Automatisation des petites entreprises : 6 processus que vous devriez automatiser

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, chaque minute est précieuse. Vous avez beaucoup à faire et seulement un certain nombre d'heures par jour pour le faire.

La plupart des petites entreprises perdent du temps en n'automatisant pas.

Alors que 40 % des grandes entreprises ont des processus automatisés dans au moins une unité commerciale, seules 25 % des petites entreprises peuvent en dire autant.

De nombreux propriétaires de petites entreprises pensent que l'automatisation est réservée aux grandes entreprises, mais cela ne pourrait pas être plus éloigné de la vérité. Les recherches de McKinsey ont montré que même si les petites entreprises sont moins susceptibles d'investir dans l'automatisation que les grandes, elles ont plus de succès lorsqu'elles le font.

Alors, comment votre petite entreprise peut-elle démarrer avec l'automatisation ?

Cet article détaille tout ce que vous devez savoir sur l'automatisation d'une petite entreprise, y compris les processus à automatiser et comment choisir la meilleure plate-forme d'automatisation.

Quels sont les avantages de l'automatisation des petites entreprises ?

Les petites entreprises sont parfois réticentes à investir dans l'automatisation, mais l'automatisation des processus est un avantage clé dont elles disposent. 88 % des petites entreprises affirment que l'automatisation permet à leur entreprise de concurrencer les grandes entreprises.

L'automatisation permettra à votre petite entreprise d'augmenter sa production sans avoir à embaucher plus de personnes. De plus, les outils d'automatisation vous permettent d'être plus axé sur les données et de suivre plus efficacement votre retour sur investissement, ce qui est encore plus important pour les petites entreprises à court d'argent que pour les grandes entreprises.

1. L'automatisation permet à votre équipe de gagner du temps pour se concentrer sur un travail plus précieux

Les employés de bureau passent plus de trois heures par jour sur des tâches manuelles répétitives. Et 51 % déclarent que les tâches administratives numériques répétitives entravent l'exécution de leur travail principal.

L'automatisation élimine ces tâches de l'assiette de votre équipe. Avec les responsabilités les plus répétitives et les plus ennuyeuses, les employés peuvent se concentrer sur ce qu'ils font vraiment bien - le travail stratégique qui ajoute au résultat net de votre petite entreprise.

2. L'automatisation élimine l'erreur humaine

Quiconque fait la même tâche encore et encore finira par faire une erreur. Par exemple, une panne d'Amazon Web Services en 2017 a été causée par un employé qui a mal saisi une commande lors d'un débogage de routine.

Les logiciels d'automatisation ne font pas ce genre d'erreur. Un outil d'automatisation termine un processus exactement de la même manière à chaque fois.

3. L'automatisation permet une prise de décision basée sur les données

Les entreprises prennent de meilleures décisions lorsqu'elles disposent des données pour étayer leurs choix. Mais compiler et analyser des données et partager des rapports prend du temps si vous devez le faire manuellement.

L'automatisation permet aux entreprises de synthétiser un grand volume d'informations sans faire beaucoup de travail supplémentaire.

6 domaines que les petites entreprises devraient automatiser (avec exemples)

Vous pouvez automatiser à peu près n'importe quel processus répétitif. Voici quelques domaines communs d'automatisation dans lesquels les petites entreprises peuvent obtenir de grands résultats.

1. Gestion des leads et des contacts

Traiter manuellement les prospects et les contacts peut être un problème. Envisagez de remplacer cette feuille de calcul compliquée par l'automatisation CRM.

Formulaires d'inscription

Les formulaires d'inscription sur votre site Web permettent aux clients potentiels de s'inscrire à votre liste d'abonnés. L'automatisation peut prendre ces informations et les ajouter automatiquement à vos listes de CRM et de marketing par e-mail. Segmentez les contacts en fonction de leur mode d'inscription ou déclenchez immédiatement un e-mail de bienvenue.

Notation des prospects

Chaque interaction avec un contact peut augmenter ou diminuer sa valeur pour vous. Mais ce n'est pas quelque chose que vous voulez vous soucier de calculer manuellement.

Une plateforme CRM peut automatiser la notation des prospects et prendre des mesures lorsqu'un score change. Par exemple, il peut vous avertir lorsqu'une offre se réchauffe ou déclencher une campagne de maturation par e-mail lorsqu'un contact atteint un certain score.

Segmentation de la liste

La segmentation de votre liste de contacts est essentielle pour envoyer du contenu personnalisé.

Vous pouvez le faire automatiquement en fonction des actions entreprises par une personne. Par exemple, vous pouvez déplacer automatiquement les prospects dans des segments en fonction de leur stade de transaction.

Exemple de cette automatisation en action

L'agence de recherche sociale, de démographie et d'analyse de données McCrindle avait besoin d'augmenter sa génération de prospects et son taux de conversion. Il était important pour l'agence de personnaliser ses engagements, mais la segmentation des listes et la création de contenu prenaient des heures.

L'automatisation d'ActiveCampaign permet à McCrindle d'offrir un parcours client personnalisé et efficace.

Lorsqu'un client effectue une action dans l'entonnoir, l'équipe reçoit automatiquement une étiquette et un score de prospect. Ces données sont utilisées pour créer un profil pour chaque client et fournissent des détails pour la segmentation de la liste.

Le résultat est une communication personnalisée et un taux d'ouverture/clic moyen de 34% sur leurs campagnes.

2. Marketing par e-mail

Le marketing par e-mail a un retour sur investissement (ROI) incroyable. Les entreprises gagnent en moyenne 35 $ pour chaque dollar dépensé. Le courrier électronique vous donne une ligne directe avec votre public et vous aide à renforcer la notoriété de votre marque.

Mais l'envoi régulier d'e-mails professionnels et personnalisés à tous vos contacts dépasse le temps dont disposent la plupart des petites entreprises. Un logiciel d'automatisation du marketing par e-mail vous facilite la tâche.

Examinons quelques types d'e-mails automatisés que vous pouvez envoyer.

E-mails de bienvenue

Le moment où un contact rejoint votre liste de diffusion est le moment où il est le plus intéressé par ce que vous avez à offrir.

Tirez parti de cela en envoyant un e-mail de bienvenue automatique - ou une série d'e-mails de bienvenue. Remerciez-les de s'être inscrits et incitez-les à entreprendre une action de votre choix.

E-mails de panier abandonné

Près de 70 % des paniers d'achat en ligne sont abandonnés. Lorsqu'un client laisse son panier derrière lui, le panier abandonné peut déclencher automatiquement un e-mail lui rappelant de revenir acheter les articles.

Courriels d'anniversaire et d'anniversaire

Vous pouvez déclencher des e-mails en fonction de l'anniversaire du contact ou de l'anniversaire du jour où il a rejoint votre liste. Vous pouvez inclure une offre spéciale pour que l'abonné se sente célébré.

Exemple de cette automatisation en action

Morrow Audio fabrique et vend des câbles et des composants audio haut de gamme. Le fondateur Mike Morrow utilise un certain nombre d'automatisations de messagerie pour obtenir et fidéliser les clients.

Par exemple, une campagne d'e-mails de panier abandonné à deux e-mails a entraîné une récupération de 26 % des paniers perdus, soit 30 000 $ de ventes perdues récupérées.

3. Médias sociaux

L'automatisation des médias sociaux comprend l'automatisation de votre contenu pour qu'il soit publié sur la plate-forme de médias sociaux à certains moments. Mais les possibilités vont bien au-delà.

Écoute sociale

L'écoute sociale consiste à surveiller les plateformes de médias sociaux et à vous avertir lorsque quelqu'un mentionne votre marque. C'est particulièrement utile si vous êtes sur plusieurs sites de médias sociaux et que vous voulez un outil unifié pour écouter chaque canal.

Publicité sur les réseaux sociaux

Tous les principaux réseaux sociaux autorisent la publicité payante. Vous pouvez atteindre un public ciblé dans un espace où il passe déjà du temps.

Cependant, la gestion des publicités peut être un problème.

Intégrations

Vous pouvez également intégrer votre suivi social à vos autres processus. Par exemple, vous pouvez extraire automatiquement les prospects des réseaux sociaux dans votre CRM.

Exemple de cette automatisation en action

Yes Supply est une plateforme de développement personnel et de coaching fondée par Reese Evans.

Evans collectionne les contacts en proposant des formations gratuites sur son site. Les visiteurs qui s'inscrivent bénéficient de cinq jours de contenu gratuit, après quoi ils reçoivent des e-mails pour s'inscrire à une masterclass.

S'ils ne s'inscrivent pas tout de suite, Evans utilise ActiveCampaign + Facebook Custom Audiences pour recibler les prospects sur les réseaux sociaux.

4. Notifications et mises à jour

Les notifications sont un type d'automatisation qui présente de grands avantages, comme une efficacité et une vitesse accrues.

Les notifications automatiques vous donnent des mises à jour sur les événements critiques, vous permettant ainsi d'agir immédiatement. Par exemple, votre équipe commerciale peut recevoir des notifications lorsque le statut d'une transaction change. Aucun temps n'est perdu pour répondre au changement.

Exemple de cette automatisation en action

Sneleentaxi utilise ActiveCampaign CRM pour gérer les leads et les prospects. Les notifications sont essentielles pour conclure des accords avec de grandes entreprises.

Lorsqu'un e-mail non-consommateur est utilisé, un représentant commercial est averti, afin qu'il puisse suivre cette entreprise en tant que partenaire potentiel.

5. Assistance client

Les petites entreprises se soucient de leurs clients et s'engagent à offrir le meilleur soutien possible.

Mais ce n'est pas facile. Vous avez une petite équipe - ou pas d'équipe - et les problèmes d'assistance surviennent à toute heure sur une variété de canaux.

L'automatisation peut aider.

Affectation des tickets

Quel que soit le canal utilisé par le client, les tickets d'assistance peuvent être acheminés rapidement vers la bonne personne.

Cette automatisation évite aux employés d'avoir à trier les e-mails, les messages Facebook, les messages téléphoniques et les chats pour trouver et répondre aux questions prioritaires.

Chatbots

Les chatbots sont devenus de plus en plus populaires dans le support client. Alors que les chatbots ont parfois une mauvaise réputation pour leurs interactions pas tout à fait humaines, ils peuvent aider les petites entreprises à fournir un excellent service.

Ils sont toujours disponibles, ils répondent immédiatement et si une question est trop complexe pour y répondre, ils peuvent transférer le client à un agent humain.

Il a été démontré que les chatbots augmentent les ventes de 67 % en moyenne.

Exemple de cette automatisation en action

Your Therapy Source est une ressource de thérapie en ligne qui utilise ActiveCampaign pour l'automatisation du marketing. Il est important pour la fondatrice Margaret Rice de fournir un service client de premier ordre.

YourTherapySource maintient les clients satisfaits de la fonction Conversations. Conversations fournit une messagerie d'assistance client multicanal avec des fonctionnalités de chat automatisées et en direct.

Lorsqu'un client contacte Your Therapy Source, le message est envoyé directement sur le téléphone de Rice afin qu'elle puisse répondre immédiatement.

6. Rapports

Vous devez avoir une vue d'ensemble de ce qui se passe dans votre entreprise et vous devez savoir si vos efforts de marketing et de vente portent leurs fruits.

Malheureusement, la compilation manuelle des rapports nécessaires peut faire perdre des heures précieuses. Il est temps de passer des graphiques Excel et de générer des rapports automatiquement.

Exemple de cette automatisation en action

Revenons à McCrindle.

McCrindle utilise les rapports CRM pour obtenir une visibilité à 360 degrés sur le parcours client tout au long du pipeline. Ils peuvent décomposer leurs données par pipeline, produit, famille de produits et persona pour voir une combinaison de données globales et granulaires.

Comment mettre en œuvre l'automatisation dans votre petite entreprise

Les entreprises de toutes tailles bénéficient de l'automatisation, mais le démarrage peut être décourageant. Voici quelques étapes que vous pouvez suivre :

Étape 1 : Identifier les opportunités d'automatisation

Tout d'abord, auditez vos processus existants et faites une liste de ce qu'il faut automatiser. Ne vous inquiétez pas encore de la façon dont vous allez le faire.

Discutez avec vos employés des tâches qui prennent le plus de temps. Le meilleur candidat pour votre premier processus automatisé sera quelque chose de fastidieux et répétitif.

Commencez par les processus simples, puis développez. Par exemple, vous passez peut-être trop de temps à saisir des prospects dans une feuille de calcul. Utiliser un CRM pour générer automatiquement des leads à partir de champs de formulaire est une étape simple qui vous fera gagner beaucoup de temps.

Étape 2 : Choisissez des outils d'automatisation

Maintenant, il est temps de choisir l'outil pour le faire.

Idéalement, vous choisirez des outils d'automatisation commerciale capables de rationaliser plusieurs processus critiques dans votre organisation. Faites une liste restreinte des logiciels d'automatisation qui vous intéressent et planifiez des démonstrations avec les fournisseurs.

Accédez aux démos en connaissant votre budget et une liste des fonctionnalités dont vous avez besoin (ainsi que quelques avantages).

Étape 3 : Suivre et analyser

Les fonctionnalités de création de rapports vous donnent un aperçu de vos opérations commerciales et vous aident à prendre des décisions fondées sur des données. Assurez-vous que votre logiciel d'automatisation peut fournir une analyse utile.

Par exemple, une plate-forme d'automatisation du marketing par e-mail vous montrera des statistiques sur les performances de votre campagne, et un CRM devrait vous aider à comprendre l'état de votre pipeline.

Les analyses sont importantes pour améliorer vos processus automatisés à l'avenir. Par exemple, vous pouvez voir quel type d'e-mail automatisé obtient le plus d'engagement et utiliser ces informations pour ajuster vos autres automatisations.

Comment choisir une plateforme d'automatisation pour votre petite entreprise

Le facteur le plus important est que le logiciel fasse ce que vous voulez qu'il fasse. Faites une liste des fonctionnalités dont vous avez besoin avant de configurer des démonstrations de produits.

Voici quelques éléments à rechercher :

Prix

Pour les petites entreprises, le prix est toujours un facteur. Cela ne signifie pas que l'option bon marché est toujours la meilleure. Recherchez des logiciels avec des tarifs adaptés aux petites entreprises - c'est-à-dire que le plan de base est abordable, mais il dispose également de fonctionnalités avancées dans lesquelles vous pouvez évoluer.

Intégrations

Tenez également compte des intégrations offertes par chaque outil. Plus votre logiciel d'automatisation peut fonctionner avec votre pile technologique existante, plus votre entreprise sera efficace.

Évolutivité

Pensez aux processus que vous souhaitez automatiser aujourd'hui et à ceux que vous souhaitez automatiser demain. Vous ne souhaitez pas investir dans un outil trop limité pour vos besoins futurs.

Conclusion

L'automatisation rationalise vos processus et vous rend plus compétitif, surtout si vous êtes une petite entreprise.

Les solutions d'automatisation marketing et CRM d'ActiveCampaign sont idéales pour les petites entreprises : abordables, intuitives à tous les niveaux d'expertise et prêtes à évoluer avec vous.

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