Modèles, outils et techniques de priorisation des tâches

La priorisation des tâches est un outil puissant lors de l'exécution d'un projet. Il y a tellement de tâches différentes qu'il peut envisager si votre équilibre travail-vie personnelle penche vers le fait de ne jamais avoir de temps libre. Mais les chefs de projet comprennent que l'application de méthodes de gestion des tâches et de gestion du temps stimulera à la fois le moral et la productivité de l'équipe.

C'est pourquoi il est essentiel de comprendre ce qu'est la priorisation des tâches, pourquoi elle est importante et comment un logiciel de gestion de projet peut aider les équipes à travailler plus efficacement tout en offrant aux chefs de projet des fonctionnalités de suivi du temps qui leur permettent de respecter les délais. Voyons comment hiérarchiser la liste des tâches d'une équipe pour s'assurer que rien de crucial pour le projet n'est négligé.

Qu'est-ce que la priorisation des tâches ?

La hiérarchisation des tâches se produit lorsqu'un chef de projet examine le travail assigné à son équipe et le décompose par urgence. De cette façon, les tâches les plus importantes sont hiérarchisées et les membres de l'équipe peuvent se concentrer d'abord sur les tâches les plus critiques. Le chef de projet doit déterminer laquelle de ces tâches doit être effectuée en premier.

Lors de la répartition des tâches, les chefs de projet ont quatre options. Ils peuvent soit marquer la tâche comme hautement prioritaire, ce qui signifie qu'elle doit être effectuée immédiatement car elle est liée aux objectifs de l'entreprise ou du client. Vient ensuite la priorité moyenne, qui sont des tâches importantes, mais avec des délais qui ne sont pas aussi fixes que ceux de haute priorité. Ensuite, il y a une faible priorité. Celles-ci ont des délais flexibles ou sont des tâches permanentes. Enfin, il existe des tâches à long terme qui peuvent attendre que tout le reste soit terminé.

Un logiciel de gestion de projet est extrêmement utile lorsqu'il s'agit de hiérarchiser les tâches. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui vous aide à décomposer votre projet en tâches gérables qui répondent aux objectifs du projet. Notre outil de liste de tâches robuste est l'une des multiples vues de projet. Vous pouvez définir la priorité, la date d'échéance et ajouter des balises pour faciliter la recherche de la tâche. Mais chaque tâche peut également être commentée et des fichiers y sont attachés. Il y a même un statut pour voir à quel point la tâche sur laquelle vous travaillez est terminée. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Pourquoi est-il important de hiérarchiser les tâches en gestion de projet ?

La priorisation des tâches est importante dans les affaires ou dans tout travail que l'on fait, mais surtout dans la gestion de projet. En gestion de projet, vous faites face à des délais, des budgets et des attentes des parties prenantes serrés. La hiérarchisation des tâches prend ce qui pourrait être un projet indiscipliné et ouvre la voie pour livrer le projet dans les délais et dans les limites du budget.

Mais il le fait tout en diminuant le stress de votre équipe et en augmentant sa productivité. Avoir des tâches spécifiques sur lesquelles travailler plutôt que de toutes peser lourdement sur vos épaules fait des merveilles pour l'état psychologique d'une équipe. Ils ont la possibilité de faire les choses importantes en premier, puis de passer aux tâches suivantes.

Ce n'est pas seulement utile pour l'état d'esprit des membres de l'équipe, bien sûr. La hiérarchisation des tâches signifie que les chefs de projet peuvent également allouer du temps pendant lequel le travail peut être testé et toute erreur détectée tôt. Vous avez le temps d'apporter les modifications nécessaires et de respecter le calendrier au lieu d'avoir à revenir en arrière et à réparer les problèmes.

La gestion des tâches donne également aux équipes le temps dont elles ont besoin pour récupérer de leur travail et faire face à de nouvelles tâches avec une concentration renouvelée. Lorsque vous n'êtes pas constamment à la recherche de délais et que vous et votre équipe ne vous épuisez pas, il est temps de recharger vos batteries. Une équipe bien reposée est plus productive et peut résoudre des problèmes complexes.

La priorisation des tâches est également un antidote à la procrastination. Perdre du temps tuera votre productivité. La planification, la hiérarchisation et la gestion des tâches signifie que personne n'est surchargé, mais que le travail peut toujours être effectué dans les délais. Cela signifie qu'il n'y a pas de temps pour la procrastination ou même le besoin de s'y adonner. En effet, la hiérarchisation des tâches maintient les équipes motivées en voyant tout ce qu'elles ont accompli.

Techniques de priorisation des tâches

Il est clair que la priorisation des tâches est importante, mais comment peut-on la mettre en œuvre ? Être capable de distinguer les tâches hautement prioritaires de celles qui peuvent être mises en veilleuse n'est pas toujours évident. Pour trouver ce chemin à travers la succession apparemment sans fin de tâches, il existe des techniques de hiérarchisation des tâches. Voici quelques-uns des plus populaires.

1. Matrice d'Eisenhower

La matrice Eisenhower porte le nom de Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis et général cinq étoiles pendant la Seconde Guerre mondiale. Occuper deux postes de direction à haute pression lui a beaucoup appris sur la prise de décision et sur la façon de hiérarchiser les tâches. Il a appris qu'il y a des problèmes urgents et importants; les urgents ne sont pas importants et les importants ne sont pas urgents.

De cette idée est née la matrice d'Eisenhower, qui hiérarchise les tâches par urgence et importance. Il crée une boîte divisée en quatre quadrants. Verticalement à gauche se trouve "pas important" en bas et "important" en haut. En haut de la case, il y a « urgent » à gauche et « non urgent » à droite. Un chef de projet placera les tâches dans l'un de ces quatre quadrants.

Les tâches qui ont des délais ou des conséquences strictes et qui doivent être effectuées maintenant iront en haut à gauche. Les tâches, où la date limite n'est pas claire mais toujours importante et doit être planifiée, iront en haut à droite. En bas à gauche seront placées les tâches pouvant être déléguées. Ils doivent être faits mais sont pour un ensemble de compétences différent. Enfin, en bas à droite se trouvent les tâches que vous pouvez supprimer. Ils sont inutiles pour le projet en cours et ne feront que distraire l'équipe.

2. Méthode "Mangez la grenouille"

La "grenouille" est une tâche difficile, et manger la grenouille signifie faire cette tâche difficile dès la première chose de votre journée. La méthode Eat-the-Frog est une stratégie pour hiérarchiser les tâches et augmenter la productivité. Il aide les chefs de projet à identifier les tâches difficiles et à les éliminer dès le matin. Ensuite, vous pouvez passer à la tâche suivante.

La philosophie derrière cette technique de hiérarchisation est que vous accomplissez tôt les tâches importantes et difficiles. Cela vous donne de l'élan et vous assure de ne pas laisser les choses difficiles traîner dans votre esprit toute la journée. Ceci est particulièrement utile pour les personnes qui ont des tonnes d'énergie lorsqu'elles commencent leur journée, puis diminuent.

Le début de la journée est généralement consacré à parcourir des e-mails ou Slack et peut-être à assister à une réunion quotidienne. Toutes ces tâches sont utiles, mais elles ne sont pas urgentes. Au moment où vous aurez accompli ces tâches administratives, vous aurez souvent dépensé beaucoup d'énergie. Frapper les trucs durs en premier signifie que vous pouvez faire le travail chargé après le déjeuner lorsque vous êtes fatigué de manger. Mange la grenouille en premier.

3. Méthode MoSCoW

La méthode MoSCoW est un acronyme pour must-have, should have, could have et will not have. Il a été développé chez Oracle par l'expert en développement de logiciels Dai Clegg pour aider son équipe à hiérarchiser les tâches lorsqu'elle travaille sur des versions de produits.

Avant d'utiliser la méthode MoSCoW, l'équipe doit rencontrer les parties prenantes pour définir les objectifs du projet et convenir de l'initiative à prioriser. Une fois que tout le monde est sur la même page, vous pouvez ensuite diviser votre travail en parties plus petites et plus gérables en le divisant en quatre catégories de la méthode MoSCoW.

Les tâches indispensables ne sont pas négociables et sont de la plus haute priorité. Les tâches "devraient avoir" sont également importantes mais pas vitales, cependant, elles ajoutent de la valeur au projet. "Pourrait avoir" serait bien d'inclure mais aura un impact mineur sur le projet s'ils sont exclus. Les tâches « n'aura pas » ne sont pas importantes dans le délai spécifique que vous travaillez.

4. Méthode ABCDE

ABCDE est une méthode de hiérarchisation qui vous aide à déterminer quelles tâches sont les plus importantes aux moins importantes et même celles qui peuvent être supprimées car inutiles. C'est comme une liste de choses à faire qui est mieux organisée et constructive.

Un chef de projet et son équipe attribuent une lettre différente à chaque tâche en fonction de leur priorité. Les tâches « A » sont celles qui ont la priorité la plus élevée. Les tâches « B » sont celles que vous devriez faire, mais si vous ne les réalisez pas, le projet ne subira aucun dommage sérieux. Vous pouvez passer à eux une fois les tâches A terminées.

Les tâches « C » sont celles qui ne sont pas directement liées au projet, mais, encore une fois, elles peuvent être traitées une fois les tâches A et B terminées. Les tâches « D » peuvent être déléguées. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur les tâches A et les tâches D peuvent être confiées aux membres de l'équipe appropriés. Enfin, il y a les tâches « E ». E signifie éliminer. Ces tâches n'ont pas d'importance, vous pouvez donc arrêter de les faire.

Modèles de gestion des tâches

Il existe d'autres outils qui peuvent vous aider à hiérarchiser les tâches. Par exemple, ProjectManager propose des dizaines de modèles de gestion de projet gratuits pour Word et Excel que vous pouvez télécharger sur notre site. Ces modèles couvrent tous les aspects de la gestion de projet, du lancement à la clôture, et incluent des outils pour vous aider dans la gestion des tâches. Voici quelques-uns.

Modèle de suivi des tâches

Utilisez notre modèle de tâche gratuit pour Excel pour créer des listes de tâches, commencer à gérer un projet et suivre votre travail. Vous aurez des champs pour nommer la tâche, toutes les dépendances et à qui elle est attribuée. Ajoutez ensuite la priorité et les dates d'échéance. De plus, vous pouvez suivre sa progression en notant son statut, les dates d'échéance prévues et réelles.

Modèle de liste de tâches

Une liste de tâches est un outil essentiel de gestion des tâches. Notre modèle de liste de tâches gratuit pour Excel contient tout ce dont vous avez besoin pour hiérarchiser votre travail. Il répertorie les tâches, les dates de début et d'échéance, la progression et comporte même une colonne à code couleur pour afficher le pourcentage d'achèvement de votre travail.

Modèle de priorisation des tâches

Nous avons parlé de la matrice d'Eisenhower et notre matrice gratuite de priorisation des projets pour Excel en est une. Il peut être utilisé pour hiérarchiser les projets si vous gérez un portefeuille, mais il est tout aussi utile si vous devez hiérarchiser les tâches d'un projet.

ProjectManager dispose d'outils robustes de hiérarchisation des tâches

ProjectManager est un logiciel primé qui vous aide à hiérarchiser les tâches mieux qu'un modèle statique. D'une part, vous n'avez pas besoin de mettre à jour manuellement notre logiciel. Il contient des données en temps réel qui permettent à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde et connectent des équipes interfonctionnelles, qu'elles se trouvent dans le même bureau ou dans des fuseaux horaires différents. Étant donné que notre logiciel dispose de plusieurs vues de projet, les responsables peuvent planifier et programmer des tâches sur des diagrammes de Gantt et les équipes peuvent les exécuter sur des listes de tâches, des tableaux kanban, des feuilles ou des calendriers. Toutes les vues du projet sont mises à jour automatiquement en temps réel afin que tout le monde travaille toujours avec les données les plus récentes.

Suivez les tâches du chemin critique avec des diagrammes de Gantt en ligne

Avant de pouvoir hiérarchiser les tâches, vous devez les organiser. Nos puissants diagrammes de Gantt vous permettent de planifier des tâches sur une chronologie afin que vous puissiez voir l'ensemble du projet sur un seul écran. Vous pouvez également lier les quatre types de dépendances de tâches pour éviter des retards coûteux et même filtrer le chemin critique pour voir quelles tâches doivent être prioritaires. Enregistrez ensuite votre plan en définissant une ligne de base. Vous pouvez désormais suivre le chemin critique, les progrès et les performances en temps réel, en visualisant l'effort réel par rapport à l'effort planifié. Si vous ne respectez pas les jalons, vous pouvez réaffecter les ressources pour revenir dans les délais.

Mesurer les coûts avec des feuilles de temps et des tableaux de charge de travail

Bien sûr, vous pouvez hiérarchiser toutes les tâches que vous souhaitez. Mais si vous ne prêtez pas attention aux problèmes de gestion des ressources, votre équipe ne travaillera pas à pleine capacité et la productivité en souffrira. Nos fonctionnalités de gestion des ressources vous aident à suivre vos coûts de main-d'œuvre et la charge de travail de votre équipe. Une fois que vous avez téléchargé votre équipe, vous pouvez ajouter son taux horaire et sa disponibilité, ce qui facilite l'attribution de tâches. Pendant qu'ils travaillent, basculez vers le tableau de charge de travail à code couleur pour voir les affectations de chacun au même endroit. Si quelqu'un est sur-affecté, vous pouvez réaffecter son travail directement à partir du graphique. Une fois leur charge de travail équilibrée, vous aurez une équipe plus productive.

Il existe d'autres moyens de surveiller votre équipe pour vous assurer qu'elle exécute les tâches conformément au calendrier. Pour une vue de haut niveau, utilisez notre tableau de bord en temps réel, qui affiche des métriques telles que la charge de travail, les tâches et plus encore dans des graphiques et des tableaux faciles à lire. Il n'y a pas de configuration fastidieuse comme avec d'autres outils légers. C'est prêt quand vous l'êtes. Vous pouvez également générer des rapports personnalisables sur les feuilles de temps, la variance et plus encore pour obtenir plus de détails. Partagez-les ensuite avec les parties prenantes pour les tenir à jour.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne qui vous aide à hiérarchiser les tâches et à les suivre en temps réel. Renforcez les équipes et obtenez la transparence dont les responsables ont besoin pour éliminer les goulots d'étranglement et faire en sorte que tout le monde travaille à pleine capacité. Rejoignez les équipes d'Avis, Nestlé et Siemens qui utilisent notre logiciel pour gérer avec succès leurs projets. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.