Idées de réunions de vente pour garder votre équipe motivée et concentrée

Les entreprises du monde entier partagent un problème commun : les réunions . Ils en ont trop, ils durent trop longtemps ou ils incluent des personnes qui n'ont pas vraiment besoin d'être là - ou, dans de nombreux cas, une combinaison des trois.

Quelle que soit la raison, le fait demeure que trop d'entreprises organisent encore des réunions qui ne sont pas aussi productives ou utiles qu'elles pourraient l'être.

Selon les statistiques rapportées par Erik Devaney de Drift, l'employé moyen perd 31 heures par mois en réunions improductives, tandis que le coût estimé des réunions inutiles pour les entreprises américaines s'élève à 37 milliards de dollars.

En effet, le directeur de HubSpot, Dan Tire, déteste les réunions. Dans une conversation récente, il m'a dit : « Les réunions sont une gueule de bois des années 1980. Ils étaient nuls à l'époque, et ils sont encore pires maintenant.

C'est difficile d'argumenter.

Selon les statistiques rapportées par Erik Devaney de Drift, l'employé moyen perd 31 heures par mois en réunions improductives, tandis que le coût estimé des réunions inutiles pour les entreprises américaines s'élève à 37 milliards de dollars.

Bien sûr, cela ne signifie pas que nous ne devrions pas avoir de réunions - cela signifie simplement que nous devons repenser la façon dont nous les organisons. Nous devons proposer des idées de réunions de vente qui maximisent notre temps et nos efforts.

Bien que le problème concerne tous les secteurs et départements, les équipes de vente doivent être particulièrement conscientes du temps perdu en réunion, car le temps passé en réunion est du temps qu'elles ne vendent pas , ce qui signifie une perte de revenus.

Règles pour tenir une réunion de vente productive

Avant d'aborder les idées de réunion de vente pour garder votre équipe de vente motivée et concentrée, assurons-nous d'abord que vous avez les bases. Voici quelques règles générales pour tenir des réunions productives (ventes ou autres) :

Fixez-vous un objectif unique

Chaque réunion doit tourner autour de la réalisation d'un objectif spécifique. Les réunions axées sur plus d'un objectif ont tendance à perdre le focus, donc s'il y a plusieurs objectifs à l'ordre du jour, réfléchissez sérieusement si vous pouvez laisser des objectifs moins pressants pour une autre fois.

Vous ne pouvez pas penser à un objectif?

Alors vous ne devriez probablement pas avoir la réunion.

Affecter un chef

Toutes les réunions doivent avoir une personne responsable chargée de s'assurer que les choses restent sur la bonne voie.

Désignez cette personne à l'avance – cela lui laissera le temps de réfléchir à son rôle dans la réunion au fur et à mesure qu'elle la planifie.

Gardez les réunions aussi courtes que possible (et respectez votre horaire)

Les réunions sont généralement programmées sur des créneaux d'une demi-heure ou d'une heure. J'imagine qu'une grande raison à cela est que, même si vous pouvez l'écraser, 30 minutes est le paramètre par défaut dans Google Agenda.

Alors que certaines réunions peuvent nécessiter une demi-heure ou plus, beaucoup ne le font pas.

Une réunion purement motivationnelle peut ne nécessiter que 10 minutes, tandis qu'une réunion de brainstorming peut prendre une heure entière.

Soyez réaliste quant au temps dont vous avez besoin et ne tombez pas dans le piège classique de planifier des réunions par blocs d'une demi-heure ou d'une heure, simplement parce que Google est configuré de cette façon, et c'est ce à quoi vous êtes habitué.

En fait, Gary Vaynerchuk préconise de programmer les réunions dans des plages horaires très courtes et très précises — aussi peu que 7 voire 5 minutes — et pourquoi pas ? Savoir qu'il reste moins de 10 minutes pour atteindre un objectif et que le temps presse est un excellent facteur de motivation. Cela évitera également une perte de temps classique - faire glisser les réunions pour remplir toute la demi-heure ou l'heure simplement parce que votre calendrier indique que vous devriez être là aussi longtemps.

Selon Dan, toutes ses réunions de vente sont limitées dans le temps à 25 minutes. "La dernière chose que vous voulez, c'est que quelqu'un parle de choses ridicules dont personne ne se soucie", a-t-il déclaré.

Pourquoi 25 min ? « C'est ainsi que nous vivons aujourd'hui. Nous sommes tous occupés. Et votre équipe de vente vous en remerciera, car cela leur donne cinq minutes supplémentaires pour consulter leurs e-mails. Si vous n'avez pas 25 minutes de travail à faire, Dan suggère soit d'annuler la réunion, soit de la remplacer par une réunion de dix minutes.

Ordre du jour de la réunion de vente

Pour s'assurer que les réunions de vente sont aussi productives que possible et ne font perdre un temps précieux à personne, il faut créer un programme de réunion de vente optimal.

Non seulement vous avez besoin que vos réunions de vente soient éducatives et motivantes, mais vous voulez également que vos commerciaux attendent avec impatience les réunions et aient plaisir à y participer.

C'est une occasion rare dans la semaine de travail de se réunir pour créer des liens d'équipe – et, selon Dan, un peu de plaisir.

Ne sous-estimez donc pas l'importance d'élaborer un ordre du jour de réunion parfait et continuez à le perfectionner par essais et erreurs au fil des ans.

Vos segments les plus réussis seront les parties de la réunion que vos commerciaux attendent régulièrement avec impatience, qui les feront parler.

Comment pouvez-vous y parvenir ?

Dan pense que tout ce que vous essayez d'intégrer à votre réunion doit avoir un impact. Autrement dit, coupez les peluches.

Dans notre chat, il a partagé sa propre structure de réunion de vente : une structure qui ne laisse aucune place aux blablas.

Accueil et présentations

La section de bienvenue et de présentation n'a pas besoin d'être longue – en fait, elle ne devrait pas l'être – mais elle devrait donner le ton à la réunion et s'assurer que tout le monde se sente à l'aise.

S'il y a quelqu'un de nouveau dans les réunions, Dan leur pose trois questions brise-glace. Les deux premiers : Qui es-tu ? Depuis combien de temps êtes-vous chez HubSpot ? La troisième question est quelque chose d'un peu bizarre, comme "Quel est ton fromage préféré?" ou "Où était le dernier endroit où vous êtes allé?"

Bilan de la semaine dernière

Dan dit : "C'est à ce moment que l'équipe se demande : 'Y a-t-il des tchads suspendus de la semaine dernière ?'"

Si tel est le cas, déterminez lequel d'entre eux devrait être reconduit cette semaine - assurer la continuité est essentiel pour s'assurer que tous les points sont traités et que rien ne passe entre les mailles du filet.

Pipeline

L'une des parties les plus percutantes des réunions, la section Pipeline consiste à s'assurer que l'équipe est sur la bonne voie pour atteindre son objectif.

Dan dit: "Nous gagnons en équipe, nous perdons en équipe." Il ne s'agit pas de faire honte à qui que ce soit. Et si les chiffres ne sont pas bons, il encourage le personnel à « ne pas s'en inquiéter » et à se rappeler que toutes les organisations ont de bons et de mauvais mois.

Pas plus de trois choses à noter

Cette section de la réunion consiste à informer l'équipe - mais jamais avec plus de trois points. S'il y a plus de trois choses à aborder, dit Dan, elles ne peuvent pas toutes être aussi importantes et peuvent être reportées à la prochaine réunion.

Apprenez une nouvelle compétence en sept minutes

Ensuite, Dan inclut une partie éducative dans la réunion, où il peut aider à améliorer les compétences de son équipe. Selon Dan, sept minutes suffisent pour apprendre une nouvelle compétence.

FAQ

Dan avertit les organisateurs de réunions de ne pas laisser la section FAQ dépasser leur limite de temps.

"Je suis assez inconditionnel de mes 25 minutes", dit-il. "Si c'est une bonne question et opportune, je dirai 'D'accord, nous allons prendre deux minutes pour y répondre maintenant.' Ou je dirai 'C'est une excellente question, laissez-moi enregistrer une vidéo et l'envoyer à l'équipe.' Ou je dirai 'Est-ce que ça dérange les autres ? Est-ce un gros problème pour tout le monde ? Si c'est le cas, je prendrai les cinq minutes supplémentaires.

Si la question est importante mais pas opportune, Dan recommande de la reporter à la prochaine réunion si le temps presse.

Fin de motivation

C'est le moment de renforcer votre équipe pour écraser leurs cibles.

« Allons-y, finissons fort », dit Dan. Il s'agit de stimuler la motivation de l'équipe, et cela doit être très énergique.

Il explique : « C'est comme une équipe de foot : tu rentres et tu fais BOUM !

Concentrez-vous sur le positif

Gardez les griefs pour les réunions individuelles - les réunions de groupe ne devraient mentionner que les réalisations et ce qui s'est bien passé.

Il y a rarement des avantages à discuter publiquement des erreurs. C'est gênant pour la personne (ou les personnes) impliquée(s), et démotivant pour le reste de l'équipe. Cela dépeint également les dirigeants concernés sous un mauvais jour et est susceptible d'avoir un impact (négatif) sur les sentiments de leurs subordonnés à leur égard.

Considérez vos travailleurs à distance

Les entreprises avec des travailleurs à distance - qu'il s'agisse d'un ou deux ou d'une équipe entière - ont une toute autre paire de manches à faire frire.

Il est beaucoup plus facile pour les travailleurs à distance d'être distraits et de s'éloigner d'une réunion que pour les travailleurs physiquement présents de faire de même. Il est également plus difficile, voire impossible, de mettre en œuvre certains des concepts inclus ci-dessous.

Cela signifie que vous devez redoubler de prudence lorsque vous organisez des réunions qui incluent des travailleurs à distance. D'autant plus si votre réunion comprend à la fois des travailleurs sur site et à distance (car il est beaucoup trop facile pour les travailleurs à distance de se sentir exclus et de se désengager).

Si cela s'applique à vous, voici quelques points à garder à l'esprit :

• Il est toujours important de garder les réunions aussi courtes que possible. C'est encore plus important lorsque des travailleurs à distance sont impliqués.
• Assurez-vous que chacun ait la chance d'avoir son mot à dire.
• Traitez les télétravailleurs comme s'ils étaient dans la pièce.
• Assurez-vous que tous les participants parlent fort, clairement et à tout le monde, qu'ils soient dans la salle ou non.
• Investissez dans du matériel de qualité. Si vous vous trompez un peu, vos télétravailleurs pourraient tout aussi bien ne pas être présents à la réunion.

Idées de réunions de vente pour garder votre équipe motivée et concentrée

Une fois que vous avez maîtrisé les bases d'une réunion productive, vous devez être prêt à diversifier le contenu de vos réunions et à explorer de nouvelles façons de garder votre équipe de vente motivée et concentrée tout au long de celles-ci.

Gardez simplement à l'esprit que le contenu de toute réunion - commerciale ou autre - variera en fonction des participants et de leur hiérarchie. Une réunion entre un PDG et un CMO serait, par exemple, très différente d'une réunion entre un CMO et son équipe de cadres. La structure changerait probablement à nouveau si la réunion était composée d'un CMO ou d'un responsable des ventes et d'un groupe de nouveaux employés.

Amuse-toi

Lorsqu'il s'agit des meilleures idées de réunions de vente, s'assurer qu'elles sont amusantes et agréables est la clé de l'engagement des employés.

Dan rapporte : « Si ces gars ou ces femmes ne quittent pas la réunion de vente complètement gonflés à bloc, pensant que vous êtes assez drôle, alors ce n'était pas une bonne réunion. Et si vous n'êtes pas drôle, trouvez quelqu'un qui peut être drôle. Vous devez avoir un impact, vous devez ajouter de la valeur, vous devez vous assurer que tout est prêt. Et si vous faites cela, vous aurez beaucoup de succès.

Pour ce faire, Dan aborde ses réunions comme il le ferait avec un stand-up. Il les « thématise » même.

« Avez-vous déjà fait une réunion de vente en pyjama ? il demande. « Vous devez avoir vos costumes. Amenez votre chien à la réunion de vente. Si vous n'avez pas de chien, prenez un chien de location.

"Vous voulez juste le garder lâche", dit-il. « Continuez à vous amuser. Donnez-leur quelques informations, mais ils devraient sortir de là en disant: "D'accord, je ne vais pas oublier cette réunion où tout le monde avait son chien." Et puis vous avez atteint votre objectif.

Partager des informations privilégiées

Les entreprises transparentes ont des employés plus heureux et plus engagés - principalement parce qu'être franc et honnête avec vos employés engendre une culture de confiance et d'ouverture, et le sentiment que vous travaillez tous vers un objectif commun.

Pour commencer à adopter une culture plus ouverte et plus honnête dans votre entreprise, faites du partage d'informations une caractéristique régulière des réunions de vente.

Demandez au personnel de jouer un rôle

Quelques jours avant la réunion, donnez un thème à votre personnel et demandez-leur de préparer un jeu de rôle basé sur celui-ci. En théorie, cela pourrait être n'importe quoi, mais voici quelques idées qui ont du sens dans un environnement de vente :

• Comment ils ont surmonté une objection délicate.
• Le lancer le plus dur qu'ils aient jamais fait.
• Leur moment le plus embarrassant en tant que vendeur.
• Comment ils ont traité une perspective argumentative.

Vous pourriez en fait être plus précis avec certains d'entre eux. Par exemple, vous pouvez développer ce dernier point pour examiner des choses comme traiter avec un prospect qui :

• Pense qu'ils sont plus compétents que vous dans votre domaine d'expertise
• Vous accuse de mentir
• Prétend être intéressé mais ne parlera qu'à quelqu'un au-dessus de vous

Au minimum, les jeux de rôle sont généralement très amusants, mais ils peuvent aussi être vraiment éducatifs, surtout si vous encouragez les membres du personnel plus expérimentés à jouer des scénarios qui pourraient être nouveaux pour votre personnel moins expérimenté.

Ne forcez pas le personnel à participer, cependant , vous n'obtiendrez pas grand-chose en embarrassant votre équipe. Cela dit, les jeux de rôle sont extrêmement précieux lorsqu'il s'agit de perfectionner les compétences en vente. Quiconque n'aime pas jouer un rôle devant ses collègues devrait quand même jouer un rôle dans un endroit un peu plus privé.

"Les jeux de rôle sont l'outil de formation à la vente le plus sous-utilisé et le plus sous-estimé de l'ensemble du secteur de la vente." Marcus Sheridan, le Lion des ventes

Jouez à un jeu (avec des prix)

Les jeux conçus pour aider votre personnel à travailler ensemble peuvent contribuer à renforcer les relations et à renforcer la confiance.

Il existe d'innombrables idées de jeux de team building en ligne, je n'entrerai donc pas dans les détails maintenant, mais voici quelques suggestions rapides de jeux qui, à mon avis, fonctionnent bien et sont faciles à organiser.

Vérité et mensonges - demandez à chaque personne de penser à deux faits sur elle-même et à un mensonge. Les «faits» sont ensuite partagés avec le groupe, et le reste de l'équipe est mis au défi de deviner lequel est le mensonge.

Chasses au trésor - mettez votre équipe par paires et donnez-leur une liste de tâches idiotes à accomplir - des choses comme localiser un objet difficile à trouver ou prendre un selfie avec un étranger. Pour un maximum de points de création d'équipe, assurez-vous de jumeler les membres de l'équipe qui ne se sont pas encore liés.

La chute d'œufs - divisez votre équipe en petits groupes et mettez-les au défi de fabriquer un engin qui abritera un œuf non cuit (quelque chose comme ce que vous voyez ci-dessous) et l'empêchera de se casser lorsqu'il tombera sur une surface dure.

Tenir une (courte) session de formation

Choisissez un sujet et organisez une mini-session de formation visant à affiner les compétences de votre personnel dans ce domaine ou à enseigner une nouvelle compétence.

La première fois que vous ferez cela, vous voudrez probablement assumer vous-même le rôle de formateur ; cependant, je vous encourage à ouvrir les créneaux futurs à toute votre équipe (cela dit, comme pour le jeu de rôle, ne forcez personne à participer — c'est mieux pour tout le monde si tous les participants sont d'accord).

Organisez une remise de prix impromptue

Les cérémonies de remise des prix sont souvent réservées à la fête de Noël du travail ou à un autre rendez-vous annuel. C'est bien, mais cela signifie souvent que les petites réalisations sont largement méconnues.

En plus d'une cérémonie annuelle "officielle", reconnaissez les plus petites victoires de votre équipe avec des récompenses impromptues lors de l'une de vos réunions régulières (avec des récompenses, bien sûr).

Surprenez votre personnel

Tenez votre réunion à la fin de la journée et surprenez votre personnel avec une activité non liée au travail (la nourriture et les boissons sont généralement une valeur sûre - assurez-vous simplement de tenir compte des besoins alimentaires de chacun et de ce que les non-buveurs/conducteurs pourraient apprécier).

C'est l'une de ces réunions que vous devriez probablement programmer pendant une demi-heure ou même une heure. Assurez-vous simplement d'informer votre équipe à l'avance de l'heure à laquelle elle doit terminer la journée et se diriger vers la salle de réunion.

Mélangez les choses

Évitez de suivre un ordre du jour défini. Rincez et répétez, et votre équipe va vite s'ennuyer. Pire encore, ils peuvent avoir du mal à se souvenir des détails de la réunion (c'est un phénomène courant appelé saturation attentionnelle).

Évitez cela en mélangeant le format que vous utilisez, les activités que vous planifiez et la durée des réunions.