Sprout on Sprout : comment communiquer les priorités du marketing des médias sociaux aux parties prenantes externes

La gestion des médias sociaux n'est pas une mince affaire. Les spécialistes du marketing des médias sociaux savent que le travail va au-delà de la simple planification d'une publication avec des GIF amusants ou de la création d'un contenu viral. De nombreuses équipes sociales, y compris la nôtre, sont généralement plus petites, mais leur impact sur l'entreprise est important.

LinkedIn a rapporté que les gestionnaires de médias sociaux sont le troisième poste marketing le plus demandé en termes de volume d'offres d'emploi en 2022, tandis que les rôles de coordinateur des médias sociaux ont la troisième croissance la plus importante d'une année sur l'autre de tous les titres marketing.

Les équipes de médias sociaux interagissent souvent avec plusieurs parties prenantes de tous les niveaux et départements de toute une organisation. Il est donc difficile de gérer les demandes ou les besoins de chacun, tout en restant fidèle à votre stratégie sociale et à vos priorités marketing.

C'est pourquoi il est impératif de hiérarchiser et de communiquer ce qui vous attend en dehors de votre équipe sociale de manière efficace. Mais comment pouvez-vous développer une stratégie de priorisation qui fonctionne pour vous et votre équipe ? Comment vous exprimer lorsque la demande d'une partie prenante ne correspond pas à vos objectifs ? Et comment expliquez-vous que vous êtes submergé par votre charge de travail à cause d'un surplus de demandes ?

Voici un bref aperçu de la façon dont l'équipe sociale de Sprout manœuvre les priorités marketing pour vous aider à inspirer vos propres processus. Je vais également laisser tomber des pierres précieuses sur les méthodes et les rapports de données dans Sprout Social qui vous permettront de communiquer vos priorités et de tenir bon.

Maîtrise des priorités marketing individuelles

Notre équipe de médias sociaux se compose de trois personnes, un cadre supérieur et deux stratèges. Mon coéquipier, Jonathan Zuluaga, et moi sommes tous deux des stratèges des médias sociaux. Notre modèle d'équipe utilise une approche spécifique à la plateforme : Jonathan gère les réseaux d'engagement (Twitter, LinkedIn, Facebook et les applications de messagerie comme WhatsApp) tandis que je gère le côté sensibilisation de notre stratégie (YouTube, Instagram, Pinterest et TikTok). Notre responsable, Rachael Samuels, supervise l'ensemble de la stratégie sociale.

Cette configuration nous permet de maîtriser notre charge de travail et nos méthodes de gestion de nos priorités marketing. Je vais vous expliquer nos quatre méthodes d'exécution de nos objectifs marketing : la répartition des responsabilités, l'utilisation de la matrice des priorités d'action, le blocage du temps et la planification de projet.

Répartition des responsabilités

La répartition des responsabilités facilite la définition des priorités. Pour plus de visibilité, Jonathan et moi ajouterons des notes dans le calendrier Sprout, en disant : "c'est une initiative que je possède et voici la date de publication pour celle-ci". De cette façon, nous pouvons voir sur quoi nous travaillons chacun.

Avoir un stratège désigné pour chaque ensemble de réseaux facilite également la tâche des parties prenantes qui ont des questions et des demandes. Ils peuvent obtenir leurs réponses plus rapidement grâce à l'expertise dont ils ont besoin pour aller de l'avant. Si quelqu'un d'une équipe extérieure souhaite promouvoir un webinaire sur Twitter, il sait à qui s'adresser et le processus de collaboration peut commencer immédiatement.

Utilisation de la matrice des priorités d'action

Étant donné que chaque personne possède un élément de notre stratégie, nous sommes en mesure de créer des méthodes individualisées pour atteindre nos objectifs. Cependant, nous utilisons tous la matrice des priorités d'action pour nous aider à mener à bien les tâches et les projets. La matrice des priorités d'action est un outil de productivité qui classe les tâches et/ou les projets en fonction de leur impact sur l'entreprise et du temps nécessaire pour les réaliser. Tout d'abord, nous nous concentrons sur les tâches à fort impact et à faible effort et partons de là.

Pour nous, un impact élevé est tout type de projet qui se connecte à nos objectifs marketing globaux, ou tout ce qui nous aidera à atteindre des résultats sur un projet qui est en retard ou nécessite une attention immédiate. Les projets d'ascenseur inférieur pourraient ne nécessiter qu'une heure de notre temps, mais cela aura un impact significatif. En un mot, tout ce que nous faisons est guidé par l'organisation au sens large.

En tant que gestionnaire, Rachael doit équilibrer l'exécution de son propre travail tout en gardant à l'esprit les besoins de l'entreprise.

Rachael dit : « Je me demande : qu'est-ce qui va faire avancer l'entreprise ce jour-là ? Et qu'est-ce qui nécessite une attention constante par rapport à ce qui nécessite une courte bouffée d'énergie ? »

"Quelle que soit l'impact élevé, peu d'efforts, je le fais en premier. Ensuite, j'effectue des tâches à impact moyen et à faible effort. Si quelque chose a un impact élevé, un effort élevé, j'examine et vois si je peux le décomposer en morceaux, puis je priorise ces morceaux sur une plus longue période de temps », ajoute-t-elle.

Blocage du temps et planification de projet

Le blocage du temps est l'un des plus grands conseils de priorisation de Rachael pour les spécialistes du marketing des médias sociaux.

« Il n'y a rien de tel. Forcez-vous simplement à vous éteindre et à arrêter le multitâche. Ce n'est utile à personne », explique-t-elle.

Parallèlement au blocage du temps, elle met en œuvre la planification de projet. Elle établit un plan avec des éléments d'action pour chaque jour de la semaine, quelle que soit la taille de la tâche.

« La planification de projet est tellement importante. Si vous indiquez les dates de chaque petite chose que vous devez faire à l'avance, cela rend les choses tellement plus faciles », explique Rachael.

Comme Rachael, j'aime utiliser la planification de projet pour gérer ma charge de travail. J'utilise une feuille de calcul pour présenter toutes les choses que je veux publier ce mois-ci et je l'utilise pour suivre, comme un rapport d'avancement. Mes « apports » proviennent de diverses initiatives et je les utilise pour planifier le contenu social. J'inclurai tout ce dont j'ai besoin pour publier sur les réseaux sociaux, comme des vidéos ou des ressources créatives. Je vais me dire : « D'accord, j'ai produit cinq de nos vidéos de lancement TikTok prévues pour le mois » et marquer cela sur le calendrier pour garder une trace de chaque élément de contenu.

La feuille de calcul offre de la flexibilité car je peux m'adapter en cas de changement. Notre équipe garde l'adaptabilité à l'esprit lors de la planification de projet, car le social est naturellement en constante évolution. L'adaptabilité dans les médias sociaux est nécessaire, mais Rachael note que cela devient plus facile lorsqu'un plan est en place.

«Les réseaux sociaux évoluent très rapidement, donc les priorités changent très rapidement, comme quotidiennement ou même à la minute. Quelque chose pourrait devenir viral et vous devez sauter dessus tout de suite. C'est bon. Mais il faut créer un univers où ça va. Créer des poches de temps pour le travail régulier, savoir que vous pourriez avoir des perturbateurs et déterminer à quoi cela ressemble pour vous est vraiment important », explique-t-elle.

Aligner les priorités marketing de l'équipe

Nous avons également des tactiques de priorisation à l'échelle de l'équipe et du département. Par exemple, nous rencontrons les équipes et les dirigeants au début du trimestre pour discuter des priorités de chaque équipe. Communiquer l'importance de notre stratégie sociale aux parties prenantes est essentiel pour collaborer efficacement avec les autres équipes.

« Il est important que les parties prenantes de l'organisation comprennent que nous avons une stratégie spécifique dans laquelle nous avons ces multiples réseaux et ce sont ceux qui sont disponibles pour la distribution. Il est également important de comprendre qui nous essayons d'atteindre sur chaque réseau », déclare Rachael.

Elle note qu'il est crucial de communiquer les piliers de notre stratégie aux parties prenantes afin qu'elles puissent comprendre nos objectifs. Si une demande ne relève pas de ces piliers, nous examinons si elle s'inscrit dans notre stratégie.

Nous restons ouverts à la collaboration en proposant un formulaire interne, que les parties prenantes utilisent pour soumettre des idées et des demandes. C'est un cadre qui aide notre équipe à mieux comprendre l'idée ou l'initiative afin que nous puissions explorer comment la relier à notre stratégie. Le formulaire montre également aux autres comment notre équipe aborde les projets parce que nous communiquons notre processus de réflexion et comment il se connecte à notre stratégie et à nos objectifs généraux.

Bien que nous apprécions la collaboration, nous devons parfois repousser et notre équipe dispose de plusieurs méthodes pour ces situations.

Comment soutenir vos priorités de marketing sur les réseaux sociaux

De nombreux spécialistes du marketing des médias sociaux connaissent l'expérience d'un flot de demandes provenant de divers départements. Il est courant que diverses équipes contribuent à la stratégie sociale de leur organisation.

Mais, soyons honnêtes, toutes les demandes ne doivent pas être ajoutées en haut de votre liste de tâches. Vous pourriez même faire face à un certain recul si vous refusez.

Très probablement, si vous repoussez quelque chose, c'est parce que vous savez que cela ne réussira pas. Si quelqu'un veut vraiment que vous fassiez la promotion d'un webinaire ou d'un certain événement, et que vous pensez que cela ne correspond pas à votre audience Instagram ou TikTok, vous pouvez dire non.

En tant que spécialistes du marketing des médias sociaux, nous savons mieux ce que veut notre public sur chaque réseau.

Voici quelques tactiques que nous aimons utiliser et qui peuvent vous aider à respecter vos priorités marketing sans couper les ponts :

1) Trouver un compromis

Jonathan dit que choisir un compromis vous aidera à naviguer dans les relations nécessaires et à établir des relations. Compte tenu de la nature du fonctionnement des réseaux sociaux, il est extrêmement important pour les gestionnaires de médias sociaux d'établir des relations entre les différents services pour gagner en visibilité et en respect. Avoir ces relations solides et les utiliser pour établir une expertise vous permettra d'avoir une conversation ouverte lorsque vous repoussez.

«Être capable de lancer un cookie à quelqu'un de temps en temps. Je leur dirai : "D'accord, je vais essayer cette fois, mais reprenons la base et voyons si cela fonctionne en fonction des données". Cela pourrait vous aider à prouver que vous êtes capable d'établir des relations, mais vous avez également des données qui ne fonctionnent peut-être pas, car les réseaux sociaux sont tous des tests et des apprentissages », dit-il.

Utilisez les tests A/B comme moyen de compromis. Si quelqu'un insiste sur une initiative, vous pouvez proposer un test A/B pour voir quel contenu est le plus performant. Cela montre votre ouverture, mais permet également aux données de montrer s'il s'agit d'une approche efficace.

Si vous trouvez que quelque chose ne résonne pas avec votre public sur un réseau, alors peut-être que cela conviendrait mieux sur un autre réseau. Vous pouvez sélectionner les publics et les réseaux qui conviendraient le mieux à différentes initiatives. Cela réduit l'ascenseur de votre côté, car vous ne créez pas de contenu pour chaque réseau, tout en soutenant une partie prenante importante.

2) Saisissez l'opportunité d'éduquer

Dans certains cas, Rachael recommande de ne pas considérer cela comme un refus de répondre à une demande, mais d'examiner l'opportunité comme un moyen d'éduquer la partie prenante. Expliquez pourquoi la tâche n'est pas hautement prioritaire en termes de charge de travail de l'équipe, ou envisagez de proposer une alternative qui améliorerait l'opportunité. C'est une mesure proactive qui aidera les deux parties sur toute la ligne.

"Si quelqu'un dit, 'Je veux publier à propos de ce webinaire', mais cela n'a pas vraiment de sens pour nous de le faire… Il s'agit moins de repousser et plus d'expliquer pourquoi quelque chose fonctionnerait ou quelque chose ne fonctionnerait pas, " elle dit.

Si vous ne refusez pas complètement et finissez par faire des compromis, elle exhorte les spécialistes du marketing des médias sociaux à poursuivre cette éducation.

"Vous pouvez dire : 'Voici ce que nous aurions pu faire si nous avions eu plus de temps' ou 'Voici ce que nous aurions pu faire si nous avions eu plus d'informations, plus de contexte ou plus d'images.' Soyez juste franc à ce sujet afin que les gens ne répètent pas le comportement à l'avenir.

Elle encourage également l'honnêteté de votre engagement en termes de temps, ajoutant : « Vous pouvez même dire quelque chose comme 'Hé, je sais que les réseaux sociaux ont l'air faciles, mais cela peut prendre trois heures pour assembler une histoire. Et ce n'est pas quelque chose que je peux faire avant 11 heures. C'est en fait une très bonne façon pédagogique d'aborder la gestion sociale et d'atténuer ce type de comportement des autres.

Plus les parties prenantes deviennent instruites dans le métier, plus vous deviendrez confiant pour tenir bon.

3) Soyez une ressource de vérité pour les autres équipes

Étant donné que les spécialistes du marketing des médias sociaux ont une meilleure compréhension des réseaux sociaux, utilisez votre expertise lors de la gestion des demandes des parties prenantes.

« Ayez un raisonnement solide pour expliquer pourquoi vous repoussez ou pourquoi vous ne pouvez pas réaliser un certain projet. Social finit par être le lieu fourre-tout pour de nombreuses organisations. J'ai vécu cela dans le passé dans ma carrière, mais aujourd'hui, ce n'est plus le cas car nous construisons des stratégies plus sophistiquées et avons une meilleure compréhension de notre public. S'assurer que vous comprenez quelle est votre stratégie, quels sont vos objectifs et qui est votre public vous donnera une bien meilleure idée de pourquoi quelque chose ne va pas fonctionner et pourquoi vous repoussez », dit Jonathan.

Essentiellement, soyez ouvert sur ce que vous priorisez et ce que votre public recherche sur les réseaux sociaux, afin qu'il puisse informer les autres équipes et ce qu'elles priorisent également.

4) Soyez honnête et connectez-vous avec votre manager

Si jamais vous vous trouvez dans une situation où vous vous sentez dépassé, n'hésitez pas à vous défendre.

Vous ne pouvez pas jeter un cookie à tout le monde. Certains voudront une saveur entièrement différente de celle de votre cuisson, tandis que d'autres voudront peut-être prendre plus que leur part du pot.

«Il s'agit simplement d'être honnête avec vous-même. Combien cela va-t-il aider et doit-il être fait maintenant ? Est-ce seulement un projet passionnel ? Ou cela m'aidera-t-il à atteindre les résultats et les objectifs pour nos besoins commerciaux ? » dit Jonathan.

L'autre étape consiste à être honnête avec votre manager sur ce qui vous attend et pourquoi vous repoussez quelque chose. Si quelqu'un essaie de pousser une initiative et qu'il veut vraiment un soutien social, contactez votre responsable et demandez-lui : « Hé, j'ai toutes ces autres choses qui sont prioritaires en ce moment. Alors, que puis-je retirer de mon assiette ? »

Impossible de tout jongler sans s'épuiser. Soyez honnête sur ce que vous pouvez assumer et sur ce que vous ne pouvez pas faire.

Utilisez les données pour soutenir vos priorités marketing

Les données sont votre meilleur ami lorsqu'il s'agit de communiquer vos priorités. Il est difficile de lutter contre les données car les chiffres ne mentent pas. Ayez confiance en votre discernement social, puis enracinez tout ce que vous pouvez dans les données pour appuyer vos décisions et votre processus de réflexion.

« Pour nous, les rapports de données guident la façon dont nous priorisons les projets. Cela nous aide à comprendre ce qui déplace l'aiguille et ce qui ne l'est pas, afin que nous puissions évaluer où nous devrions concentrer notre temps ou pousser un peu plus », explique Jonathan.

En plus d'utiliser les données, gardez à l'esprit que, puisque les priorités de votre équipe sociale sont basées sur ce dont son public a envie, ces informations peuvent également aider à informer le reste de votre entreprise. Plus vous pouvez commercialiser votre travail pour informer les autres équipes de votre organisation, mieux c'est.

Notre équipe sociale utilise les différents rapports de Sprout pour guider nos priorités marketing et illustrer nos initiatives. Voici quelques-uns des rapports que nous utilisons et qui peuvent également vous aider à ancrer votre raisonnement dans les données :

Rapports personnalisés

Les rapports personnalisés sont probablement les plus utiles pour montrer aux dirigeants ce que vous faites, en raison de leur possibilité de partage.

Si votre responsable souhaite une vue globale de ce que vous faites sur les réseaux sociaux, les rapports personnalisés peuvent être partagés sous forme de faits saillants dans un e-mail, exportés sous forme de PDF interactifs ou sous forme de lien partageable directement vers Sprout pour un instantané complet. De plus, vous pouvez annoter et laisser des notes dans différentes parties du rapport pour expliquer plus en détail la signification des données.

« Je dirais que le rapport le plus avantageux serait le rapport personnalisé, car il contiendra des données d'écoute. Vous pouvez inclure des informations sur les données payantes, organiques et inclure des données sur les performances des publications. Il y a toute une histoire à raconter », dit Rachael.

« L'écoute est vraiment géniale parce que vos priorités peuvent changer en fonction de ce que nous entendons de notre public. L'écoute peut être utile car elle remet en question les hypothèses », ajoute-t-elle.

Rapports de profil

Nous utilisons fréquemment ces rapports. Les rapports sur le profil du réseau nous aident à voir comment notre stratégie fonctionne, car nous pouvons consulter nos KPI par réseau pour avoir un aperçu de nos progrès vers les objectifs.

"Le rapport sur le profil du réseau répond : quel réseau va tirer le plus de leviers ? Où devrions-nous investir plus précisément ? Cela peut également aider à la planification. Quel type d'investissement en matériel vidéo allez-vous devoir faire ? Quel type de budget devez-vous avoir pour les créateurs ou les influenceurs ? Les rapports de profil de réseau peuvent être utiles pour ce type de discussion avec la direction », explique Rachael.

Rapports sur les performances

Nous utilisons beaucoup le Post Performance Report car c'est vraiment un puissant outil de suivi. Le rapport nous aide à comprendre quel contenu résonne auprès de notre public en extrayant le « pourquoi » et le « comment ». Il indique combien de personnes s'engagent activement via des commentaires, des likes et des partages.

C'est un excellent moyen d'aider à illustrer l'impact à travers les données. Si quelqu'un demande : "Cette initiative spécifique a-t-elle le plus d'impact pour nos objectifs ?" Votre équipe peut extraire plusieurs messages qui illustrent pourquoi et comment cela crée un impact.

Nous aimons également l'utiliser lorsque nous expérimentons, car nous pouvons filtrer selon diverses mesures et utiliser des balises pour suivre les campagnes.

Nous utilisons des filtres pour voir quels messages ont créé le plus de notoriété, recueilli le plus d'engagements ou eu le taux d'engagement le plus élevé. Nous ajustons ces filtres en fonction des mesures que nous recherchons et utilisons ces informations pour réfléchir et réfléchir aux prochaines étapes.

Par exemple, si une vidéo sur un sujet particulier a recueilli le plus de vues et d'impressions, notre équipe réfléchit à la façon dont nous pouvons recréer l'idée d'une manière différente. Nous essayons d'identifier ce qui, selon nous, a fait que la vidéo a généré autant de vues.

Le rapport de performance après-vente comprend également des données qualitatives. Vous pouvez voir les réactions, les commentaires et la façon dont les gens interagissent avec ce type de contenu. Les données qualitatives sont précieuses lors de la communication avec les parties prenantes, car elles peuvent voir les points de réussite en un coup d'œil. C'est également utile si une partie prenante ne maîtrise pas à 100 % les mesures des médias sociaux.

Utiliser les données pour influencer les futures priorités marketing

En plus d'utiliser les données pour étayer vos revendications, utilisez les données pour informer ou ajuster vos priorités futures. Les chiffres informent constamment sur le type de contenu que nous voulons créer.

Nous avons vu que sur Twitter et Instagram, les vues vidéo soufflaient les six mois précédents hors de l'eau. Il était clair que la vidéo était quelque chose dans laquelle nous devions investir massivement et continuer à tester.

Nous savions que nous devions répéter comment créer des vidéos à plus fort impact basées sur cette idée. Nous avons également dû tenir compte des autres séries de vidéos que nous faisions pour nous assurer que nous ne nous étirions pas trop.

Le point à retenir ici est de laisser les chiffres inspirer vos prochaines étapes et de les utiliser comme une opportunité d'expérimenter et de développer votre réseau.

Pourquoi devriez-vous trop communiquer vos priorités marketing

La communication excessive est très importante lorsqu'il s'agit de collaborer avec plusieurs parties prenantes, en particulier les dirigeants. Vous aurez peut-être l'impression que vous partagez trop de choses ou que vous n'avez pas assez d'informations, mais le simple fait de faire savoir à quelqu'un l'état d'avancement d'un projet peut faire beaucoup.

Si j'attends un élément créatif et que je dis que c'est un blocage avant de pouvoir avancer, cela donne au leadership une bonne idée de ce dont j'ai besoin pour réussir. Définir les bloqueurs les aide à vous soutenir un peu mieux car ils savent si vous avez besoin de plus de ressources ou non.

Rachael conseille aux spécialistes du marketing des médias sociaux de fixer des délais pour les mises à jour des progrès et de les communiquer pour éviter toute confusion sur la route. Évitez d'attendre que les gens posent des questions pour communiquer sur votre travail, car cela peut créer une sauvegarde.

« Du point de vue de la priorisation, c'est là que les gens se trompent beaucoup. Ils avaient des blocs de temps, ils avaient tout prévu, mais ensuite quelqu'un avait une question. Alors, ils ont dû envoyer un rapport et arrêter ce qu'ils faisaient. La prochaine chose que vous savez, il a fallu cinq heures pour publier un message dont personne n'était au courant. Des choses comme ça peuvent être super perturbatrices », dit-elle.

Donner des mises à jour fréquentes profite à toute l'équipe à long terme, car cela offre aux parties prenantes plus d'opportunités de tendre la main et de poser des questions plus tôt.

Utilisation de Sprout pour gérer les priorités marketing

Nous avons décomposé la stratégie de priorisation de notre équipe sociale et comment nous utilisons Sprout pour sauvegarder et informer notre stratégie. Si vous souhaitez en savoir plus sur nos rapports et essayer ces conseils par vous-même, inscrivez-vous dès aujourd'hui pour un essai gratuit d'un mois.