Les événements réussis commencent par les réseaux sociaux

Quel est le point commun entre les équipes événementielles et les équipes sociales ? Les deux sont appelés à "travailler leur magie". Mais pour les deux équipes, cette magie perçue est une action ancrée dans la stratégie, les données et l'expérience utilisateur.

Écoutez ci-dessous et lisez la suite pour entendre la responsable des événements de Sprout, Alysha Daytner, et la responsable principale des médias sociaux, Rachael Samuels, parler de la façon dont elles s'associent pour produire des expériences exceptionnelles.

Alysha : J'adore que nous en parlions en détail, car notre partenariat est tellement organique. Même si nos deux équipes peuvent être de gros contributeurs en coulisses, il se passe beaucoup de choses ! Les événements ne pourraient pas créer d'expériences sans votre perspicacité.

Rachel : D' accord ? Votre équipe nous fait participer dès le début, et c'est important pour les deux côtés de cette équation.

Alysha : Lorsque nous créons un événement, nous le créons pour un public défini. C'est quelque chose que votre équipe fait si bien, c'est pourquoi nous vous demandons toujours votre avis, mais cela peut être un point de départ intimidant. Comment validez-vous vos instincts pour ce que veut un public ?

Rachael : Heureusement, Sprout rend cela facile. En tant que professionnels des médias sociaux, nous sommes constamment à l'écoute de notre public… pas seulement en gérant nos chaînes au jour le jour, mais en utilisant l' écoute pour découvrir les conversations que notre public a en temps réel. Nous pouvons approfondir des sujets spécifiques, comprendre les sentiments et faire ressortir des choses que nous pourrions manquer en nous fiant uniquement à notre instinct.

Alysha : C'est ainsi, par exemple, que nous savons quand notre public est fatigué des événements numériques, et cela nous aide à faire des choix comme la conception de sessions ou d'événements plus courts.

Rachael : Je suis ici pour des sessions plus courtes !

Alysha : Mais c'est aussi un coup de pouce incroyable pour le développement de notre programme. Nous prenons des décisions plus intelligentes et plus stratégiques sur les types de sessions que nous créons (par exemple, un conférencier principal par rapport à des ateliers plus approfondis) lorsque nous examinons les besoins et les désirs de notre public à l'aide de données sociales.

Alysha : Parlons de la promotion. Nous nous appuyons sur différents canaux pour promouvoir nos expériences, évidemment cela inclut les réseaux sociaux. Comment les équipes événementielles peuvent-elles être d'excellents partenaires des équipes sociales lorsqu'il s'agit de susciter l'enthousiasme avant un événement ?

Rachael : Parce que la stratégie sociale a tellement d'entrées, plus tôt nous avons des informations sur un événement, mieux c'est.

Alysha : C'est vrai, je ne te relâcherais jamais une semaine avant un événement et te demanderais de "travailler ta magie".

Rachael : Au nom de tous les professionnels des médias sociaux, j'apprécie cela ! Tout, des détails logistiques d'un événement aux messages clés adressés au public cible, nous aide à prendre des décisions concernant les canaux et les stratégies à utiliser. Les équipes événementielles peuvent également aider les équipes sociales en partageant leur propre vision de la promotion, ce qui nous donne un point de départ. Bon à mon tour de poser une question...

Alysha : … Oui, s'il vous plaît !

Rachael : Que peuvent demander les équipes sociales aux équipes événementielles ? Nous savons que vous avez beaucoup à faire lorsqu'il s'agit de produire un événement. Comment pouvons-nous être des partenaires réfléchis pendant que vous naviguez dans tout, de la promotion aux conférenciers en passant par l'image de marque… à ces listes de lecture tueuses que vous préparez ?

Alysha : Les listes de lecture ! Un vrai plus du métier ! J'adore que tu demandes ça, au fait. Je sais que j'ai été coupable de simplement faire confiance à votre expertise, sans connaître les détails de ce dont vous avez besoin. Soyez réaliste avec moi : dites-moi que vous avez besoin de comprendre la vision de l'événement ou que vous avez besoin d'images ou de citations dans des délais précis… et partagez l'impact sur votre travail si je ne vous les fais pas parvenir. Il n'y a pas de magie ici!

Rachael : Nous en faisons notre nouvelle devise.

Alysha : Tu sais que j'en suis.

Alysha : En parlant de calendrier, les équipes d'événements (et je le dis pour moi-même) doivent se rappeler que les équipes sociales doivent être averties si un événement nécessite une couverture en direct.

Rachel : Cent pour cent. Nous nous considérons comme faisant partie de l'équipe de production, il est donc essentiel de nous présenter des documents au fil de l'émission, des messages clés et à quoi s'attendre pour la couverture de l'événement.

Alysha : Attendez, vous voulez dire que vous n'attendez pas simplement avec vos histoires Instagram ouvertes, prêtes à créer du contenu ?

Rachael : Je veux dire… nous le sommes… mais comme dans tout domaine de travail, plus nous mettons de planification et de stratégie derrière, mieux c'est.

Alysha : Je dis toujours "Je déteste les surprises dont je ne suis pas au courant." Cela semble pertinent.

Rachael : Attends, Alysha : C'est de ce partenariat dont je parle ! Vous l'obtenez !

Rachael : Une dernière chose, qui concerne les surprises… faire un plan sur la façon dont nos équipes communiqueront lors d'un événement en direct, en particulier lorsque nous sommes dans des lieux physiques différents, est une autre façon pour nous d'être des partenaires solides.

Alysha : C'est un très bon point. Si quelque chose change, toute l'équipe de production - y compris les réseaux sociaux - a besoin d'un message clair sur ce qui a changé et comment s'y retrouver. Cela peut être n'importe quoi, d'un problème technique (mon cauchemar) à la façon de gérer les fils Twitter qui décollent.

Alysha : En résumé, nos équipes fonctionnent mieux lorsqu'elles travaillent ensemble. Collaborer tôt, utiliser les données pour prendre des décisions, être clair sur ce dont chaque partie a besoin pour réussir et communiquer nous aide tous !

Rachael : J'aimerais qu'on puisse s'en taper cinq à travers l'écran !

Alysha : Merci pour la conversation. Excité quand je peux partager plus sur le prochain événement que nous préparons.

Rachel : Pareil. Merci!

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont l'écoute sociale peut vous aider à maximiser vos dépenses marketing ? Lisez notre guide sur le retour sur investissement de l'écoute sur les réseaux sociaux.