Faire évoluer une agence : leçons de croissance et de changement

Publié: 2023-06-29

Diriger et faire évoluer une agence à croissance rapide a été un voyage incroyable, d'autant plus que la création d'une entreprise n'était même pas sur mon radar lorsque j'ai commencé à consulter de manière indépendante il y a six ans.

Au cours des six dernières années de création d'Eyeful Media, je me suis appuyé sur mon réseau et mes collègues, en particulier ceux qui ont de l'expérience en agence, pour naviguer avec succès dans notre croissance. J'ai appris des leçons inestimables à chaque tournant.

Bien que nous ayons appris quelques leçons tôt, beaucoup sont venues au fur et à mesure que nous avons mûri. Nous avons divisé notre parcours en étapes basées sur le modèle de cycle de vie organisationnel d'Adizes :

  • Enfance.
  • Croissance Go-Go.
  • Adolescence.
  • Prime.

Nous avons réalisé la nécessité d'ajuster et d'améliorer notre approche à chaque étape.

Bon nombre des opportunités de croissance les plus critiques sur lesquelles nous avons pu capitaliser ont été recueillies à partir des commentaires de nos clients et de nos employés.

Ces importantes leçons apprises à chaque étape de notre parcours ont continué d'évoluer au fur et à mesure que nous mûrissions en tant qu'organisation.

Définir des thèmes pour la progression de l'entreprise

Pour plus de clarté et d'orientation, nous avons attribué chaque année un thème qui représentait l'état de nos activités.

En 2020, nous nous sommes concentrés sur la construction d'infrastructures. 2021 était pour établir la structure. En 2022, notre objectif était de gagner en efficacité, ce qui reste une priorité en 2023.

L'une des choses les plus importantes que nous ayons faites a été d'élaborer et d'affiner soigneusement notre mission, notre vision et nos valeurs.

Avoir de la clarté autour de ces choses nous a permis d'évoluer d'une manière qui nous convient, y compris l'embauche d'une culture adaptée et la construction d'une infrastructure, d'une structure et d'une efficacité qui correspondent à ce que nous voulons accomplir et défendre.

L'année des infrastructures (2020)

Dans les premières années de notre agence, nous nous appuyions sur un réseau d'entrepreneurs et de consultants.

Cependant, alors que nous avons commencé à embaucher des employés à temps plein (ETP) en 2020, nous avions besoin d'une infrastructure plus solide pour soutenir notre équipe en pleine croissance.

La principale raison du passage aux ETP était d'avoir une plus grande prévisibilité dans la dotation en personnel lorsque nous présentions des clients.

Les éléments ci-dessous sont toutes des choses que j'aurais aimé que nous ayons mises en place beaucoup plus tôt, donc si votre budget le permet, envisagez de les mettre en place dès que vous en avez les moyens :

Obtenir une solution de paie

Passer du paiement des sous-traitants via PayPal à l'utilisation de Gusto pour la paie a grandement simplifié nos processus.

Avec Gusto, l'émission de 1099 et de W2 est devenue plus efficace. L'intégration avec Corpnet et les avantages nous ont également aidés à gérer plus efficacement les employés dans différents États.

Investir dans des outils de communication de qualité

Nous avons réalisé le besoin d'une collaboration transparente et sommes passés de Google Chat à Slack en fonction des commentaires de notre équipe.

Investir dans des outils de communication qui facilitent un travail d'équipe efficace et le partage d'informations est crucial, en particulier pour les agences distantes.

Choisir un logiciel de comptabilité d'entreprise

Commencez avec un logiciel de comptabilité plus robuste comme QuickBooks en ligne pour éviter de migrer les données plus tard à partir d'une version conçue pour les pigistes indépendants.

La cohérence dans la dénomination des projets et la mise en place des divisions et des classes fournira des informations précieuses pour l'analyse de la croissance.

Automatisez la collecte de données de rapport

Pour réduire les tâches manuelles et faire gagner du temps à notre équipe pour l'analyse, nous avons initialement utilisé Supermetrics pour extraire les données dans des feuilles de calcul. (Cependant, à mesure que nos besoins augmentaient, nous avons adopté Domo, une solution de reporting plus complète, pour créer des rapports internes et externes détaillés au cours de notre année d'efficacité).

Suivre le temps avec précision

Bien que beaucoup n'aiment pas le suivi du temps, nous avons reconnu son importance dans la compréhension de la rentabilité des projets et des clients.

Le suivi du temps était en place dès le premier jour puisque nous en avions besoin à des fins de facturation, mais nous sommes passés à une solution mieux intégrée au reste de notre pile technologique.

(Remarque : Au cours des années suivantes, nous avons commencé à effectuer une analyse mensuelle plus approfondie du pourcentage du temps total suivi et de la rentabilité du client/projet, mais cela a préparé le terrain)

Utiliser une solution de gestion de projet

Adoptez un outil de gestion de projet pour rationaliser les flux de travail et améliorer l'efficacité. Notre première embauche SEO a poussé pour la gestion de projet.

Depuis que j'étais sorti d'un poste de direction interne, je n'avais pas réalisé son importance dans l'alignement de plusieurs organisations sur des flux de travail simultanés.

Investissez dans des outils qui permettent à votre équipe de partager facilement des commentaires

En tant qu'agence axée sur les valeurs, il est important d'avoir une impulsion constante sur la façon dont nos employés font. Nous avons mis en place 15five suite à une suggestion d'un ami qui dirige une agence beaucoup plus grande.

Bien que les grandes entreprises aient généralement utilisé des outils de gestion de la main-d'œuvre, c'est l'une des rares choses qui a changé la donne pour nous.

Créez un modèle PowerPoint / Google Slides personnalisé

Cela peut sembler idiot, mais l'un de nos meilleurs investissements a été d'embaucher un designer pour créer un modèle Google Slides.

Nous avions l'habitude de passer d'innombrables heures à retravailler les decks parce qu'ils étaient incohérents. Cela a été un énorme gain de temps et nous a coûté moins de 2 000 $.

Déchargez la comptabilité et obtenez un CPA qui peut prendre en charge plusieurs états

J'avais l'habitude de classer manuellement chaque dépense dans QuickBooks. Bien qu'il soit acceptable de gérer votre propre comptabilité au début du parcours de votre entreprise pour comprendre vos dépenses, cela cesse d'être la meilleure utilisation de votre temps à un certain moment.

Payez quelqu'un (comme Corpnet) pour établir des états pour vous pour les impôts et trouvez un comptable. Après nos premières années en affaires, nous avons également dû embaucher un nouveau CPA. Nous étions devenus trop grands pour notre premier en raison de la complexité des opérations dans de nombreux États.

Créer un plan d'exploitation global

En tant que fondateur, vous pouvez avoir une image claire dans votre tête de la direction que vous souhaitez prendre avec l'agence et de ce qui est important pour vous.

Mais, à mesure que vous embauchez plus de dirigeants, vous voulez vous assurer que c'est également clair pour eux. Mettre un plan sur papier vous aide également à identifier les lacunes et les opportunités.

Configurer des Drive partagés et organiser vos documents

Je serais bien de mettre tous les documents dans un seul dossier et de chercher. Cependant, tout le monde ne peut pas travailler comme ça, et il peut être très pénible de revenir en arrière et d'organiser les documents par la suite.

Créez une structure de fichiers organisée et évolutive qui facilitera l'intégration des nouvelles recrues. Lorsque vous vous développez rapidement, vous avez besoin que les gens se développent rapidement, et prendre le temps d'être organisé aidera à accélérer le processus.

Pendant que vous y êtes, assurez-vous également de mettre tous les contrats dans un dossier organisé.

Identifier les flux de revenus et de dépenses

Identifiez ce que vous voulez vendre, comment vous voulez le facturer et l'alignement des ressources sur le type de travail que vous voulez faire.

Au cours de vos premières années, vous serez peut-être prêt à entreprendre tous les projets qui se présentent à vous, mais à mesure que vous évoluez, vous pouvez choisir d'élargir ou de réduire l'étendue de vos offres.


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L'année de la structure (2021)

Au cours de cette phase, notre objectif principal était d'établir une base solide et d'affiner nos processus d'évolutivité et d'initiatives stratégiques.

Notre objectif était de libérer l'équipe pour des initiatives stratégiques et d'améliorer le processus d'intégration.

Il peut être difficile de s'éloigner des tâches quotidiennes, surtout si vous avez commencé en tant que spécialiste du marketing et que vous devez maintenant devenir un « vrai » PDG.

Cependant, déléguer des responsabilités et établir une structure d'équipe solide est crucial pour embaucher les bonnes personnes.

Maximisez la technologie dont vous disposez, normalisez les pratiques et envisagez d'utiliser des outils plus sophistiqués pour consolider et présenter efficacement les données.

Introduire des niveaux de gestion supplémentaires pour assurer une communication et un alignement efficaces au sein de l'agence. L'exploration de partenariats et l'obtention d'une ligne de crédit peuvent également soutenir la croissance de votre agence au cours de cette étape.

Construire un processus d'intégration robuste

J'ai mené l'intégration pendant les premières années car je voulais m'assurer que les gens comprenaient nos valeurs. Mais ce n'était pas efficace ou évolutif et n'était pas aussi efficace qu'il pourrait l'être.

Certains de nos dirigeants ont décidé de mettre en place un meilleur processus avec plus de clarté autour des attentes pour les 90 premiers jours, des liens vers des documents importants et des rencontres et salutations avec divers collègues.

Établir une structure d'équipe

À ce stade, nous avons commencé à créer des niveaux de gestion supplémentaires, notamment en ajoutant des directeurs de groupe. Cela a permis à notre équipe d'avoir des gestionnaires à qui s'adresser pour obtenir de l'aide et a fourni une plus grande clarté du rôle.

Mettre en place des revues annuelles

Je n'ai jamais été un grand fan des évaluations annuelles parce que j'estime que les gestionnaires devraient communiquer leurs commentaires 365 jours par an.

Cependant, certains de nos employés les plus écologiques souhaitaient un processus plus structuré qui les aide à comprendre ce qu'il faudrait pour passer au niveau supérieur.

Nous avons commencé à les faire dans Google Docs, mais nous avons ensuite déplacé le processus vers 15 Five.

Sécurisez une ligne de crédit

Le meilleur moment pour obtenir une marge de crédit est lorsque vous n'en avez pas besoin.

En tant que leader, vous êtes responsable des moyens de subsistance de vos employés et de leurs familles. Ayez une ligne de sécurité en place si vous rencontrez un problème de trésorerie.

Améliorez votre marque

Vous pouvez voler sous le radar pendant les premières années. Lorsque vous commencez à évoluer, même par le bouche à oreille, envisagez une refonte du site Web ou un rafraîchissement du logo. Assurez-vous simplement de ne pas trop dépenser!

Louez à l'avance, mais pas trop

Au fur et à mesure que votre agence évolue et que les revenus deviennent plus prévisibles, envisagez de passer d'un modèle d'embauche juste à temps à l'ajout de personnel un peu à l'avance.

Ne surembauchez pas pour ne pas être confronté à une bande passante inutilisée (comme les fleurs, les heures d'agence sont périssables - une fois qu'elles sont parties, elles sont parties !). Mais être doté en personnel donne à l'équipe plus de piste pour la formation et la couverture des absences.

Faites appel à des sous-traitants pour faire évoluer rapidement les ressources si un projet sort de nulle part et que vous avez besoin de bande passante.

L'année de l'efficacité (2022)

L'efficacité est devenue notre objectif principal alors que nous cherchions à optimiser nos processus, à adopter l'automatisation et à améliorer la rentabilité des clients et des projets.

Nous accordons également une grande importance au développement de nos collaborateurs. Bien que la formation en leadership ne semble pas liée à l'efficacité, votre objectif doit toujours être de réduire le roulement involontaire et de créer des opportunités de croissance pour votre équipe. Le coaching peut aider à ces deux choses.

Obtenir un assistant

En tant que fondateur, vous vous retrouverez souvent à assumer des tâches que personne d'autre n'est là pour gérer.

Cela peut inclure des choses comme la configuration des adresses e-mail pour les nouvelles recrues ou la gestion des questions sur les avantages. Considérez le coût d'opportunité de votre temps et confiez ces éléments à un assistant.

Créer des processus et des modèles

Naviguer dans la mise en œuvre du processus avec des embauches précoces peut être difficile. Vous rencontrerez probablement de la résistance, alors assurez-vous d'obtenir leurs commentaires tôt et souvent.

Les modèles peuvent inclure des options telles que des plans de 90 jours ou des plans de rapport, mais votre objectif doit être de trouver tout ce qui est recréé fréquemment pour faire gagner du temps à l'équipe.

Vous pouvez également être en mesure de créer des approches et du contenu de projet réutilisables, bien que vous souhaitiez éviter de faire tout travail qui semble « en conserve » ou à l'emporte-pièce.

Prendre au sérieux la rentabilité des clients et des projets

Vous devriez toujours avoir un bon pouls en matière de rentabilité, mais vous pourriez être prêt à accepter des marges plus minces au cours des premières années au fur et à mesure que vous construisez votre réputation.

Assurez-vous d'avoir une bonne maîtrise de votre coût réel pour gérer les comptes en fonction de l'équipe affectée et de leurs coûts spécifiques.

Développez votre personnel - et pas seulement avec une formation tactique/marketing

Ne présumez pas que les gens ont les mêmes compétences que vous. N'oubliez pas que vous en avez probablement vu beaucoup plus qu'eux.

Créez un calendrier de formation solide couvrant des sujets tels que l'écoute active, la navigation dans des conversations difficiles et l'adaptation du matériel aux clients à différents niveaux organisationnels.

Réalignez votre équipe

Les personnes qui vous ont amené ici ne sont pas nécessairement celles qui vous ont permis d'atteindre votre prochain niveau de croissance, mais vous voulez rester fidèle aux personnes qui font du bon travail.

L'une des parties les plus difficiles de la croissance d'une entreprise consiste à comprendre si vous devez modifier certains des rôles de vos employés ou leur relation hiérarchique. Il est également important de s'assurer que les membres de votre équipe correspondent à votre marque et à vos valeurs.

Quelqu'un peut être un travailleur incroyablement dur, mais il est préférable de s'éloigner d'eux s'ils ne correspondent pas à la culture. Un processus d'embauche rigoureux peut aider à sélectionner les personnes dès le départ. Cependant, vous ne pouvez pas toujours faire les choses correctement.

Améliorez vos documents juridiques

Maintenant que vous avez plus d'employés et de clients, assurez-vous qu'un avocat examine vos contrats de conseil, manuels d'employés, contrats de travail, accords de non-divulgation et autres documents similaires.

Les lois changent fréquemment et vous voulez vous assurer que votre entreprise est protégée.

Passez en revue vos comptes bancaires

Vous pouvez avoir un compte courant de base depuis le début de votre agence.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, assurez-vous de parler à un banquier de la mise à niveau de votre compte et envisagez d'ajouter un compte d'épargne lié afin que vous puissiez commencer à recueillir des intérêts.

Vous pouvez également économiser sur les frais de virement.

Mettez à niveau votre suite de rapports

Maintenant que vous travaillez probablement avec plus de clients, envisagez une suite de rapports plus avancée telle que Domo, Tableau ou une autre solution qui répond aux besoins de votre entreprise.

Construire un vrai budget

Avec une entreprise plus mature entre vos mains, il est temps de commencer à fonctionner et à gérer selon un budget planifié.

Vous vous tromperez la première année, mais c'est un excellent muscle à développer pour comprendre où vous augmentez vos revenus plus rapidement ou plus lentement que prévu et où les dépenses s'écartent de vos plans.

6 autres conseils de croissance d'agence à garder à l'esprit

Obtenez des commentaires fréquents des clients et de votre équipe

Rien n'est plus important que de s'assurer que vos clients et les membres de votre équipe se sentent entendus.

Capturez des commentaires trimestriels ou plus fréquents, y compris NPS, eNPS et Start/Stop/Continue.

Faites attention aux commentaires que vous recevez pour bâtir une agence solide et durable.

Diversifiez vos revenus

Vous ne pourrez peut-être pas contrôler cela pendant que vous en êtes aux premiers stades et que vous acceptez la plupart de ce qui se présente à vous.

Les consultants en développement de l'agence peuvent vous recommander de vous concentrer sur un créneau spécifique, et c'est un exercice d'équilibre pour vous assurer que vous protégez la santé de l'entreprise et les moyens de subsistance dont vous êtes responsable face à ces conseils.

Évitez de mettre une trop grande partie de votre entreprise entre les mains d'un seul client ou vertical. Équilibrer les acomptes avec des projets ponctuels est important pour garder votre entreprise en bonne santé.

Les mandats sont plus faciles à embaucher, tandis que les projets ponctuels peuvent être lucratifs tant que vous ne rencontrez pas beaucoup de glissement de portée.

Dites non quand cela ressemble à un étirement ou si le client ne convient pas

Rien de bon ne peut provenir d'un projet que vous n'avez pas les compétences nécessaires pour soutenir.

Faites confiance aux perspectives de votre équipe de direction et ne vous fiez pas uniquement à votre propre intuition. Il vaut mieux s'en aller gracieusement et même recommander une autre entreprise que de livrer un travail de qualité inférieure.

N'oubliez pas que vous pouvez toujours partir si un client ne vous convient pas parce qu'il est humiliant pour le personnel, qu'il essaie toujours de vous presser pour plus ou qu'il est généralement un mauvais partenaire.

Mettre en place des minimums qui vous permettent de faire de votre mieux

Au cours des premières étapes de la croissance de l'entreprise, vous serez peut-être disposé à faire preuve de flexibilité sur les acomptes minimaux ou les frais de projet.

Au fil du temps, vous apprendrez combien d'heures votre équipe doit consacrer à un travail dont vous et elle êtes fiers et capables d'obtenir des résultats.

Ne soyez pas gêné par vos tarifs. Chargez ce que vous et votre travail valez.

Déterminez quels types de personnes prospèrent dans votre entreprise

Compte tenu de la rapidité et de la complexité de notre travail, nous avons trouvé difficile d'embaucher des personnes plus juniors qui ont besoin de conseils pratiques quotidiens.

Prenez du recul, examinez les modèles de ceux qui prospèrent et ceux qui ont tendance à se retirer ou à sous-performer, et ajustez votre embauche en conséquence.

Vous voudrez que les gens aient les bonnes valeurs et les bonnes compétences, ce qui demande des efforts.

Gardez un œil sur les petites dépenses

Si vous êtes entièrement distant, vous constaterez que la plupart de vos dépenses concernent les personnes et les logiciels - et les logiciels peuvent s'accumuler rapidement.

Un conseil rapide consiste à vérifier régulièrement si des pigistes font toujours partie de votre liste afin de pouvoir annuler les e-mails, la gestion de projet, le suivi du temps et d'autres dépenses qui s'accumulent rapidement.

Effectuez un audit trimestriel de tous les logiciels pour vous assurer que votre équipe les utilise toujours activement.

Adopter différentes étapes de croissance et de changement

Faire évoluer une agence est un voyage passionnant rempli de défis et de leçons. Vous pouvez faire évoluer votre agence avec succès en diversifiant les revenus, en procédant à des embauches stratégiques, en mettant en œuvre des processus efficaces et en vous concentrant sur le développement de l'équipe.

Adoptez les différentes étapes de croissance, adaptez-vous aux besoins changeants de votre agence et évaluez et optimisez constamment vos opérations.

N'oubliez pas que chaque étape du parcours apporte des informations précieuses qui contribuent au succès de votre agence.


Les opinions exprimées dans cet article sont celles de l'auteur invité et pas nécessairement Search Engine Land. Les auteurs du personnel sont répertoriés ici.