7 clés pour rester productif lorsque votre routine quotidienne explose

J'avais un rythme.

J'avais une routine.

La plupart du temps, j'avais même assez de temps.

Sur quelques jours magnifiques, j'ai eu plus qu'assez de temps. (Non, vraiment. C'était magnifique.)

Mais ma fille est née. Finalement, ma femme est retournée travailler. Et à notre grand regret, aucune option de garderie ou de nounou acceptable ne s'est matérialisée.

Soudainement, je suis devenue la soignante à temps plein de ma petite fille pendant la journée, tout en occupant toujours un poste de vice-président du marketing à temps plein, travaillant à domicile.

Oh, et pour couronner le tout, une fois que maman n'était plus là pour travailler sa sorcellerie Mama Nap, ma fille a décidé qu'elle ne ferait plus de sieste dans son berceau. Non, seule une poussette d'une heure et plus marcherait dehors dans la chaleur de l'été au Texas. Ouais …

Alors, que se passe-t-il lorsque votre emploi du temps quotidien méticuleusement conçu est réduit en miettes par une série de circonstances (bien que vraiment mignonnes) sur lesquelles vous n'aviez pas tout prévu?

Eh bien, au moins d'après mon expérience, vous apprenez très rapidement quelques leçons importantes si vous voulez avoir le moindre espoir de survivre.

Mais un petit mot avant d'arriver à ces leçons…

Voici le sale petit secret de ce post

Ne faites pas l'erreur de penser que le reste de cet article ne s'applique à vous que si vous êtes un nouveau parent. Ou traverser une autre transition de vie folle. Ou vous êtes généralement un désordre désorganisé.

1. Vous ne pouvez pas toujours planifier exactement quand la vie va vous lancer un tas de courbes d'affilée. Mais je vous promets que le fait d'avoir les sept clés que j'explique ci-dessous au fond de votre esprit vous aidera à être un peu mieux préparé si (plutôt quand ) cela se produit.
2. Vous n'avez même pas besoin d'attendre que la vie devienne folle pour suivre les conseils ci-dessous, car la plupart d'entre eux s'appliquent généralement à la productivité. Je veux dire, y a-t-il un moment dans votre vie où la priorisation et la concentration vont être contre-productives? Non.

Alors, continuez à lire.

Si votre situation de vie actuelle vous fait vous sentir comme un poulet avec la tête coupée, j'ai un plan qui vous aidera à retrouver un peu de raison. (Cela m'a certainement aidé.)

Et si votre situation de vie actuelle est Downy soft, chaque touche que vous lisez ci-dessous vous servira toujours de rappel utile pour savoir comment vous pouvez devenir encore plus productif… et comment vous adapter et réagir à l'avenir en cas de remaniement majeur.

D'accord, passons maintenant aux leçons, que j'ai organisées en sept clés pour naviguer avec succès dans ces eaux potentiellement instables.

Tirer! Je viens de voir ma fille changer de place dans son berceau. Nous n'avons pas beaucoup de temps ...

1. Communiquez

Quand j'ai réalisé que mon horaire de travail personnel allait changer radicalement, j'ai su que cela changerait ce que je serais disponible pour faire.

Par exemple, j'ai fait beaucoup d'hébergement de webinaires au cours des 18 derniers mois, souvent deux sessions par semaine. Mais comment allais-je trouver des blocs fiables de 90 minutes pendant les heures normales de bureau pour me concentrer sur un webinaire avec un bébé rampant?

Cela a conduit à plusieurs conversations - avec mes supérieurs et avec d'autres personnes dont les rôles seraient affectés en raison de mon incapacité à organiser des webinaires.

Des conversations comme celles-ci peuvent parfois sembler difficiles à entamer, car nous ne prenons jamais plaisir à admettre que nous pouvons plus longtemps faire quelque chose pour lequel nous comptons. Mais il est bien préférable de les avoir tout de suite, de sorte que de nouveaux plans peuvent être élaborés, plutôt que d'attendre et de forcer tout le monde à se brouiller.

Heureusement, toutes mes craintes ont été rapidement dissipées.

Mes supérieurs ont compris et étaient prêts à travailler avec mon nouvel horaire dingue, et des coéquipiers remarquables comme Chris Garrett et Will DeWitt étaient prêts à intervenir et à gérer les tâches de planification, d'organisation et d'hébergement de webinaires en mon absence.

Cette leçon s'applique-t-elle à vous si vous êtes une entreprise d'un seul, disons un entrepreneur numérique solo? Absolument.

Mais dans votre cas, vous communiquez peut-être avec votre public plutôt qu'avec une équipe au travail. Si votre routine quotidienne est modifiée au point où votre calendrier de contenu va changer, communiquez-le à votre public.

Les attentes sont tout. Définissez-en les bons afin que les gens sachent à quoi s'attendre et que vous ayez une chance de les dépasser. N'oubliez pas: il est toujours préférable de sous-promettre et de surdiffuser, plutôt que l'inverse.

2. Prioriser

Une fois que vous avez communiqué avec les parties concernées, il est temps de vous asseoir et de communiquer un peu honnêtement avec vous-même.

Parce que si vous allez passer de ce qui ressemblait à un océan de temps ininterrompu à ce qui ressemblera maintenant à quelques petites flaques de temps dispersées, vous devez vous assurer de maximiser ces flaques!

Cela signifie que la priorisation est essentielle.

Qu'est-ce que vous devez faire… et qu'est-ce qui ne l'est pas?

Une façon d'y parvenir est d'organiser vos responsabilités en quatre quadrants:

• Urgent et important
• Non urgent et important
• Urgent et sans importance
• Non urgent et sans importance

Assurez-vous de savoir ce qui est urgent et important pour ne pas passer entre les mailles du filet.

Assurez-vous également de trouver du temps pour les activités non urgentes mais importantes, qui sont faciles à repousser face à un manque de temps.

Et puis être en mesure d'identifier les choses urgentes mais sans importance, ainsi que les choses non urgentes et sans importance, afin que vous puissiez correctement prioriser ce qui est simplement mis de côté et ignoré.

Vous ne pouvez pas tout faire, mais vous pouvez vous assurer de faire ce qui est le plus important.

L'essentiel ici est que si vous avez moins de temps, vous avez moins de marge d'erreur en ce qui concerne ce qui est fait et ce qui ne l'est pas, car il y a de fortes chances que vous ne puissiez pas faire le même volume de choses.

Passer en mode hyper-priorisation vous oblige à clarifier ce qui compte et ce qui ne l'est pas. Et la sagesse que vous en tirerez peut être appliquée une fois que votre emploi du temps reviendra à la normale, ce qui peut amener votre planification et votre productivité à des niveaux de super-héros.

3. Décidez

La clé suivante est de prendre ce que vous avez appris en établissant des priorités et de décider de ce que vous allez faire, déléguer et renvoyer.

Cela peut souvent être la clé la plus importante pour s'assurer que tout ce dont vous êtes impliqué continue à fredonner comme si votre emploi du temps n'avait jamais changé.

Revenons aux quatre quadrants de l'urgence et de l'importance ci-dessus et considérons-les à travers le prisme de ce que vous devez faire, déléguer ou rejeter.

1. Urgent et important: Déléguez lorsque vous avez quelqu'un capable de le gérer, sinon faites vous-même.
2. Non urgent et important: faites-le vous-même. Il y a de fortes chances que votre capacité à exceller dans ces activités soit ce qui vous place dans le poste dans lequel vous vous trouvez et ce qui peut créer la valeur la plus à long terme pour vous et votre entreprise.
3. Urgent et sans importance: déléguez à une personne capable de gérer (surtout si elle peut apprendre quelque chose de l'expérience), ou envisagez de rejeter complètement.
4. Non urgent et sans importance: rejeter. Vous n'avez pas le temps pour ce truc!

Permettez-moi maintenant de faire une mise en garde importante…

Votre explosion d'horaire personnel n'est pas une licence pour tout déléguer (ou rejeter) tout. Alors ne submergez pas les membres de votre équipe en leur envoyant une avalanche de nouveaux travaux. Essayez d'être stratégique.

La délégation est à la fois une opportunité de vous faire gagner du temps et une opportunité de donner aux personnes plus vertes ou plus récentes que vous une expérience précieuse.

Dans la mesure du possible, essayez de faire correspondre ce que vous déléguez avec ce qui favorisera la croissance de la ou des personnes à qui vous déléguez. Et assurez-vous de positionner les nouvelles tâches de cette façon lorsque vous les expliquez.

Au cours de ce processus, j'ai été extrêmement chanceux d'avoir des gens comme Will DeWitt et Loryn Thompson prêts, désireux et enthousiastes à l' idée de s'attaquer à de nouvelles responsabilités. Ils sont désireux d'apprendre et de grandir, ainsi que extrêmement capables.

Avoir des gens comme ça dans votre équipe rend certainement la délégation beaucoup plus facile à faire. Et lorsque vous pouvez être intelligent et stratégique sur ce que vous déléguez et rejetez, cela vous permet d'être beaucoup plus concentré sur ce que vous allez faire.

4. Identifier

Maintenant que vous savez ce que vous allez faire, déléguer et renvoyer, il est temps de commencer à vous organiser lorsque vous allez réellement faire avancer les choses.

Avant de vous asseoir et de commencer à frapper frénétiquement le clavier comme si vous étiez Bruce Almighty, il est préférable de vous organiser.

Oui, s'organiser prendra du temps.

Et oui, le temps est ce qui vous manque en ce moment.

Alors vous pensez peut-être:

«Je n'ai pas le temps de jouer avec mon calendrier et ma liste de choses à faire. J'ai besoin de me rendre au travail, mec!

Mais c'est un pas en arrière qui vous aidera à faire deux, trois ou quatre pas en avant au fil de vos journées. C'est moins une dépense de temps et plus un investissement - et cela sera payant.

Nous allons planifier ce que vous ferez au cours de chacun des blocs de temps suivants. C'est la clé n ° 5. Mais il y a une étape qui doit venir avant celle-là: identifier réellement les plages horaires dont vous disposez pour travailler.

Faire cela aide énormément.

L'un des plus grands défis que j'ai rencontrés lors de la transition d'une journée de travail essentiellement ininterrompue pendant les heures normales de bureau à des sessions de travail dispersées à tout moment de la journée où je pouvais les intégrer, était à quel point tout cela semblait désorganisé.

Mais reconnaître les blocs de temps cohérents que j'avais - sur lesquels je pouvais compter - m'a aidé à me détendre et à trouver de l'ordre dans le chaos.

• Je savais que je pourrais me lever tôt et travailler tranquillement pendant 90 minutes.
• Je savais que je pourrais avoir deux blocs de 60 à 90 minutes pendant la journée pendant que ma fille faisait la sieste, une fois que j'ai finalement compris comment la faire faire la sieste dans son berceau et non dans la poussette. (Et je pourrais même provisoirement programmer des appels ou des enregistrements de podcast autour de ces fenêtres, car ils étaient un peu standard au jour le jour.)
• Je savais que je pouvais vérifier mes e-mails et faire quelques tâches urgentes / importantes au déjeuner pendant que ma femme était à la maison, puis dans la demi-heure après son retour à la maison après le travail.
• Je savais que je pourrais alors avoir autant de temps que nécessaire après le dîner… bien que j'aie essayé de ne pas abuser de cela et de rester debout trop tard car, revenant au premier point ci-dessus, je voulais aussi me lever tôt.
• Et enfin, je savais que je pouvais essentiellement travailler à plein temps et en plus le week-end.

Celles-ci sont devenues des blocs de temps que je pouvais mettre dans mon calendrier. J'avais juste besoin de remplir les tâches que j'accomplirais au cours de chacune.

Ce processus a vraiment aidé à ancrer ma journée et à ne pas me sentir dépassé.

5. Planifier

Cela dit, je me sens toujours inévitablement dépassé.

Mais une fois que j'ai identifié ce qui causait ce sentiment, il est devenu plus facile à surmonter.

Voici ce que j'ai réalisé…

Chaque fois que je me suis senti dépassé, c'est parce que j'ai laissé passer un bloc de temps sans accomplir quelque chose de spécifique et d'important. Ensuite, je passais du travail supplémentaire dans le bloc de temps suivant, ou dans le week-end (ugh), ce qui me ferait sentir que j'avais trop à faire et que je ne pouvais pas tout faire.

Le correctif est toujours simple: prenez le temps de planifier ce que je vais faire avec chaque bloc de temps, de sorte que dès que cela commence, je puisse simplement commencer à travailler plutôt que d'essayer de comprendre ce que je vais faire.

Cela peut sembler une étape supplémentaire.

Ne pouvez-vous pas prendre quelques minutes au début de chaque bloc, revoir votre liste de tâches, choisir l'élément le plus important et commencer à travailler?

Peut-être. Peut-être que cela fonctionnera pour vous. Je sais juste que ce n'est pas le cas pour moi.

La traction pour vérifier les courriels, ou vérifier Twitter, ou ouvrir Feedly est toujours forte lorsque je me laisse tomber devant mon ordinateur. FoMO est une sacrée drogue. Et alors qu'avant j'avais un peu de temps libre dans ma journée pour tomber dans des terriers de lapin, je n'en ai pas maintenant.

Si je sais exactement sur quoi je vais travailler lorsque je m'assois devant l'ordinateur, je peux travailler dessus. Cela garantit que je fais des progrès significatifs sur quelque chose qui compte.

Ensuite, et seulement alors, si je termine et que j'ai du temps supplémentaire à la fin de la période, je peux faire une vérification rapide des e-mails / médias sociaux / actualités. À ce stade, je n'ai pas à m'inquiéter de perdre trop de temps à cause de potentiels terriers de lapin, car j'ai déjà coché un élément important ... et parce que les petites filles rampantes / pleurantes / câlines sont l'antidote ultime à tout terrier de lapin idiot .

6. Focus

Comme vous pouvez le voir, chaque clé s'appuie sur les précédentes.

Les cinq premières clés - communiquer, hiérarchiser, décider, identifier et planifier - mènent toutes dans une direction très spécifique qui vous permet de vous concentrer sur l'exécution du travail important même lorsque votre emploi du temps est détraqué.

Et chacune de ces clés n'a pas de sens si vous n'êtes pas assez discipliné pour vous concentrer.

Alors faites tout ce que vous avez à faire pour vous assurer que votre attention reste concentrée dans la direction dans laquelle elle doit être pendant vos blocs de temps.

Comme je l'ai mentionné, identifier d'abord l'activité spécifique sur laquelle je travaillerai pendant chaque tranche horaire m'aide à me concentrer.

Voici quelques autres techniques plus subtiles qui ont également aidé:

• Supprimer l'icône de l'application Twitter de la station d'accueil de mon Mac
• Mettre mon téléphone dans une autre pièce
• Désactiver Slack, ou au moins répéter les notifications
• Porter des écouteurs et jouer de la musique si je n'écris pas (puisque je ne peux pas écrire avec de la musique)
• Sortir de la maison, si les distractions nocturnes ou le week-end sont trop importantes

Ce ne sont là que quelques techniques qui ont fonctionné pour moi.

Ça m'a aidé d'avoir essayé d'être brutalement honnête avec moi-même. Et même si cela me semble ridicule de devoir me cacher l'icône Twitter, je sais que je la vérifierai moins sans que ce repère visuel n'attire le coin de l'œil lorsque je regarde mon écran. Alors ça vaut le coup.

Je n'ai pas de minutes, voire de secondes, à perdre pour le moment. Je dois protéger ma concentration.

Donc, si jamais vous vous trouvez dans une situation de destruction d'horaire comme je le suis, soyez brutalement honnête avec vous-même.

Quels changements pouvez-vous apporter, même les plus petits, qui élimineront les distractions potentielles et vous aideront à vous concentrer?

Sans concentration, vous n'en serez jamais assez.

7. Soyez gentil

Enfin, n'oubliez pas d'être gentil… surtout avec vous-même.

Comprenez que vous n'êtes ni Superman ni Wonder Woman. Vous ne pouvez pas tout faire.

Fixez-vous des attentes réalistes pour vous-même, puis vous pourrez travailler pour les dépasser. La confiance que vous en tirerez renforcera votre productivité à l'avenir.

Comprenez également que les transitions peuvent prendre un peu de temps.

Lorsque vous avez l'habitude d'avoir huit heures de temps de travail ininterrompu pendant les jours ouvrables, et que cela est divisé et dispersé tout au long de la semaine, vous allez avoir une période d'adaptation. Ainsi, lorsque vous trébuchez inévitablement un peu et que vous avez du mal au début à égaler vos niveaux de sortie précédents, ayez un peu de compassion pour vous-même.

Et soyez gentil avec ceux que votre ajustement d'horaire affecte également - ce qui nous ramène directement au n ° 1 ci-dessus. La communication est si importante, et c'est une forme essentielle de gentillesse, surtout dans une situation comme celle-ci.

Il est préférable d'être franc sur un changement de ce que vous pouvez gérer, ou même une baisse de productivité, afin que les autres puissent planifier et s'y préparer également. De cette façon, toutes les personnes impliquées et affectées peuvent y faire face de la meilleure façon possible, à la fois à court et à long terme.

Avez-vous déjà fait face à une situation de modification d'horaire similaire à celle que j'ai décrite ici? Comment as-tu géré cela? Quelles autres clés avez-vous découvertes pour naviguer avec succès dans le changement?

Partagez vos expériences dans les commentaires ci-dessous.