Ce que les agences gouvernementales doivent savoir sur l'archivage des réseaux sociaux

Il y a la gestion des médias sociaux, puis la gestion des médias sociaux pour les agences gouvernementales. Après tout, qui d’autre peut affirmer que ses publications sont considérées comme des archives publiques en vertu de la Freedom of Information Act (FOIA) ?

Pour maintenir le respect de la loi, les organisations gouvernementales doivent mettre en œuvre des pratiques rigoureuses d’archivage des réseaux sociaux. Ce n'est pas le travail le plus passionnant, mais il est essentiel pour protéger votre agence des risques futurs. Il existe un certain nombre d'outils de médias sociaux qui aident les agences gouvernementales à gérer ce processus, mais avant de faire un choix, vous devez comprendre l'approche unique de votre État en matière de conservation des enregistrements sur les réseaux sociaux.

Dans cet article, nous abordons les bases de l'archivage des réseaux sociaux afin que vous puissiez prendre la décision la plus éclairée possible.

Veuillez noter : les informations fournies dans cet article ne constituent pas et ne sont pas destinées à constituer un avis juridique formel. Veuillez consulter notre clause de non-responsabilité complète avant de poursuivre votre lecture.

• Qu’est-ce que l’archivage des réseaux sociaux ?
• Pourquoi l’archivage des réseaux sociaux est-il important pour les entités gouvernementales ?
• Comment et quand archiver le contenu des réseaux sociaux
• Meilleures pratiques d’archivage des réseaux sociaux
• Outils d'archivage des réseaux sociaux pour faciliter le processus

Qu’est-ce que l’archivage des réseaux sociaux ?

L'archivage des réseaux sociaux consiste à sauvegarder le contenu partagé par et avec une organisation afin de pouvoir y faire référence ultérieurement. Ces sauvegardes sont stockées localement par une organisation afin de maintenir la conformité aux lois sur les archives publiques.

Contrairement aux archives publiques traditionnelles, les archives des réseaux sociaux sont instantanément consultables par le public une fois créées par votre agence et vos constituants. Les commentaires, réponses, mentions et DM légitimes (c'est-à-dire non spam) peuvent tous être considérés comme des archives publiques une fois publiés sur vos profils sociaux.

De nombreux États, mais pas tous, ont publié des directives spécifiques concernant les archives publiques des réseaux sociaux et leur stockage. Consultez le site Web de votre département d’État pour connaître les directives les plus récentes concernant vos pratiques d’archivage des réseaux sociaux.

Pourquoi l’archivage des réseaux sociaux est-il important pour les entités gouvernementales ?

L'archivage du contenu des réseaux sociaux est une pratique essentielle pour maintenir la transparence. Sans un processus de tenue de dossiers spécifique aux médias sociaux, votre organisation pourrait ne pas être en mesure de se conformer aux demandes FOIA concernant ces informations.

La FOIA a peut-être été promulguée en 1966, mais ses applications sont suffisamment larges pour s'appliquer à la technologie moderne à travers leur définition du terme « enregistrement ». En vertu de la FOIA, un enregistrement est considéré comme tout écrit créé ou obtenu par une agence ou sous le contrôle d'une agence au moment de la demande. Cela inclut les livres, les articles, les photographies, les vidéos et bien sûr le contenu des réseaux sociaux.

Dans les médias sociaux, cela inclut bien plus que le simple contenu d’une publication elle-même. Les commentaires, réponses et likes comptent également comme des enregistrements obtenus qui doivent également être archivés sous FOIA. Même les mises à jour simples, comme cette publication de la page Facebook de la ville de Las Vegas, sont soumises aux pratiques d'archivage des réseaux sociaux.

Les agences gouvernementales sont responsables de la mise en place de leurs propres processus d'archivage des médias sociaux. Les plateformes conservent le contenu des réseaux sociaux, mais seulement pour une durée limitée. Les réseaux sociaux, comme Facebook, X (anciennement Twitter), Instagram ou LinkedIn, sont des entreprises privées. Ils ne sont pas liés par la FOIA, ils n’ont donc pas besoin de conserver indéfiniment le contenu des utilisateurs. Une fois ce contenu disparu, il disparaîtra probablement pour de bon.

Comment et quand archiver le contenu des réseaux sociaux

Les médias sociaux sont considérés comme des archives publiques aux États-Unis, mais certains États ont des lois uniques sur la conservation des archives publiques qui ont des implications sur la manière et le moment d'archiver le contenu social.

Si votre État ne dispose pas de législation spécifique sur la façon de gérer l'archivage des médias sociaux, la National Archives and Record Administration propose des lignes directrices pour le faire correctement. Ces méthodes comprennent :

• Utilisation de flux RSS, d'agrégateurs ou de méthodes manuelles pour capturer du contenu.
• Utiliser des outils intégrés à certaines plateformes de médias sociaux pour exporter du contenu.
• Utiliser des interfaces de programmation d'applications spécifiques à la plate-forme (également appelées API) pour extraire du contenu.

Si votre agence utilise régulièrement les médias sociaux sur plusieurs plateformes, vous souhaiterez opter pour l'approche API. Cela semble compliqué, mais ces outils et services tiers simplifient l'effort manuel fastidieux de regroupement et d'organisation du contenu sortant et entrant.

L’aspect « quand » de l’archivage des réseaux sociaux dépend en grande partie de la méthode que vous choisissez. Si vous envisagez d'archiver du contenu manuellement, vous souhaiterez le faire sur une base hebdomadaire, voire quotidienne, pour éviter que le travail ne devienne trop écrasant. Cependant, si vous archivez à l'aide d'un outil, vous pouvez archiver sur une base trimestrielle.

Meilleures pratiques d’archivage des réseaux sociaux

L'idée d'enregistrer et de conserver chaque publication, commentaire et interaction sur la présence de votre agence sur les réseaux sociaux peut sembler intimidante, mais ne paniquez pas. Utilisez ces bonnes pratiques pour rester conforme sans vous laisser submerger.

Définir les rôles et les responsabilités en matière de gestion des dossiers

Permettre que l'archivage des réseaux sociaux relève de la responsabilité de chacun sans en faire le travail de quiconque expose votre agence à de nombreux risques. Cela est particulièrement vrai pour les organisations qui gèrent plusieurs profils sur plusieurs plateformes. Plus vous partagez d’informations sur les réseaux sociaux, plus il est facile qu’un enregistrement disparaisse.

Évitez ce sort en définissant les rôles et responsabilités en matière d’archivage aux côtés des principales parties prenantes des médias sociaux. Travaillez ensemble pour identifier les éléments suivants :

• Qui sera la personne-ressource pour l’archivage des réseaux sociaux ? Cette personne est responsable de l’élaboration et du maintien à jour des processus de tenue de dossiers liés aux médias sociaux. Ils sont également chargés d'effectuer ou de déléguer des tâches d'archivage selon la cadence définie par votre organisation.
• À quelle fréquence les publications doivent-elles être archivées ? Comme mentionné précédemment, cela dépend en grande partie de votre méthode d'archivage préférée.
• Où le contenu archivé sera-t-il stocké et qui peut y accéder ? L’ouverture de fichiers dans un stockage partagé laisse les agences responsables de tout acteur malveillant susceptible de falsifier le contenu archivé. Pour être sûr, désignez l'endroit où les enregistrements (et leurs sauvegardes) peuvent être stockés en toute sécurité.

Renforcez tôt et souvent ce qui compte comme un dossier public

Lorsque les gens pensent à « FOIA », ils imaginent des documents, des photos et des e-mails. Les publications sur les réseaux sociaux, en revanche, ne sont généralement pas une priorité. C'est à votre équipe de s'assurer que chaque membre du personnel de votre organisation comprend la véritable définition d'un dossier public et la place des médias sociaux dans le mélange.

Incorporez des informations sur les types de contenu qui sont considérés comme publics dans votre état lors de la formation du personnel et des sessions d'intégration. Mettez à jour votre politique en matière de médias sociaux pour inclure des choses explicites à faire et à ne pas faire en matière de conformité aux médias sociaux. Parfois, cela peut ressembler à une communication excessive, mais lorsqu'il s'agit du secteur public, il vaut toujours mieux prévenir que guérir.

Revoyez régulièrement votre politique en matière de médias sociaux

Les réseaux de médias sociaux changent souvent, et ces changements peuvent prendre diverses formes, depuis de nouvelles conditions d'utilisation jusqu'à de nouvelles fonctionnalités. Toutes ces mises à jour peuvent entraîner des changements dans l'approche de votre organisation en matière de processus d'archivage des médias sociaux. C'est pourquoi il est impératif que vous réexaminiez régulièrement votre politique en matière de médias sociaux.

Une bonne politique en matière de médias sociaux aborde un certain nombre de sujets, notamment les directives relatives aux comptes personnels, les règles des associations d'organisations et les directives juridiques. Ces sujets sont loin d’être statiques, il est donc préférable de les revenir régulièrement ou lorsqu’un changement majeur de plateforme a lieu.

Outils d'archivage des réseaux sociaux pour faciliter le processus

Maintenant que vous disposez de quelques bonnes pratiques à référencer, vous êtes prêt à découvrir certains outils. Les plateformes suivantes vous aideront à gérer vos besoins de conformité sans sacrifier l'efficacité.

1. Sprout Social

Sprout Social unifie la planification, le reporting, l'écoute et l'archivage des réseaux sociaux dans un seul outil centralisé, prenant en charge des flux de travail plus rationalisés pour les agences gouvernementales. En cas de demande d'enregistrement, les spécialistes du marketing peuvent afficher des publications spécifiques en utilisant l'outil de recherche dans la section Publication . Les commentaires et réponses pertinents peuvent être trouvés à l’aide de l’outil de recherche de la Smart Inbox.

Les agences gouvernementales peuvent également utiliser Inbox Export de Sprout pour exporter rapidement les publications, les messages et les avis de la Smart Inbox vers un fichier CSV à des fins de tenue de dossiers. Ces exportations fournissent une documentation claire des métadonnées granulaires, y compris le type de message et les horodatages, l'utilisateur Sprout qui a envoyé ou modifié chaque message et les liens permanents vers le message sur le réseau d'origine.

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3. ArchivesSociales

ArchiveSocial est une solution d'archivage de médias sociaux optimisée par CivicPlus. Cet outil aide les spécialistes du marketing des agences gouvernementales à conserver les enregistrements en temps réel conformément aux lois sur les archives publiques. Alors que CivicPlus propose un portefeuille de solutions pour les organisations du secteur public, ArchiveSocial est une solution ponctuelle entièrement axée sur l'archivage.

3. Gelateur de pages

Pagefreezer est une autre solution d'archivage numérique en temps réel qui prend en charge la conservation appropriée de l'activité sur le Web et les réseaux sociaux. L'outil permet aux organisations de toute taille de conserver en permanence le contenu numérique sur les réseaux sociaux et au-delà, puis d'accéder à ces archives et de les relire comme si elles étaient toujours en ligne. Bien que Pagefreezer offre plus qu'un simple archivage social, il n'offre aucune capacité de planification, de reporting ou d'écoute sur les réseaux sociaux.

Rationalisez votre approche de l'archivage des réseaux sociaux avec Sprout

Avec Sprout Social, les agences gouvernementales peuvent consolider la gestion et l'archivage des médias sociaux sous un seul poste budgétaire, tout en maintenant un niveau de conformité solide.

Pour en savoir plus sur la manière dont Sprout aide les agences gouvernementales à créer des relations plus solides avec leurs électeurs grâce à la puissance des médias sociaux, planifiez une démo dès aujourd'hui.

Clause de non-responsabilité

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