Vous avez besoin de vacances : comment prendre du temps sans perdre votre élan ni vos ventes

Publié: 2017-12-13

La plupart des gens s'absentent du travail, surtout pendant les vacances. Mais que pouvez-vous faire lorsque vous êtes le seul employé ou lorsque vous ne pouvez pas quitter votre entreprise ?

Ne vous inquiétez pas, vous pouvez prendre du temps en tant que propriétaire d'entreprise, et au-delà, vous devriez.

Nous savons que vous aimez votre entreprise; vous ne vous bousculeriez pas si fort si vous ne le faisiez pas. Mais s'éloigner occasionnellement du travail est un élément important de la construction d'une entreprise durable. Et avec un peu de planification, votre entreprise sera toujours là à votre retour (promis).

Pensez-y de cette façon. Si vous ne vous absentez jamais, que penserez-vous de votre entreprise dans trois mois ? Une année? Trois ans?

Il n'y a rien de pire que d'investir tout le temps et l'énergie nécessaires pour créer une entreprise à partir de zéro, juste pour s'épuiser parce que vous ne pouviez pas créer d'espace pour vous reposer. Bien sûr, votre entreprise dépend de votre temps, mais votre enthousiasme dépend de votre temps libre.

Nous avons rassemblé quelques stratégies que vous pouvez utiliser pour vous éloigner de votre entreprise afin de prendre le temps dont vous avez besoin (et que vous méritez !) en cette saison des Fêtes.

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Qu'est-ce qui compte comme vacances ?

Avant de pouvoir planifier des vacances, vous devez décider à quoi ressemble votre temps libre.

Peut-être souhaitez-vous vous déconnecter complètement pendant une semaine ou deux, ou peut-être avez-vous simplement besoin d'un week-end loin de votre entreprise pour vous ressourcer. Peut-être que les vacances signifient simplement une pause dans la plupart des tâches, mais vous êtes heureux de passer une heure ou deux chaque jour à gérer les expéditions et les réponses par e-mail.

La durée et la structure de vos vacances sont entièrement à vous de décider, et sur la base de ces deux choix, vous saurez combien vous devez vous préparer.

Pour préparer votre temps libre, vous essaierez de trouver un équilibre entre les deux principales façons de vous éloigner de votre entreprise : embaucher de l'aide à court terme et automatiser autant que possible.

Prendre des vacances est une partie importante de la création d'une entreprise. — Crédit image : Burst

Engagez (ou trouvez) une aide à court terme

Qu'il s'agisse de la première fois que vous embauchez de l'aide ou que vous ayez déjà des personnes de confiance sur appel, il existe quelques étapes qui peuvent faciliter la présentation de quelqu'un à votre entreprise.

Décrire et documenter vos processus

En fonction de ce que vous voulez que votre nouvelle recrue s'occupe de vous, vous devrez extraire vos connaissances sur ces tâches de votre tête et les intégrer à la sienne.

Considérez chaque tâche que vous allez confier et déterminez ce qui doit être documenté à l'avance. Cela pourrait inclure :

Service Clients. Avez-vous des politiques qui vous trottent dans la tête, comme toujours offrir un retour sans tracas aux nouveaux clients, quoi qu'il arrive ?
Réseaux sociaux. Avez-vous des directives standard pour déterminer si quelque chose est sur la marque à partager ? Jurez-vous sur les réseaux sociaux ? Gérez-vous les problèmes des clients là-bas ou les dirigez-vous vers des e-mails ?
Expédition. Qu'est-ce qui est inclus dans chaque commande ? À quelle vitesse les commandes sont-elles expédiées ? Y a-t-il des problèmes délicats auxquels ils doivent faire attention ?

Gagner du temps pour la formation

Documenter vos processus, c'est bien, mais si vous amenez quelqu'un de nouveau pour maintenir le fort pendant votre absence, rien ne remplace le temps passé en tête-à-tête pour chaque tâche avec l'expert (c'est vous).

Réservez quelques heures avec votre nouvelle recrue pour parcourir tout IRL avant de décoller. Vous n'avez pas besoin de suivre un cours intensif d'enseignement pour les faire progresser. Au lieu de cela, vous pouvez voler un one-liner rapide et facile qui est couramment utilisé dans l'enseignement chirurgical depuis longtemps : "voir un, faire un, enseigner un".

Raccourci de formation : voir un, faire un, enseigner un.

Pour chaque tâche clé, montrez à votre stagiaire comment vous le feriez, demandez-lui d'en faire une lui-même, puis demandez-lui de vous la « réapprendre » pour vous expliquer le processus. Plusieurs études ont montré que les gens apprennent mieux lorsqu'ils sont activement impliqués, et ce cadre vous aide à les impliquer dans les tâches qu'ils doivent savoir.

Cela pourrait faire la différence entre des appels paniqués sur la façon de gérer les problèmes de service client et des congés ininterrompus.

Retirez les tâches principales de votre liste à l'avance

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que quelqu'un gère tant de choses lorsqu'il est nouveau dans votre entreprise. Vous devez viser à terminer tout ce qui est important à l'avance et faire tout ce que vous pouvez pour vous assurer que votre temps libre se déroulera comme d'habitude. Réapprovisionnez les articles populaires, assurez-vous que vos fournitures d'expédition sont entièrement préparées et ne planifiez pas d'annonces, de campagnes ou d'événements majeurs juste avant votre départ.

Vous ne pouvez pas embaucher de l'aide ? Essayez plutôt un échange.

Pas d'argent pour embaucher de l'aide? Cela ne signifie pas automatiquement que vous ne pouvez pas trouver d'aide (exceptionnellement qualifiée) pour gérer les choses pendant votre absence.

Tournez-vous vers votre communauté d'autres propriétaires d'entreprise et voyez si quelqu'un serait prêt à échanger. S'ils peuvent gérer vos envois et votre service client pendant votre absence, vous ferez de même lorsqu'ils auront besoin d'une pause plus tard dans le mois.

Ce n'est pas tout à fait au même niveau, mais c'est ainsi que les commerçants de la rue principale d'Almonte gèrent les imprévus, comme lorsque des événements les empêchent d'ouvrir leur devanture à temps.

Le soutien de commerçant à commerçant s'étend aux faveurs de voisinage, comme s'entraider pour ouvrir une boutique lorsque l'enfant de quelqu'un est malade à la maison. À Almonte, les commerces communiquent fréquemment via Facebook.

"Nous avons un groupe privé Mill Street Merchants," me dit Emily, "C'est là que quelqu'un dira 'Ok les gars, c'est une tempête de neige. Que faisons-nous?' ou pendant le week-end de Pâques, 'Qui est ouvert, quelles heures ?' Quand tu vas dans un centre commercial, tout le monde est ouvert. Nous sommes une destination comme ça. Si les gens viennent ici, nous voulons que tout le monde soit ouvert.

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Rationalisez vos processus pour créer du temps libre

Peut-être que l'aide n'est tout simplement pas dans les cartes, qu'elle soit embauchée ou échangée. Cela ne signifie pas que chaque jour doit être une journée de 12 heures ou que vous ne pouvez pas ajouter de temps d'arrêt à votre routine, en particulier pendant les vacances.

Vous pouvez créer du temps libre dans votre entreprise pour vous reposer. — Crédit image : Rafale.

Automatisez vos tâches routinières

L'automatisation peut s'occuper des tâches de routine pour vous ou les supprimer complètement de votre assiette pendant une durée déterminée.

Chaque tâche que vous automatisez est une chose de plus que vous n'avez pas besoin de gérer pendant que vous essayez de réduire les temps d'arrêt cette saison des fêtes, et bien qu'il y ait certaines tâches qui nécessiteront encore votre attention (nous n'avons pas trouvé de bon robot d'expédition encore), vous pourrez réduire vos heures de travail si vous avez besoin d'une pause.

LECTURE COMPLÉMENTAIRE : Vous cherchez d'autres moyens d'automatiser votre entreprise ? Voici quelques excellents outils que vous pouvez utiliser et des moyens de mettre en œuvre l'automatisation dans votre entreprise avant les vacances.

Mettez à jour vos informations destinées aux clients

Vos clients sont des gens raisonnables et ils comprennent que tout le monde a besoin de vacances. Le fait de leur dire (avec un préavis et une communication claire) que vous allez faire une pause contribue grandement à créer du temps libre pour vous-même.

Une fois que vous avez décidé à quoi ressembleront vos vacances et quel en sera l'impact sur vos clients, vous pouvez définir les bonnes attentes avant de vous envoler pour vous détendre.

Assurez-vous que toutes les communications comprennent :

Combien de temps tu seras absent
Comment cela affectera leurs commandes et leurs interactions avec vous
Ce qu'ils doivent faire maintenant

Par exemple, supposons que vous soyez absent pendant deux semaines et que toutes les commandes soient expédiées le lendemain de votre retour. Votre plan de communication avec les clients pourrait ressembler à :

Une bannière fixe sur votre magasin annonçant que tous les envois partiront le jour de votre retour
Un e-mail à votre newsletter ou à votre liste de clients en les renseignant sur les détails
Une petite phrase sur le chariot
Mises à jour de vos profils de médias sociaux

Vous n'aurez pas besoin de mettre toutes les informations dans chaque mise à jour, mais il peut être judicieux de créer un article de blog ou une FAQ. De cette façon, vous pouvez facilement créer un lien vers un seul endroit pour obtenir des informations complètes. Vous pouvez modifier votre biographie Instagram pour créer un lien vers votre article de blog « Je suis en vacances », qui partage tous les détails importants, ou un lien vers celui-ci depuis la bannière de votre boutique.

Offrir des incitations pour les commandes de « vacances »

Ne pas pouvoir emballer et expédier les commandes dès que possible est, naturellement, l'une des choses les plus angoissantes à propos de s'éloigner de votre magasin ne serait-ce qu'une journée. Après tout "Achetez maintenant, et il sera expédié plus tard !" n'est pas l'incitation à l'action la plus conviviale pour la conversion.

Cela dit, il est possible de maintenir les commandes, même si elles ne seront pas expédiées pendant une semaine ou deux pendant votre absence - c'est à cela que servent les promotions, les remises et les offres de bonus.

Il est possible de conserver les commandes, même si elles ne seront pas expédiées avant une semaine ou deux pendant votre absence.

Pendant que vous mettez à jour vos clients pour leur faire savoir que vous serez absent pendant quelques jours ou semaines, expliquez que même si les commandes ne seront pas expédiées avant votre retour, ils bénéficieront d'une remise ou d'un cadeau gratuit en commandant pendant que vous n'êtes pas au bureau.

Assurez-vous que vous savez clairement quand les commandes sont éligibles à l'offre et ce qu'elles recevront spécifiquement. S'il s'agit d'une réduction, vous pouvez leur faciliter la tâche en configurant à l'avance un lien de réduction partageable. Il appliquera automatiquement la réduction à leur panier.

Planifier les implications financières

Que vous embauchiez de l'aide, que vous planifiez un ralentissement des commandes ou que vous offriez des remises pour maintenir les commandes pendant votre absence, il y a une constante : toutes ces choses auront un impact sur les finances de votre entreprise.

Ce qui n'est pas une raison pour sauter vos vacances ! Mais tout comme vous planifiez les implications financières des vacances dans votre budget personnel, vous devez également réfléchir à l'impact que cela aura sur le budget de votre entreprise.

Si vous dépensez de l'argent pour embaucher de l'aide à court terme, demandez-leur un devis à l'avance. Ils peuvent facturer à l'heure ou proposer un prix pour un service complet pendant votre absence, les deux pouvant fonctionner, mais s'il s'agit d'une heure, assurez-vous de prévoir des imprévus au cas où ils trouveraient que cela prend plus de temps que prévu. .

Par exemple, si quelqu'un vous a cité 10 heures pour gérer votre expédition, vous devez vous assurer d'avoir un peu de marge de manœuvre dans le budget au cas où ils auraient besoin de dépasser. Vous pouvez également définir une limite stricte et répondre à leur devis avec le feu vert pendant 15 heures maximum. Au-delà de cela, vous préféreriez qu'ils quittent le travail jusqu'à votre retour.

Et si vous offrez une remise, un bonus ou un cadeau gratuit pour encourager les commandes pendant une interruption de livraison, assurez-vous de comprendre les marges avant de prendre une décision. Après tout, vous aurez toujours besoin de ces commandes pour être rentables lorsqu'elles seront passées.

Les entrepreneurs ont aussi besoin de temps libre. — Crédit image : Rafale.

Vous avez besoin (et méritez) des vacances

Que vous vous prépariez pour quelques jours de congé pendant les vacances ou que vous planifiez un voyage extravagant de deux semaines, avec un peu de planification, votre entreprise sera toujours là à votre retour.

Au-delà de cela, vous serez dans un bien meilleur état d'esprit pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur. Vous serez également sur la bonne voie pour créer une entreprise durable qui peut offrir des avantages, comme des vacances, à son premier employé : vous.