Comment utiliser l'automatisation des tâches : exemples et outils

Qu'est-ce que l'automatisation des tâches ?

L'automatisation des tâches se produit lorsque le logiciel termine une activité de travail. Il s'agit d'un processus par lequel une tâche est déplacée tout au long d'un processus afin de rationaliser ce processus et de réduire la quantité de travail manuel nécessaire pour effectuer le travail.

Les entreprises appliqueront l'automatisation des tâches pour accélérer ou simplifier les workflows et les processus métier. Cela enlève également l'aspect chargé de travail qui peut produire un épuisement professionnel et une baisse de moral. Grâce à l'automatisation des tâches, les membres de l'équipe peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes. C'est aussi créer de la valeur pour leur organisation en permettant aux équipes de se concentrer sur l'innovation.

Un logiciel de gestion de projet peut automatiser le travail chargé pour vous donner plus de temps pour vous concentrer sur vos tâches. ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet basé sur le cloud qui personnalise les flux de travail et dispose d'approbations de tâches pour contrôler vos processus métier. Définissez autant de déclencheurs pour créer des actions que nécessaire et assurez-vous qu'un statut de tâche ne peut être modifié que par une personne que vous autorisez.

Qu'est-ce que l'automatisation des flux de travail ?

L'automatisation du flux de travail se produit lorsque le logiciel exécute un processus basé sur certains déclencheurs qui entraînent des actions spécifiques. Il peut s'agir de tâches, de données ou de fichiers qui passent automatiquement d'un statut à l'autre, selon des règles prédéfinies.

L'automatisation des flux de travail est importante car elle améliore l'efficacité, augmente la productivité et crée plus de précision dans le travail. Il facilite l'audit du travail, produit un niveau de responsabilité plus élevé et améliore la satisfaction au travail en supprimant une grande partie des actions fastidieuses requises dans son travail.

Exemples d'automatisation de tâches

Prenons un moment pour examiner ce que l'automatisation des tâches peut faire dans une situation réelle. Voici quelques exemples d'automatisation de tâches.

• Gestion des processus métier : un logiciel comme ProjectManager peut automatiser les flux de travail et définir les approbations de tâches afin que seuls ceux qui ont l'autorité puissent changer le statut d'une tâche de faire à terminé.
• Marketing par e-mail : personnalisez les e-mails à envoyer lors des anniversaires de vos clients ou à d'autres dates importantes pour établir des relations plus solides.
• Ressources humaines : vous pouvez automatiser la paie pour libérer votre service RH pour effectuer d'autres tâches.
• Tâches administratives : les paiements de factures peuvent être coordonnés via des applications bancaires pour vous assurer que vos fournisseurs, services publics, etc. sont payés à temps.
• Publications sur les réseaux sociaux : il existe des applications qui peuvent vous aider à planifier vos publications sur les réseaux sociaux sur différentes plateformes.

Ce ne sont là que quelques-uns des travaux que l'automatisation des tâches peut rationaliser. Il y en a beaucoup plus. Mais pour avoir l'automatisation des tâches, il faut des outils d'automatisation des tâches. Jetons un coup d'œil à quelques-uns des meilleurs sur le marché.

Top 3 des outils d'automatisation des tâches

L'automatisation des tâches est bonne pour les affaires. Si vous cherchez un outil pour vous aider à atteindre vos objectifs et qu'il n'a pas d'automatisation des tâches, alors vous continuerez probablement à chercher. Nous avons fait des recherches pour vous et avons quelques-uns des meilleurs outils d'automatisation des tâches sur le marché.

1. Chef de projet

ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet basé sur le cloud qui vous permet de personnaliser les flux de travail et d'automatiser les approbations de tâches. Vous pouvez créer des flux de travail automatisés pour vos tâches et les faire avancer dans le projet plutôt que de faire un travail chargé.

Ce logiciel intuitif ne nécessite aucune expérience de codage. Il est facile à configurer avec des menus déroulants qui vous permettent de configurer autant de déclencheurs et d'actions que nécessaire pour gérer le flux de travail. La rationalisation des processus métier augmentera votre productivité.

Vous pouvez configurer des approbations de tâches afin que seules les personnes autorisées à modifier le statut d'une tâche puissent le faire. L'automatisation des tâches de ProjectManager fonctionne de manière transparente avec un suivi en temps réel et vous tient informé avec des alertes par e-mail et des notifications dans l'application.

2. Zapier

Zapier est un logiciel qui connecte vos applications et automatise les workflows. Il est facile à utiliser pour les petites et les grandes entreprises.

Le logiciel élimine les tâches répétitives en mettant en place une automatisation. Il est lié à des applications fréquemment utilisées telles que Dropbox, Google Drive, Slack et plus encore.

3. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate est un logiciel qui rationalise les tâches et fonctionne de manière transparente avec d'autres produits Microsoft, tels qu'Outlook. Vous pouvez réduire les tâches répétitives et créer des flux de travail sécurisés pour vous concentrer sur d'autres tâches plus importantes.

Aucun codage n'est requis. Il existe également une fonctionnalité de bureau qui est un outil d'automatisation des processus robotiques. Il enregistrera les étapes de votre flux de travail, que vous pourrez ensuite modifier ou utiliser pour créer un processus automatisé.

Comment utiliser l'automatisation des tâches dans la gestion de projet

La technologie peut être utilisée pour vous aider à en faire plus. Si vous prenez du retard sur vos tâches, Jennifer Bridges, PMP, vous montre comment l'automatisation des tâches peut vous aider.

Voici une capture d'écran du tableau blanc pour votre référence.

En révision - Comment utiliser l'automatisation des tâches pour en faire plus

Jennifer a déclaré qu'elle adorait la technologie et était ravie de montrer comment les outils peuvent aider à rendre la gestion de projet plus productive.

Elle s'est concentrée sur une caractéristique de la technologie pour ce didacticiel vidéo, l'automatisation des tâches. Tout d'abord, elle a expliqué que l'automatisation est une technique consistant à faire fonctionner automatiquement un appareil, un processus ou un système. En d'autres termes, l'automatisation est un moyen intelligent d'en faire plus avec moins de temps, d'argent et d'efforts.

Vous avez probablement utilisé une partie de cette automatisation, comme les logiciels, les applications, l'intelligence artificielle (IA), la technologie des jeux, les plateformes mobiles, les lecteurs de cartes ou les codes QR. Ils peuvent notamment suivre le kilométrage, numériser les reçus, cartographier les trajets, commander et livrer de la nourriture et suivre l'avancement d'un projet.

Donc, ce ne sont là que quelques-uns des exemples et encore une fois, il y en a tellement. Et ce ne sont là que quelques-uns destinés à susciter des idées sur la façon dont vous pouvez utiliser l'automatisation des tâches pour vous permettre d'en faire plus. Donc, si vous avez besoin d'un outil pour vous aider à automatiser vos tâches, inscrivez-vous dès maintenant à notre logiciel sur ProjectManager.

ProjectManager rationalise vos processus grâce à l'automatisation

ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet primé qui automatise et personnalise le flux de travail pour vous donner plus de temps pour faire ce qui compte. Nous vous avons montré comment configurer des déclencheurs qui entraînent des actions et même configurer des approbations de tâches. Vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez et contrôler vos processus métier tout en permettant à votre équipe de se concentrer sur ce qui est important.

Plusieurs vues de projet

Nos multiples vues de projet signifient que vous pouvez travailler comme vous le souhaitez. Les managers aiment planifier sur des diagrammes de Gantt, les équipes préfèrent souvent les listes de tâches ou les tableaux kanban. Toutes ces données sont partagées en temps réel, il n'y a donc qu'une seule source de vérité et tout le monde est toujours sur la même longueur d'onde.

Suivre les progrès en temps réel

L'automatisation est importante, mais il en va de même pour vous assurer que vous atteignez les jalons que vous avez définis dans votre plan. Notre tableau de bord en temps réel collecte des données en direct et les transforme automatiquement en graphiques et tableaux faciles à lire afin que vous puissiez surveiller six indicateurs de projet. Aucune configuration n'est requise. C'est comme avoir un rapport d'état à portée de main.

Les rapports peuvent être filtrés et facilement partagés

Plongez encore plus profondément dans vos données avec nos rapports en un clic. Tous nos rapports peuvent être filtrés, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce que vous voulez savoir. Les rapports sont également faciles à partager, ajoutez simplement un PDF à votre e-mail ou imprimez-les. Ils peuvent être envoyés aux parties prenantes pour les tenir au courant de vos progrès.

Il y a tellement plus que nous pouvons faire pour rationaliser vos processus d'affaires. Nos notifications par e-mail et nos alertes intégrées à l'application vous tiennent au courant de tout commentaire fait ou lorsque quelque chose dans le projet a été mis à jour. Laissez ProjectManager faire le travail chargé afin que vous puissiez mieux faire votre travail. Commencez dès aujourd'hui gratuitement.