Comment identifier, suivre et générer des rapports sur les mesures de vente

Une solide stratégie de reporting des ventes est essentielle pour toute organisation. Ceux qui ne définissent pas d'indicateurs de vente et ne rendent pas compte régulièrement des progrès et des résultats rateront sans aucun doute des opportunités d'augmenter les prospects, les conversions et les revenus.

Pour mettre cela en contexte, imaginez que vous prévoyez de courir un marathon. Vous ne participeriez probablement pas à un marathon qui se déroule la semaine prochaine et espérez simplement le meilleur. Vous créeriez un plan d'action et définiriez des objectifs spécifiques à long et à court terme, tels que courir 10 miles à la date X, un semi-marathon à la date Y, etc. Vous pouvez également suivre votre rythme et votre temps de récupération.

Si vous vous donniez tout ce mal pour un objectif personnel, pourquoi ne mettriez-vous pas au moins le même effort dans une fonction critique de votre entreprise ?

Après tout, le processus de reporting des ventes n'est pas très différent : vous définissez des objectifs à long et à court terme, suivez les progrès et demandez à vos commerciaux de vous rendre compte des résultats.

Voici mes meilleures pratiques que toutes les organisations devraient respecter lorsqu'elles décident comment identifier, suivre et rendre compte des mesures de vente.

Que sont les indicateurs de vente et pourquoi sont-ils importants ?

Le terme « indicateurs de vente » est assez large. Vous pouvez mesurer une vaste gamme de choses, en fonction de votre entreprise, de votre produit, de la composition de votre opération de vente et de nombreux autres facteurs (nous en reparlerons plus tard).

Mais essentiellement, les métriques de vente vous aident à mesurer l'activité de vos vendeurs sur une période définie - jours, semaines, mois, voire années. Ils vous donnent un aperçu beaucoup plus précis des performances de votre équipe de vente qu'un simple examen de vos résultats.

Pourquoi est-ce important? Parce que ces mesures vous aident à évaluer l'efficacité de vos opérations de vente et à éclairer votre prise de décision. Si vous ne savez pas combien d'appels un vendeur devrait passer au cours d'une semaine moyenne, par exemple, vous ne pouvez pas évaluer avec précision si sa charge de travail est gérable ou s'il est temps d'embaucher quelqu'un de nouveau.

Comment identifier les indicateurs de vente pertinents

Comme je l'ai déjà souligné, les « bonnes » mesures dépendent d'un ensemble de facteurs spécifiques à votre entreprise. Mais d'une manière générale, ils entreront dans l'une de ces catégories :

1. Performance globale des ventes

Ces mesures de haut niveau sont directement liées aux performances globales de votre entreprise. En gros, gagnez-vous suffisamment d'argent ? Et le faites-vous dans les bons domaines? Ils ne vous diront probablement pas grand-chose sur les forces relatives des vendeurs individuels ou sur les tactiques, mais vous voudrez les mesurer pour que votre conseil d'administration et votre directeur de banque soient satisfaits. Les exemples comprennent:

• Revenu total
• Pénétration du marché
• Valeur client moyenne à vie
• Pourcentage du chiffre d'affaires provenant de nouvelles affaires
• Croissance d'un trimestre à l'autre ou d'une année à l'autre

2. Métriques d'activité

Maintenant, nous devenons plus précis! Ces mesures vous aideront à déterminer ce que vos vendeurs font réellement sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Utilisent-ils leur temps efficacement ? Parlent-ils à suffisamment de personnes ?

Les mesures de cette section peuvent être directement influencées par le directeur des ventes - je veux dire par là, si un vendeur passe trop peu d'appels ou envoie trop peu d'e-mails, c'est à son directeur de faire quelque chose à ce sujet. Les exemples comprennent:

• Nombre d'e-mails envoyés
• Nombre d'appels passés
• Nombre de rendez-vous programmés
• Nombre d'interactions sur les réseaux sociaux

3. Métriques du pipeline

Alors que les métriques d'activité se concentrent sur ce qui se passe ici et maintenant, les métriques de pipeline concernent toutes ce qui va se passer dans quelques semaines ou quelques mois. Les choses semblent peut-être roses en ce moment, mais êtes-vous prêt à maintenir vos niveaux de croissance actuels ? Ces mesures vous aideront à répondre à cette question :

• Durée moyenne du cycle de vente
• Nombre total d'opportunités ouvertes par mois/trimestre
• Nombre total d'opportunités fermées par mois/trimestre
• Valeur pondérée du pipeline par mois/trimestre
• Valeur totale des ventes par mois/trimestre
• Valeur moyenne des contrats

4. Indicateurs de génération de leads

Semblables à votre pipeline, ces mesures visent à prédire le succès futur. Nous savons tous que si nous n'avons pas suffisamment de prospects dans notre CRM - ou si nous ne les suivons pas de manière efficace et en temps opportun - alors les périodes de vaches maigres approchent à l'horizon. Les exemples comprennent:

• Fréquence/volume de nouvelles opportunités ajoutées au pipeline
• Temps de réponse moyen des prospects
• Pourcentage de prospects suivis avec
• Délai moyen de suivi d'un lead
• Coût d'acquisition client
• Pourcentage de prospects qualifiés

5. Mesures de diffusion par e-mail

Maintenant, nous nous concentrons sur des canaux spécifiques. Ceci est important, car vous utilisez peut-être plusieurs tactiques différentes pour gagner de nouvelles affaires. Vous souhaitez donc naturellement comprendre laquelle est la plus efficace. Voici des exemples de mesures de diffusion par e-mail :

• Nombre d'e-mails envoyés par jour/semaine (au niveau individuel et au niveau de l'équipe)
• Taux d'ouverture
• Taux d'engagement
• Taux de réponse

6. Mesures d'appel à froid

Identique aux mesures de diffusion par e-mail, mais en se concentrant plutôt sur l'activité d'appels à froid. Les exemples comprennent:

• Nombre d'appels effectués par jour/semaine (niveau individuel et au niveau de l'équipe)
• Nombre de rappels effectués
• Pourcentage de prospects qui passent à l'étape suivante du cycle de vente

7. Mesures de conversion

Ici, nous examinons l'efficacité avec laquelle votre équipe de vente transforme les prospects et les prospects en argent sonnant et trébuchant. Les exemples comprennent:

• Pourcentage d'opportunités clôturées/gagnées
• Pourcentage d'opportunités perdues
• Pourcentage d'opportunités gagnées par source de leads
• Nombre moyen de conversations pour les opportunités gagnées/perdues

Il est important de noter qu'aucun de ces "types" de mesures ne vous donnera toute l'histoire.

Vous fermez peut-être 100 % de vos opportunités, mais si vous ne générez qu'une seule opportunité par mois, ce n'est peut-être pas suffisant.

Ou vous pourriez envoyer des milliers d'e-mails par jour et créer un pipeline exceptionnel, mais tous ces efforts ne comptent pas beaucoup si vous ne les convertissez pas en offres.

C'est pourquoi vous devez examiner un large éventail de mesures pour vraiment comprendre vos performances de vente.

Comment suivre les statistiques de vente

Vous avez donc identifié les mesures que vous devez surveiller. Super! Mais maintenant, vous avez un autre défi : trouver le moyen le plus efficace de suivre les performances.

La transparence est super importante. Vos vendeurs doivent comprendre leurs performances au niveau individuel et au niveau de l'équipe, au jour le jour et de semaine en semaine. Mais ils n'ont probablement pas le temps de produire des rapports CRM ad hoc (vous voulez qu'ils se concentrent sur vous faire de l'argent , après tout).

Voici donc quelques façons de suivre les performances afin que votre équipe puisse se plonger dans les données quand elle en a besoin :

1. Tableaux de bord des ventes

Les tableaux de bord vous permettent d'afficher toutes vos statistiques de vente clés en un seul endroit.

Idéalement, ils seront faciles à comprendre, afin que vos commerciaux puissent simplement passer quelques minutes chaque matin à les vérifier sans avoir besoin d'un diplôme en science des données pour trouver les informations dont ils ont besoin.

Vous voudrez également qu'ils soient aussi automatisés que possible à 100 %. Vous êtes sans doute déjà occupé, donc la dernière chose dont vous avez besoin est de passer des heures chaque semaine à récolter manuellement des données provenant de plusieurs sources et à les rassembler dans une feuille de calcul.

Exemples de logiciels de tableau de bord des ventes

• Klipfolio
• HubSpot
• DataHero
• Analyse Zoho
• Slemma
• Visible
• TapClics

2. Classements des ventes

Les vendeurs ont tendance à être un groupe compétitif. C'est une bonne chose - les vendeurs compétitifs se poussent mutuellement à mieux performer (ne laissez pas les choses devenir trop compétitives ; tout le monde devrait continuer à tirer dans la même direction).

Une façon de favoriser une concurrence saine consiste à afficher vos statistiques de vente sous la forme de classements. Qui a passé le plus d'appels au cours des dernières 24 heures ? Ajouté le plus de valeur à votre pipeline ? Vous avez conclu le plus d'offres au cours des 30 derniers jours ?

Idéalement, votre classement sera mis à jour en temps réel sur un écran de télévision ou un moniteur, afin que chaque membre de votre équipe de vente comprenne ses performances par rapport à ses collègues.

Exemples de logiciels de classement des ventes

• montée.global
• Gamefficace
• Houpla

Comment créer un rapport sur les statistiques de vente

Comme je l'ai déjà expliqué, les mesures sont importantes, mais les chiffres eux-mêmes n'ont aucune valeur intrinsèque.

Le simple fait de savoir que Jenny a envoyé plus d'e-mails que Virat le mois dernier ne vous dit rien. Comprendre que vous avez clôturé 40 % des opportunités ou que les revenus ont augmenté de 5 % d'une année sur l'autre ne suffit pas non plus.

C'est là que les rapports entrent en jeu. Vos rapports doivent approfondir les données, extraire les points clés et fournir des informations exploitables.

Supposons que votre équipe de vente consacre 60 % de son temps de prospection aux appels à froid et 40 % aux e-mails, mais les e-mails ont deux fois plus de taux de conversion que les appels. Vous voudriez probablement rappeler les appels et passer plus de temps sur les e-mails, n'est-ce pas ?

Voici quelques bonnes pratiques pour créer des rapports qui fournissent le bon niveau d'informations et d'action :

1. Établissez la bonne fenêtre de rapport

Il n'est pas rare que les organisations demandent des rapports d'avancement mensuels à leurs équipes de marketing et de vente, simplement parce que la plupart des éléments d'une entreprise sont suivis de mois en mois.

C'est le plus souvent la mauvaise approche.

Bien que les rapports mensuels puissent convenir à certaines entreprises, elles sont généralement minoritaires.

La fréquence à laquelle vous devez signaler dépend de votre cycle de vente. Les entreprises dont les cycles de vente sont courts peuvent bénéficier de brefs rapports quotidiens et de rapports hebdomadaires plus détaillés. Les entreprises ayant des cycles de vente plus longs peuvent n'avoir besoin de produire un rapport qu'à la fin de chaque mois.

Pourquoi est-il si important d'avoir un bon calendrier de reporting ?

Si vous ne signalez pas suffisamment, vous risquez de manquer de nouvelles opportunités et de nouveaux domaines qui sont sous-performants ou qui pourraient bénéficier d'investissements supplémentaires.

Signalez trop souvent, et vous mettrez votre personnel dans un stress inutile, le tout pour analyser des chiffres qui, en toute honnêteté, n'auront probablement que très peu de sens.

2. Racontez une histoire

Un rapport ne doit jamais laisser le lecteur penser « et alors ?

Commencez par identifier la chose la plus importante que vous souhaitez communiquer et incluez-la dans le résumé d'introduction. Dans de nombreux cas, il s'agira du nombre de ventes ou de la valeur des transactions conclues au cours de la période de référence, et de la comparaison avec votre quota.

Le corps du rapport doit ensuite détailler toutes les autres mesures pertinentes que vous suivez, suivies d'une conclusion qui explique ce que vous allez faire ensuite et pourquoi.

3. Donnez une signification aux données

Vous avez pris le temps de suivre toutes ces données - c'est maintenant votre chance de leur donner vie.

Fournir des comparaisons mensuelles, trimestrielles et/ou annuelles. Visualisez les chiffres pour les rendre plus faciles à digérer. Décrivez les facteurs qui ont eu un impact sur les performances - évidemment, ces chiffres se sont produits, mais pourquoi ? Avez-vous reçu une tonne de réponses parce que vous êtes passé à un nouveau modèle d'e-mail ou que vous avez conclu plus d'offres après avoir réorganisé votre processus de démonstration de produit ?

Ne forcez pas l'équipe de direction à deviner pourquoi quelque chose s'est passé. Épelez-le pour eux.

Il faut beaucoup de travail pour identifier les bons indicateurs de vente, les suivre efficacement et rendre compte de vos résultats, mais c'est un travail qui vous facilitera la vie. Cela vous aidera à prendre des décisions plus intelligentes, à comprendre ce qui fonctionne le mieux (et ce qui ne fonctionne pas) et, en fin de compte, à vendre plus.

Ou, pour le dire autrement : si vous ne mesurez pas les statistiques de vente, c'est comme si vous entamiez ce marathon sans vous être entraîné, porter les mauvaises chaussures et arriver au mauvais moment. Vous avez peut-être les meilleures intentions et un état d'esprit positif, mais vous n'obtiendrez pas le résultat que vous vouliez.