître.

Connaître leurs caractéristiques facilite également la communication avec eux. Après tout, vous devez aborder les points dont vous vous attendez à ce qu'ils discutent. Le modérateur est un allié important dans cette mission.

Sélectionnez un modérateur fort

Vous pouvez oublier tous les avantages de la table ronde si elle est menée de manière inefficace, avec de nombreuses personnes parlant en même temps ou fuyant les sujets principaux.

Il est essentiel de s'assurer que tous les participants disposent des mêmes plages horaires pour s'exprimer. Éviter les longs silences est également essentiel pour maintenir la discussion vivante.

Le modérateur doit être capable de faire face à toutes ces situations. S'il estime que la discussion est sur une voie sans issue, il doit encourager les participants à trouver des solutions plus créatives.

Les mods sont également chargés de motiver les participants moins confiants à participer et de calmer les orateurs qui s'emballent.

Une bonne pratique consiste à fournir au modérateur un guide contenant des questions d'introduction et les principaux points de discussion. Cependant, le médiateur ne doit pas être considéré comme un participant. Leur rôle est seulement de modérer, pas d'exposer leurs opinions.

Gardez les participants engagés

Il n'y a pas de table ronde s'il n'y a pas de personnes engagées. Si le but de la table ronde est l'échange d'idées, vous devez vous assurer que les participants sont impliqués dans la conversation.

Une possibilité est de créer un environnement interactif . Par exemple, ajoutez une session de questions-réponses dans laquelle le public envoie des questions aux participants de la table ronde et y répond en direct. Les gens aiment être entendus et attendre leurs réponses les gardera attentifs et engagés.

Une autre astuce consiste à utiliser des aides visuelles . La recherche indique que les humains retiennent 6,5 fois plus d'informations lorsqu'ils sont exposés à une combinaison d'éléments visuels et oraux, par rapport aux éléments oraux seuls. Utilisez donc des tableaux, des graphiques, de courtes vidéos et des images pour retenir l'attention du public.

C'est aussi une bonne idée de prévoir de courtes pauses pendant les sessions plus longues pour donner aux participants une chance de se rafraîchir et de se ressourcer. De plus, envisagez d'incorporer des activités énergisantes comme de brefs exercices brise-glace ou des exercices d'étirement pour maintenir les niveaux d'énergie et la concentration.

Enfin, rappelez-vous que rien de tout cela ne fonctionnera si vous ne fournissez pas de contenu pertinent . Un bon conseil est de réutiliser le contenu, ce qui signifie réutiliser les matériaux dans un nouveau format. Par exemple, un article performant peut devenir un sujet de table ronde.

Transcrire la conversation

En parlant de réutilisation, en plus de diffuser la table ronde et de l'offrir comme une expérience en direct à vos utilisateurs, vous pouvez l'utiliser pour produire d'autres supports. Les livres électroniques et les articles de blog sont les exemples les plus courants.

Bien sûr, pour cela, vous devez confier à un membre du personnel la seule mission de retranscrire l'intégralité de la conversation.

Une fois que votre transcription est prête, l'étape suivante consiste à la convertir de manière transparente dans un format différent. WriterAccess est une plate-forme qui peut vous mettre en contact avec des rédacteurs de premier ordre capables de gérer la tâche avec finesse et précision.

Investissez dans la plateforme et les outils appropriés

Enfin, il est vital de travailler avec la plateforme et les outils les plus appropriés. Différentes options sur le marché offrent des ressources pour faciliter l'ensemble du processus, de la promotion à l'événement.

Comme nous parlons de réunions à distance, il est essentiel de vérifier que la plateforme dispose des fonctionnalités nécessaires pour prendre en charge votre table ronde. Zoom et GoToMeeting sont de bons exemples de plateformes qui peuvent être utilisées pour des événements plus petits.

Certaines options offrent des fonctionnalités plus avancées, telles que Hubilo, notamment la personnalisation de l'apparence de l'événement pour représenter votre marque. Alors, avant de choisir votre plateforme, vérifiez ce qu'elle propose.

Les tableaux blancs pour le brainstorming collaboratif, comme Stormboard, et les outils de vote comme Poll Everywhere peuvent impliquer le public.

N'oubliez pas que le choix des outils dépendra des besoins spécifiques et des objectifs de la table ronde.

Derniers mots

Mener une table ronde est un moyen de favoriser des échanges approfondis, impliquant des professionnels et des experts. En conséquence, vous pouvez générer des informations précieuses et encourager tous les participants à participer.

Définissez vos objectifs, vos participants et vos modérateurs, et commencez à planifier votre prochain événement réussi.

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