Collecte de fonds à but non lucratif : comment obtenir des sponsors pour un événement

Avant de savoir comment obtenir des sponsors pour un événement, la première question que vous devez vous poser est : "Quel type d'événement est-ce que j'organise ?"

Il existe deux principaux types d'événements à but non lucratif. Le premier est ce qu'on appelle un « ami », en ce sens que l'objectif n'est pas tant de collecter des fonds – vous pouvez même découvrir après coup que vous avez perdu de l'argent à court terme. Un événement d'amitié est conçu pour créer des relations au sein de la communauté dans le but à long terme de trouver des donateurs pour votre organisation à but non lucratif ou de nouer des relations.

Le deuxième type d'événement (et celui que la plupart des équipes de développement souhaitent organiser) est une collecte de fonds. Le but de ces événements est de lever des capitaux pour soutenir les programmes et les frais administratifs nécessaires à la réalisation de la mission de votre organisation.

Pour que les collectes de fonds soient couronnées de succès, il est essentiel que vous obteniez des fonds auprès d'entreprises et de particuliers de la région. Vous aurez également besoin d'un plan avant de pouvoir déterminer comment obtenir des sponsors pour un événement. Demander un parrainage pour des événements caritatifs peut être difficile, mais vous pouvez améliorer vos chances en respectant les étapes suivantes :

• Déterminez votre plan d'événement
• Créer des options de proposition
• Identifier les sponsors potentiels de l'événement
• Honorer les sponsors de l'événement
• Suivi ensuite

Après avoir couvert ces étapes, nous passerons en revue cinq conseils rapides à utiliser lorsque vous demandez des parrainages d'événements, y compris comment amener les entreprises locales à parrainer votre événement.

Mais d'abord, regardons quelques FAQ pour vous donner un aperçu de base sur les sponsors d'événements.

Foire aux questions sur la recherche de sponsors pour un événement

Avant de nous plonger dans la façon d'obtenir des sponsors pour un événement, assurons-nous que nous sommes sur la même longueur d'onde sur le rôle du parrainage d'événement. Voici quelques questions fréquemment posées sur les sponsors d'événements à but non lucratif.

Qu'est-ce qu'un sponsor d'événement ?

Un sponsor est toute personne ou entreprise qui fournit quelque chose gratuitement (argent, services, produits) pour augmenter la valeur de votre événement.

Les sponsors sont la clé de votre événement car ils ajoutent des incitations qui attireront les gens vers votre événement.

Pourquoi les sponsors sont-ils importants pour le succès de votre collecte de fonds ?

En plus de la valeur ajoutée qu'ils apportent à votre événement, les sponsors apportent également un avantage marketing et promotionnel. Par exemple, si un restaurant local fournit de la nourriture pour votre événement, il doit également faire de la publicité pour votre événement sur son lieu de travail.

Les collectes de fonds et les opportunités de parrainage sont d'excellents partenariats commerciaux. La plupart des entreprises, en particulier les grandes entreprises locales, disposent d'un budget pour le faire chaque année. Donc, plus tôt vous commencez à extraire des trucs gratuits comme des sacs de cadeaux et des dons de nourriture, mieux c'est.

Faites preuve de créativité quant aux personnes que vous contactez et souvenez-vous que tout ce qui ajoute de la valeur à votre événement en vaut la peine.

Quand devez-vous contacter des sponsors potentiels ?

Habituellement environ quatre mois. Planifiez à l'avance afin que les sponsors aient suffisamment de temps pour passer par toutes les approbations nécessaires.

Vous voulez également éviter de rivaliser avec d'autres organisations locales pour les sponsors. Plus tôt vous pouvez commencer à rechercher des sponsors, mieux vous vous portez. Nous approfondirons le moment où vous demanderez un parrainage pour des événements caritatifs plus loin dans cet article.

Qui pouvez-vous trouver pour sponsoriser votre événement ?

La réponse courte est n'importe qui et tout le monde. Commencez par les entreprises locales et demandez à vos inscrits si leurs entreprises souhaitent s'impliquer. Contactez également les restaurants locaux pour obtenir des cartes-cadeaux ou des dons de nourriture.

Assurez-vous de demander à vos amis, collègues, puis demandez-leur de demander à leurs réseaux, etc.

Comment faire en sorte que les sponsors disent oui ?

Obtenir des sponsors peut être stressant, surtout lorsque les choses ne se passent pas aussi vite que vous le souhaitez. N'oubliez pas de vous amuser, d'être créatif et de cibler des endroits dont vous aimez personnellement faire partie. Si vous êtes un client fidèle d'une entreprise locale, elle sera plus susceptible de vous soutenir.

L'une des clés pour obtenir un « oui » est de penser à des moyens créatifs d'atteindre les donateurs potentiels. Cela vous aide à vous démarquer des autres organisations qui demandent des parrainages.

Le premier contact est toujours important alors ne vous contentez pas d'envoyer un e-mail générique à toutes les adresses e-mail "info@" que vous trouvez sur les sites Web. Plongez plus profondément et adoptez une approche personnelle pour établir le contact.

Visitez un magasin local préféré que vous soutenez et demandez-lui s'il fait un don ou s'il parraine des événements locaux. Essayez de visiter une entreprise en dehors des heures d'ouverture afin qu'elle puisse vous accorder toute son attention.

Assurez-vous de tendre la main tôt et souvent. Et ne soyez pas déçu si les choses ne se passent pas aussi vite que vous le souhaiteriez. Donnez-vous suffisamment de temps pour atteindre vos objectifs de parrainage.

Et amener les sponsors à dire "oui" est le sujet de cet article. Alors lisez la suite pour plus de conseils pour créer une stratégie de parrainage d'événement réussie.

Avant de demander des sponsors, déterminez votre plan d'événement

Les équipes de développement à but non lucratif peuvent fonctionner sur pilote automatique en organisant les mêmes événements chaque année sans ajustement. Cependant, cette approche ne vous aidera pas à développer votre base de soutien ou à inciter les entreprises locales à parrainer votre événement. Il est préférable de regarder chaque événement avec une nouvelle perspective et un nouveau plan.

Vous devez être en mesure de relier directement l'activité et le thème de votre événement à la mission de votre organisation. Par exemple, vous pouvez penser que vous gagnerez beaucoup d'argent en organisant un cocktail, mais cela ne fonctionnera pas si votre organisation aide les personnes ayant des problèmes de dépendance.

Commencez par créer un message et concevez un logo et un nom autour de celui-ci. Votre plan d'événement doit également inclure des délais pour des objectifs spécifiques, afin que vous connaissiez les délais d'impression des invitations, d'ajout des noms de sponsors aux affiches ou de dépôt pour les lieux.

Déléguez des tâches à votre équipe d'employés et de bénévoles pour qu'il soit clair qui est responsable de quoi. Envisagez de créer une feuille de calcul en ligne qui peut être facilement mise à jour afin que personne ne s'approche accidentellement d'une entreprise à laquelle vous avez déjà demandé un don.

Si un bénévole achète fréquemment dans un magasin, demandez-lui de contacter directement le propriétaire ou le gérant. Cela garantira que votre message ne se perde pas avec un employé qui pourrait mal le comprendre ou l'oublier.

Bien que tout le monde soit responsable de faire passer le message et d'obtenir du soutien, ils auront besoin d'un plan de match pour comprendre comment obtenir des sponsors pour un événement. C'est pourquoi chaque plan d'événement nécessite également un menu de niveaux de dons.

Niveaux de dons pour les sponsors d'événements

Vous vous demandez comment convaincre les entreprises locales de sponsoriser votre événement ? Pensez à créer des niveaux afin que même les petites entreprises puissent participer.

Lorsque vous demandez aux propriétaires d'entreprises de votre communauté de soutenir votre mission, il y a de fortes chances qu'ils se posent tous la même question : qu'est-ce que cela m'apporte ? Assurez-vous que votre équipe est prête à donner une réponse convaincante.

Une façon d'y parvenir consiste à créer ce que l'on appelle des paliers de dons. Ce sont différents niveaux de don qui correspondent à certains avantages ou récompenses. Disons que vous organisez un gala cravate noire. Vos niveaux de dons pourraient être :

• Un don de 500 $ donne droit à deux billets gratuits pour l'événement et une inscription au programme
• Un don de 1 000 $ obtient ce qui précède, plus une annonce de remerciement lors de l'événement
• Un don de 5 000 $ donne droit à six billets, une annonce, une liste et une publication sur les réseaux sociaux
• Un don de 10 000 $ obtient tout ce qu'un don de 5 000 $ reçoit, plus un prix pendant l'événement
• Un don de 50 000 $ obtient tout ce qu'un don de 10 000 $ reçoit, plus les droits de dénomination de l'événement

Assurez-vous de personnaliser vos niveaux en fonction de l'historique des dons du donateur, des opportunités que vous pouvez offrir et du type d'événement. Par exemple, si vous organisez une course occasionnelle dans votre parc local, les niveaux de dons devraient être plus abordables.

Essayez de limiter les niveaux à quatre ou cinq options au maximum. Il est facile pour un supporter potentiel de se sentir submergé par trop de niveaux, puis de décider de ne pas vous soutenir du tout. Pour les plus gros niveaux de dons, vous pouvez limiter le nombre de sponsors pour créer un sentiment d'exclusivité.

De nombreuses entreprises locales utiliseront les dons de charité comme outil de sensibilisation. Assurez-vous de connaître la portée de vos plateformes de médias sociaux afin de pouvoir démontrer la portée du partenariat marketing dans la communauté locale.

Identifier les sponsors potentiels de l'événement

Un sponsor d'événement est toute personne, qu'il s'agisse d'une personne ou d'une entreprise, qui est prête à fournir des biens, des services ou un don monétaire pour soutenir votre événement. Lorsque vous décidez qui approcher pour le parrainage, commencez par analyser les éléments de votre budget d'événement, que vous devez également inclure dans votre plan d'événement. Vous souhaitez remplir un goodie bag pour chaque participant ?

Ou feriez-vous mieux d'économiser des ressources en demandant à une entreprise de restauration de prendre en charge les frais de restauration ? Avez-vous besoin d'aide pour les frais de marketing? Peut-être qu'un cabinet d'avocats local voudra faire don de l'utilisation d'un panneau d'affichage pendant quelques mois.

Il est également important de réfléchir aux entreprises qui ont l'habitude de soutenir des causes comme la vôtre. Il est plus facile d'approcher un commanditaire potentiel d'un événement si vous savez qu'il se soucie du travail que vous faites, bien que vous deviez probablement encore le convaincre en lui racontant l'histoire de votre organisation.

Honorer les sponsors de l'événement

Bien que vos niveaux de dons aideront à expliquer ce que le sponsor de l'événement obtiendra en échange de son don, vous aurez plus de succès pour déterminer comment obtenir des sponsors pour un événement si vous êtes créatif. Ce n'est pas parce que votre objectif est de collecter des fonds que vous ne pouvez pas cultiver des relations qui peuvent conduire à des demandes encore plus importantes plus tard.

Par exemple, si vous envisagez de prendre des photos des personnes entrant dans votre événement, vous pouvez créer une toile de fond avec les noms et les logos de vos principaux sponsors. Si vous envisagez de donner un sac réutilisable rempli de friandises, vous pouvez imprimer le nom des sponsors de votre événement sur le sac.

Les médias sociaux sont un excellent moyen d'honorer les sponsors de votre événement. Publiez de courtes vidéos de votre PDG remerciant les nouveaux sponsors, ainsi que de brèves interviews avec vos sponsors pour expliquer pourquoi votre cause est importante pour eux. Exprimer publiquement votre gratitude à chaque sponsor les rendra plus susceptibles de continuer à soutenir votre organisation à but non lucratif à l'avenir.

Suivi ensuite

Si vous ne vous connectez pas avec vos sponsors après l'événement, il sera plus difficile de les approcher la prochaine fois. Planifiez à l'avance en segmentant votre liste de diffusion afin de pouvoir créer des messages personnalisés pour les propriétaires d'entreprise et les personnes qui ont soutenu votre événement.

Immédiatement après l'événement, informez vos donateurs du montant que vous avez collecté et de ce que cela signifie pour la communauté. Identifiez-les sur des photos sur les réseaux sociaux afin que leurs amis puissent voir le partenariat que vous avez créé.

Vous pouvez également engager vos nouveaux supporters tout au long de l'année en leur demandant de vous suivre sur les réseaux sociaux et en les invitant à des événements virtuels. Au fil du temps, cela augmentera l'engagement avec votre groupe de donateurs et attirera de nouveaux sponsors pour les événements futurs.

Comment obtenir des sponsors pour un événement en 5 étapes

Vous cherchez un guide rapide pour trouver des sponsors d'événements ? Lorsque vous demandez un parrainage pour des événements caritatifs ou à but non lucratif, il y a cinq conseils rapides que vous voudrez garder à l'esprit. Suivez-les pour augmenter vos chances de trouver un sponsor d'événement à but non lucratif.

1. Demandez des sponsors d'événements tôt

Vous devez commencer à exécuter votre plan d'événement au moins quatre mois avant l'événement. Cela aide à réduire le stress de votre côté et donne à vos sponsors le temps de planifier leurs budgets de manière appropriée.

2. Personnalisez votre demande pour chaque sponsor potentiel de l'événement

Bien que les annonces et les invitations initiales "réservez la date" doivent être envoyées via une campagne d'e-mails dédiée, une touche personnelle est essentielle pour contacter les entreprises locales. Demandez en personne ou envoyez un e-mail personnalisé qui explique comment l'entreprise du destinataire bénéficierait d'un soutien à votre événement.

3. Suivi

Les gens sont occupés. Jusqu'à ce qu'ils vous donnent un "non" clair, continuez à demander. Parfois, le processus prend plus de temps que vous ne le souhaiteriez, alors soyez patient !

4. Célébrez vos sponsors

Restez organisé afin de pouvoir tenir vos promesses dans vos niveaux de dons et assurez-vous d'annoncer le soutien des donateurs sur les réseaux sociaux en temps opportun.

5. Soyez créatif lorsque vous demandez des commandites d'événements

Sortez des sentiers battus pour les nouveaux sponsors potentiels de l'événement. Ce n'est pas parce qu'une personne ou une entreprise n'a pas soutenu votre organisation dans le passé que vous ne devriez pas l'approcher. Faites un remue-méninges et déléguez la personne de votre équipe qui, selon vous, serait le meilleur point de contact.

Améliorez la présence en ligne de votre organisation à but non lucratif

Toute personne ou propriétaire d'entreprise envisageant de parrainer un événement ira probablement en ligne pour faire preuve de diligence raisonnable. Assurez-vous que votre organisation a une forte présence en ligne, y compris un site Web adapté aux mobiles et des listes à jour.

Pour vous assurer que vous avez couvert vos bases, consultez le guide gratuit de Constant Contact sur le marketing à but non lucratif qui peut vous aider à vous positionner pour votre collecte de fonds la plus réussie à ce jour.