5 conseils pour organiser une conférence ou un événement virtuel réussi

Avec la pandémie de COVID-19 limitant les voyages et les rassemblements en personne bondés, les conférences et événements virtuels ont remplacé leurs homologues en personne. Plutôt que ces perturbations ralentissent la planification, il semble qu'il y ait plus d'événements que jamais, entre les webinaires, les événements de lancement et les conférences de l'industrie.

En raison de la fréquence actuelle de ces événements virtuels, la préparation et une stratégie établie sont essentielles pour se démarquer de la foule. Les événements virtuels ne sont pas un nouveau concept. Les entreprises de vente directe aux consommateurs ont souvent des lancements de produits uniquement numériques et les fonctionnalités de médias sociaux ne font que les rendre de plus en plus faciles.

Si vous organisez une conférence ou un événement virtuel pour la première fois, armez-vous de ces conseils pour une expérience réussie.

Types de conférences et d'événements virtuels

De nombreux événements en personne peuvent être convertis en expériences numériques tant que vous planifiez à l'avance la planification nécessaire. Les conférences de l'industrie qui regorgent de présentations et de conférenciers fonctionnent dans un cadre virtuel, mais vous devrez également réfléchir à la façon dont l'élément de réseautage habituel d'un événement en personne fonctionnera virtuellement. Les gens se rendent à ces types d'événements en partie pour des conversations impromptues et des événements de réseautage par satellite qui surviennent.

Au-delà des conférences de l'industrie, nous avons vu de nombreux exemples d'événements virtuels, notamment des festivals, des concerts, des lancements de produits, des rassemblements d'entreprises et même des happy hours. Il existe une alternative virtuelle disponible pour presque tous les types d'événements.

1. Budget, budget, budget

Ce n'est pas parce qu'il s'agit d'un événement virtuel que vous pouvez jeter votre budget. Oui, vous pourrez économiser sur l'impression, l'assistance technique en personne, la réservation de salle et la signalisation, mais n'effacez pas entièrement le marketing. Les événements virtuels ont des frais généraux inférieurs à ceux en personne, mais plus vous avez d'activité et de participation, plus vous devrez budgétiser, en particulier pour la technologie de support.

Le remplacement d'un lieu d'événement est le logiciel ou l'application que vous utiliserez pour organiser l'événement. Le nombre de participants, conférenciers et participants, et le niveau d'interaction souhaité détermineront le type de plateforme de gestion que vous utiliserez. Certains événements se sont entièrement déroulés sur Instagram Live tandis que d'autres sont des vidéos préenregistrées qui sont diffusées à des heures programmées.

Le parrainage est une partie importante de la planification d'événements, donc si vous souhaitez toujours envoyer du swag ou organiser des happy hours virtuels, assurez-vous d'adapter votre plan de parrainage à ce dont un événement virtuel pourrait avoir besoin. Ce magasin en personne qui allait être à l'événement ? Il peut désormais s'agir d'un magasin de livraison directe en ligne avec des offres spéciales ou des offres pour les participants.

Parmi les autres éléments de budgétisation liés aux événements virtuels, vous devrez prendre en compte : une forte promotion sur les réseaux sociaux, le sous-titrage en direct, la modération des commentaires et l'hébergement de vidéos et de documents une fois l'événement terminé. Les petits événements comme les webinaires et la diffusion en direct toute la journée n'auront pas besoin de tout cela, alors passez en revue ce que vous devriez prioriser et ce que vous pouvez réduire de votre budget.

2. Mélangez des flux en direct et des vidéos préenregistrées

Décider de votre emploi du temps et vous diriger vers des conférences que vous ne voulez pas manquer sont des éléments importants d'une conférence. L'avantage d'un événement virtuel est que vous pouvez généralement regarder les conférences que vous manquez. Mais alors, à quoi ça sert d'y assister si vous pourrez juste regarder plus tard ? Renforcez vos événements et rendez-les plus attrayants pour les participants en direct avec des flux en direct amusants, des salles de discussion virtuelles ou des discussions en ligne et d'autres supports interactifs.

Les vidéos préenregistrées permettent à vos haut-parleurs de se débrouiller pour tout problème technologique et permettent également de les éditer si nécessaire. À la fin de chacune de leurs sessions, vous pouvez demander aux conférenciers de se joindre à une vidéo en direct ou dans la salle de discussion pour répondre aux questions, tout comme lors d'un événement en personne.

L'Académie des sciences de Californie organisait un événement hebdomadaire NightLive. Chaque événement avait un sujet et comprenait des conférenciers et des démonstrations pertinents. Pendant la pandémie, le musée a converti ces événements hebdomadaires en Virtual NightLife et NightSchool, qui sont tous deux des événements de diffusion en direct qui reflètent leurs événements en personne. Les avoir sur Facebook Live encourage les commentaires et enregistre également la vidéo pour que les futurs participants puissent la regarder.

Les flux en direct, que ce soit sur Facebook Live, Instagram ou une autre plateforme de streaming, sont beaucoup plus interactifs pour tout le monde et une valeur ajoutée si les participants doivent payer pour y assister.

Mélanger les deux types de vidéos en un seul événement le rend amusant et mémorable, surmontant le facteur d'obsolescence que peuvent avoir les vidéos strictement préenregistrées.

3. Préparez vos enceintes

Pour un événement entièrement virtuel, assurez-vous que vos conférenciers sont parfaitement préparés. Les événements plus importants devraient effectuer des tests de vitesse Internet, de niveau de confort avec la technologie et de vérifications du micro. La diffusion en direct et l'utilisation de la plate-forme d'événement que vous choisissez peuvent être une nouvelle expérience pour vos conférenciers, il est donc préférable de les préparer à ce qu'ils pourraient rencontrer. Seront-ils tenus de modérer eux-mêmes les commentaires ? Ont-ils besoin de partager leur écran pour une présentation de diapositives ?

Certains scénarios courants auxquels se préparer incluent :

• Trouver le meilleur environnement physique pour votre haut-parleur afin de minimiser les interruptions et d'avoir un son clair. Testez, entraînez-vous et préparez l'équipement pour vous assurer que tous les haut-parleurs diffuseront à peu près au même niveau sonore afin d'éviter des changements de volume inattendus pour les téléspectateurs.
• Si vous partagez un écran ou un flux en direct, des conseils sur ce qu'il faut désactiver sur votre ordinateur, comme mettre toutes les notifications en attente.
• Commenter ou ne pas commenter ? Idéalement, vous aurez une personne distincte qui modère les commentaires afin que l'orateur puisse se concentrer sur son discours. Dans tous les cas, assurez-vous qu'ils connaissent le code de conduite de l'événement et comment gérer les commentaires offensants
• Les malheurs de la technologie. Que se passe-t-il si la technologie de l'orateur échoue ou si les problèmes logiciels ou leurs diapositives ne fonctionnent pas ? Ayez des plans de sauvegarde prêts pour tous ces problèmes possibles.

Enfin, les conférenciers sont une autre source de promotion pour votre événement. Vous voulez qu'ils annoncent leur discours afin que leur public actuel ait l'impression que l'événement vaut la peine d'y assister. Pour faciliter la tâche des orateurs, préparez plusieurs supports promotionnels dans des tailles de médias sociaux idéales et des légendes suggérées. De cette façon, tout ce qu'ils ont à faire est de programmer le contenu et de coller les légendes.

4. Définissez les attentes des participants

Qu'il s'agisse d'une grande conférence de l'industrie ou d'un flux en direct sur un seul sujet, vous devez communiquer efficacement ce à quoi les participants doivent s'attendre. Cela pue de réserver du temps pour assister à un événement pour se rendre compte que le sujet est trop large ou adapté à un public différent. Soyez clair sur ce qu'est l'événement et à qui il s'adresse. Comment se démarque-t-il de tous les autres événements virtuels ?

Si vous convertissez un événement en personne en événement virtuel, vous devez alors expliquer à quoi ressembleront les principales fonctionnalités en ligne. À quoi ressemble une réception de bienvenue et une portion de conférencier principal pour les participants ? Comme pour tout événement, publiez un calendrier. Faites-leur savoir si elle est préenregistrée, si des commentaires sont disponibles, si la présentation sera enregistrée et à quoi ressemblera l'interaction. Les vidéos des participants seront-elles activées ou désactivées ? Des hashtags sont-ils disponibles pour permettre des tweets en direct ou des chats Twitter supplémentaires ?

Comic-Con, un événement qui a historiquement attiré plus de 130 000 participants, est devenu entièrement virtuel en 2020. Pour reproduire l'expérience en personne, l'événement a programmé des compétitions, de nombreuses discussions, une salle d'exposition en ligne, des soirées de surveillance et plus encore.

Faites en sorte qu'il soit très facile pour les participants de créer un calendrier d'événements et d'avoir les bons liens vers lesquels se diriger lorsqu'il est temps d'y assister. Si une plate-forme événementielle est utilisée, envoyez des guides sur la façon de l'utiliser et si des téléchargements sont nécessaires. Les fonctionnalités d'accessibilité telles que le sous-titrage en direct et les traductions doivent également être prises en compte. Avec un événement virtuel, vous avez la possibilité d'élargir votre base de participation et de générer efficacement plus de prospects potentiels et un engagement significatif. Ceux qui n'ont pas pu se rendre à l'événement peuvent désormais assister à l'événement virtuel.

Enfin, réservez du temps de réseautage, surtout s'il s'agit d'une conférence de l'industrie qui comporte habituellement cette composante. Les happy hours hébergés par les sponsors, les conversations rapides en tête-à-tête et les salles de sous-commission thématiques sont des moyens d'encourager le réseautage. Quelle que soit la plateforme sur laquelle vous décidez d'héberger l'événement, encouragez les participants à remplir entièrement leur profil afin qu'ils puissent se connecter plus facilement avec des collègues de l'industrie.

5. Planifiez la promotion : avant, pendant et après

Le marketing, en particulier sur les réseaux sociaux, constituera une grande partie de votre préparation. Payer pour les publicités sur les réseaux sociaux est indispensable pour les événements numériques, mais n'oubliez pas les pages de destination des événements et les envois de newsletter. Des événements comme Sprout Sessions Digital 2020 ont un calendrier promotionnel complet qui commence avant l'événement. L'effort ne se termine pas non plus le jour de l'événement - les événements virtuels offrent de nombreuses opportunités de réutiliser le contenu en direct et numérique pendant des semaines après les faits.

Heureusement pour vous, les événements virtuels facilitent le suivi de votre retour sur investissement. Entre l'écoute des médias sociaux, les rapports d'analyse des mots clés et des balises et l'analyse de la publicité numérique, vous êtes déterminé à connaître les performances de votre campagne.

MozCon, un événement en personne, est devenu numérique en 2020. La page de destination est claire sur ce que les participants peuvent attendre de l'aspect virtuel. Mieux encore, leur promotion post-événement comprend un ensemble de vidéos payantes que vous pouvez acheter si vous n'y avez pas participé.

L'hébergement d'événements virtuels qui ont des sessions vidéo signifie que vous avez maintenant un trésor de contenu à votre disposition. Réutilisez le contenu dans d'autres formats tels que des épisodes de podcast, des graphiques de citation et des articles longs.

Une fois l'événement terminé, remerciez toutes les personnes impliquées et utilisez des sondages de suivi pour comprendre sur quoi vous pouvez travailler la prochaine fois. Ces résultats d'enquête peuvent également devenir des témoignages pour la promotion de l'événement de l'année prochaine.

Conclusion

La planification et la préparation sont les piliers de l'organisation d'une conférence ou d'un événement virtuel réussi. Lorsque toutes les personnes impliquées (intervenants, participants, modérateurs) savent à quoi s'attendre et comment participer, l'expérience est beaucoup plus fluide. Les événements virtuels ont l'avantage d'être moins coûteux, d'être plus fréquentés par un public plus large et d'effectuer des analyses faciles à suivre, mais cela ne signifie pas que vous devez lésiner sur d'autres éléments nécessaires.

Le domaine des événements virtuels est de plus en plus encombré d'année en année, vous devez donc communiquer efficacement pourquoi le vôtre est celui qui y assiste et pas les autres. Des fonctionnalités supplémentaires telles que les diffusions en direct et les questions-réponses en direct augmenteront la participation des participants.

Vous êtes impatient d'organiser votre propre conférence ou événement virtuel, mais vous avez besoin d'inspiration ? Utilisez l'écoute sociale pour voir quelles lacunes thématiques peuvent être comblées.