Comité directeur : définition, rôles et conseils de réunion

Vous avez été chargé de diriger un projet et de créer un plan de projet pour apprendre qu'il sera examiné par un comité de pilotage. Ou peut-être n'avez-vous pas actuellement de comité directeur pour votre entreprise, mais vous souhaitez en créer un. Si vous ne savez pas ce qu'est un comité directeur ou ce qu'il fait, ne paniquez pas.

Explorons ce qu'est un comité directeur, comment il est lié à la gestion de projet et ce que font les comités directeurs. Vous découvrirez également les rôles au sein d'un comité directeur, comment organiser une réunion du comité directeur et comment un logiciel de gestion de projet peut vous aider.

Qu'est-ce qu'un comité de pilotage ?

Un comité directeur est un conseil consultatif qui gère une entreprise, une campagne ou quoi que ce soit entre les deux. Quel que soit le comité chargé du pilotage, il détermine qui sont ses membres. En d'autres termes, les comités de pilotage sont composés d'experts, de figures d'autorité et de parties prenantes seniors.

La principale préoccupation d'un comité directeur porte sur la direction, la portée, le budget, le calendrier et les méthodes utilisées par une organisation. Les comités directeurs se réuniront de temps à autre et discuteront de ces sujets pour voir où ils en sont et où ils veulent être à l'avenir. Ils réinitialisent également tous les sujets si nécessaire pour rester sur la bonne voie.

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Définition du comité de pilotage du projet

La définition d'un comité de pilotage de projet n'est pas significativement différente de celle d'un comité de pilotage, mais il est composé de managers qui ont pour mission de superviser et d'accompagner un projet. Cela se fait à un niveau supérieur aux activités quotidiennes de ce projet, mais plutôt dans une perspective de gestion.

Pour ce qui est de la sélection des membres du comité, c'est généralement en fonction de leur intérêt dans le projet. Ces parties prenantes peuvent inclure des clients, des sous-traitants ou même d'autres départements de l'organisation qui seront les plus touchés par le projet.

Les gens du comité de pilotage ne travaillent pas toujours sur le projet ; ce rôle appartient au chef de projet et à son équipe. Le comité de pilotage est composé de plus de cadres de niveau C, mais comme ils ne connaissent pas les détails d'un projet, ils doivent avoir des communications claires pour leur permettre de faire leur travail.

Que fait un comité de pilotage ?

Comme son nom l'indique, le comité de pilotage a une mission : piloter un projet. Tout comme vous dirigez votre voiture, un comité de direction est un outil qui vous permet de rester sur la route et d'avancer dans la bonne direction. Ils sont là pour les grandes décisions telles que la manière dont une entreprise va gérer ses processus ou la manière dont les équipes travaillent ensemble.

Prenons du recul et réfléchissons aux fonctions d'un comité directeur. Que peut-elle faire et comment exerce-t-elle sa gouvernance sur un projet ? Cela nous amène à définir la raison d'être d'un comité directeur.

1. Soutenir le projet

Il est difficile de gérer une équipe et encore plus lorsque vous gérez des équipes de projet interfonctionnelles. Bien entendu, le chef de projet est la personne responsable de la gestion quotidienne de l'équipe, mais lorsqu'il a besoin d'aide, le comité de pilotage est là. Souvent, les membres du comité de pilotage proviennent des chefs des différents départements qui ont des équipes qui sont engagées dans le projet et qui pourraient avoir plus d'influence ou de meilleures relations avec eux.

2. Prendre des décisions

Nous avons brièvement abordé la manière dont un comité directeur peut aider à diriger le projet et à prendre des décisions importantes. Parfois, ces décisions impliquent la résolution de conflits ou la résolution de problèmes, mais souvent, il s'agit de décisions plus importantes que le projet individuel. Il y a des moments où un choix doit être fait sur de nouveaux modèles commerciaux ou sur la manière dont les processus commerciaux sont gérés. Celles-ci ne font pas partie des responsabilités d'un chef de projet et le comité de pilotage est conçu pour répondre de manière plus appropriée à ces décisions.

3. Résoudre les problèmes

Les chefs de projet sont généralement ceux qui interviennent en cas de conflit ou de goulot d'étranglement. Ils peuvent aplanir les différences entre les parties ou réaffecter les ressources en conséquence. Mais il peut y avoir des problèmes que le chef de projet et son équipe ne peuvent pas résoudre seuls. Le comité de pilotage est là pour accompagner le projet et peut être sollicité en cas de besoin pour résoudre ces problématiques.

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4. Approuver le budget du projet

Le chef de projet crée le budget et parle aux experts et à leurs équipes pour déterminer le nombre de fonds nécessaires pour terminer toutes les tâches dans les délais requis. Le chef de projet présente ensuite le budget du projet au comité de pilotage qui a l'approbation finale. De plus, si un chef de projet veut ajouter au budget pendant l'exécution du projet, le comité de pilotage est chargé de l'approuver.

5. Obtenez des mises à jour de statut

Pour remplir sa mission, le comité de pilotage doit savoir ce qui se passe dans un projet. Cela ne signifie pas qu'ils doivent connaître les détails du projet, mais ils doivent être régulièrement mis à jour avec son statut. Le chef de projet est généralement celui de l'équipe de projet qui présentera la mise à jour du statut aux parties prenantes.

6. Encouragez le chef de projet

Le chef de projet est le membre de l'équipe le plus susceptible de s'engager avec le comité de pilotage, car il doit entretenir de bonnes relations pour assurer le succès du projet. Cela signifie que parfois le comité de pilotage a le dos du chef de projet s'il a besoin d'encouragement ou si le chef de projet a besoin d'une oreille bienveillante pour se défouler.

Rôles au sein d'un comité de pilotage

Un comité directeur vit ou meurt de l'implication productive de ses membres – chacun est important et doit participer. Les rôles peuvent varier selon le comité directeur, l'organisation et le projet, mais en général, il existe des rôles communs à tous les comités directeurs.

• Business Manager : Cette personne est responsable du chef de projet et du propriétaire de l'analyse de rentabilisation. Ils examinent le projet à travers le prisme de l'entreprise et déterminent s'il répond aux objectifs et aux intérêts de l'entreprise ainsi que si les coûts sont justifiés par rapport aux avantages du projet.
• Utilisateurs seniors : cette partie du comité directeur représente le groupe pour lequel le projet est réalisé. Considérez-les comme des utilisateurs finaux d'un produit ou d'un service. Cela garantit que les livrables du projet correspondent aux besoins des utilisateurs.
• Fournisseur principal : ce rôle fournit la main-d'œuvre, le budget et les services pour le projet. Ils s'assurent que les normes de conception, de produit et autres sont respectées. La faisabilité du produit ou service sous les contraintes du budget et du plan de projet est de leur responsabilité. Ce rôle peut être quelqu'un de l'informatique ou même une partie prenante externe.

Comment organiser une réunion du comité de pilotage

Une réunion du comité directeur couvre des spécificités différentes par rapport à d'autres types de réunions, mais en termes de fonctionnement, les règles sont similaires. Dans n'importe quelle réunion, vous ne voulez pas vous présenter sans ordre du jour, car un ordre du jour signifie que vous ne faites perdre de temps à personne.

Dans ce sens, vous ne voulez pas vous perdre dans les détails. Le comité de pilotage a une vision différente du projet que l'équipe de projet et ils n'ont pas à connaître chaque tâche et si elle est dans les délais. Encore une fois, cette responsabilité incombe au chef de projet. Au lieu de cela, le comité de pilotage est là pour la vue d'ensemble et aide le chef de projet à prendre des décisions au-delà de sa description de poste.

Quelqu'un devrait prendre des notes pendant la réunion qui couvrent les grandes lignes de ce qui a été discuté et de toutes les décisions qui ont été prises pendant la réunion. Avant d'ajourner, passez en revue ces notes et assurez-vous que toutes les personnes présentes les signent pour éviter des problèmes plus tard.

Si vous dirigez la réunion, une dernière pensée : connaissez les personnes avec lesquelles vous travaillez. Comprendre la personnalité de chaque membre du comité vous aidera à mieux communiquer avec eux et à les gérer pendant la réunion. Savoir avec qui vous travaillez est toujours le moyen de travailler de manière plus productive.

Comment ProjectManager aide les comités de pilotage

Que vous soyez chargé de piloter l'engagement ou de rendre compte à un, vous avez besoin d'outils capables de fournir des données en temps réel afin de savoir ce qui se passe dans le projet et de prendre des décisions plus éclairées pour assurer son succès. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet qui possède des fonctionnalités qui vous permettent de gérer des projets et de tenir à jour le comité de pilotage.

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Partager des plans sur des diagrammes de Gantt interactifs

Bien que le comité directeur ne veuille pas s'embourber dans les détails, il veut voir le plan du projet. Vous pouvez organiser les tâches, lier les dépendances et créer des jalons sur le diagramme de Gantt tout en filtrant le chemin critique et en définissant une ligne de base pour suivre la variance du projet. Partagez des diagrammes de Gantt avec l'équipe du projet et le comité de pilotage pour tenir tout le monde informé des progrès. Si le comité de pilotage est responsable de plusieurs projets, il existe une feuille de route qui peut leur donner un aperçu de l'ensemble du portefeuille.

Bien sûr, le comité de pilotage veut que le projet réussisse, tout comme ProjectManager. C'est pourquoi il existe des fonctionnalités de gestion des tâches et des ressources pour permettre aux équipes de travailler à pleine capacité. Collaboratif par essence, notre logiciel connecte des équipes hybrides et leur permet de partager des fichiers et de collaborer, le tout pour favoriser un environnement de travail plus productif. Le comité directeur va aimer ça.

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