Cartographie des parties prenantes 101 : Un guide rapide des cartes des parties prenantes

Les parties prenantes sont des personnes ou des organisations internes ou externes au projet qui ont un intérêt direct dans sa réussite. Cet intérêt peut avoir un impact positif ou négatif sur l'exécution du projet. Il est donc crucial de connaître vos parties prenantes.

Plus que de pouvoir identifier les parties prenantes du projet, vous devez les gérer. C'est une grande tâche. Comment savez-vous qui a besoin de quoi lorsque vous communiquez avec eux pendant le projet ? C'est le début de la gestion des parties prenantes, et cela commence par la cartographie des parties prenantes.

Qu'est-ce qu'une carte des parties prenantes ?

Une carte des parties prenantes est une matrice visuelle d'influence et d'intérêt à quatre quadrants utilisée pour identifier les parties prenantes et les catégoriser en fonction de leur influence et de leur intérêt pour le projet.

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L'axe y détermine le niveau d'intérêt, du plus élevé en haut au plus bas en bas, ce qui signifie à quel point les parties prenantes sont impactées par le résultat du projet. L'axe des abscisses de la grille mesure le niveau d'influence de la partie prenante, ou l'impact que la partie prenante peut avoir sur le projet, du plus bas (côté gauche) au plus élevé (côté droit).

Les parties prenantes sont ensuite tracées sur cette carte en fonction de la façon dont elles se situent sur ces deux mesures.

Une carte des parties prenantes est la première étape vers la gestion des parties prenantes dans la mesure où elle définit la relation de la partie prenante avec le projet. Il informera presque toutes les décisions prises par un chef de projet concernant ses parties prenantes, y compris la fréquence de leurs réunions et la quantité d'informations qui leur sont fournies sur le projet.

L'importance de la cartographie des parties prenantes

La cartographie des parties prenantes est importante car les parties prenantes sont importantes pour la réussite d'un projet. Les parties prenantes sont généralement nombreuses, ce qui signifie des attentes nombreuses et variées. Sans cartographier les parties prenantes en fonction de leur influence et de leur intérêt pour le projet, vous aurez du mal à communiquer avec elles et à les satisfaire.

Mais c'est aussi une rue à double sens. Avoir de bonnes communications avec les parties prenantes donne aux chefs de projet un aperçu indispensable du projet, ce qui les aide d'innombrables façons. Cela aide à atténuer les risques et à découvrir les véritables objectifs des parties prenantes pour le projet.

En d'autres termes, la cartographie des parties prenantes est le début d'un plan de communication efficace. Les projets ne peuvent pas réussir s'il y a peu ou pas de communication. Plus la communication est bonne, plus le projet se déroulera sans heurts et plus il sera facile de comprendre les désirs de vos parties prenantes.

La cartographie des parties prenantes est également un moyen de gérer les attentes. En cartographiant vos parties prenantes, vous savez comment elles se situent par rapport au projet. Par conséquent, au fur et à mesure que le projet est exécuté, un chef de projet peut traiter progressivement ces attentes, en les alignant sur le projet afin que tout le monde soit satisfait des livrables.

Exemple de carte des parties prenantes

Pour vous donner un exemple et la possibilité de créer votre propre carte des parties prenantes, téléchargez notre modèle de carte des parties prenantes. Il fournit le contour et tout ce que vous avez à faire est d'ajouter les détails. Notre modèle de carte des parties prenantes est présenté ci-dessous :

Il existe quatre façons de gérer votre communication avec les parties prenantes : les gérer étroitement, les satisfaire, les tenir informés ou simplement les surveiller.

• Si votre partie prenante a un niveau élevé d'influence dans le projet mais pas autant d'intérêt, elle doit être satisfaite, ce qui signifie qu'elle a besoin de mises à jour régulières et que ses commentaires sont importants.
• Une partie prenante ayant à la fois un niveau élevé d'influence et d'intérêt doit être gérée de près. Cela signifie les rencontrer plus que le groupe qui se trouve dans la catégorie « rester satisfait », et leurs commentaires sont également essentiels à toute prise de décision.
• Ceux qui ont moins d'influence et plus d'intérêt ont tendance à être votre clientèle. Ils ont également besoin de mises à jour sur les progrès, mais pas avec la fréquence des groupes « gérer étroitement » et « rester satisfait ». Ceux qui ont peu d'influence et d'intérêt ont besoin d'être surveillés, bien sûr, mais n'ont probablement besoin d'être informés que des grandes étapes du projet.

Comment créer une carte des parties prenantes

Lorsque vous serez prêt à créer votre carte des parties prenantes et à démarrer le processus de cartographie des parties prenantes, vous devrez suivre ces quatre étapes :

1. Identifier les parties prenantes

Il peut y avoir plusieurs parties prenantes dans un projet. La liste que vous établirez dépendra de votre organisation, de l'impact du projet et de ses objectifs. Cela signifie que vous devrez peut-être réviser la liste tout au long du projet.

2. Analyser les parties prenantes

L'étape suivante demande une analyse. Cela vous aide à déterminer leur pertinence par rapport au projet, ainsi que la perspective qu'ils apportent. Pour ce faire, définissez quel type d'acteur ils sont, combien ils pourraient contribuer au projet et leur légitimité à le faire. Sont-ils prêts à s'engager ? Quelle est leur influence et leur implication dans le projet ?

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3. Cartographier les parties prenantes

C'est à ce moment que vous créez votre boîte et que vous la divisez en quatre, l'axe y mesurant le niveau d'influence du bas (bas) au haut (haut). Sur l'axe des abscisses, vous cartographiez le niveau d'intérêt, du plus bas (à gauche) au plus élevé (à droite). À l'aide de votre liste d'acteurs et de l'analyse que vous avez faite, tracez-les selon les deux axes.

4. Prioriser les parties prenantes

Maintenant que vous avez répertorié, analysé et tracé vos parties prenantes sur la carte, vous pouvez commencer à concevoir un plan sur la manière dont vous allez vous engager avec les parties prenantes tout au long du projet. Selon l'endroit où ils atterrissent sur la carte, vous les gérerez de près ou simplement les surveillerez. C'est le début de votre plan de communication avec les parties prenantes et de la gestion globale des parties prenantes.

Meilleures pratiques lors de la cartographie des parties prenantes

Cela aide si vous pouvez obtenir autant d'informations que possible sur toutes vos parties prenantes. Vous voulez savoir qui ils sont et comment ils aiment communiquer. Certains pourraient simplement vous demander de leur envoyer des mises à jour par SMS, d'autres veulent des présentations en personne et certains pourraient préférer un appel téléphonique. Connaissez la méthode de communication qu'ils souhaitent et déterminez une fréquence qui leur convient.

Soyez inclusif

Un autre aspect de votre cartographie des parties prenantes consiste à comprendre la diversité culturelle ou linguistique parmi elles. S'ils ne parlent pas votre langue maternelle, vous devrez ajuster votre messagerie. Il est important d'être inclusif et de savoir ce qui est bon pour une partie prenante peut être mauvais pour une autre.

Communiquez clairement

Le contenu de vos communications doit être clair. Vous voulez éviter le jargon et simplement présenter les faits. Soyez transparent lorsque vous communiquez et notez toujours ce qui est certain et ce qui ne l'est pas. Soyez ouvert aux commentaires de vos parties prenantes et sachez comment ils peuvent influencer vos décisions.

Soyez ouvert et honnête

Ne retenez jamais les informations, en particulier les mauvaises nouvelles. Plus tôt vous pourrez le rendre public, plus vite vous serez en mesure de répondre aux attentes des parties prenantes et de gérer les préoccupations qu'elles pourraient avoir.

Restez disponible

Enfin, gardez les lignes de communication ouvertes. Restez en contact avec vos parties prenantes, mais donnez-leur également un canal par lequel elles peuvent vous joindre si nécessaire. Quand ils le font, écoutez ce qu'ils ont à dire, interagissez avec eux, posez vos propres questions. La communication est un échange d'informations.

Comment ProjectManager vous aide à gérer les parties prenantes

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Fournir aux parties prenantes des données en temps réel

Une fois qu'ils connaîtront votre plan, ils voudront voir comment il progresse pendant l'exécution. Vous pouvez partager le tableau de bord en temps réel, qui affiche une vue de haut niveau des métriques du projet telles que l'avancement des tâches, le temps restant sur le travail, les coûts et plus encore.

Donner aux parties prenantes les détails du projet si nécessaire

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