Qu'est-ce qu'une planification de base et comment en créer une ?

Avant de démarrer un projet, il faut penser au temps. C'est la variable la plus importante qui peut avoir un impact sur votre plan. Comment pouvez-vous obtenir ce que vous devez faire dans le temps dont vous disposez pour le faire ? Pour ce faire, il faut créer un calendrier.

Un calendrier est la clé de la planification de projet, mais les calendriers ne sont en réalité qu'un cadre. Une fois que vous avez agi, en exécutant votre projet tâche par tâche, le calendrier change. Comment pouvez-vous vous assurer de respecter le calendrier et de garder votre projet sur la bonne voie ?

C'est là qu'intervient la création d'une ligne de base. En créant un plan de projet de base et un calendrier de base, vous avez les moyens de comparer où vous en êtes dans l'exécution du projet et si cela correspond à l'endroit où vous vouliez être à ce moment-là.

Qu'est-ce qu'une ligne de base de planification ?

Qu'il s'agisse d'un planning de référence ou d'un planning de référence, le terme fait référence au planning terminé et approuvé. La référence de planification peut être utilisée comme un outil pour mesurer les performances en créant des rapports sur les écarts de planification. C'est-à-dire que la planification de référence peut être utilisée pour comparer où vous avez prévu d'être à un certain moment du projet par rapport à où les données montrent que vous vous trouvez réellement.

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Comme vous le savez, le calendrier d'un projet est un ensemble de tâches qui doivent être réalisées dans un délai précis afin d'atteindre le livrable final du projet. Par conséquent, la ligne de base du calendrier est un moyen de capturer ce calendrier finalisé et de l'utiliser comme référence pour mesurer vos progrès dans l'exécution du projet.

La ligne de base de planification capture les modifications de votre planification qui se produisent en raison du développement de risques. L'utilisation d'un calendrier de base signifie que vous pouvez voir ces variations dans votre calendrier plus tôt que tard et faire des ajustements rapidement pour rester sur la bonne voie.

Pourquoi utiliser un calendrier de base ?

La raison évidente d'utiliser un calendrier de base est que, eh bien, cela vous aide à respecter le calendrier. Sans un, c'est comme si vous travailliez en dehors du contexte actuel de votre projet. Il n'y a aucun moyen de savoir où devrait être dans le calendrier car il n'y a pas de référence pour comparer vos progrès.

Les projets se déroulent rarement sans que de nombreux problèmes surgissent. Il peut y avoir un accident mineur ou majeur. Quelle que soit la gravité du problème, les répercussions peuvent inévitablement se répercuter sur votre emploi du temps, laissant les délais perturbés dans son sillage. Vous devrez réaffecter des ressources pour stabiliser votre projet.

Cela signifie modifier des parties du calendrier pour répondre aux changements et rester sur la bonne voie pour respecter votre échéance finale. Dans le flux constant de changements et de revers, cependant, la ligne de base du calendrier reste ferme. C'est la constante dans la mer du changement qui est un projet, vous permettant de naviguer avec succès lorsqu'une tempête vous emmène dans des eaux inexplorées.

Bien sûr, il existe de nombreux types de lignes de base. Tous sont importants. Le calendrier de référence vous permet de rester sur la cible et est lié au plan de projet de référence, en ce sens que le calendrier fait partie du plan de projet plus large. Mais le calendrier de référence intègre les actifs et les ressources de l'entreprise, vous pouvez donc les allouer correctement pour respecter le calendrier.

Comment créer une ligne de base de planification

Avant de pouvoir baser votre emploi du temps, vous devez avoir un emploi du temps. Cela commence par la collecte de toutes les tâches que vous devrez exécuter pour aboutir à votre livrable final.

Identifier les tâches

Utilisez une structure de répartition du travail pour remonter à partir de votre livrable final. Cet outil s'assure que vous ne négligez aucune étape. Pour établir un calendrier réussi, vous devez d'abord bien définir chaque tâche. Organiser des réunions de planification avec votre équipe et les parties prenantes vous aidera à vous assurer de ne laisser aucune étape importante hors de votre emploi du temps. Vous pouvez également utiliser des données historiques lors de la recherche de projets similaires.

Déterminer la durée

Une fois que vous avez aligné toutes vos activités, vous devrez estimer combien de temps il vous faudra pour les terminer. Il existe un certain nombre de techniques pour vous aider à obtenir un chiffre précis. Pour des résultats plus rapides, il existe une estimation analogue, qui renvoie au temps qu'il a fallu pour terminer des projets antérieurs similaires. Il existe également des estimations à trois points, qui utilisent une formule pour calculer les paramètres du plus probable, de l'optimiste et du pessimiste. Bien sûr, il existe d'autres outils. Choisissez celui qui vous convient, à vous et à votre projet.

Définir des jalons

Les projets sont grands et les tâches sont petites. Les jalons sont les étapes entre ces deux points. Ils sont généralement utilisés pour marquer la fin d'une phase du projet et le début de la suivante. Cependant, vous pouvez utiliser un jalon pour déterminer n'importe quel point majeur du projet.

Identifier les dépendances

Certaines des tâches que vous avez collectées vont être autonomes, tandis que d'autres vont dépendre des autres. Autrement dit, ils ne pourront pas démarrer ou s'arrêter tant qu'un autre ne démarre pas ou ne s'arrête pas. Ces tâches dépendantes peuvent causer des problèmes plus tard dans le projet si vous ne les identifiez pas.

Ajouter des ressources

Les tâches ne se terminent pas d'elles-mêmes. Vous devez leur associer des ressources. Les ressources peuvent être des membres de l'équipe, des matériaux, des outils, etc. Ceux-ci ont tous des coûts associés et également une durée estimée pour déterminer combien de temps vous en aurez besoin.

Définir la ligne de base

Vous avez maintenant un calendrier de projet. Définir la ligne de base ne fait que figer ces données, en en prenant un instantané. Vous en aurez besoin pour comparer vos progrès à mesure que vous avancez dans la phase d'exécution du projet.

Dans la section suivante, nous vous montrerons à quel point il est facile de le faire dans ProjectManager ou, si vous préférez, vous pouvez regarder ce court didacticiel vidéo.

Comment créer une ligne de base de planification dans ProjectManager

Une fois que vous avez créé votre emploi du temps, enregistrez-le. Maintenant, vous disposez d'un calendrier de référence et pouvez utiliser ce document pour comparer votre progression réelle lorsque vous exécutez le projet. Mais il existe un moyen plus efficace de calculer la variance de votre projet.

Le temps est une ressource précieuse dans tout projet, et l'utilisation d'un logiciel de planification de projet basé sur le cloud comme ProjectManager vous permet d'économiser du temps et de l'argent tout en augmentant la productivité de votre projet. Voici comment ça fonctionne.

Tout d'abord, vous voudrez créer votre emploi du temps sur notre diagramme de Gantt en ligne. Importez les tâches ou utilisez l'un de nos modèles spécifiques à l'industrie pour commencer. Comme pour toute planification, vous souhaitez ajouter les dates de début et de fin. Ensuite, le Gantt trace votre projet sur une chronologie. Mais c'est là que les choses deviennent intéressantes.

Divisez le calendrier plus long en parties plus gérables grâce à notre fonctionnalité de jalons, qui peut diviser le projet en phases ou indiquer des échéances importantes. Le Gantt peut être personnalisé davantage par couleur.

Ensuite, liez les dépendances, afin qu'elles ne vous surprennent pas pendant l'exécution. S'il y a des changements pendant l'exécution, notre Gantt peut être modifié simplement en faisant glisser et en déposant la tâche à la nouvelle date.

Définition de la ligne de base

Comme indiqué, la définition de la ligne de base est la façon dont vous mesurez la variance du projet lorsque vous exécutez les tâches. Par conséquent, une fois que vous avez terminé votre plan, vous souhaitez définir la planification de référence. Tout ce que vous avez à faire avec notre outil Gantt est de cliquer sur les paramètres avancés. Là, vous verrez une option pour définir la ligne de base. C'est si facile.

Lorsque vous avez défini votre ligne de base, les dates de début et de fin prévues rempliront les colonnes de début et de fin de la ligne de base. Ces dates ne changeront pas, sauf si vous réinitialisez votre ligne de base et les remplacez.

Nos rapports en un clic incluent un rapport sur les écarts de projet qui comparera votre avancement réel à l'avancement prévu. C'est un excellent moyen de calculer le tampon du projet, c'est-à-dire le temps que vous pouvez ajouter à une tâche sans affecter le calendrier global.

ProjectManager est un outil primé qui aide les responsables à planifier et leur donne les outils dont ils ont besoin pour respecter ce calendrier. De la planification des lignes de base au suivi des écarts de projet, vous avez le contrôle. Organisez les tâches, affectez les ressources et surveillez le tout en temps réel.