Qu'est-ce qu'un énoncé de travail? Définition et exemples

Quel que soit votre secteur d'activité, la seule constante tout au long du cycle de vie d'un projet est la paperasserie. Il y a toujours beaucoup de paperasse à créer, faire approuver, classer et enfin archiver. Tous ces documents de gestion de projet sont importants, mais l'énoncé des travaux (SOW) est facilement l'un des plus importants car il est rédigé au début d'un projet et décrit tout ce qui doit entrer dans votre projet.

L'utilisation d'outils de planification de projet efficaces et d'un énoncé de travail complet et bien rédigé vous permettra de mener à bien un projet jusqu'à la ligne d'arrivée dans les délais et dans les limites du budget.

Qu'est-ce qu'un énoncé de travail (SOW) dans la gestion de projet ?

L'énoncé des travaux (SOW) est un document juridiquement contraignant qui capture et définit tous les aspects de la gestion des travaux de votre projet. Vous noterez les activités, les livrables et le calendrier du projet. C'est un contrat de travail extrêmement détaillé qui définit les termes et conditions convenus entre les parties et jette les bases du plan de projet.

L'énoncé des travaux (SOW) est l'un des premiers documents que vous créerez pour présenter l'ensemble du paysage du projet avant de planifier et d'exécuter. En raison de la grande quantité de détails requis, la perspective d'en écrire un peut être intimidante. Par conséquent, décomposons-le en parties plus digestes. Votre énoncé de travail sera beaucoup plus détaillé que votre estimation des travaux, qui est un document plus simple qui décrit le travail qui sera effectué et les coûts qui y sont associés.

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Quel est le but d'un énoncé des travaux (SOW) ?

Comme indiqué, l'énoncé des travaux est un aperçu détaillé de la portée du projet. C'est aussi un moyen de partager les exigences du projet, les critères d'acceptation et les conditions de paiement avec ceux qui travaillent sur le projet, qu'ils collaborent ou qu'ils soient sous contrat pour travailler sur le projet. Cela inclut les parties prenantes telles que les fournisseurs et les entrepreneurs qui soumissionnent pour travailler sur le projet.

Il est également utile aux chefs de projet, car il fournit une structure sur laquelle le plan de projet peut être construit. L'énoncé des travaux aidera également à éviter les conflits dans le projet. Avec des détails et de la clarté, le SOW aide à garder toutes les personnes impliquées dans le projet sur la même longueur d'onde et s'efforce de réduire au minimum la confusion.

Lors de la construction de votre calendrier, il est utile d'utiliser un logiciel de gestion de projet. Cela peut être extrêmement utile pour organiser vos tâches et vos ressources, car il est essentiel d'établir un calendrier précis à ce stade du projet.

Un logiciel de gestion de projet peut également vous aider à créer une structure de répartition du travail (WBS) pour zoomer sur la portée de votre projet et identifier les activités, les livrables et les jalons de votre projet.

Exemples d'énoncé de travail

Un SOW peut être divisé en catégories. Il existe trois types principaux, qui peuvent être essentiellement définis comme suit.

• Conception/Détail : Lorsque vous rédigez cet énoncé de travail, vous indiquez au fournisseur comment vous souhaitez que le travail soit effectué. Quelles sont les exigences de l'acheteur qui contrôleront le processus du fournisseur ? Vous pouvez utiliser un modèle de collecte des exigences pour vous assurer de les rassembler toutes. Ces exigences de projet peuvent couvrir toute la gamme des critères d'acceptation de la qualité et des conditions de paiement à la mesure des matériaux. Dans ce SOW, c'est l'acheteur qui est tenu responsable de la performance car c'est lui qui dirige le déroulement du projet.
• Niveau d'effort/temps et matériaux/taux unitaire : Il s'agit d'une version presque universelle et elle peut s'appliquer à la plupart des projets. Ce qu'il définit, c'est le niveau d'effort ainsi que les matériaux et le coût unitaire. Il a tendance à être utilisé dans les contrats à court terme.
• Basé sur la performance : il s'agit de l'énoncé de travail préféré des chefs de projet, car il se concentre sur l'objectif du projet, les ressources et le niveau de qualité attendu des livrables. Cependant, il n'explique pas comment le travail est censé être effectué. Cela permet une grande autonomie sur la façon d'arriver à un résultat sans nécessiter un processus spécifique.

Quel que soit le type de document SOW que vous choisissez, vous souhaiterez utiliser un logiciel de gestion de projet pour rationaliser le processus. ProjectManager peut organiser toutes les informations que vous collectez dans notre vue de liste. Mais notre outil fait plus que simplement créer une liste de choses à faire comme les autres applications. Notre logiciel en temps réel suit votre progression et la liste affiche le pourcentage d'achèvement pour chaque tâche. Vous pouvez attribuer du travail à votre équipe, définir des priorités, ajouter des balises personnalisées et bien plus encore. Voyez par vous-même en prenant notre essai gratuit de 30 jours aujourd'hui.

Comment rédiger un énoncé des travaux de projet (SOW)

Un énoncé de travail est un accord juridiquement contraignant entre un client et un fournisseur qui décrit les termes et conditions pour l'exécution de l'étendue des travaux d'un projet. Il y a beaucoup d'informations à décrire dans le SOW. Vous pouvez le créer vous-même si vous le souhaitez, mais l'utilisation d'outils de gestion de projet pour vous assurer que rien n'est laissé de côté s'avérera utile. Vous n'avez qu'une seule chance de créer votre document SOW, et vous voulez que ce soit bien fait.

Voici un aperçu des étapes que vous devrez suivre pour rédiger votre énoncé de travail :

1. Créez une brève introduction pour votre projet.
2. Définissez le but de votre projet.
3. Définissez la portée de votre projet.
4. Créez une structure de répartition du travail pour identifier les tâches, les jalons et les livrables de votre projet.
5. Créez un calendrier de projet pour vos tâches, jalons et livrables
6. Définir les exigences du projet et les critères d'acceptation
7. Définir les modalités de paiement.

Nous allons explorer chacun des composants du SOW impliqués dans ce processus dans la section ci-dessous.

En ce qui concerne la rédaction de l'énoncé des travaux, vous voudrez être précis. Vous voulez clarifier les termes utilisés pour les faire comprendre universellement. Définissez également clairement qui va faire quoi et à quelle heure ces tâches doivent être terminées. Cela évite toute confusion plus tard dans le projet lorsque vous ne pouvez pas vous permettre des problèmes de communication ou des conflits.

En plus d'écrire clairement, vous devez inclure des éléments visuels dans le SOW. Cela aidera à focaliser l'objectif sur les différents aspects du projet. L'inclusion de visuels, qu'il s'agisse de tableaux, de graphiques ou d'autres illustrations pour vous aider à clarifier le projet, rendra le SOW plus digeste.

Après tout le travail que vous avez effectué pour détailler les spécificités du projet, vous ne voulez pas négliger l'étape finale et cruciale : faire approuver le travail. Vous ne pouvez pas continuer si vous n'avez pas le pouvoir de le faire. Ou, plus précisément, vous pouvez, mais cela pourrait vous coûter la réussite du projet. Par conséquent, assurez-vous que les personnes en autorité ont signé l'énoncé des travaux.

Qu'est-ce qui devrait être inclus dans un énoncé des travaux (EDT) ?

Il y a autant de parties dans un énoncé de travail qu'il y en a dans un projet, il est donc conseillé d'utiliser un système d'information de gestion de projet pour vous aider à gérer toutes ses composantes. Si vous commencez par vous concentrer sur les parties, vous pouvez vous attaquer à l'ensemble. Pour une compréhension complète d'un SOW, notez d'abord les principaux aspects du projet qu'il aborde.

1. Introduction

Commencez par expliquer le travail en cours et des informations générales sur le projet. Aussi, qui est impliqué dans le projet ? Indiquez ces parties. Cela conduira à une offre à commandes, qui cimente les prix des produits ou services achetés pour le projet, et à un contrat plus formel qui va plus en détail.

2. Déclaration d'intention

Commencez par la grande question : pourquoi lancez-vous ce projet ? Quel est le but du projet ? Créez un énoncé d'objectif pour commencer cette section et fournissez une réponse approfondie à ces questions, telles que quels sont les objectifs du projet, les livrables et le retour sur investissement.

3. Portée des travaux

Quel travail doit être fait dans le projet? Notez-le dans la portée des travaux, y compris le matériel et les logiciels qui seront nécessaires. Quel est le processus que vous utiliserez pour terminer le travail défini dans la portée de votre projet ? Cela inclut les résultats, le temps nécessaire et même les étapes générales nécessaires pour y parvenir. Vous devrez créer une déclaration de portée de projet pour capturer toutes les informations sur la portée de votre projet.

4. Où le travail sera-t-il effectué ?

L'équipe que vous employez devra travailler quelque part. Le projet peut être spécifique à un site, dans une installation centrale ou certains, sinon tous les membres de l'équipe peuvent travailler à distance. Quoi qu'il en soit, voici où vous souhaitez détailler cela et où se trouveront les équipements et logiciels utilisés.

5. Tâches

Suivez les étapes générales décrites dans la portée des travaux et décomposez-les en tâches plus détaillées. Soyez précis et n'omettez aucune action nécessaire pour produire les livrables et atteindre les objectifs du projet. Si vous le souhaitez, décomposez les tâches en jalons ou en phases. Un modèle de structure de répartition du travail peut vous aider.

6. Jalons

Définissez la durée prévue pour terminer le projet, de la date de début à la date de fin proposée. Détaillez les heures facturables par semaine et par mois, et tout ce qui concerne la planification du projet. Encore une fois, la spécificité compte. Par exemple, s'il existe un nombre maximum d'heures facturables pour les fournisseurs et/ou les contrats, notez-le ici.

Utilisez un logiciel de gestion de projet pour suivre vos progrès et vous assurer que vous respectez vos jalons. ProjectManager dispose d'un tableau de bord en temps réel intégré à l'outil, contrairement à d'autres logiciels qui vous permettent de créer le vôtre. Non seulement nous avons un tableau de bord intégré, mais nous effectuons tous les calculs et affichons les mesures dans des tableaux et des graphiques faciles à lire. Suivez plus que les jalons, mais aussi les écarts de projet, les coûts et plus encore.

7. Livrables

Quels sont les livrables du projet ? Énumérez-les et expliquez ce qui est dû et quand il est dû. Décrivez-les en détail, comme la quantité, la taille, la couleur et tout ce qui pourrait être pertinent.

8. Horaire

Inclure une liste détaillée du moment où les livrables du projet doivent être réalisés, en commençant par le fournisseur qui sera sélectionné pour atteindre cet objectif, le lancement, la période d'exécution, l'étape d'examen, le développement, la mise en œuvre, les tests, la clôture du projet , etc.

9. Normes et tests

S'il existe des critères d'acceptation de l'industrie ou des normes de qualité qui doivent être respectés, indiquez-les ici. En outre, s'il y aura des tests du produit, indiquez qui sera impliqué dans ce processus de test d'acceptation, quel équipement est nécessaire et d'autres ressources.

10. Définir le succès du projet

Notez ce que le sponsor et/ou les parties prenantes du projet attendent de la réussite du projet.

11. Exigences du projet

Énumérez tout autre équipement nécessaire pour mener à bien le projet et s'il existe un diplôme ou une certification nécessaire requis des membres de l'équipe. Notez également s'il y aura des déplacements ou d'autres exigences du projet qui ne sont pas déjà couvertes.

12. Conditions de paiement

Si le budget du projet a été créé, vous pouvez répertorier les paiements liés au projet et la manière dont ils seront versés, à l'avance, au fil du temps ou après l'achèvement. Par exemple, vous pouvez payer après l'achèvement d'une étape ou selon un calendrier fixe, selon ce qui est financièrement le plus faisable.

13. Autre

Il y aura d'autres parties du projet qui ne sont pas adaptées aux catégories ci-dessus, et c'est l'endroit où vous pouvez les ajouter afin que tout soit couvert. Par exemple, y a-t-il des problèmes de sécurité, des restrictions concernant le matériel ou les logiciels, les frais de déplacement, l'assistance post-projet, etc. ?

14. Fermeture

Cela déterminera comment les livrables seront acceptés et qui livrera, révisera et signera les livrables. En outre, il s'occupe des tâches administratives finales, en s'assurant que tout est signé, fermé et archivé.

Modèle d'énoncé de travail

Lorsque vous rédigez un énoncé de travail, il peut être utile d'utiliser un modèle d'énoncé de travail en raison de tous les différents aspects du projet qu'il doit capturer. La plupart des modèles incluent des éléments tels qu'un glossaire de termes définissant ce à quoi vous faites référence dans le SoW. Il y aura un endroit où vous pourrez écrire la déclaration d'intention, ainsi que des informations administratives.

Si vous aimez notre modèle de déclaration de travail, vous pouvez essayer nos modèles de gestion de projet gratuits pour gérer vos projets.

Documents relatifs à l'EDT

Un SOW est l'un des nombreux documents de gestion de projet dont vous aurez besoin pour gérer vos projets. En voici quelques-uns qui sont étroitement liés à un énoncé de travail.

Contrat-cadre de service

Un accord-cadre de service est un contrat qui définit les termes qui régiront les transactions et accords futurs entre deux parties. L'accord-cadre de service comprend des termes et conditions de base qui peuvent être supprimés dans de futurs accords juridiques.

Vous pouvez utiliser un contrat-cadre de service pour démarrer une relation avec un client ou un fournisseur, puis utiliser un cahier des charges pour chaque projet.

Charte de projet

Une charte de projet donne un aperçu de votre projet. Il comprend des éléments tels que les objectifs du projet, les parties prenantes, les buts, la portée du projet, entre autres. C'est un document très utile pour vous aider à rédiger votre SOW.

Structure de répartition du travail

Une structure de répartition du travail est un outil de gestion de projet qui permet aux chefs de projet de décomposer la portée du projet en tâches, livrables, jalons et phases de projet. C'est une représentation visuelle de tout le travail nécessaire pour un projet.

Demande de proposition

Une demande de proposition (RFP) est utilisée pour rechercher des fournisseurs et des entrepreneurs qui peuvent fournir un projet avec des produits et des services. La demande de propositions fournit un aperçu du projet pour donner aux soumissionnaires une description claire de ce qui est attendu d'eux. Une fois que le client a choisi un fournisseur, l'étape suivante consiste à lui donner un énoncé de travail avec des informations plus détaillées sur l'étendue des travaux.

ProjectManager peut améliorer votre énoncé de travail

ProjectManager dispose d'une suite d'outils de gestion de projet qui peuvent vous aider à établir un énoncé de travail décrivant avec précision le projet à venir. Pour commencer, vous pouvez utiliser notre Gantt pour commencer à répertorier toutes les tâches auxquelles vous pouvez penser pour le projet.

Le Gantt en ligne a les bases d'une chronologie visuelle, la possibilité de lier les dépendances pour éviter les goulots d'étranglement et de définir des jalons. Attribuez des coûts aux tâches et consultez vos coûts prévus pour le projet ou des phases spécifiques. Mais vous pouvez utiliser la vue feuille pour ne voir que la grille, filtrer le chemin critique pour savoir quelles tâches peuvent être ignorées si nécessaire et définir la ligne de base une fois votre calendrier et votre budget terminés. Cela signifie que vous serez en mesure de suivre en temps réel si vous restez sur la bonne voie et sous le budget. ProjectManager dispose des outils dont vous avez besoin et offre plus de fonctionnalités que la concurrence. Essayez-le gratuitement avec notre essai de 30 jours.

Comme vous pouvez le constater, l'utilisation de notre logiciel de diagramme de Gantt peut grandement contribuer à établir un énoncé précis des travaux pour votre projet. La précision compte beaucoup pour les parties prenantes lorsque vient le temps de réaliser le travail que vous avez défini.

L'énoncé des travaux est un document fondamental de tout projet. Une fois créé et approuvé, vous devrez créer un plan et le mettre en œuvre. C'est là qu'intervient ProjectManager. Notre logiciel de gestion de projet basé sur le cloud fournit des données en temps réel pour vous aider à gérer et à suivre votre énoncé de travail. Testez-le et voyez comment il peut vous aider avec cet essai gratuit de 30 jours.