Le guide de l'entrepreneur sur le financement des petites entreprises

La plupart des conseils de financement des petites entreprises relèvent de deux écoles de pensée.

L'un vous encourage à démarrer votre entreprise : baissez la tête, déchargez vos économies personnelles, investissez tout l'argent de vos premières ventes, et avec un peu de travail acharné, vous y arriverez.

L'autre école est plus traditionnelle : allez dans une grande banque, signez votre maison, et si vous avez un bon historique de crédit, vous obtiendrez un bon prêt avec un taux d'intérêt élevé.

Les deux stratégies sont raisonnables, mais il existe d'autres façons de financer les petites entreprises.

Dans cet article, nous aborderons les prêts aux entreprises et la gestion financière. Tout d'abord, nous parlerons de vos options de financement. Ensuite, nous verrons comment gérer les finances des petites entreprises une fois que vous avez de l'argent en banque. Si vous êtes ici pour les bases du financement des petites entreprises, consultez notre section sur la gestion de vos finances.

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Comprendre les prêts aux petites entreprises et les options de financement

Le financement est l'une des premières choses auxquelles il faut penser lorsqu'il s'agit de votre entreprise. C'est aussi le choix financier le plus important que vous ferez dans votre cheminement. La façon dont vous financez votre entreprise peut avoir un impact sur la façon dont vous la gérez.

Types d'options de financement pour les petites entreprises

Examinons quelques façons courantes de financer une entreprise :

• Prêts à terme
• Avances de fonds aux commerçants
• Financement d'équipement
• Lignes de crédit
• Prêts SBA

Prêts à terme

Un prêt à terme est un prêt bancaire d'un montant précis qui est remboursé à intervalles réguliers sur une période de temps déterminée. Les prêts à terme sont fixés à un taux d'intérêt fixe ou variable. Ces prêts peuvent nécessiter un acompte important pour réduire les remboursements et les coûts totaux du prêt.

Les petites entreprises établies, généralement actives depuis deux ans, optent pour des prêts à terme. Ils utilisent des prêts à terme pour acheter des actifs (tels que de l'équipement) ou des investissements de croissance, au lieu de les utiliser pour couvrir les dépenses quotidiennes.

Les prêts à terme ont quelques caractéristiques qui les distinguent des autres options de financement :

1. Des taux d'intérêt plus bas
2. Flexibilité d'utilisation des fonds
3. Calendrier de paiement prévisible

Ils se déclinent également en trois options de prêt différentes, chacune servant un objectif différent pour votre entreprise :

1. Court terme (remboursement dans l'année) . Les entreprises choisissent ces prêts plutôt que les avances de fonds des commerçants, car ils ont des taux d'intérêt plus bas et sont plus faciles à obtenir. Vous pouvez utiliser un prêt à court terme pour acheter des stocks pour les vacances, profiter d'une offre d'inventaire ou couvrir la masse salariale si vous rencontrez un manque de fonds.
2. Intermédiaire terme (remboursement entre un et cinq ans) . Ces prêts conviennent aux projets à plus grande échelle, comme l'achat d'équipement ou le refinancement d'anciennes dettes commerciales. Vous voudrez utiliser ces prêts pour des projets qui peuvent prendre quelques mois ou quelques années avant de rentabiliser votre investissement.
3. Long terme (remboursement entre 6 et 20 ans). Les prêts à long terme sont orientés vers des opportunités de croissance, comme un nouveau bâtiment ou l'achat d'équipement lourd pour la fabrication. Ils sont soutenus par les garanties ou les actifs existants de votre entreprise. Ces prêts sont généralement assortis de règles strictes quant à ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire avec l'argent.

Le processus de souscription dans les banques traditionnelles peut être maladroit et obscur. C'est pourquoi Shopify propose un financement simple et rapide aux marchands. Grâce à Shopify Capital, les commerçants peuvent obtenir un financement dans les jours suivant l'approbation. Une fois que les commerçants acceptent une offre et qu'elle est approuvée, les fonds sont déposés en aussi peu que deux jours et les prêts peuvent être remboursés au fur et à mesure qu'ils réalisent des ventes. Vous pouvez utiliser le prêt pour financer la paie, l'inventaire, les campagnes de marketing ou d'autres choses qui peuvent alimenter la croissance de votre entreprise.

Je ne voulais tout simplement pas m'occuper de tout le processus de passage par une banque - je voulais me concentrer sur l'entreprise. Un prêt traditionnel semblait lourd et plus contraignant. Shopify Capital a une mentalité différente. Il est si facile.

La meilleure partie? Vous pouvez éviter les longs processus de demande avec un minimum de paperasse et sans vérification de crédit. Dans le cadre du financement via Shopify Capital, vous pouvez obtenir le soutien financier dont vous avez besoin rapidement et facilement.

Lire la suite : Comment obtenir un prêt pour petite entreprise et ce qu'il faut savoir avant de postuler

Avances de fonds aux commerçants

Une avance de trésorerie marchand est une somme d'argent forfaitaire que vous pouvez recevoir moyennant des frais fixes. Dans ce modèle, le bailleur de fonds achète un pourcentage de vos ventes futures, puis collecte un pourcentage des ventes chaque jour en retenant une partie de vos ventes par carte de crédit ou de débit. Étant donné que les ventes peuvent être élevées certains jours et faibles d'autres, il n'y a pas de durée déterminée.

Shopify Capital offre un financement aux petites entreprises sous la forme d'avances de fonds aux commerçants éligibles au Royaume-Uni.

Financement d'équipement

À un moment donné de votre entreprise, vous devrez acheter, mettre à niveau ou remplacer différentes pièces d'équipement. C'est là qu'interviennent les prêts d'équipement.

Le financement d'équipement est un type de prêt aux petites entreprises conçu pour vous aider à acheter de l'équipement pour votre entreprise. Ces prêts couvrent un certain nombre de choses, y compris les meubles de bureau, les fours commerciaux, les équipements médicaux, les ordinateurs, les équipements de fabrication lourds, etc.

Chaque prêteur aura des conditions différentes. Mais en général, vous pouvez financer environ 80 % du prix d'achat total d'un article. Un acompte de 20 % est généralement exigé pour un prêt d'équipement pour petite entreprise. Vous possédez l'équipement dès le premier jour.

Lignes de crédit

S'adapter au changement fait partie intégrante de la possession d'une petite entreprise. Parfois, si vous souhaitez saisir une opportunité de croissance, vous aurez peut-être besoin de liquidités rapidement, avec des conditions de paiement mensuelles flexibles. Une ligne de crédit non garantie peut être une solution.

Considérez une marge de crédit pour petite entreprise comme une carte de crédit plutôt qu'un prêt. Il vous offre un accès à de l'argent que vous pouvez utiliser pour répondre à tout besoin commercial qui se présente. Il n'y a pas de versement forfaitaire (c'est-à-dire que vous recevez tout l'argent en une fois) lors de l'ouverture de la ligne de crédit.

Semblable à une carte de crédit, une fois que vous retirez de l'argent de votre marge de crédit, les intérêts commencent à s'accumuler. Le montant que vous pouvez dépenser dépend du crédit disponible qu'il vous reste. Au fur et à mesure que vous remboursez les fonds prélevés, votre crédit augmente. Les prêteurs fixeront une limite au montant que vous pouvez emprunter.

Prêts SBA

La Small Business Association (SBA) s'associe à des prêteurs pour accorder des prêts aux propriétaires de petites entreprises. La SBA ne prête pas d'argent directement à l'emprunteur. Il fixe les orientations des prêts consentis par ses partenaires. La SBA aide les propriétaires de petites entreprises qui ont du mal à se faire approuver pour d'autres programmes de prêt.

Par exemple, si une banque pense que votre entreprise est trop risquée pour prêter de l'argent parce que vous avez un mauvais crédit, la SBA peut garantir le prêt. La banque a alors moins de risques et est plus disposée à accorder le prêt commercial. Les prêts SBA peuvent être utilisés pour la plupart des besoins des entreprises et leur montant varie. Certains programmes ont des limites et des exigences pour être admissibles.

Intéressé à obtenir un prêt SBA? En savoir plus sur les conditions d'éligibilité sur le site Web de la US Small Business Administration.

Options de financement alternatives

De nombreux prêteurs vous demanderont de fournir une garantie ou une garantie personnelle pour être approuvé pour le financement. La garantie fait référence à un actif qui peut garantir que vous rembourserez le prêt, comme votre maison ou une autre propriété de grande valeur.

Si vous ne parvenez pas à rembourser votre prêt, la banque reprendra possession du bien à titre de remboursement. Il s'agit d'un processus courant pour les prêts, mais ce n'est pas le seul moyen.

Les options de financement alternatives comprennent :

• Amis et famille
• Investisseurs en capital
• Financement participatif
• Investir dans votre entreprise

Amis et famille

Les propriétaires d'entreprise se tournent souvent vers leurs amis et leur famille pour obtenir du financement lorsqu'ils démarrent une nouvelle entreprise. Vous pouvez collecter des fonds auprès d'eux avant de créer un plan d'affaires ou d'avoir une preuve de valeur. L'argent peut aider à financer les commandes initiales de stock ou le développement précoce de produits.

La voie des amis et de la famille est beaucoup moins formelle que l'obtention d'un prêt bancaire ou d'un investissement en capital. Certains peuvent être disposés à investir dans votre entreprise sans intérêt. Cela vous permettra également de garder le contrôle total de votre entreprise.

Les deux principaux types d'investissements des amis et de la famille sont le financement par actions et les prêts aux entreprises. Dans le financement par actions, vous donnez aux investisseurs une participation au capital de l'entreprise. À mesure que votre entreprise prend de la valeur, leur investissement augmente également. Avec les prêts aux entreprises, vous promettez de rembourser les investisseurs avec intérêts sur une certaine période de temps ou lorsque vous atteignez un point de rentabilité spécifique.

Investisseurs en capital

Les investisseurs en capital se présentent sous la forme d'un investisseur providentiel ou d'un fonds de capital-risque. Ces investisseurs accrédités financent de petites startups ou des entreprises en démarrage. En contrepartie de l'investissement en capital, ces investisseurs reçoivent une participation au capital ou une dette convertible, qui est un prêt qui peut être converti en capital dans le futur.

Les montants des prêts peuvent aller de 5 000 $ à plus d'un million de dollars, selon le montant de la propriété et la taille de la startup. Ce type de financement est normalement réservé aux startups à forte croissance et à fort potentiel. Les banques n'y investiront généralement pas parce qu'elles ne comprennent pas la technologie ou le modèle commercial.

Financement participatif

Le financement participatif consiste à collecter de petites sommes d'argent auprès d'un grand nombre de personnes, souvent en échange de récompenses. C'est similaire aux amis et à la famille et à l'investissement en capital, cependant, le financement participatif lève des capitaux auprès du public.

Des plateformes comme Kickstarter, Indiegogo et GoFundMe ont gagné en popularité ces dernières années. Ces sites aident les gens à collecter des fonds pour une nouvelle entreprise, un nouveau produit, une association à but non lucratif ou une cause caritative. Il y a peu de barrière à l'entrée pour lancer une campagne de financement participatif. Un avantage secondaire du financement participatif est qu'il aide à attirer un nouveau public vers votre entreprise de commerce électronique que vous n'auriez peut-être pas atteint autrement.

Investir dans votre propre entreprise

Une autre option pour financer votre entreprise est d'y investir avec vos propres fonds. De nombreux entrepreneurs réinvestiront leurs premiers bénéfices dans des campagnes de marketing et de publicité, renonçant à leur propre salaire. Il y a un peu de mathématiques derrière cette stratégie. Donc, si cela vous intéresse, lisez Investir dans votre entreprise : ce que vous devez savoir avant de vous lancer.

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Comment gérer les finances de votre petite entreprise

Il y a un dicton familier : « Donnez un poisson à un homme et il mangera pendant une journée. Apprenez à un homme à pêcher et vous le nourrirez toute sa vie. Mais que se passe-t-il si cet homme ne sait pas quoi faire du poisson une fois qu'il l'a attrapé ?

Lorsque vous comprendrez comment fonctionnent les finances des petites entreprises, vous saurez quoi faire avec le poisson, en d'autres termes, tout l'argent que vous gagnez et dépensez. Cela signifie plus que simplement démarrer une entreprise à faible investissement. Cela signifie que savoir comment gérer correctement vos finances donne à votre entreprise une chance de survivre et de se développer.

Examinons les compétences financières essentielles des petites entreprises pour les entrepreneurs prospères, y compris l'élaboration d'un budget, le suivi des dépenses et la création d'états financiers faciles à comprendre.

1. Séparer vos finances personnelles et professionnelles
2. Choisir une banque
3. Comment créer un budget
4. Compréhension de la comptabilité, de la tenue de livres et de la tenue de registres
5. Comment débuter avec la comptabilité
6. Comptabilité à faire soi-même (DIY)
7. Externalisation de votre comptabilité
8. Garder vos dossiers commerciaux en ordre
9. Création et lecture des états financiers

Séparez vos finances personnelles et professionnelles

La première chose à faire, et la plus simple, pour le bien-être financier de votre entreprise est de séparer vos finances. Séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise offre de nombreux avantages, allant de la simplification de votre comptabilité à la protection de vos biens personnels et autres actifs.

La séparation de vos finances présente également d'autres avantages. Le calcul des déductions fiscales et la préparation globale des déclarations de revenus sont beaucoup plus simples lorsque votre entreprise possède son propre compte bancaire. Il est également plus facile de déterminer si ce déjeuner du mercredi après-midi était avec un client ou un ami lorsque vos reçus personnels et professionnels ne sont pas mélangés. Même si vous pouvez facilement distinguer un ensemble de dépenses d'un autre, trier une pile de papiers pendant la saison des impôts fait perdre un temps précieux, et payer un comptable professionnel agréé pour le faire à votre place peut coûter cher.

À mesure que votre petite entreprise commence à se développer, vous voudrez peut-être envisager de vous constituer en société. Lorsqu'une entreprise se constitue en société, elle devient une personne morale. Cela signifie que si votre entreprise rencontre des problèmes financiers ou juridiques, vos biens personnels, tels que votre maison ou un fonds universitaire pour vos enfants, sont, dans la plupart des cas, protégés.

Il est important de savoir quand incorporer. Si vous faites de votre entreprise une entité juridique alors qu'elle en est encore à ses débuts, vous ne pourrez plus réclamer les pertes qu'elle subit sur vos impôts personnels. Dans le même temps, plus une entreprise devient mature et plus elle possède d'actifs, plus il faut de paperasserie pour l'incorporer. Dans les deux cas, attendez-vous à ce que le coût de la constitution en société se situe entre 1 000 $ et 2 000 $.

Choisir la bonne banque

Toutes les banques ne proposent pas les mêmes services. Certains ont des applications mobiles, par exemple, d'autres non. Certains adapteront leurs services à votre petite entreprise, tandis que d'autres auront une approche plus standardisée.

Les comptes d'entreprise sont un peu différents des comptes personnels, voici donc quelques éléments à prendre en compte lors du choix d'une banque pour votre entreprise :

• Propose-t-il des services bancaires aux entreprises en ligne ?
• Quels sont ses frais pour les transactions commerciales?
• Quels types de taux d'intérêt a-t-il pour les prêts aux entreprises?
• Peut-il vous proposer une carte de crédit professionnelle ?
• Pouvez-vous ajouter d'autres personnes et autorisations à votre compte à mesure que votre entreprise se développe ?

Faire toutes vos opérations bancaires dans une seule institution simplifie les choses, mais gardez à l'esprit que ce n'est pas nécessaire. Si votre banque préférée n'offre pas de taux compétitifs sur les prêts, par exemple, vous pouvez rechercher un prêt auprès d'une autre banque.

Types de comptes

Lorsque vous ouvrez un compte bancaire pour votre entreprise, envisagez d'ouvrir à la fois un compte courant et un compte d'épargne. Le premier vous donnera un endroit pour gérer vos revenus et dépenses au jour le jour, tandis que le second peut être utilisé pour mettre de l'argent de côté pour des choses comme les impôts ou les investissements futurs dans votre entreprise.

Les frais de transaction

Les comptes bancaires professionnels, comme les comptes personnels, se déclinent en différents niveaux qui permettent un certain nombre de transactions moyennant des frais mensuels. Avoir une idée de la manière dont votre entreprise recevra les paiements et du nombre d'achats mensuels que vous effectuerez via votre compte est une information utile à connaître pour décider du type de compte à configurer.

Par exemple, si vous traitez régulièrement avec plusieurs fournisseurs différents, vous voudrez vous assurer d'avoir des frais de transaction faibles (ou nuls) sur les achats. Vous voudrez peut-être également voir si votre banque peut vous proposer un compte sans limite quotidienne d'achats par débit.

Prêts et marges de crédit

Même si vous n'avez pas besoin d'un prêt ou d'un financement supplémentaire pour votre entreprise en ce moment, vous pourriez le faire à l'avenir. Utilisez un calculateur de prêt commercial pour calculer facilement les prêts à taux fixe, puis discutez de vos options avec votre banque. Posez quelques questions à l'avance sur les exigences de prêt de la banque. Renseignez-vous également sur ses taux d'intérêt sur les prêts, les conditions de ses prêts commerciaux et de ses marges de crédit, et ce dont votre petite entreprise aurait besoin pour être admissible à un prêt.

Cartes de crédit professionnelles

Une carte de crédit est un excellent moyen d'établir la cote de crédit de votre entreprise, vous donnant une meilleure chance d'obtenir des prêts et des taux d'intérêt bas à l'avenir. Avoir une carte de crédit professionnelle peut également vous donner accès à des récompenses, à une protection contre la fraude et à des garanties prolongées sur les achats.

Comment créer un budget

Comme le dit le proverbe, si vous ne planifiez pas, vous planifiez d'échouer. Vous ne pourrez jamais voir toutes les bosses sur la route financière à venir, mais vous pouvez éviter les surprises et maintenir votre entreprise en bonne santé en établissant un budget solide et en surveillant votre argent.

La création d'un exemple de budget vous donnera une idée générale de ce à quoi vous attendre au cours de vos premiers mois et années d'exploitation. Au fil du temps, vos budgets deviendront plus faciles à créer et vous améliorerez vos prévisions de dépenses et de revenus tout au long de l'année. Pour l'instant, regardons les types de choses à inclure dans votre budget initial.

En savoir plus : Combien coûte vraiment la création d'une entreprise ?

Dépenses

Une excellente façon de commencer votre budget consiste à rédiger une liste de tous les éléments possibles dont vous pensez que votre entreprise aura besoin, de la technologie utilisée pour créer votre inventaire aux éléments quotidiens de votre bureau. Une recherche rapide sur Google pour trouver des exemples de budgets dans votre secteur peut vous aider à comprendre tout ce que vous auriez pu manquer.

Dépenses ponctuelles

Les dépenses ponctuelles sont généralement des articles coûteux que vous achetez une fois (ou parfois toutes les quelques années). Cela peut inclure des ordinateurs portables, des machines et du mobilier de bureau. Cela peut également inclure des services tels que la conception de logos ou le développement de sites Web.

Frais fixes

Les dépenses fixes sont des coûts que vous pouvez vous attendre à payer chaque mois, et dont le prix ne varie pas trop. Cela peut inclure le loyer, l'assurance, le service Internet, l'hébergement de sites Web, les factures de téléphone et les abonnements aux logiciels.

Charges variables

Les dépenses variables se situent quelque part entre les dépenses fixes et les dépenses ponctuelles - elles se produisent plus d'une fois mais varient en montant et sont payées à intervalles irréguliers. Cela peut inclure des matériaux pour fabriquer vos produits, des frais de marketing, des voyages d'affaires, un comptable pour déclarer vos impôts ou des frais de traitement de carte de crédit.

Stratégie de prix des produits

Trouver le bon prix pour vos produits est une partie importante de votre budget. Voici quelques-uns des facteurs à prendre en compte lors de la fixation de votre prix.

Coût des biens

Les coûts fixes des articles que vous vendez sont généralement simples. Par exemple, si vous exploitez une boutique de t-shirts imprimés à la main, vos coûts de matériel pourraient être de 8 $ par t-shirt et de 3 $ pour l'encre. Mais fixer un prix ne se limite pas à additionner les coûts essentiels.

La main d'oeuvre

Payez-vous des gens pour fabriquer votre produit ou fournir votre service ? Ce coût doit entrer dans votre coût des marchandises vendues. Même si vous n'avez pas encore embauché de personnel, assurez-vous d'inclure la valeur de votre propre travail pour vous aider à évaluer l'efficacité de votre entreprise. (Si votre propre « salaire » horaire finit par être trop bas, votre entreprise devra être affinée.) Cela peut également vous donner une bonne idée du moment où il est temps de commencer à sous-traiter des tâches à quelqu'un d'autre.

Emballage

Si votre entreprise consiste à expédier des produits aux clients, l'emballage et le déballage joueront un rôle important dans la façon dont un client perçoit votre marque. Votre colis est une extension de votre produit, vous devrez donc prendre en compte son coût dans le coût des marchandises vendues.

Expédition

L'expédition est un autre élément clé de la livraison de votre produit aux clients, et ne pas estimer correctement son coût peut perturber votre budget. Des éléments tels que la taille, le poids, l'emplacement et la vitesse affectent tous vos frais d'expédition. Visitez votre bureau de poste local pour obtenir de l'aide pour estimer votre expédition.

Encore une fois, n'oubliez pas de prendre en compte votre propre temps dans vos frais d'expédition. Techniquement, vous pourriez être en mesure d'offrir l'expédition dans les cinq jours, mais emballer le produit et se rendre au bureau de poste quotidiennement n'est pas une utilisation efficace du temps et rendra l'expédition plus coûteuse en vous éloignant d'autres tâches.

Les acheteurs en ligne s'attendent à voir des frais d'expédition ajoutés à la fin de leur processus d'achat, mais gardez ce coût raisonnable. Les clients confrontés à des frais de port exorbitants peuvent très bien abandonner leur panier et ne pas revenir.

Frais de traitement

Si vous acceptez les cartes de crédit, vous payez probablement des frais de traitement fixes par transaction ainsi que des frais supplémentaires d'environ 3 % du prix de la commande. Ces frais varient en fonction du service de traitement que vous utilisez, alors recherchez-en un qui a du sens en fonction du volume de vos commandes. Si votre magasin accepte les commandes internationales, gardez à l'esprit que le paiement provenant de l'extérieur de votre pays d'origine peut entraîner des frais plus élevés de votre côté.

Acceptez les cartes de crédit directement avec Shopify

Shopify Payments est le moyen le plus simple d'accepter des paiements en ligne. Il élimine les tracas liés à la configuration d'un fournisseur de paiement tiers ou d'un compte marchand et à la saisie des informations d'identification dans Shopify.

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Dommage

Parfois, les articles sont endommagés, que ce soit en route vers vous ou en route de vous vers un client. Espérons que les frais de remplacement de ces marchandises seront minimes pour vous, mais il est important de prendre en compte une quantité prévue d'inventaire endommagé dans votre tarification. Une recherche sur Google vous donnera une idée approximative de ce qui est commun à votre type d'entreprise. Multipliez le pourcentage moyen de perte dans votre secteur par le coût de votre produit pour obtenir une estimation de la perte, puis faites la moyenne de cette estimation dans votre tarification.

Retour

Vous pouvez ou non choisir d'accepter les retours. Si vous vendez de l'artisanat, par exemple, les retours pourraient ne pas vous convenir. Si vous choisissez d'accepter les retours, vous pouvez faire l'une des trois choses suivantes :

• Facturez des « frais de restockage » distincts pour récupérer une partie de la perte
• Augmentez légèrement vos prix pour tenir compte des pertes liées aux retours
• Laissez vos prix inchangés et ayez confiance qu'une politique de retour généreuse se traduira par une augmentation des ventes

Gardez à l'esprit que vous devrez également assumer le coût des rétrofacturations de carte de crédit pour les transactions frauduleuses ou contestées.

Marque et marché cible

La façon dont vous présentez votre marque contribuera directement à votre stratégie de prix. Êtes-vous une entreprise de luxe vendant des produits à un prix élevé? Êtes-vous un magasin discount qui vise le bas de gamme ? La façon dont vous positionnez votre entreprise est un facteur moins tangible pour fixer votre prix, mais c'est certainement un facteur.

Parfois, augmenter les prix peut, contre toute attente, augmenter les ventes en véhiculant la qualité. D'autres fois, le prix le plus bas l'emportera toujours. Connaissez votre marché et fixez vos prix en conséquence.

Concurrence

Il y aura très probablement d'autres entreprises offrant des produits ou des services similaires aux vôtres. Faites des recherches sur certains d'entre eux pour avoir une idée de la façon dont ils fixent le prix de leurs articles. Vous voudrez peut-être offrir un prix inférieur à celui de vos concurrents pour attirer plus de clients, ou vous voudrez peut-être utiliser votre marque pour élever la valeur de votre produit par rapport à la leur.

Projection des revenus

Au début, la projection des ventes est à la fois une recherche et une supposition éclairée. Plus vous êtes en affaires depuis longtemps, mieux vous serez en mesure de prédire ces chiffres et de savoir quand vos pics et vos creux seront tout au long de l'année. Comme les dépenses, vos ventes varieront selon l'industrie.

Si votre entreprise a commencé comme une activité secondaire, vous disposez peut-être déjà de données de vente préliminaires. Même quelques chiffres peuvent vous aider à déterminer lesquels de vos produits sont des best-sellers et à quelles périodes de l'année vos ventes seront élevées ou faibles.

Si vous n'avez pas de données pour commencer, vous pouvez toujours recueillir des informations utiles en discutant avec d'autres propriétaires d'entreprise de votre secteur (si vous n'en connaissez pas, votre comptable pourrait le faire) et en effectuant des recherches en ligne. Il y a de fortes chances qu'en creusant un peu, vous puissiez trouver des chiffres approximatifs sur le niveau de croissance à attendre au cours de votre première année et quels mois feront le gros du travail en termes de ventes.

Compréhension de la comptabilité, de la tenue de livres et de la tenue de registres

Dans cette section, nous examinerons trois domaines essentiels pour maintenir la santé financière de votre entreprise sur la bonne voie.

La comptabilité est le suivi quotidien des transactions de votre entreprise, telles que les ventes réalisées et les dépenses payées. La comptabilité des petites entreprises interprète ces transactions sur de plus longues périodes. Il vous permet de voir si votre entreprise est rentable, quelles parties de votre entreprise se portent bien (ou moins bien), la valeur de votre entreprise et votre flux de trésorerie. Et la tenue de registres est l'organisation de tous les documents qui rendent possible la tenue de livres et la comptabilité.

Examinons plus en détail les différences entre chacune de ces tâches financières, pourquoi vous en avez besoin et comment les gérer d'une manière qui convient à votre entreprise.

Comptabilité

Les petites entreprises peuvent utiliser deux méthodes comptables : la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. Vous devrez choisir un système avant la fin de votre première année d'imposition, puis vous y tenir chaque année suivante.

Trésorerie versus comptabilité d'exercice

La comptabilité de caisse enregistre les transactions uniquement lorsque l'argent change de mains. Ainsi, si vous facturez un client, vous ne comptabiliserez pas ce revenu tant que son paiement n'aura pas été réglé. Dans la comptabilité d'exercice, les ventes, les achats et les dépenses sont comptabilisés dès qu'ils sont facturés.

Quelle méthode choisir ? La comptabilité de caisse est plus simple à suivre car les transactions sont enregistrées lorsque le paiement est reçu ou effectué. Il n'est pas nécessaire de suivre les comptes débiteurs ou créditeurs, et vous avez toujours une idée précise de la somme d'argent dont vous disposez. En d'autres termes, vos livres correspondront toujours à vos comptes bancaires.

Étant donné que la comptabilité d'exercice enregistre les comptes créditeurs et débiteurs, il peut être plus difficile de suivre les flux de trésorerie, mais cela vous aide également à mieux prévoir les finances de votre entreprise pour les mois et les années à venir.

Généralement, vous pouvez choisir le système qui vous convient le mieux, mais il existe des exceptions. Aux États-Unis, une entreprise est tenue d'utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice si elle détient des stocks ou génère un revenu de plus de 25 millions de dollars par an. Au Canada, tout revenu provenant d'un travail indépendant (sauf s'il provient de l'agriculture, de la pêche ou d'une commission de travailleur indépendant) doit être enregistré selon la méthode de la comptabilité d'exercice.

Quand devriez-vous parler à un CPA

Si votre entreprise est encore plus une activité secondaire ou si ses finances sont simples, vous pouvez probablement ignorer l'aide d'un CPA pour le moment. Il existe de nombreuses ressources en ligne sur le financement des petites entreprises que vous pouvez consulter.

Mais si votre petite entreprise commence à éclipser votre travail quotidien, il est fortement recommandé de parler à un CPA pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie. Les CPA ne se contentent pas de produire vos déclarations de revenus, ils peuvent également vous aider dans la planification financière, la planification fiscale, les négociations de bail, les rapports financiers, la conformité fiscale et la gestion de trésorerie.

Un CPA peut examiner votre plan d'affaires et votre budget, vous aider à faire la lumière sur tout ce que vous auriez pu manquer et vous mettre en place avec un processus de comptabilité adapté à votre secteur. Si vous avez besoin d'aide pour rédiger votre plan, utilisez notre modèle de plan d'affaires gratuit pour vous guider.

Le choix d'un CPA est similaire au choix d'une banque. Ils doivent être adaptés à vous et à votre entreprise. Un excellent moyen d'obtenir des recommandations pour les CPA est de demander à d'autres propriétaires d'entreprise que vous connaissez et en qui vous avez confiance dans votre secteur. Assurez-vous de parler au CPA en tête-à-tête pour savoir s'il est ou non le bon CPA pour vous.

Votre CPA peut vous aider à éviter les surprises en vous aidant à déterminer le montant d'impôt que vous devez percevoir et mettre de côté, les dépenses à suivre et à déduire, et la structure juridique que votre entreprise doit utiliser.

Gratuit : modèle de plan d'affaires

La planification d'entreprise est souvent utilisée pour obtenir un financement, mais de nombreux propriétaires d'entreprise trouvent que la rédaction d'un plan est utile, même s'ils ne travaillent jamais avec un investisseur. C'est pourquoi nous avons élaboré un modèle de plan d'affaires gratuit pour vous aider à démarrer.

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Tenue de livre compte

La comptabilité est le suivi des revenus et des dépenses d'une entreprise. Il vous permet de garder un œil sur la santé financière de votre entreprise et facilite le travail de votre CPA au moment des impôts. Fondamentalement, la comptabilité consiste à saisir vos ventes et vos dépenses dans une feuille de calcul et à classer vos reçus en tant que sauvegarde.

Si vous souhaitez obtenir un financement pour votre entreprise à un moment donné dans le futur, la tenue de vos livres à jour peut aider à renforcer une demande de prêt ou un argumentaire d'investissement. Des finances bien gérées et des dossiers clairs permettent aux prêteurs et investisseurs potentiels de faire des projections réalistes de la santé financière de votre entreprise et leur donnent confiance pour investir en vous.

Des livres bien gérés aident également votre CPA à profiter de toutes les déductions fiscales éligibles et à déceler les erreurs bancaires en temps opportun. Mais le plus grand avantage de garder le contrôle de votre comptabilité est d'avoir toujours une image claire de la situation financière de votre entreprise en ce moment.

Des livres bien tenus peuvent vous donner une idée des hauts et des bas de votre entreprise au cours de l'année. Ils peuvent vous montrer si vos coûts d'emballage sont trop élevés ou si vous dépensez trop en marketing.

Le suivi de vos livres vous permet de voir en temps réel ce qui fonctionne bien et ce qui doit être peaufiné.

Comment débuter avec la comptabilité

Maintenant que vous savez pourquoi vous devez garder le contrôle de votre comptabilité, voyons comment le faire.

Étape 1 : Choisissez une méthode comptable

Il existe deux types de systèmes de comptabilité : en partie simple et en partie double. Le choix du système à utiliser dépend de la complexité de vos finances.

Entrée unique

Si votre entreprise est petite et que vous n'effectuez pas beaucoup de transactions, la saisie unique est le moyen le plus simple de tenir vos livres. Dans cette méthode, les entrées sont enregistrées une seule fois, marquées soit comme une entrée (revenu) soit comme une sortie (dépenses), tandis que des éléments tels que les stocks et le fonds de roulement sont suivis de manière plus informelle. L'entrée simple n'offre pas tous les freins et contrepoids de la double entrée, mais si vous faites votre propre comptabilité, c'est probablement le système à choisir.

Double saisie

Avec le système en partie double, chaque transaction est inscrite deux fois dans vos livres. C'est plus compliqué que l'entrée unique, mais cela fournit plus d'informations sur votre entreprise. Contrairement à la saisie simple, la comptabilité en partie double suit vos actifs et vos passifs en plus des revenus et des dépenses et dispose des freins et contrepoids nécessaires pour réduire les erreurs. La comptabilité en partie double vous donne également les informations nécessaires pour créer des états financiers détaillés indiquant les secteurs de revenus de votre entreprise qui entrent et sortent.

La double entrée est un système plus robuste. Si vous espérez obtenir un prêt commercial ou attirer des investisseurs, ou si vous embauchez du personnel et que vous avez un inventaire important, il est fortement recommandé d'utiliser la double entrée.

La double saisie est un peu compliquée, alors passons en revue un exemple. Supposons que vous gérez une boutique de t-shirts en ligne. Vous commandez des t-shirts vierges à un fournisseur, vous les sérigraphiez vous-même à la main, puis vous les expédiez à vos clients.

Lorsque vous recevez une expédition de votre fournisseur, vous devez inscrire cette dépense au débit de votre compte de trésorerie et au crédit de votre compte de produits. Lorsque les colonnes de crédit et de débit de votre grand livre sont additionnées, elles doivent être égales à zéro. C'est ce que cela signifie lorsque quelqu'un parle de livres «équilibrés».

Étape 2 : Tenez de bons registres

Au moment des impôts, il vous incombe de montrer la validité de toutes vos dépenses, il est donc crucial de conserver les pièces justificatives telles que les reçus et les factures.

L'IRS accepte les enregistrements numériques, donc si vous utilisez un système basé sur le cloud comme Dropbox, Evernote ou Google Drive pour télécharger vos documents, vous n'aurez jamais à vous occuper de reçus tachés. Vous pouvez également utiliser une application de suivi des reçus, comme Shoeboxed.

Nous parlerons plus en détail de la tenue de registres plus loin dans ce guide.

Étape 3 : Saisissez toutes vos transactions quelque part

La comptabilité consiste à suivre vos finances sur une feuille de calcul. Que vous utilisiez Excel, un logiciel de comptabilité en ligne pour petite entreprise ou un stylo et du papier à l'ancienne, vous devrez choisir un système qui vous permette de saisir facilement chaque vente et chaque achat. Au minimum, vous devez suivre les montants, les dates, les fournisseurs et les clients.

Étape 4 : Catégorisez vos transactions

La catégorisation de vos transactions est la dernière pièce du puzzle comptable.

La première et la plus simple partie de la catégorisation des transactions est celle que vous connaissez probablement : les crédits et les débits. Vous devrez également classer vos reçus par « compte ». Les comptes aident à ajouter plus de contexte à votre comptabilité.

Les comptes sont généralement divisés en cinq types :

• Actifs. Un actif est quelque chose que votre entreprise possède, comme de l'argent, un bâtiment, un ordinateur, un inventaire ou même une propriété intellectuelle. Fondamentalement, les actifs sont tout ce que votre entreprise pourrait vendre si elle en avait besoin.
• Passifs. La forme la plus courante de responsabilité des entreprises est la dette. Donc, si vous avez un prêt commercial, cela entrerait dans la catégorie responsabilité. Les comptes dus seraient également considérés comme des passifs.
• Équité. L'équité est tout investissement en espèces ou tirage effectué par le propriétaire d'une entreprise.
• Revenu. Le revenu est tout revenu provenant de la vente de biens ou de services.
• Dépenses. Les dépenses sont toutes les sommes versées pour le fonctionnement quotidien de votre entreprise. This could include internet service, printing supplies, and office space rental. Expenses are different from assets because they generally hold no potential for resale or are consumable (like office stationery).

There's lots of flexibility in the way financial transactions can be categorized in your books. The most important thing is to decide on a system and stick to it consistently. If you haven't done this before, consulting a professional bookkeeper can make the task of categorizing your transactions run smoothly and also help ensure your categories are in line with those of other businesses working in the same space as you.

Depending on how big your business is and how complicated your financial needs are, you have a couple of options for how you handle your bookkeeping.

Do-it-yourself (DIY) bookkeeping

If your business is more of a side hustle, if your finances are tight, or if your bookkeeping needs are simple, it's worth considering the DIY approach.

That said, even if you plan to keep your own books, it's a good idea to consult a CPA before you start. It's possible to make errors with even the simplest bookkeeping, and those errors could cost you at tax time. Money spent getting a CPA to help you set up your books is money you'll save paying a CPA to sort through and correct errors later.

When taking the DIY approach, you can use a basic spreadsheet to track your finances, or you can use online accounting software like Quickbooks, Xero, or Wave.

Using a spreadsheet is free, but you'll have to work a bit to create financial reports. Online accounting software has a monthly cost, but it can create reports for you.

Outsourcing your bookkeeping

If your business is a little more complicated, or has moved out of the side-hustle stage, it might be time to outsource your bookkeeping. We recommend hiring someone else to do your bookkeeping if:

• You don't have the time to keep on top of it
• Your finances have gotten too complicated for you to confidently maintain your books
• Your efforts would be better spent working on a different part of your business
• You've missed deductions at tax time or have accidentally kept your books incorrectly in the past

When you outsource your bookkeeping, you can hire a freelance bookkeeper, a bookkeeping firm, or an online bookkeeping service.

Hiring a local bookkeeper is a good option if most of your records are on paper or if you feel more comfortable meeting with your bookkeeper face to face. Hiring an online service, like Bench, could be the right choice for your business if you prefer to work online and your business isn't cash-heavy.

At Bench, our bookkeepers do your books for you. We create the necessary monthly financial statements you need—all of which are accessible online—and provide you with everything you'll need to hand to your CPA at tax time.

Keeping your business records in order

Without records—the documents that show what your company has been spending and earning over the course of a year—there'd be nothing for bookkeepers or accountants to do.

Records are legally required as proof that the information included in your tax return is accurate. To maintain comprehensive records, you'll need to keep:

• Reçus
• Bank and credit card statements
• Bills
• Canceled checks
• Factures
• Proof of payments
• Financial statements from an online service or your bookkeeper
• Previous tax returns

Depending on where you live and the type of business you run, there might be other records you're legally required to keep or additional tax forms you need to file. Talk to a CPA at the beginning of your tax year to get a clear idea of how best to maintain your records.

Ok, here we go:

Stay on top of things. Waiting to organize your information every six months, or worse, yearly at tax time, is a drag. You'll put it off until the last minute because it feels overwhelming. But setting recurring time in your calendar to handle administrative tasks ensures you'll have everything where it needs to be without causing yourself unnecessary stress. Set aside a couple of hours every Friday afternoon to do admin work.

A good general rule is: if in doubt, keep it. It's a lot easier to throw out a receipt later once you're sure you don't need it than it is to frantically dig through your recycling.

How to store your records

The good old shoebox is a classic trope for receipt and record storage, but it's not the most effective system. An accordion folder is a step up, but accidents still can happen. Paper receipts can be damaged by water, fire, or a loyal (if excitable) canine friend. Paper can also fade over time, especially cash register receipts, and the last thing you want is to open your shoebox at tax time and find a lot of blank scraps.

There are myriad services available to track and store your documents digitally. Taking photos of receipts and uploading them, along with electronic bills and invoices, into a Dropbox or Google Docs folder is the online version of keeping an accordion folder. There also are lots of online services designed specifically to help make your recordkeeping as painless as possible:

• Shoeboxed lets you scan receipts and digitally organizes their information. It also has a feature that auto-generates expense reports.
• FileThis automatically gathers information from electronic documents (like bills), saving you the trouble of uploading them.
• Expensify lets you scan and email receipts and electronic documents to create simple expense reports.

Creating and reading financial statements

Financial statements are reports created from your books. They're a great way to check in on how your business is doing, make predictions about upcoming revenue and expenses, and decide when to invest in growing your business.

Financial statements might seem intimidating at first, but once you get a handle on them you'll love the peace of mind that comes with having a strong grasp of your business' finances.

Bilans

A balance sheet is a snapshot overview of your finances at any given point in time. It looks something like the online banking dashboard page, but instead of showing your checking and savings accounts, the snapshot shows your company's assets, liabilities, and equity.

Essentially, a balance sheet shows the formula Assets = Liabilities + Equity.

In the example of our t-shirt company, a simple balance sheet might look like this:

Income statement

An income statement takes a closer look at—you guessed it—your business' income, breaking it down into expenses and revenue, then further breaking those amounts down into individual line items.

Income statements look at things like:

• Revenue: how much money you brought in selling goods (like a t-shirt).
• Cost of goods sold: the amount of money you spent on those goods before selling them.
• Operating expenses: other costs associated with running your business, like electricity, internet, marketing, and business cards.

You can use the above values to calculate your gross profit (Revenue - Cost of Goods Sold) and your net profit (Gross Profit - Operating Expenses).

Gross profit shows you how much income you're bringing in on specific items. If your gross profit is low, you might want to consider increasing the price of each item sold.

Net profit margin tells you how much income your business is bringing in after expenses and gives you a picture of the overall profitability of your business. It's a way of factoring all of the other expenses your business incurs into the cost of your product. If your net profit is low, you might need either to decrease your operating expenses or increase the cost of your product.

A simple income statement might look something like this:

If you're doing your own bookkeeping, you can find a simple income statement template here.

Cash-flow statement

Cash-flow statements show you how much cash your business has earned or used during a specific time period. If you're using the cash accounting method, you can already see how much cash you have available.

While it's important to monitor your business's revenue, it's equally (if not more) important to monitor cash flow.

Le chiffre d'affaires est le bénéfice global que vous réalisez dans votre entreprise à long terme. Le flux de trésorerie est le montant d'argent liquide auquel vous avez accès à un moment donné. Le flux de trésorerie est pratique si vous devez payer les matériaux à l'avance. Même si vous allez générer beaucoup de revenus grâce aux ventes, vous avez toujours besoin de liquidités pour payer vos fournisseurs.

La finance d'entreprise sépare le mythe des mathématiques

Même si votre entreprise a le meilleur produit de votre industrie et un marketing primé, elle peut toujours échouer par manque de sensibilisation financière. Garder vos registres, vos livres et votre comptabilité en ordre vous donnera une image claire de la santé financière et des besoins de votre entreprise. Ceci, à son tour, vous permettra de prendre les meilleures décisions pour l'avenir de votre entreprise.

Que vous fassiez cavalier seul ou que vous embauchiez un professionnel de la finance, il est toujours utile de demander conseil à d'autres entrepreneurs prospères dans votre domaine ou de consulter un bon CPA.

Savoir comment suivre et gérer vos finances vous procurera une tranquillité d'esprit qui compensera largement les défis auxquels vous pourriez être confronté pour développer vos compétences. Et plus vous apprendrez à gérer l'argent, plus cela deviendra facile et intuitif.

Illustrations de Francesco Ciccolella