Comment rationaliser le processus d'approbation des médias sociaux de votre agence

Le marketing des médias sociaux nécessite beaucoup de planification et de réflexion.

Quand quelque chose d'aussi petit qu'un seul Tweet mal formulé peut suffire à vous causer de sérieux problèmes avec la réputation de votre marque, un solide processus d'approbation des médias sociaux devient un élément essentiel de toute stratégie marketing. Le problème est qu'il est difficile de maintenir un calendrier de publication cohérent sur tous vos réseaux sociaux lorsque vous attendez constamment un coup de pouce de votre équipe d'approbation.

Cela peut être un cauchemar pour les créateurs de contenu et les stratèges marketing lors de la gestion du flux de travail du contenu social. Même avec tous les excellents outils sociaux sur le marché, la gestion du processus d'approbation peut être un défi sans le bon plan.

Il y a de bonnes nouvelles – il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi.

Il y a beaucoup d'éléments mobiles auxquels il faut penser lors de la mise en place d'un processus d'approbation des médias sociaux. Avoir le bon processus et les bons outils en place pourrait aider à réduire la pression sur votre entreprise en un rien de temps.

Alors, par où commencer ?

Étape 1 : Définissez votre processus d'approbation

Avant de commencer à rationaliser le processus d'approbation des médias sociaux, vous devez prendre une décision sur les priorités de votre entreprise avant qu'une publication ne soit mise en ligne. Demande toi:

• Qui sera responsable de la création de contenu ?
• Qui est responsable de l'approbation de ce contenu ?
• Qui va s'assurer que le contenu sort à temps ?
• Quelles consignes devez-vous suivre aux créateurs et aux approbateurs ?
• Que se passe-t-il si quelque chose passe entre les mailles du filet ?

Si vous avez besoin d'envoyer du contenu social à votre patron chaque fois qu'il a besoin d'approbation, cela va prendre un certain temps pour faire avancer les choses. Cela signifie que vous devrez planifier à l'avance pour éviter qu'ils ne deviennent un goulot d'étranglement lorsque vous souhaitez partager du contenu. Plus vous en savez sur ce qu'implique votre processus d'approbation des médias sociaux, mieux vous planifierez.

Gardez à l'esprit que 70 % des agences font approuver leur contenu environ deux semaines avant la publication.

Un exemple de workflow d'approbation de contenu pourrait ressembler à ceci :

Créateur de contenu > Gestionnaire de médias sociaux > Responsable de marque > Équipe de planification

Étape 2 : Établir les délais

Une fois que vous savez qui sera impliqué dans votre processus d'approbation des médias sociaux, commencez à fixer des délais pour chaque tâche. Gardez à l'esprit que vos délais ne doivent pas seulement inclure des guides sur les heures de Tweet, mais aussi :

• Quand chaque publication, image ou vidéo doit être créée
• Combien de temps la relecture devrait prendre
• Quand le contenu doit être livré aux cadres ou aux comités d'approbation

Avoir des outils de publication sur les réseaux sociaux comme Sprout Social facilite la publication de contenu approuvé sur plusieurs réseaux selon des délais stricts. La fenêtre "Composer" permet aux utilisateurs de programmer et de distribuer efficacement des messages sur un réseau de médias sociaux, le tout à partir d'une seule plateforme. Il y a même une solution d'approbation des messages intégrée pour que les gens puissent être étiquetés pour examiner et approuver chaque message avant qu'il ne soit mis en ligne.

Étape 3 : Former les employés sur les attentes en matière de contenu

Si tous les membres de votre équipe de création, d'approbation et de publication sur les réseaux sociaux connaissent les attentes de leur groupe à chaque publication, votre expérience de publication se déroulera plus facilement.

En montrant à chaque équipe comment corriger son propre travail au fur et à mesure qu'elle le crée et prendre des décisions sans aide, les entreprises permettent aux équipes sociales d'en faire plus. La question est la suivante : comment formez-vous votre personnel pour gagner le plus de temps possible lorsqu'il s'agit d'approuver un contenu social de valeur ?

L'option la plus simple consiste à créer un guide de style. Un guide d'identité pour votre marque doit inclure des détails sur :

• Ton de voix : Comment parlez-vous aux clients ?
• Couleurs et visuels : quel type d'images ou de logos utilisez-vous ?
• Partage de médias : quand les créateurs doivent-ils utiliser du texte, des vidéos, des images ou d'autres contenus ?
• Hashtags et mentions de marque : comment pouvez-vous marquer chaque campagne ?

AirBnb publie régulièrement des visuels très engageants sur tous les canaux. Mais le point principal est que les couleurs, les thèmes et les hashtags correspondent sur chaque réseau. Leurs décisions suivent évidemment les directives internes de leur marque.

Étape 4 : Former les équipes à détecter les problèmes au plus tôt

Bien que la création d'un guide de style soit un moyen fantastique de garder votre équipe de médias sociaux sur le point, il y a toujours un risque que quelque chose passe entre les mailles du filet. Cela est particulièrement vrai lorsque vous intégrez de nouveaux producteurs de contenu à l'équipe. Dans cet esprit, assurez-vous que votre équipe d'approbation sait comment repérer les corrections tôt pour rendre le processus aussi rapide et efficace que possible.

Il n'existe pas de guide unique pour l'apparence et le son de votre contenu, mais votre équipe d'approbation devrait probablement rechercher les problèmes suivants :

• Langage controversé : certaines entreprises sont plus informelles avec leurs messages sociaux que d'autres. Cependant, tout terme ou phrase controversé qui pourrait contrarier vos abonnés doit être évité à tout prix. Envisagez d'ajouter des termes à éviter à votre guide de style.
• Contenu de mauvaise qualité : les photos qui ne correspondent pas à votre thème Instagram existant ou les vidéos mal lues sur Facebook peuvent nuire à votre réputation. Assurez-vous que le contenu que vous publiez met en valeur votre image de marque de manière positive.
• Mauvaise optimisation : différents réseaux sociaux exigent que les producteurs de contenu suivent des règles différentes. Envisagez de fournir une liste de contrôle pour chaque canal que vous utilisez pour garder les équipes sur la bonne voie.
• Erreurs : y a-t-il des fautes d'orthographe ou de grammaire ? Un outil comme Grammarly pourrait aider ici.

Étape 5 : Utilisez des outils pour soutenir votre équipe

L'un des plus gros problèmes que les entreprises rencontrent avec les processus d'approbation des médias sociaux est de rester au courant de tout le travail d'une stratégie sociale. Pour une très petite équipe, une feuille de calcul et un examen hebdomadaire peuvent suffire à suivre ce qui est créé et ce qui doit encore être approuvé dans l'environnement social.

Cependant, si votre entreprise possède plusieurs canaux ou profils sociaux, vous avez besoin d'une option plus avancée. N'oubliez pas que moins votre équipe passe de temps sur le processus d'approbation, plus elle a de temps pour engager votre public, répondre aux messages clés et créer plus de contenu de qualité.

Un outil de plaidoyer social comme Bambu aide à aligner les messages sur la marque en fournissant un système d'approbation à interface unique où les équipes peuvent trier le contenu le plus attrayant pour les messages de votre marque. De plus, il permet aux équipes de conserver du contenu pré-approuvé que les défenseurs peuvent partager et d'accéder à des informations importantes à l'échelle de l'entreprise sur les directives, le contexte de la campagne et plus encore.

Étape 6 : Effectuez des autopsies sur votre publication

Une fois qu'une entreprise a défini son processus d'approbation de contenu, le travail acharné ne s'arrête pas. Il est crucial pour les entreprises de réévaluer régulièrement leur flux de travail pour vérifier les signes de problèmes ou de faiblesses. Plus vous examinez votre processus d'approbation des médias sociaux, plus il sera facile de voir les obstacles qui pourraient nuire à l'efficacité.

Non seulement votre processus d'approbation doit fonctionner efficacement, mais vous souhaiterez également suivre et mesurer les performances de vos publications sur les réseaux sociaux afin d'adapter vos directives en conséquence. Le problème est que le simple fait de mesurer votre performance sociale peut ajouter plus de complexité à votre stratégie de marketing sur les réseaux sociaux.

Après tout, il faut du temps pour développer un rapport solide sur les réseaux sociaux qui offre tous les conseils dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées concernant vos pratiques de partage. Encore une fois, les bons outils pourraient être la réponse ici. Par exemple, Sprout fournit des rapports prêts à être présentés sur vos performances sur les réseaux sociaux, allant des rapports hebdomadaires aux commentaires mensuels.

Étape 7 : Automatisez là où vous le pouvez

Enfin, une fois que vous avez défini et créé un processus d'approbation des médias sociaux, il est temps de rechercher des moyens de simplifier davantage l'expérience avec les outils d'automatisation. Par exemple, vous ne devriez pas avoir à envoyer de messages de chat et d'e-mails informant les membres de l'équipe lorsque votre contenu est prêt à être approuvé. Plus vite vous pourrez vous débarrasser de ces pertes de temps inutiles, plus votre stratégie sociale sera efficace.

Avec Sprout, tout ce que vous avez à faire est de lier les personnes de votre équipe chargées d'approuver une publication au contenu et elles recevront automatiquement une mise à jour. N'oubliez pas que plus vous évitez d'impliquer des cadres supérieurs dans le processus d'approbation, mieux c'est. Le niveau C de votre équipe sera probablement occupé par une série de tâches chaque jour. Cela signifie qu'ils n'auront pas toujours le temps d'approuver chaque publication Instagram.

Envisagez de choisir des chefs de campagne bien formés dans votre équipe marketing pour superviser le processus d'approbation à la place.

Simplifier l'approbation des médias sociaux

L'approbation des médias sociaux est un élément important pour vous assurer que vous conservez la même voix et la même image de marque sur chaque canal que vous utilisez pour interagir avec votre public. Malheureusement, sans la bonne stratégie en place, ce processus peut être long et complexe. La bonne nouvelle est que les bons outils et méthodologies peuvent vous permettre de simplifier plus facilement l'approbation pour votre équipe et d'accélérer vos campagnes sociales.