12 stratégies pour faire évoluer votre équipe SEO sans perdre votre culture

En 2015, j'ai rejoint ce qui était une très petite équipe SEO. Depuis, nous avons plus que triplé notre taille.

Au fur et à mesure de notre croissance, nous avons été confrontés au défi de faire grandir notre équipe et de continuer à fournir un travail solide, tout en maintenant la culture qui a permis notre croissance en premier lieu.

Cet article souligne l'importance de créer une culture forte et partage nos étapes tactiques à mesure que nous développons notre équipe.

Notre objectif pour ce voyage n'était pas seulement l'expansion de l'équipe, mais aussi de nourrir une culture d'excellence et d'innovation.

Chaque nouveau membre devait amplifier notre force collective plutôt que de la diluer.

Ici, je vais vous faire découvrir les coulisses de notre histoire de croissance pour :

• Partagez l’importance de cultiver une culture d’équipe solide.
• Mettez en valeur les mesures que nous avons prises pour évoluer avec succès tout en préservant l'essence de qui nous sommes.

Les défis liés à la mise à l'échelle

En fin de compte, les défis liés à la mise à l'échelle d'une équipe SEO se résument à des changements dans la qualité de vos « trois P » : les personnes, le processus et le produit.

• Personnes : une croissance rapide peut conduire à une frénésie d’embauche, et les nouvelles embauches destinées à alléger la charge finissent par s’y ajouter. Les managers se retrouvent à jongler avec davantage de responsabilités, notamment en formant ces nouveaux arrivants.
• Processus : sans normes de pratique (SOP) et programmes de formation bien définis, la prestation de services peut devenir un jeu de hasard, ce qui a un impact négatif sur la cohérence à mesure que l'équipe s'agrandit.
• Produit : La croissance signifie souvent moins de flexibilité dans votre offre de produits. Des couloirs de nage clairs pour votre équipe doivent être établis et les offres de produits standardisées, plutôt que d'offrir trop de solutions où vous personnalisez chaque tâche.

Pour surmonter ces défis, vous devez :

• Entretenez intentionnellement la culture de votre équipe.
• Favorisez la communication entre les sites.
• Développer une approche SEO cohérente.
• Créez un environnement de travail positif qui attire et retient les meilleurs talents.

Avec la bonne approche, vous pouvez réussir votre évolution tout en préservant la culture de votre équipe et en fournissant d’excellents résultats à vos clients.

Pourquoi la culture est importante dans une équipe SEO

Les SEO sont en fait des consultants, travaillant souvent avec d’autres spécialistes du marketing. Dans toute entreprise de conseil, le plus grand atout, ce sont les personnes.

Selon une étude, les employés engagés sont plus heureux et entraînent une augmentation des revenus de 202 % par rapport aux organisations dont la main-d'œuvre est moins engagée.

Une culture forte dans le domaine du référencement est essentielle pour une équipe de consultants, car elle favorise la collaboration, attire et retient les meilleurs talents et contribue à bâtir une marque forte, ce qui aide votre équipe à se démarquer sur le marché. Jusqu'à 35 % des travailleurs quitteraient un emploi s'ils estimaient que la culture ne leur convenait pas.

12 façons de maintenir votre culture à mesure que vous évoluez

1. Définissez les valeurs fondamentales de votre équipe SEO

Les meilleures cultures d’entreprise sont généralement ancrées dans un ensemble partagé de croyances, de valeurs, de méthodes de travail et (peut-être le plus important) d’objectifs.

Pour définir vos valeurs fondamentales, commencez par définir un énoncé de mission. Y a-t-il quelque chose que les gens disent constamment à votre sujet qui vous rend formidable ?

Discuter des valeurs et des objectifs partagés avec votre équipe lors d'une séance de brainstorming peut être un bon point de départ, mais vous souhaiterez peut-être qu'un groupe plus restreint définisse l'ensemble final de valeurs fondamentales.

Stephanie Gioia propose un cadre utile pour déterminer quelles valeurs peuvent être vraiment utiles et lesquelles ne servent pas la stratégie globale.

Creusez plus profondément : comment créer une agence basée sur des valeurs qui génère des résultats

2. Créer une équipe et une structure de direction solides

Les dirigeants définissent généralement la culture d’une équipe. C'est pourquoi il est particulièrement important de réfléchir aux contributions culturelles les plus importantes lors de l'identification des chefs d'équipe, ainsi qu'à la manière de structurer votre équipe sous ces dirigeants.

Limiter les subordonnés directs pour maximiser le temps passé avec les managers

Rien ne dit qu'il est temps de chercher un nouvel emploi comme un manager qui ne fait pas preuve d'un leadership adéquat.

Construire une culture signifie fidéliser les acteurs clés en répondant à leurs besoins. Pour ce faire, vous devez vous assurer que votre équipe dispose de ce dont elle a besoin, et l’une des choses les plus importantes est un encadrement approprié, en particulier aux niveaux juniors.

Nous avons également reconnu très tôt que pour que les managers soient efficaces, ils avaient besoin de temps pour fournir un apprentissage approfondi, un soutien tactique et des conseils stratégiques.

Nous avons fait l'analyse de rentabilisation pour embaucher avant l'état actuel des besoins et faire appel à des gestionnaires supplémentaires pour stabiliser la structure de gestion. Nous avons divisé l'équipe en deux équipes distinctes, chacune avec un directeur associé.

Nous avons constaté que trois à quatre subordonnés directs par responsable constituaient le maximum que nous pouvions allouer sans perdre notre culture et notre capacité à gérer et à diriger.

Enregistrements fréquents des gestionnaires

Des enregistrements réguliers avec les membres de l'équipe afin qu'ils se sentent valorisés et entendus sont essentiels pour créer une équipe responsabilisée et fidéliser le personnel.

Pour notre équipe, cela signifie que chaque manager rencontre ses subordonnés directs au moins une fois par semaine pour se plonger dans le travail.

Certains managers rencontrent leurs subordonnés directs deux ou trois fois par semaine pour examiner les livrables ou préparer les présentations clients.

Créer une boucle de rétroaction

Il ne suffit pas d'encourager les commentaires. Les équipes performantes ont tendance à créer une boucle de rétroaction dans laquelle les commentaires ne sont pas seulement entendus mais clairement mis en œuvre, encourageant ainsi davantage de commentaires.

Plus vous agissez rapidement et publiquement en fonction des commentaires, plus les gens en fourniront. Plus les gens fournissent de commentaires, plus l’équipe s’améliore.

Nous demandons fréquemment à l'équipe des commentaires sur l'intégration, les lancements des clients, les projets que nous avons exécutés et les événements d'équipe. Nous encourageons également notre équipe à fournir des commentaires à leurs responsables sur la manière dont ils peuvent mieux travailler ensemble.

3. Déléguer la responsabilité de la culture d'équipe

Un autre aspect essentiel de l’échelle est la délégation des tâches et des objectifs clés au sein de l’équipe, y compris la culture.

Même si cela vient souvent d’en haut, les membres de l’équipe sont parfois des connecteurs plus forts et des bâtisseurs de culture – et ce n’est pas grave !

Accepter le contrôle est difficile pour la plupart des dirigeants, mais plus tôt vous élirez un « propriétaire de la culture d’équipe », plus tôt vous verrez ce jardin grandir et prospérer.

D'un point de vue tactique, nous avons choisi un employé qui a rejoint notre équipe avec un fort désir de diriger la culture et qui avait des idées fantastiques pour bien la mettre en œuvre.

Cette personne a également une excellente attitude, est très attentionnée et agréable, et remporte même des prix pour son attitude joyeuse.

Laissez les membres de l’équipe s’approprier les domaines de l’entreprise s’ils sont mieux adaptés.

4. Embaucher pour la contribution culturelle par rapport à l'adéquation à la culture

L’un des plus grands changements de paradigme que j’ai eu en tant que manager et leader a été de réaliser que je n’avais pas besoin ni ne voulais d’une « adéquation culturelle ». Au lieu de cela, je devais recruter en fonction des contributions culturelles des candidats.

SHRM.org a rassemblé d'excellentes ressources sur l'idée de « publicité culturelle », que je recommande de lire pour en savoir plus sur le sujet.

Il existe également le danger d’embaucher des personnes dont les valeurs fondamentales ne correspondent pas à celles de votre équipe. Rand Fishkin discute de l'embauche en fonction des compétences par rapport à l'adéquation à la culture et fait valoir judicieusement qu'il est peu probable que vous puissiez changer totalement le point de vue de quelqu'un.

Fishkin recommande de créer des questions dans votre processus d'entretien qui peuvent vous aider à identifier l'alignement ou les lacunes.

Identifiez les nouvelles recrues potentielles en fonction de leur adéquation à votre culture existante et de ce qu'elles peuvent y ajouter.

Pour mettre ce processus en action, déterminez ce dont votre équipe a besoin, selon vous, du point de vue des compétences et de la culture. Assurez-vous d’en tenir compte dans votre approche de recrutement et de développement de carrière.

5. Reconnaissez la grandeur autant que possible

En écoutant les histoires des PDG et des fondateurs, un fil conducteur que j’ai noté parmi les meilleurs est que leurs organisations avaient une forte culture de reconnaissance de la grandeur.

Les bonnes actions, grandes et petites, qui sont reconnues avec audace peuvent avoir un effet puissant sur une organisation.

Jim Perdue de Perdue Farms partagé dans NPR, "Wisdom From The Top with Guy Raz" que souligner le bon travail de ses employés avec un prix « bon œuf » était un élément clé d'un changement crucial dont ils avaient besoin pour que Perdue devienne une entreprise de 7 milliards de dollars.

Vous pouvez mettre en valeur le travail de votre équipe sur des canaux de communication numériques tels que Slack, Teams ou par courrier électronique, ou même en personne avec un prix découpé en papier comme Jim Perdue.

Quelle que soit la méthode que vous utilisez, soulignez fréquemment, publiquement et individuellement l'excellent travail de votre équipe lors de tête-à-tête.

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6. Ayez des SOP soigneusement documentées

Une chose qui distingue une pratique de référencement est les SOP que l'équipe suit et sa capacité à répondre aux livrables aux entreprises et aux situations clientes.

Disposer d'une bibliothèque SOP a aidé notre équipe à maintenir notre culture de travail axé sur le détail et la qualité de ce travail.

Notre équipe compte environ 40 livrables SOP différents. Ces livrables vont du site au technique/structurel en passant par le hors site.

Nous avons généralement un modèle à suivre pour chaque catégorie, un document SOP et même des vidéos.

Cette documentation aide notre équipe à sentir qu'elle sait quoi faire tout en les encourageant à itérer et à améliorer la SOP.

Il est essentiel de disposer d’une SOP vivante et respirante qui grandit et se développe à mesure que l’industrie évolue. Par conséquent, assurez-vous que l’équipe sait que « briser le moule » est la bienvenue et encouragée.

Des outils comme tango.us ou fireflies.ai peuvent vous aider à documenter rapidement les processus et les réunions. Un intranet d’entreprise où résident toutes les SOP est également une excellente ressource.

Vous pouvez également simplement utiliser Google Drive ou un outil de gestion de projet comme Asana pour héberger toute la documentation SOP.

Creusez plus profondément : 4 conseils pour créer une culture centrée sur les données dans votre agence

7. Créer des opportunités fréquentes d’apprentissage et de développement

Les voitures de course hautes performances nécessitent des réglages précis, tout comme votre équipe. Avoir une culture fondée sur l’apprentissage et le développement permet de cultiver les meilleurs talents tout en ajoutant de la valeur aux employés.

L'apprentissage et le développement créent un espace dans lequel les gens veulent vivre et une communauté responsabilisée et engagée.

Voici les pratiques régulières d’apprentissage et de développement que nous avons :

• Chaque lundi, un membre de l'équipe anime une présentation de 30 à 60 minutes couvrant quelque chose dans le monde du référencement ou du contenu.
• Une chaîne Microsoft Teams dédiée aux outils, astuces et événements du secteur.
• L'un des membres de notre équipe crée un résumé hebdomadaire qui est partagé avec l'équipe, couvrant les principales actualités du marketing numérique.
• Nous parrainons la participation des employés à des conférences, en payant les billets d'avion, d'hôtel et les billets pour envoyer notre équipe à des conférences comme Mozcon, Pubcon, Search Love, C3 et State of Search, pour n'en nommer que quelques-unes. Nous comparons ensuite les notes des conférences auxquelles tout le monde participe pour partager les apprentissages au sein de l'équipe.

8. Envisagez une approche démocratique

Nos décisions les plus critiques sont prises sur la base d'un vote de l'ensemble de l'équipe ou parmi les managers.

Diriger une équipe démocratique demande de la patience et de la diplomatie mais, à long terme, crée un véritable sentiment de communauté.

Parfois, les dirigeants peuvent être amenés à prendre des décisions avec lesquelles tout le monde n’est pas d’accord.

Cela dit, plus les dirigeants parviennent à s’aligner et à traiter l’équipe comme la somme de ses parties, plus les gens s’investissent dans les choses et mieux tout fonctionne.

Prendre des décisions démocratiquement est comme du carburant pour une dynamique d’équipe.

9. Proposez des canaux de communication bien planifiés

Dans un environnement de travail à distance, nous devons naviguer en ayant des lignes de communication ouvertes, tout en permettant aux gens de se concentrer sur leur travail.

Nous avons analysé la meilleure façon de simuler notre synergie au bureau et avons décidé d'utiliser les canaux dans Teams.

Nous avons des canaux dédiés aux outils et à la technologie, à l'obtention de l'aide des autres, aux choses hors sujet non professionnelles et aux canaux spécifiques aux clients dans Teams qui aident notre équipe à rester connectée.

10. Célébrez ensemble, souvent

Notre objectif de célébrer ensemble en tant qu'équipe à distance consiste à célébrer les réussites des clients, les étapes de développement personnel, les années passées dans l'entreprise, les réalisations personnelles et bien plus encore.

L’une de mes activités préférées est de célébrer les workiversaries (anniversaires de travail).

Chaque fois qu'un membre de l'équipe célèbre l'anniversaire de son entreprise, nous recueillons des citations des autres membres de l'équipe et les envoyons sous forme de mots d'éloge, d'encouragement et de joie générale.

Alors que nous passons une grande partie de notre vie au travail, nous voulons dire clairement que nous apprécions le temps que les gens passent avec nous.

11. Partagez ce qui rend les gens uniques

Notre document Team Hub nous permet de collecter des informations sur les intérêts, les passe-temps et les aliments préférés des membres de notre équipe afin que nous puissions célébrer leur individualité.

Nous utilisons ces informations pendant les vacances, les célébrations et, en général, pour créer un environnement festif et solidaire qui célèbre notre individualité.

Nous faisons également quelque chose que nous appelons « Question du jour », où nous posons une question amusante chaque semaine et chacun donne sa réponse.

Cela pourrait être quelque chose comme « Si vous étiez un personnage de Disney, lequel seriez-vous ? » ou "Si vous aviez une chaîne YouTube, de quoi parlerait-elle ?"

C'est une façon amusante pour nous de nous connecter et de discuter de nos choses préférées de manière assez structurée, permettant à chacun d'avoir le micro pendant un moment.

12. Une approche de recrutement solide conduit à une équipe solide

La façon dont vous abordez le recrutement peut avoir un impact considérable sur le vivier de talents et sur la façon dont la culture de votre équipe se développe.

Certains des outils les plus importants qui ont contribué à maintenir notre culture faisaient partie de notre processus d'embauche.

• La description de poste : Avoir une description de poste claire qui décrit le travail quotidien réel et qui regroupe des candidats enthousiastes à l'idée de faire ce travail ; c'est un grand chelem évident.
• Le processus d'entretien : Notre processus d'entretien comporte plusieurs étapes, notamment la rencontre avec les directeurs associés, les ressources humaines, les membres de l'équipe d'autres titres et, enfin, notre vice-président ou notre CDO dans certains cas. Ce processus permet à un ensemble plus large de membres de l’équipe de parvenir à une décision consensuelle concernant l’embauche.
• Questionnaire : Nous soumettons à toutes les nouvelles recrues potentielles le même questionnaire avec des questions techniques sur le référencement et d'autres questions sur le référencement. Nous posons certaines de ces questions en personne plus tard dans le processus, ce qui donne aux personnes interrogées le temps de réfléchir. Nous voulons créer des règles du jeu équitables pour les candidats qui peuvent mieux résoudre des problèmes en écrivant plutôt qu'en lançant des réponses lors d'un entretien. Nous accueillons également la recherche, car la recherche est essentielle à ce que nous faisons et à qui nous sommes en tant que référenceurs.
• Échantillons de travail : nous demandons à chacun des échantillons de travail pour voir l'attention portée aux détails, à la qualité, au soin et aux connaissances qu'ils offrent.

Faire suivre tous les candidats par le même processus nous aide à accomplir plusieurs choses.

Tout d’abord, recrutez les bonnes personnes, en ajoutant de la valeur à notre culture.

Ensuite, le processus nous aide à proposer ce que nous estimons être une approche juste et équitable pour évaluer les talents et favoriser un environnement inclusif, qui est le type de culture que nous souhaitons construire.

Prêt à faire évoluer votre équipe ?

Changez votre état d'esprit en matière de recrutement, passant de « conformes » à la culture à « contributeurs », en déléguant la responsabilité de la curation de la culture, en reconnaissant la grandeur et en adoptant des méthodes pour conserver et améliorer la culture d'équipe.

De plus, nous recommandons de favoriser un environnement d'apprentissage, de limiter le nombre de subordonnés directs aux gestionnaires et de créer un processus décisionnel démocratique.

Espérons que certains de nos apprentissages vous seront utiles dans votre voyage. Ce chemin n’a pas été facile, mais grâce aux principes évoqués ici, nous nous sommes adaptés, innovés et avons grandi comme nous le souhaitions.