Comment faire un plan de gestion de la portée
Publié: 2022-08-23La portée peut faire ou défaire un projet. Si vous ne gardez pas le doigt sur la portée du projet, il peut rapidement déraper, gâcher votre calendrier et épuiser le budget. C'est le nombre de projets qui échouent.
Oui, la gestion de la portée est une contrainte de plus qu'un chef de projet doit maîtriser, mais les chefs de projet adorent faire des plans pour surmonter les défis. Un plan de gestion de la portée n'est qu'un autre élément important du projet dans lequel tout chef de projet adorera se mordre les dents.
Après tout, le chef de projet est chargé de veiller à ce que le projet aboutisse à une conclusion satisfaisante. Cela ne peut se faire sans avoir un plan de gestion de la portée. Mais d'abord, quelle est la portée du projet ?
Qu'est-ce que la portée du projet ?
La portée du projet est la façon dont les buts et les objectifs d'un projet sont définis. L'énoncé du contenu du projet énumère ces objectifs, quels seront les livrables, les tâches nécessaires pour réaliser les livrables, quels en seront les coûts et les délais. Ce sont, en fait, les paramètres de tout le projet.
La portée aide non seulement avec les limites du projet, mais avec qui sera responsable des tâches qui composent le projet et le processus qui sera appliqué pour s'assurer que tout est fait correctement et approuvé. Ces informations sont généralement collectées dans un énoncé de portée, également appelé énoncé de travail.
L'énoncé des travaux est une pierre angulaire pour les chefs de projet. Des changements vont se produire dans un projet, mais la gestion de ces changements pour rester dans la portée doit se produire ou le succès du projet est menacé. La portée d'un projet ne peut être modifiée qu'en soumettant une demande de modification au comité de contrôle des modifications du projet.
Dans les projets de construction, un formulaire d'ordre de modification est utilisé lors de la modification de la portée d'un projet et doit être approuvé par le propriétaire et l'entrepreneur.
Qu'est-ce que le fluage de la portée ?
Si vous pensez que le fluage de la portée semble désagréable, vous avez raison. La dérive de la portée est ce qui se produit lorsque des changements dans le projet se produisent sans être gérés et contrôlés. Pensez à un projet où de nouvelles exigences sont ajoutées après que le projet a déjà été exécuté. Si ces nouvelles exigences ne peuvent pas être examinées et livrées avec les mêmes ressources et au même moment que prévu à l'origine, alors vous avez un glissement de portée.
Un autre exemple de glissement de portée venant de la direction opposée est lorsqu'il y a beaucoup de changements dans un projet et que tous ces changements sont approuvés. Ça sonne bien, non ? Eh bien, pas si ces changements, approuvés ou non, créent un projet sans fin sans fin en vue.
Une façon de vous assurer que votre projet n'a pas de glissement de portée est de planifier en conséquence. Cela nous ramène à l'importance d'un plan de gestion de la portée.
Qu'est-ce qu'un plan de gestion de portée ?
Comme tout plan, un plan de gestion de la portée est un ensemble de processus qui sont en place pour s'assurer que le projet comprend toutes les tâches nécessaires. Le plan de gestion du périmètre vise principalement à définir comment le périmètre est expliqué, développé, structuré et vérifié.
En utilisant un plan de gestion de la portée, les chefs de projet peuvent définir et cartographier leur projet, afin qu'il reste dans la portée prévue. Le plan de gestion de la portée aide les chefs de projet à allouer les ressources de manière à ce que le projet puisse se terminer dans les délais, dans les limites du budget et avec la qualité attendue par les parties prenantes.
La gestion de la portée du projet consiste à :
- Planifier le processus pour définir le travail qui doit être fait tout au long du projet
- Contrôler et surveiller ces processus
- Documentation et suivi pour éviter une dérive de la portée lors de l'approbation ou de la désapprobation des modifications
- Clôture, y compris un audit des livrables et évaluation des résultats par rapport au plan
Comment faire un plan de gestion de la portée
Pour commencer, vous devez disposer d'une série d'entrées, en commençant par une charte de projet. Cela définit l'objectif du projet. Il définit les objectifs, les rôles et les responsabilités du projet. Les parties prenantes sont également identifiées à ce stade. La charte est une description de haut niveau du projet.
Le plan de gestion de projet est fondamental pour créer le plan de portée du projet. Le plan de gestion de projet est une référence par rapport à laquelle le plan de portée du projet peut être mesuré. Cela comprend le plan de gestion de la qualité, une description du cycle de vie du projet et la méthodologie qui sera utilisée.
Il est important de penser également à la culture de l'organisation, car cela aura un impact sur le projet. L'infrastructure aura également un impact important sur la portée du projet et doit donc être incluse dans le plan. Ensuite, il y a l'administration du personnel à considérer comme une ressource soit bien qualifiée, soit en besoin de formation. Bien sûr, les conditions du marché influencent la portée du projet, alors gardez cela à l'esprit.
D'autres facteurs à considérer sont les processus et les procédures, qui sont essentiels au succès de tout projet, et la base de connaissances de l'entreprise. Cela inclut les politiques, les bases de données financières, les données historiques et plus encore. Tous ces éléments, avec un bon jugement, une analyse des données et des réunions, sont les éléments qui aideront un chef de projet à créer un plan de gestion de la portée.
Étapes d'un plan de gestion de la portée
Les étapes pour élaborer un plan de gestion de la portée sont les suivantes :
- Identifiez les parties prenantes et obtenez leurs exigences.
- Créez un énoncé détaillé de la portée du projet qui identifie les buts et les objectifs du projet.
- Créez une structure de répartition du travail (WBS) pour cartographier toutes les tâches nécessaires.
- Développer le processus par lequel le WBS sera maintenu et approuvé.
- Énumérez les rôles et les responsabilités de l'équipe de projet.
- Établir le processus d'acceptation formelle des livrables du projet achevé.
- Déterminez comment contrôler et documenter les demandes de modification par rapport à l'énoncé de portée.
Modèles pour aider votre plan de gestion de la portée
Il y a beaucoup de pièces à assembler pour construire un bon plan de gestion de la portée. Avoir les outils pour vous aider à rassembler toutes ces données est utile. C'est là qu'interviennent les modèles. Bien que les modèles soient des documents statiques qui n'offrent qu'un coup de main, ils peuvent toujours rationaliser le processus et s'assurer que vous n'omettez aucune information précieuse.
Nous avons sélectionné quelques-uns des modèles de projet gratuits pour vous aider à démarrer votre plan de gestion de la portée :
Modèle de plan de projet
Plan est le mot clé dans un plan de gestion de la portée, et le modèle de plan de projet vous donnera un endroit pour collecter les tâches et les ressources dont vous aurez besoin dans le projet. La première partie du modèle traite de la portée et vous offre un espace pour réitérer la portée du projet telle qu'elle est définie dans la charte du projet.
Modèle de registre des risques
Rien ne peut changer la portée d'un projet plus rapidement qu'un risque réalisé. Être capable d'identifier puis de suivre la résolution de ces risques qui surviennent dans votre projet devrait faire partie de tout plan de gestion de la portée. Le modèle de registre des risques gratuit vous permet de définir la priorité de chaque risque, d'affecter un membre de l'équipe à la propriété du processus et de suivre ses progrès en le traitant.
Modèle de journal des modifications
La gestion des risques est importante, mais le changement peut provenir de plusieurs directions. Que se passe-t-il si une partie prenante ajuste ses attentes au milieu du projet ? Vous avez besoin d'un processus pour gérer ce changement, de l'approbation à l'achèvement. C'est là que le modèle de journal des modifications gratuit est utile. Vous pouvez désormais capturer ce changement et le suivre tout au long du cycle de vie de votre projet.
ProjectManager peut suivre et générer des rapports sur votre plan de gestion de la portée
Il existe de nombreux points dans le développement de votre plan de gestion de la portée où ProjectManager peut rendre le processus plus facile et plus efficace.
Diagrammes de Gantt pour la planification
ProjectManager dispose d'une fonction de diagramme de Gantt robuste. Lorsque vous saisissez toutes les tâches de votre projet, notre logiciel crée automatiquement un diagramme de Gantt avec une liste à gauche et une chronologie à droite. Ensuite, vous ajouterez les dates de début et de fin à chaque tâche, ce qui indiquera la durée de chaque tâche.
Étant donné que certaines tâches ne peuvent pas démarrer tant que la tâche n'est pas terminée, ces tâches dépendantes peuvent être facilement liées sur le diagramme de Gantt. La configuration de tâches dépendantes peut grandement contribuer à empêcher la dérive de la portée.
Tableaux de bord pour le suivi
Étant donné que ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud, les mises à jour de statut sont instantanément reflétées et les progrès sont visibles en temps réel sur notre tableau de bord de projet. Le tableau de bord en temps réel contient des mesures pour la progression, la charge de travail, les tâches et plus encore, qui calculent automatiquement les numéros de projet et les affichent dans des graphiques et des tableaux colorés faciles à lire.
Lors de l'utilisation d'un plan de gestion de la portée, le suivi et la création de rapports sont essentiels. Le tableau de bord en temps réel suit les progrès au fur et à mesure, donc si les choses tournent mal, vous serez en mesure de réagir rapidement et efficacement. Cela signifie en partie rendre compte de l'avancement du projet, c'est là que notre tableau de bord en temps réel vous soutient.
Kanban pour la gestion des tâches
ProjectManager a également plusieurs vues, donc si votre équipe veut juste voir sa liste de tâches, elle le peut. Ou si vous voulez un outil visuel pour suivre le flux de travail, vous pouvez afficher le projet sous forme de tableau kanban, où les tâches sont des cartes sous des colonnes qui représentent les phases de votre projet.
Vous pouvez également afficher le projet sur un calendrier. Le fluage de la portée n'aura pas le temps de s'installer avec ProjectManager vous donnant plusieurs vues sur le projet en temps réel.
Ne laissez pas la portée menacer votre projet, gérez-le avec ProjectManager. Notre logiciel de gestion de projet basé sur le cloud dispose des outils nécessaires pour mettre en œuvre votre plan de gestion de la portée et limiter la dérive de la portée. Essayez-le maintenant gratuitement avec cet essai gratuit de 30 jours.