Comment contrôler les conflits d'horaires dans la gestion de projet

La dernière chose qu'un chef de projet veut, c'est un conflit d'horaire. Mais un conflit d'horaire est une éventualité dans la gestion de projet. S'il incombe au chef de projet de s'assurer que le flux de travail n'est pas obstrué, il lui incombe également de résoudre les conflits de planification lorsqu'ils surviennent, un problème inévitable.

Avant de pouvoir contrôler un conflit d'horaire, vous devez comprendre de quoi il s'agit. Ensuite, vous pouvez élaborer des stratégies pour éviter les conflits de calendrier et utiliser les outils de planification de projet qui vous aideront. Nous explorerons chacun de ces sujets et à la fin de ce blog, vous maîtriserez la gestion des horaires pour éviter tout conflit d'horaire.

Qu'est-ce qu'un conflit d'horaire ?

Un conflit d'horaire se produit simplement lorsque vous avez deux activités ou plus qui auront lieu en même temps. Certaines tâches peuvent être exécutées simultanément, bien sûr, mais uniquement si vous avez prévu de disposer de suffisamment de ressources et de temps pour les gérer. Mais cette stratégie est intentionnelle alors que les conflits d'horaire ont tendance à se produire par accident.

Lorsque vous avez un conflit d'horaire, vous ne pourrez pas exécuter les tâches assignées. Les membres de votre équipe seront trop dispersés et d'autres ressources pourraient ne pas être disponibles pour accomplir la tâche. Le résultat d'un conflit d'horaire peut entraîner des délais non respectés, un dépassement de votre budget et une érosion du moral du projet. Aucun de ceux-ci ne vaut le risque d'une planification bâclée qui conduit à des conflits d'horaire.

Cela ne signifie pas que les erreurs de planification sont toujours responsables des conflits de planification. Il y a des accidents qui résultent d'une erreur humaine et il y a les risques inhérents à tout projet. Dans tous les cas, vous devrez probablement faire face à des conflits d'horaire. Plus vous êtes préparé, mieux c'est. Une partie de la préparation consiste à utiliser un logiciel de gestion de projet pour planifier vos projets.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui vous aide à planifier, gérer ce calendrier et le suivre en temps réel. Utilisez nos puissants diagrammes de Gantt pour organiser vos tâches et vos ressources. Vous pouvez lier les quatre types de dépendances de tâches pour éviter les conflits de planification et les retards. Filtrez par chemin critique et identifiez les tâches essentielles à la réussite d'un projet. Une fois que vous avez défini une ligne de base, vous pouvez suivre vos progrès en temps réel et détecter tous les problèmes, les résoudre et respecter le calendrier. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Comment éviter les conflits d'horaire dans la gestion de projet

Parfois, vous ne pouvez pas éviter un conflit d'horaire. Il y a des réunions de dernière minute, des malentendus et d'autres problèmes qui surviennent. Mais en dehors d'une anomalie, il existe des moyens de s'assurer que votre emploi du temps est exempt de conflits d'horaire. Les chefs de projet sont invités à prendre ces précautions.

Utilisez une structure de répartition du travail pour définir clairement la portée de votre projet

Tout le monde sait que les projets sont constitués de nombreuses tâches. Mais ce qui est souvent négligé, c'est qu'il existe un outil pour identifier ces tâches. Si vous utilisez une structure de répartition du travail (WBS), vous pouvez mapper les livrables et les tâches dans un projet. C'est un diagramme en arbre qui est surmonté du livrable final et les plus petits qui y mènent se ramifient en dessous. Cela fournit toute la portée du projet et permet d'éviter les conflits de planification, car il est plus facile d'éviter les conflits lorsque vous connaissez tout le travail et les livrables à l'avance.

Identifier toutes les dépendances de tâche

Bien sûr, toutes les tâches ne sont pas égales. Il existe souvent des dépendances de tâches ou des tâches qui peuvent démarrer ou s'arrêter jusqu'à ce qu'une autre tâche démarre ou s'arrête. À titre d'exemple simple, une dépendance de tâches est comme un mur qui ne peut pas être peint tant qu'il n'a pas été construit. Les dépendances de tâches peuvent avoir un impact considérable sur le calendrier d'un projet, il est donc important de les identifier afin d'éviter des retards coûteux ou des conflits de calendrier. Vous voudrez également noter de quel type de dépendance de tâche il s'agit. Il y en a quatre : start to start, qui démarre quand un autre démarre ; du début à la fin, qui commence quand un autre finit, de la fin à la fin, qui finit quand un autre finit et de la fin au début, qui finit avec un autre départ.

Établissez une séquence pour les tâches de votre projet

Les calendriers de projet doivent suivre une séquence pour s'assurer que vous ne faites pas double emploi. Il commence globalement par la définition des objectifs du projet et l'identification de toutes les parties prenantes. Cela conduit à une échéance finale qui détermine quand tous les livrables doivent être achevés. À ce stade, vous souhaiterez utiliser votre WBS pour répertorier tous vos livrables, tâches et les étapes que vous suivrez pour mener à bien le projet. Vous mettrez en place des processus et des procédures. Les membres de l'équipe seront affectés à des tâches, qui auront des dates de début et des dates d'échéance. Cet horaire est ensuite partagé avec l'équipe et tout conflit d'horaire trouvé peut être modifié avant l'exécution du projet.

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Attribuer des rôles et des responsabilités

Une autre façon d'éviter les conflits d'horaire est de s'assurer que chaque membre de l'équipe de projet s'est vu attribuer un rôle et comprend ses responsabilités. Cela donne à chaque membre de l'équipe la propriété d'une partie du projet, ce qui conduit à une meilleure qualité et à l'achèvement en temps voulu de leurs tâches. C'est parce que chaque membre de l'équipe sera responsable. Ils seront chargés de traiter tous les problèmes, tels que les retards, les ressources manquantes et les conflits.

Identifier le chemin critique

Le chemin critique est la plus longue séquence d'activités qui doit être achevée à temps pour que l'ensemble du projet réussisse. Une autre façon de voir les choses est que le chemin critique sépare les tâches essentielles à la réalisation du projet des autres qui pourraient être négligées si le temps et l'argent devenaient un problème. Il est très important de planifier pour des raisons évidentes. Vous connaissez maintenant les tâches critiques et pouvez vous concentrer sur celles-ci, tandis que d'autres peuvent être retardées en cas de conflit, ainsi que le flottement ou le relâchement dont vous disposez.

Créer un calendrier de projet

Les étapes ci-dessus décrivent les étapes de création d'un calendrier de projet. Sans calendrier de projet, vous volez à l'aveuglette. Ce n'est pas recommandé pour les petits projets et certainement pas pour les grands projets plus complexes. Avoir un calendrier de projet vous permet également de suivre votre projet en comparant l'avancement prévu à l'avancement réel. Cela permet à tout le monde de travailler sur la même page afin qu'ils sachent ce qui doit être fait et quand cela doit être fait. Tout cela contribue à la réussite d'un projet avec moins de conflits d'horaire.

Quels outils de planification de projet peuvent aider en cas de conflit de planification ?

L'élaboration d'un calendrier de projet fait partie de la phase de planification de la gestion de projet. La gestion de projet dispose d'outils de planification qui peuvent vous aider à la fois à planifier et à exécuter le projet. Examinons trois types courants d'outils de planification de projet et comment ils aident à réduire les conflits de planification.

1. Diagrammes de Gantt

Nous avons déjà abordé les diagrammes de Gantt. Ce sont les bêtes de somme des méthodologies traditionnelles de gestion de projet. Ils sont parfaits pour les projets qui suivent des phases lorsqu'une chose se produit après l'autre. Ils détaillent l'ensemble du projet sur une chronologie visuelle qui montre toutes les tâches et leurs durées. Vous pouvez souvent ajouter des jalons, des dépendances de liens et bien plus encore pour planifier le projet du début à la fin.

2. Calendriers de projet

Un calendrier de projet n'est peut-être pas aussi robuste qu'un diagramme de Gantt, mais il est également beaucoup plus simple à créer et à utiliser. Les calendriers ont longtemps été utilisés dans la planification parce qu'ils fonctionnent. Il s'agit d'un outil visuel qui présente un mois sur une page et vous donne les dates de début et les dates d'échéance. Ils sont faciles à partager et à comprendre, c'est pourquoi ils sont un élément essentiel de la planification de projet depuis presque le début des projets.

3. Tableaux Kanban

Les tableaux Kanban sont un outil plus moderne. Il s'agit d'un système de flux de travail visuel qui divise un calendrier de production en colonnes sur un tableau avec des tâches représentées par des cartes qui se déplacent sur le tableau au fur et à mesure de leur achèvement. Cela permet à un chef de projet de voir l'ensemble du processus et de détecter les problèmes tels que les conflits d'horaire avant que l'équipe ne les rencontre. Le chef de projet peut alors réaffecter les ressources pour résoudre le problème et maintenir le travail de l'équipe sans entrave.

ProjectManager est un logiciel de planification de projet robuste

Vous trouverez ces trois outils de planification de projet dans ProjectManager, un logiciel de gestion de projet primé qui permet de planifier, gérer et suivre les projets en temps réel. La planification commence par l'intégration de votre équipe. Notre logiciel vous permet de définir la disponibilité de votre équipe, y compris les PTO, les vacances et les jours fériés mondiaux, ce qui facilite l'attribution. Lorsque vous établissez le calendrier de votre projet, vous pouvez éviter les conflits de planification en sachant qui est disponible et quand.

Utiliser plusieurs outils de planification de projet

Une fois que vous avez planifié votre projet sur notre diagramme de Gantt, vous pouvez partager ce plan avec votre équipe de projet. Mais les membres de l'équipe n'ont pas besoin de toutes les fonctionnalités d'un diagramme de Gantt, c'est pourquoi nous avons plusieurs outils de projet. Ils peuvent exécuter leur travail sur n'importe quel outil avec lequel ils sont à l'aise, tels que des listes de tâches, des tableaux kanban ou même des calendriers. Tous partagent les mêmes données et se mettent à jour en temps réel simultanément pour garder tout le monde sur la même longueur d'onde.

Surveillez l'avancement du projet avec des tableaux de bord en temps réel

La mise à jour des outils de planification de projet n'est qu'un aspect des données en temps réel. Avoir des données en direct signifie que les chefs de projet peuvent surveiller le calendrier du projet et s'assurer que le projet est sur la bonne voie. Les chefs de projet peuvent obtenir une vue d'ensemble de haut niveau du projet en basculant vers les tableaux de bord en temps réel. Ils collectent automatiquement des données en direct et les affichent sur des graphiques et des tableaux faciles à lire qui mesurent des mesures telles que le temps, le coût, la charge de travail et bien plus encore. Contrairement aux logiciels alternatifs légers, aucune configuration fastidieuse n'est nécessaire. C'est prêt quand vous l'êtes.

La planification est essentielle pour livrer un projet à temps. Notre logiciel rend cela possible avec plusieurs vues de projet, des tableaux de bord en temps réel et des rapports qui approfondissent les données. Les rapports sont personnalisables pour se concentrer uniquement sur les données importantes. Ils peuvent être facilement partagés pour tenir les parties prenantes informées de l'avancement du projet. Avec notre logiciel, vous pouvez planifier, gérer et suivre votre emploi du temps du début à la fin.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui connecte les équipes à travers les départements et les continents. Vous pouvez planifier votre emploi du temps et le partager avec des équipes réparties et suivre leur progression n'importe où et à tout moment. Rejoignez les équipes d'Avis, Nestlé et Siemens qui utilisent nos logiciels pour mener à bien des projets. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.