Six Sigma en gestion de projet : un guide rapide

Il existe depuis trois décennies, mais Six Sigma peut encore être une sorte d'énigme. Cette méthodologie peut signifier différentes choses au sein de diverses organisations ou circonstances, mais il existe un moyen de décrire globalement cette méthodologie d'amélioration des processus métier et de définir ses débuts, son essor, son utilisation et sa mise en œuvre.

Il y a eu quelques réactions négatives contre Six Sigma ces dernières années, dont certaines sont justifiées et seront discutées, mais le processus dans son ensemble s'avère un outil précieux pour réduire les défauts dans la fabrication des produits, en particulier lorsqu'il est associé à une réflexion agile, à une fabrication allégée et capable outils de gestion de projet.

Qu'est-ce que Six Sigma ?

Pour commencer, définissons le terme Six Sigma. Comme indiqué, il s'agit d'une méthodologie utilisée pour améliorer la qualité de sortie d'un processus. Pour ce faire, il identifie d'abord, puis supprime, les causes des défauts. Ceci est réalisé grâce à un ensemble de méthodes de gestion de la qualité qui comportent à la fois des approches empiriques et statistiques. Un membre du personnel ayant une expertise Six Sigma est également généralement embauché pour surveiller le processus.

Six Sigma a été introduit pour la première fois par l'ingénieur Motorola Bill Smith en 1986 lorsqu'il a été enregistré en tant que marque. Mais ce n'est que 10 ans plus tard, lorsque Jack Welch l'a placé au cœur de sa stratégie commerciale chez General Electric, qu'il est devenu populaire dans le monde des affaires au sens large.

Un logiciel de gestion de projet est utilisé pour l'approbation et l'examen des performances du projet conformément aux pratiques Six Sigma. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui offre plusieurs vues de projet avec une vue particulièrement idéale pour Six Sigma ; la vue du tableau. Le tableau kanban permet aux responsables de visualiser le flux de travail de leurs équipes et est idéal pour l'automatisation du flux de travail et l'approbation des tâches. Cela permet aux équipes d'examiner et d'approuver uniquement les livrables qui répondent à leurs normes de qualité. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Histoire

Bien que Six Sigma ait pu être une marque déposée dans les années 1980, son histoire remonte beaucoup plus loin. Le concept a été introduit, bien que sous un autre nom, comme la courbe normale par Carl Friedrich Gauss (1777-1855). Il s'est développé davantage dans la variation des produits dans les années 1920 lorsque Walter Shewhart a montré que le processus trois sigma avait besoin d'être corrigé. L'ingénieur Bill Smith a finalement déposé la marque Six Sigma et c'est ce développement qui a conduit Motorola à documenter plus de 16 milliards de dollars d'économies.

Depuis les années 1980, l'utilisation de Six Sigma a été adoptée par des entreprises du monde entier et est devenue plus qu'un système de qualité, mais une façon de faire des affaires. Il a été décrit comme une vision, une philosophie, un symbole, une métrique, un objectif, une méthodologie et plus encore.

Méthodologies Six Sigma

Pour nos besoins, regardons Six Sigma comme une méthodologie. La méthodologie Six Sigma est utilisée pour améliorer les pratiques commerciales avec des données et des analyses statistiques afin de prendre de meilleures décisions basées sur des faits plutôt que sur les meilleures suppositions. Cela se fait en contrôlant les variations et en comprenant ce qui les cause.

Les processus sont alors rendus plus prévisibles et donc plus rentables pour les entreprises. La méthodologie six sigma n'est pas seulement une session de formation, mais une approche fondée sur des données et des projets ciblés avec des résultats commerciaux quantifiables. Cette approche s'est avérée valable car elle a été mise en œuvre dans de nombreux secteurs qui ont documenté des économies et la satisfaction de la clientèle.

Méthodologie DMAIC

L'outil central de l'approche Six Sigma est la feuille de route DMAIC, une méthode plus scientifique pour le développement de projets. Il s'agit d'un processus flexible et formalisé de résolution de problèmes qui comprend les cinq étapes suivantes :

1. Définir : Cette étape est utilisée pour déterminer le problème métier, quel est l'objectif, les ressources potentielles, la portée du projet et le calendrier d'achèvement. Ceci est souvent détaillé dans la charte du projet, où ce que vous savez sur le projet est collecté et tous les faits liés au travail sont définis, les objectifs sont fixés et l'équipe de projet est établie.
2. Mesure : vous souhaiterez maintenant établir une base de référence pour avoir quelque chose à mesurer lorsque vous améliorez les processus. C'est là que vous collectez les données pour mettre le travail en contexte. L'équipe déterminera ensuite ce qui sera mesuré et comment. Plus les données sont bonnes, meilleures sont les performances de ce système.
3. Analyser : Vient ensuite l'identification de ce qui empêche la progression du processus afin qu'il puisse être éliminé. Encore une fois, vous utiliserez un plan de collecte de données jusqu'à ce que vous découvriez les causes profondes du problème. Ce processus implique des outils analytiques complexes, dont certains incluent : répertorier et hiérarchiser les causes potentielles du problème, hiérarchiser les causes profondes pour améliorer les étapes, identifier l'impact des entrées de processus sur les sorties de processus et créer des schémas de processus détaillés.
4. Améliorer : testez et mettez en œuvre des solutions aux problèmes identifiés en utilisant des solutions créatives pour éliminer les causes profondes et éviter qu'elles ne se reproduisent. Cela se fait avec diverses techniques de remue-méninges et d'autres méthodes de résolution de problèmes. Il est suggéré de se concentrer sur la solution la plus simple et la plus simple. Testez ces solutions et déterminez les risques inhérents. Créez ensuite un plan de mise en œuvre et exécutez les améliorations. Un diagramme SIPOC est souvent utilisé dans Six Sigma afin d'effectuer cette étape.
5. Contrôle : Pour vous assurer que ces améliorations sont durables, surveillez-les en créant un plan de contrôle. Assurez-vous de mettre à jour ce plan au besoin. Vous pouvez développer une carte de contrôle pour évaluer la stabilité des améliorations à mesure que le projet avance.

Il y a un R silencieux que certaines organisations ajoutent au DMAIC, qui signifie Reconnaître. C'est une question de priorité, ce qui signifie que l'équipe reconnaît le bon problème sur lequel se concentrer au bon moment.

Ces étapes DMAIC doivent agir comme une boucle dans la mesure où vous devez les répéter et appliquer les modifications aux autres processus du projet. Partagez les résultats avec tout le monde sur le projet et même en dehors de l'organisation pour développer un réseau de soutien. Il est également judicieux de remercier les participants de maintenir un bon moral face à un travail minutieux et difficile.

Méthodologie DMADV

Une variante de DMAIC est la méthodologie DMADV. Bien que moins connue, c'est une méthodologie idéale pour le processus de conception de nouveaux produits. Comme le DMAIC, il partage les trois premières étapes, mais les définit en termes légèrement différents.

• Définir : Définissez le processus et les objectifs de conception de votre projet.
• Mesure : Ensuite, identifiez et mesurez les caractéristiques essentielles à la qualité du produit, du service ou du processus. Assurez-vous de ne pas négliger les risques et les capacités de production.
• Analyser : c'est ici que vous choisissez la meilleure conception après avoir analysé les données que vous avez recueillies au cours des deux premières étapes.
• Conception : une fois que vous avez une conception, commencez à créer et à tester le produit, le service ou le processus.
• Vérifier : vous avez besoin d'une vérification et d'une validation pour vous assurer que votre sortie de conception répond aux exigences d'entrée de conception et que votre produit fonctionne comme prévu dans un environnement réel ou dans des conditions simulées destinées à imiter cet environnement.

Tout comme avec DMAIC, vous voulez considérer la méthodologie non pas comme une fin mais comme une boucle continue de révision et d'amélioration. Suivre cette méthodologie du début à la fin vous aidera à développer les normes de qualité les plus élevées. Cela conduit à une meilleure satisfaction des clients et à des bénéfices plus élevés pour l'entreprise.

Pourquoi Six Sigma ?

Le credo de Six Sigma peut être décomposé en trois affirmations :

1. L'effort continu pour atteindre la stabilité et un résultat prévisible d'un processus est ce qui fait le succès d'une entreprise.
2. Certaines caractéristiques des processus de fabrication et des processus commerciaux sont définissables et mesurables. Ces caractéristiques peuvent être analysées pour contrôler et améliorer les processus.
3. De haut en bas, l'ensemble de l'organisation doit s'engager à maintenir les améliorations de la qualité pour qu'elles soient réalisées.

Quelles sont les fonctionnalités de Six Sigma ?

Six Sigma n'est pas la première technique développée pour améliorer les processus, mais elle diffère des autres de trois manières importantes :

1. Il est axé sur des rendements financiers mesurables et quantifiables.
2. Le leadership est essentiel.
3. Les données et les statistiques sont la base de la prise de décision au lieu d'hypothèses ou de conjectures.

En relation: 20 modèles de projet et de travail gratuits pour Excel

Lean Six Sigma

Six Sigma a fait ses preuves pour travailler avec des équipes collaboratives depuis l'an 2000, date à laquelle il s'est transformé en Lean Six Sigma. Cela a été codifié pour la première fois dans le livre Leaning into Six Sigma: The Path to Integration of Lean Enterprise and Six Sigma de Barbara Wheat, Chuck Mills et Mike Carnell. Depuis lors, Lean Six Sigma a été utilisé dans divers secteurs économiques, tels que la santé, la finance et la chaîne d'approvisionnement.

Lean Six Sigma trouve une synergie entre ces deux styles managériaux. La gestion de projet Lean se concentre sur l'élimination de huit domaines de gaspillage : les défauts, la surproduction, l'attente, les talents non utilisés, le transport, l'inventaire, le mouvement et le traitement supplémentaire. Six Sigma, d'autre part, cherche à améliorer la qualité des résultats des processus en identifiant et en supprimant la cause des erreurs afin de minimiser la variabilité de la production.

Ensemble, les deux styles se complètent en faisant en sorte que Lean expose d'où provient le problème dans un processus, tandis que Six Sigma s'efforce de réduire ce problème. Cela produit un cycle positif d'améliorations et un flux continu.

Lean Six Sigma travaille ensuite ensemble pour réduire les coûts de production tout en améliorant la qualité et la vitesse de production, en maintenant l'organisation compétitive. Six Sigma réduit les variations et Lean vise où il y a du gaspillage et comment le réduire, ce qui permet d'économiser de l'argent. Les deux fonctionnent bien en termes d'efficacité, de productivité et de contrôle financier solide.

Six Sigma et Agile

Alors que les méthodes agiles continuent de croître à partir de l'œuf de développement logiciel dans lequel elles ont éclos, le style s'est retrouvé avec Six Sigma.

Le Manifeste Agile énonce comme son 12e principe que "à intervalles réguliers, l'équipe réfléchit à la manière de devenir plus efficace, puis ajuste et ajuste son comportement en conséquence". Les équipes agiles se concentrent sur l'amélioration continue, ce qui va de pair avec le credo de Six Sigma.

Les équipes agiles peuvent utiliser Six Sigma pour résoudre des problèmes grâce à des données empiriques, car la méthodologie fournit un ensemble d'outils pour faire exactement cela. Rassurez-vous, Agile et Six Sigma font bon ménage.

Certifications Six Sigma

Comme d'autres méthodologies, vous pouvez obtenir une certification Six Sigma. Il vérifie votre maîtrise de la méthode des compétences professionnelles et est décerné selon un niveau de connaissances qui suit une classification de ceinture similaire à celle utilisée dans les arts martiaux.

• Certifié Master Black Belt (CMBB)

Le plus haut niveau de certification Six Sigma est la ceinture noire de maître certifié. Cette personne peut façonner la stratégie, développer des mesures clés, agir en tant que consultant et coacher les ceintures noires et vertes. Vous devez avoir au moins cinq ans d'être une ceinture noire Six Sigma.

• Certifié ceinture noire Six Sigma (CSSBB)

Descendre d'un niveau nous amène à la ceinture noire certifiée Six Sigma. Ce sont des experts de la méthodologie et sont capables de diriger ou de former des équipes avec des ceintures en dessous de la leur. Pour ceux qui ont cette ceinture, la gestion de projets Six Sigma est leur travail à temps plein et ils ont une compréhension complète de l'analyse statistique et de l'amélioration des processus.

• Certifié ceinture verte Six Sigma (CSSGB)

Ceux qui ont une ceinture verte Six Sigma créent, identifient et exécutent des processus. Ils connaissent les principes Lean Six Sigma mais aussi DMAIC. Ils peuvent diriger des équipes sur des projets plus petits et aider ceux qui détiennent le statut de ceinture noire. Ils se concentrent sur l'amélioration de la qualité, la réduction du gaspillage et des erreurs lors de la collecte et de l'analyse des données.

• Certifié ceinture jaune Six Sigma (CSSYB)

Une ceinture jaune Six Sigma signifie que vous comprenez comment utiliser Six Sigma sur le lieu de travail. Vous avez commencé à améliorer les processus et à créer des cartes de processus pour décrire les étapes d'un processus. Vous connaissez les principes de la collecte d'informations. Vous ne pouvez pas diriger une équipe mais pouvez soutenir une ceinture supérieure.

• Certifié ceinture blanche Six Sigma (CSSWB)

La ceinture blanche Six Sigma se concentre sur les fondamentaux. Ils comprennent les rôles des membres de l'équipe et comment ces membres peuvent améliorer l'efficacité. Ils découvrent le DMAIC et ont tendance à se concentrer sur la réduction des déchets.

Critique de Six Sigma

Tout le monde n'est pas vendu sur Six Sigma. L'expert en qualité Joseph M. Juran dit que Six Sigma n'est pas nouveau. Pour lui, seuls les termes ont changé, mais l'approche fondamentale de l'amélioration de la qualité reste la même.

La Harvard Business Review note ce qu'elle considère comme des lacunes de la technique. D'une part, il n'intègre pas la technologie de l'information. Ils pensent aussi que c'est élitiste parce qu'il désigne des personnes appelées « ceintures noires » qui sont des experts pour analyser et concevoir plutôt que d'inclure toute l'équipe.

Il y a aussi un problème avec son processus d'améliorations progressives, qui, selon certains, fait obstacle à des améliorations radicales. Cela ne cadre pas non plus avec un travail orienté vers la recherche de nouvelles méthodes et de nouveaux processus innovants.

Depuis sa création, même un praticien fidèle comme Jack Welsh en est venu à admettre que ce n'est pas une approche holistique partout dans l'entreprise. Mais dans la fabrication de produits, sa capacité à réduire les défauts à un écart type sur six reste la norme et donne des résultats. La décision de l'appliquer à votre projet vous appartient bien entendu.

Comment ProjectManager aide avec Six Sigma

Au fond, Six Sigma est simplement une autre façon de gérer un projet. Il mesure les données pour trouver des itinéraires plus efficaces pour atteindre votre livrable final. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet primé qui vous fournit des données en temps réel pour prendre des décisions plus éclairées. Il dispose de plusieurs vues de projet permettant aux équipes interfonctionnelles de collaborer et de garder tout le monde sur la même longueur d'onde avec une seule source de vérité.

Définir des lignes de base sur les diagrammes de Gantt

Afin de profiter de ces données en temps réel, vous devez créer un plan. L'une de nos vues de projet, le diagramme de Gantt, est un outil idéal qui vous montre l'ensemble du projet sur une chronologie. Vous pouvez définir des dépendances, des jalons et une ligne de base pour capturer le calendrier et le coût afin de les comparer à votre effort réel une fois le projet exécuté. Vous disposez désormais de données en temps réel pour tout suivre, des ressources à la charge de travail.

Surveillez six métriques de projet avec des tableaux de bord en temps réel

Les données exécutent Six Sigma et une fois que vous avez défini la ligne de base dans votre Gantt, vous pouvez afficher les données en temps réel dans le logiciel. Obtenez une vue de haut niveau du tableau de bord en direct et aucune configuration n'est requise. Nous automatisons la collecte et le calcul des données, qui sont ensuite affichées dans des tableaux et des graphiques colorés qui peuvent être lus en un coup d'œil. Consultez des données en temps réel sur la santé de votre projet, les tâches, l'avancement, le temps, le coût et la charge de travail au même endroit.

Plongez plus profondément dans les données avec des rapports en un clic qui vous permettent de filtrer pour voir uniquement ce que vous voulez voir. Toutes nos vues de projet suivent le pourcentage d'achèvement des tâches individuelles. Nous offrons aux utilisateurs de Six Sigma une multitude de données pour améliorer la qualité de leurs résultats dans un processus, en utilisant l'automatisation pour ajouter de l'efficacité et des approbations de tâches pour maintenir des livrables de qualité tout au long du projet.

En raison de l'utilisation de métriques par Six Sigma pour mesurer par rapport à une ligne de base pour voir où il y a des problèmes qui peuvent être résolus pour rendre les processus plus efficaces, le besoin d'un logiciel de gestion de projet dynamique est essentiel. ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui surveille les progrès avec son tableau de bord en temps réel, ce qui facilite la découverte des problèmes et accélère la mise en œuvre de solutions. Essayez-le gratuitement pendant 30 jours et voyez par vous-même avec cet essai.