Plan de gestion des horaires : comment en créer et en maintenir un

Un bon plan de gestion du calendrier vous aide à livrer un projet à temps. Le processus de planification du projet commence avant l'établissement du calendrier et se poursuit tout au long du cycle de vie du projet. Un plan idéal comprend la définition des attentes et des informations sur la manière de développer, gérer, exécuter et contrôler le calendrier du projet.

Bien qu'ils ne soient pas une partie essentielle de chaque projet, les projets complexes doivent avoir un plan de gestion du calendrier pour garder votre équipe sur la bonne voie. Que vous l'utilisiez ou non tout au long du projet, c'est une base importante à connaître dans votre pratique de gestion de projet.

Qu'est-ce qu'un plan de gestion des horaires ?

Un plan de gestion du calendrier est un document qui explique comment un calendrier de projet sera créé, suivi et géré. Les plans de gestion des échéanciers varient selon le projet, mais ils définissent généralement la méthodologie d'ordonnancement, les mesures de performance, les outils et les procédures qui seront utilisés.

En relation : Modèles de planification de projet

La création d'un plan de gestion du calendrier est la première étape du processus de planification du projet car il définit les règles qui seront suivies pour créer et gérer votre calendrier de projet.

Une fois qu'un plan de gestion du calendrier est créé, les chefs de projet utilisent un logiciel de gestion de projet pour créer des calendriers de projet à l'aide d'outils tels que des diagrammes de Gantt, des listes de tâches et des calendriers de projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet robuste qui possède toutes les fonctionnalités de planification de projet dont vous avez besoin pour créer un calendrier de projet.

Rôles et responsabilités

La première chose à faire est de déterminer qui fera quoi. Vous devrez désigner une personne responsable du calendrier, généralement le chef de projet. Ensuite, décidez qui a le pouvoir de mettre à jour le calendrier dans votre logiciel de planification. Ce sera probablement aussi le chef de projet ; cependant, les projets plus importants peuvent avoir un administrateur de projet qui gère cette tâche. Dans certains cas, l'équipe elle-même mettra à jour le calendrier au fur et à mesure qu'elle enregistre son statut lorsqu'elle travaille sur une tâche. C'est généralement le chef de projet qui donne l'approbation finale.

Mise à jour du calendrier

Une partie du plan consiste à décider à quelle fréquence vous mettrez à jour le calendrier. Parfois, c'est une activité du lundi matin pour commencer la semaine. D'autres fois, vous pouvez mettre à jour le calendrier un autre jour ou opter pour des mises à jour bihebdomadaires. Les mises à jour hebdomadaires sont considérées comme la norme et sont fortement recommandées, mais la fréquence à laquelle vous mettez à jour votre calendrier est déterminée par le projet, les parties prenantes, l'organisation, etc.

Retour d'information

La rétroaction fait partie intégrante de tout plan de gestion des horaires. Les horaires sont flexibles et les rapports d'avancement que vous recevez des membres de l'équipe de première ligne du projet sont cruciaux pour répondre aux besoins changeants du projet. Pour vous assurer que ce canal reste ouvert et que rien ne passe entre les mailles du filet, vous devez déterminer comment les commentaires sont transmis. Cela peut se faire par le biais de rapports de situation, de réunions d'équipe ou d'autres communications.

Changements d'horaire

Au fur et à mesure que les horaires changent, les modifications doivent être examinées et approuvées. Un membre de l'équipe, encore une fois, généralement le chef de projet, doit être nommé en tant qu'approbateur pour les changements de délai. Si, toutefois, le changement dépasse le flottement accepté dans un calendrier, il nécessite probablement l'approbation de la haute direction et/ou des parties prenantes du projet.

Outils de planification

Dressez la liste des outils que vous utiliserez pour créer et gérer votre emploi du temps. Il est également important de noter qui utilisera ces outils et dans quelle mesure. Déterminez les rôles tels que lecture seule, édition et mise à jour, etc.

Rapports

Les rapports vous permettent de communiquer les progrès aux parties prenantes, d'obtenir des données pour prendre de meilleures décisions et de maintenir votre projet sur la bonne voie. Cette partie de votre plan de gestion du calendrier décrit les types de rapports dont vous avez besoin, qui les générera et les recevra tout au long du projet et leur fréquence.

Intégration du calendrier

Ce dernier élément est destiné à ceux qui gèrent un calendrier faisant partie d'un calendrier plus large, ou le calendrier d'un projet dans un programme ou un portefeuille de projets. Si tel est le cas, vous devez suivre les autres calendriers et vous assurer que le vôtre s'aligne sur le calendrier général et la stratégie des autres.

Comment faire un plan de gestion des horaires

Le plan de gestion du calendrier fait partie du plan de gestion de projet plus large et est un moyen de s'assurer que vous respectez les livrables du projet. Il décrit également les processus qui vous permettent de respecter vos échéances.

Un plan de gestion de l'échéancier est composé de quatre sections : élaboration de l'échéancier, contrôle de l'échéancier, modifications de l'échéancier et échéancier du projet. Approfondissons chacun de ces sujets.

Élaboration du calendrier

Une fois qu'un membre de l'équipe de projet reçoit cette tâche, il recueille les commentaires de l'équipe et rédige des procédures pour aider à mieux estimer la durée de chaque tâche, les coûts associés et les ressources nécessaires pour accomplir la tâche.

Cela comprend un audit approfondi de tout ce qui est nécessaire au calendrier du projet (y compris le logiciel de gestion de projet), qui est responsable de l'élaboration et de la gestion du calendrier, qui a le pouvoir d'apporter des modifications, etc.

Contrôle des horaires

À ce stade, vous devez déterminer comment mesurer et contrôler votre emploi du temps. Cela signifie avoir un moyen de comparer votre calendrier et vos coûts planifiés avec votre calendrier et vos coûts réels. Vous devez déterminer comment vous allez mesurer le calendrier, comme le pourcentage achevé, les heures, le coût, etc.

Quelqu'un de l'équipe aura la responsabilité de mesurer les progrès. Parfois, c'est le chef de projet, mais ce n'est pas toujours la bonne personne pour le poste. L'équipe est généralement trop occupée pour assumer ce rôle également. Prenez cette décision en fonction de votre projet, de votre équipe et de la régularité avec laquelle ces mesures seront prises.

Changements d'horaire

Comme nous l'avons mentionné, des changements se produiront sans aucun doute dans un projet, tels que du temps ou des coûts supplémentaires, et il est important que vous ayez quelqu'un qui approuve ces changements. Cette personne est généralement le parrain du projet, quelqu'un qui n'est pas impliqué dans les activités quotidiennes.

Certaines choses à garder à l'esprit lorsque des changements se produisent sont les suivantes : Est-ce une raison pour modifier le calendrier ? Y a-t-il de la paperasse? Quel est le délai pour mettre en œuvre le changement de manière réaliste ? Et, bien sûr, qui est autorisé à approuver le changement ?

Le calendrier du projet

Le calendrier fait souvent partie du plan de projet et est inclus comme l'un des documents ou comme annexe. Lorsque le projet est plus important et que le calendrier est plus long et plus compliqué, il est généralement intégré à l'outil logiciel de gestion de projet.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui vous aide à gérer votre plan et votre calendrier de projet. Découvrez comment en regardant cette courte vidéo.

Liste de vérification de la gestion des horaires

Pour vous assurer que votre calendrier comprend toutes les parties nécessaires et pour éviter une dérive de la portée, assurez-vous d'avoir des réponses aux questions suivantes.

• Comment allez-vous développer le calendrier ?

Choisissez un logiciel qui propose des outils pour vous aider à créer et à gérer votre emploi du temps, comme un diagramme de Gantt, qui collecte et organise les tâches sur une chronologie. Vous devez également connaître les techniques que vous utiliserez pour mieux estimer le temps que prendra votre projet.

• Qui est dans la boucle ?

Identifiez les parties prenantes qui doivent rester informées des progrès et découvrez à quelle fréquence et par quels moyens elles souhaitent obtenir des mises à jour.

• Comment et quand la performance est-elle mesurée ?

Il existe de nombreuses façons de surveiller et de suivre l'avancement et les performances d'un projet. Des tableaux de bord qui fournissent des instantanés de haut niveau aux rapports qui approfondissent les données, assurez-vous d'avoir les bons outils en place avant d'exécuter votre planification.

• Comment resterez-vous sur la bonne voie ?

Comme indiqué, les projets changent et vous pouvez vous retrouver en retard à un moment donné. Ce n'est pas la fin du monde, mais cela nécessite d'avoir une réponse en place pour revenir dans les délais. Certaines techniques couramment utilisées sont le plantage (ajout de ressources supplémentaires), l'accélération (exécution de plusieurs tâches à la fois), la modification de la portée ou la révision du calendrier.

• Comment les ressources seront-elles gérées ?

Connaissez les ressources dont vous aurez besoin pour accomplir chaque tâche et comment elles s'intègrent dans votre emploi du temps. Vous voudrez avoir tout le matériel nécessaire à portée de main lorsque votre équipe sera prête à exécuter cette tâche.

Modèles de gestion des horaires

Nous proposons des dizaines de modèles de gestion de projet gratuits pour vous aider à gérer vos projets. Voici trois modèles idéaux pour créer un échéancier de projet et rassembler les informations nécessaires à votre plan de gestion d'échéancier.

Modèle de diagramme de Gantt

Les diagrammes de Gantt sont un outil polyvalent qui permet aux chefs de projet de créer, suivre et gérer les calendriers de projet. Vous pouvez utiliser notre modèle de diagramme de Gantt gratuit sous forme de fichier Excel ou l'importer dans ProjectManager pour créer un calendrier de projet auquel vous et votre équipe pouvez accéder en ligne.

Modèle de structure de répartition du travail

La création d'une structure de répartition du travail vous permet de visualiser les tâches de votre projet et de les hiérarchiser en conséquence. Il s'agit d'une étape fondamentale lors de la création d'un calendrier de projet. Vous pouvez télécharger notre modèle de structure de répartition du travail ou utiliser notre diagramme de Gantt en ligne qui intègre une fonction de structure de répartition du travail qui automatise le processus pour vous.

Modèle de portée du projet

Avant de créer un plan de gestion du calendrier, vous devez définir la portée de votre projet qui décrit tout le travail de projet qui doit être effectué. Il est important que vous déterminiez également ce qui ne sera pas fait afin de pouvoir créer un calendrier de projet précis.

Comment ProjectManager aide à planifier les plans de gestion

La gestion de votre emploi du temps est comme un petit projet intégré dans le plus grand. Quelle que soit la taille du projet, il y a des délais à respecter, des ressources à gérer et des équipes à affecter. Vous devez faire en sorte que tout le monde travaille à pleine capacité et surveille ses progrès et sa charge de travail. C'est beaucoup à faire, et c'est là que ProjectManager entre en jeu. Notre logiciel primé vous permet de rester organisé et productif.

Pour construire son emploi du temps puis sa gestion, il faut un outil robuste. Notre diagramme de Gantt en ligne collecte les tâches de votre projet et ajoute des dates de début et de fin qui s'affichent sur un calendrier de projet. Vous pouvez ensuite marquer les tâches par priorité afin que votre équipe sache ce qui est le plus important à terminer et quand. Pour suivre facilement les progrès, l'ensemble du calendrier peut être divisé en phases distinctes grâce à notre fonction d'étape.

Les coûts de main-d'œuvre et de ressources peuvent également être collectés sur le Gantt. Une fois votre calendrier terminé, vous pouvez filtrer pour voir le chemin critique et même définir une ligne de base, ce qui vous permet de mesurer la variance du projet. Vous saurez toujours si vous êtes sur la bonne voie ou si vous devez faire des ajustements pour revenir dans les délais. Si vous devez modifier quelque chose dans votre emploi du temps, faites simplement glisser et déposez la tâche à la nouvelle date et tout est automatiquement mis à jour.

Les équipes ont la possibilité d'organiser leur propre travail avec l'une de nos multiples vues de projet, comme une liste de tâches dynamique ou un calendrier. La vue du tableau kanban visualise votre flux de travail afin que les responsables puissent voir qui travaille sur quoi. Il existe également des fonctionnalités de gestion des ressources qui garantissent que les équipes disposent de ce dont elles ont besoin sans les surcharger. Notre page de charge de travail équilibre les tâches de votre équipe pour une plus grande productivité.

Enfin, communiquer les performances du projet à vos parties prenantes les rend heureux et vous permet de respecter votre calendrier. Nos rapports en un clic peuvent être filtrés pour afficher uniquement les données que vous et vos parties prenantes souhaitez voir. Il est également simple à partager, sous forme de PDF ou même imprimé lorsque vous présentez aux parties prenantes. ProjectManager contrôle votre planning et vous offre la transparence dont vous avez besoin pour rester sur la bonne voie.

ProjectManager est un outil cloud primé qui crée et gère les calendriers de projet, exécute des plans, surveille les progrès et rend compte des performances. C'est votre guichet unique pour tous vos besoins en gestion de projet. Découvrez pourquoi nous avons aidé des dizaines de milliers d'équipes à gérer des centaines de milliers de projets et profitez dès aujourd'hui de cet essai de 30 jours.