La feuille de triche fiscale complète basée aux États-Unis pour les développeurs de plugins et de thèmes WordPress

Publié: 2018-06-20

Il y a un vieil adage " dans ce monde rien ne peut être dit comme certain, sauf la mort et les impôts ". Alors que le premier peut être évité avec de l'exercice et une alimentation saine, le second ne peut pas être évité aussi facilement. Les États-Unis ont un certain nombre de lois fiscales aux niveaux fédéral, étatique et local que les développeurs de thèmes et de plugins WordPress doivent connaître. Cet article parlera des implications fiscales de choses comme l'externalisation du travail, l'incorporation de votre entreprise et les taxes de vente.

En tant qu'ancien comptable qui a fait la transition vers le développement de plugins WordPress, je sais à quel point les problèmes fiscaux auxquels les développeurs sont confrontés peuvent être compliqués. J'ai même développé un plugin pour aider à la création de rapports 1099-MISC pour les affiliés et les marchés multi-fournisseurs appelé WP1099. En tant que pigiste et propriétaire de petite entreprise, je sais à quel point il est difficile de suivre les lois fiscales en constante évolution. Cette aide-mémoire a donc été rédigée pour vous aider à comprendre ce que vous devez faire pour rester en conformité avec les autorités fiscales.

Incorporation de votre entreprise

De nombreuses personnes ayant un thème WordPress ou une entreprise de plugins considèrent le travail comme un « travail parallèle » et ont tendance à le traiter comme tel. Malheureusement, ces emplois parallèles prennent de l'argent réel à de vrais clients. Cela peut signifier que votre travail secondaire peut finir par vous causer des ennuis juridiques si quelque chose ne va pas avec un client.

La meilleure façon de protéger vos biens personnels est de constituer votre entreprise en société. Ce n'est pas un processus difficile, et dans de nombreux États, il est assez peu coûteux à faire.

L'incorporation crée une entité juridique distincte de la ou des personnes qui l'ont créée. Avec cette désignation légale, le ou les propriétaires d'entreprise sont généralement protégés de toute responsabilité personnelle à l'égard des dettes de l'entreprise. Cela signifie que si votre entreprise est poursuivie, vos biens personnels (votre maison, votre voiture, vos comptes de retraite, etc.) ne peuvent pas être rattachés au procès.

Société ou LLC ?

Les sociétés et les sociétés à responsabilité limitée (LLC) offrent toutes deux à leurs propriétaires une protection en matière de responsabilité personnelle décrite précédemment. Ils ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients, il est donc important de choisir le bon type d'entité juridique pour votre entreprise.

Les LLC offrent plusieurs avantages qui profitent aux nouvelles entreprises. Une LLC protège les propriétaires d'entreprise de toute responsabilité personnelle pour les actions de la LLC. Ils n'ont pas non plus de structure de gestion formelle ni d'exigences de réunion formelles comme une société. De plus, les impôts sont payés sur la déclaration de revenus personnelle du propriétaire de l'entreprise, ce qui évite la « double imposition » que les sociétés paient.

Les sociétés, en revanche, sont imposées comme des entités distinctes, ce qui crée ce qu'on appelle une double imposition. Cela signifie qu'ils paient des impôts sur leurs bénéfices via leur déclaration d'impôt sur les sociétés. Ensuite, les propriétaires paient des impôts sur la part des bénéfices qui leur sont distribués sur leur déclaration de revenus personnelle.

Le choix entre une société et une LLC va dépendre d'un certain nombre de facteurs. En règle générale, cependant, les pigistes et les «solopreneurs» voudront choisir une LLC. Si vous ne savez pas quelle est la meilleure entité juridique pour votre entreprise, contactez un avocat spécialisé en droit des affaires dans votre région.

Externalisation du travail

Dans la carrière de chaque solopreneur, il arrive un moment où vous êtes submergé par la quantité de travail que vous avez à faire. Diriger une entreprise est un animal très différent de celui d'être employé. En tant que propriétaire d'entreprise, vous portez tous les chapeaux jusqu'à ce que vous puissiez vous permettre d'embaucher quelqu'un pour faire une partie du travail à votre place.

Diriger une entreprise est un animal très différent de celui d'être employé. En tant que propriétaire d'entreprise, vous portez tous les chapeaux jusqu'à ce que vous puissiez vous permettre d'embaucher quelqu'un pour faire une partie du travail à votre place.Tweet

Mais qu'est-ce que cela signifie d'embaucher quelqu'un? Sont-ils des employés ou sont-ils des sous-traitants?

Selon l'IRS, vous devez examiner la relation entre le travailleur et l'entreprise pour déterminer s'il s'agit d'un entrepreneur indépendant ou d'un employé.

Trois catégories doivent être examinées.

Contrôle comportemental : une entreprise peut-elle diriger et contrôler le travail effectué et la manière dont il est effectué ?
Contrôle financier : Cela comprend la façon dont l'entreprise paie le travailleur. Ainsi que si le travailleur est en mesure ou non de mettre ses services à la disposition d'un marché plus large.
Relation : Existe-t-il des contrats écrits décrivant la relation entre l'entreprise et le travailleur ? L'entreprise offre-t-elle à l'employé des avantages tels qu'une assurance, une pension, des vacances ou une indemnité de maladie ? La relation est-elle considérée comme permanente ou temporaire ?

Tous ces éléments sont pris en compte pour déterminer si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant. Et n'importe lequel d'entre eux peut entraîner la classification du travailleur en tant qu'employé.

Alors, quel est le problème, non ? Un employé, un entrepreneur, quelle différence cela fait-il ?

La différence est que si un travailleur est considéré comme un employé, l'entreprise (également connue sous le nom d'employeur) est responsable de choses comme les charges sociales, l'indemnisation des accidents du travail en cas d'accident du travail et d'autres questions similaires comme l'assurance maladie.

Alors qu'un entrepreneur indépendant est responsable du paiement de ses propres impôts, appelés impôts sur le travail indépendant. Un entrepreneur indépendant est également responsable de sa propre assurance. Cela comprend l'assurance maladie, l'assurance invalidité de longue durée, ainsi que l'assurance responsabilité civile professionnelle qui serait utilisée dans le cas où un litige surviendrait dans le cadre de la conduite des affaires.

Exemple de relation d'employé

Un travailleur peut être considéré comme un employé si vous l'avez embauché à un salaire fixe (ou à un taux horaire), vous lui fournissez des avantages sociaux, vous avez la possibilité de dicter son mode de travail (d'où il doit travailler, les heures auxquelles il doit être disponible , le matériel qu'ils doivent utiliser, etc.).

Par exemple, Sally est embauchée par ABC Co., qui conçoit des sites Web pour des clients en tant que concepteur Web principal. Son salaire est de 50 000 $ par an et elle devrait travailler au siège social du lundi au vendredi chaque semaine entre 9 h et 17 h. Sally recevra également un nouvel ordinateur portable et un logiciel d'ABC Co. qu'elle devra utiliser pour tous les travaux de l'entreprise. Elle bénéficie de deux semaines de congés payés par an, d'une assurance maladie et d'une épargne-retraite équivalente.

Sally est considérée comme une employée.

Exemple de relation d'entrepreneur indépendant

Prenons le même exemple, avec quelques modifications.

La conceptrice Web principale d'ABC Co. était en congé de maternité, et l'un de ses principaux clients avait une mise à jour de la conception qui devait être effectuée dans les deux semaines suivantes. ABC Co. a demandé à Sally de réaliser le projet pour 1 500 $. Sally peut effectuer le travail quand et où elle le souhaite sur son propre ordinateur portable, à condition que le travail soit effectué dans les deux semaines. ABC Co. n'a aucune objection à ce que Sally prenne d'autres clients pendant la même période si elle le souhaite. Une fois le projet terminé, ABC Co. n'a aucune obligation de fournir des travaux supplémentaires à Sally.

Sally est considérée comme un entrepreneur indépendant.

Types d'entrepreneurs indépendants

Vous pouvez généralement trouver les types de travailleurs suivants dans une relation d'entrepreneur indépendant avec une autre entreprise.

Des intérimaires que vous pourriez utiliser pour un travail ponctuel. Par exemple, un graphiste pour créer le logo et l'en-tête de votre entreprise.
Les affiliés sont considérés comme des entrepreneurs indépendants car il n'y a généralement pas de règles quant au moment ou à l'endroit où ils doivent travailler, et leur seul salaire est généré lorsqu'ils apportent des affaires. Un vendeur salarié, en revanche, peut être considéré comme un employé.
Vendeurs sur des marchés en ligne comme ThemeForest, CodeCanyon ou d'autres sites similaires.

1099-MISC Rapports

En tant qu'entreprise, vous n'êtes pas responsable du paiement des charges sociales d'un entrepreneur indépendant. Cependant, vous êtes responsable de déclarer les revenus qu'ils ont gagnés auprès de vous à l'IRS s'ils ont gagné plus d'un certain montant sur le formulaire 1099-MISC. Dans la plupart des cas, ce montant est de 600 $, mais il pourrait être aussi peu que 10 $.

Attendez, 10 $ ? Je pensais que seuls les paiements supérieurs à 600 $ étaient requis sur un 1099-MISC ?

En règle générale, tout paiement de redevances totalisant plus de 10 $ pour l'année doit être déclaré, tandis que la plupart des autres paiements doivent totaliser 600 $ ou plus. Les paiements sont considérés comme des redevances lorsque vous payez une autre personne pour sa propriété intellectuelle. Par exemple, lorsque vous vendez un thème sur ThemeForest, ThemeForest vend votre propriété intellectuelle en votre nom. L'argent qu'ils vous versent est considéré comme des redevances. Tant que vous gagnez 10 $ ou plus au cours de l'année, ThemeForest vous enverra un 1099-MISC.

Afin de déclarer les revenus sur un 1099-MISC, vous devrez collecter les informations du travailleur sur un formulaire IRS W-9. Il est toujours conseillé de demander ces informations lorsque l'entrepreneur commence à travailler pour vous. L'IRS exige que vous disposiez de ces informations dans votre dossier avant d'effectuer des paiements qui dépassent le seuil minimum. Si l'entrepreneur refuse de fournir les informations, l'entreprise est tenue de retenir 28% des paiements et de le soumettre à l'IRS.

Ce n'est amusant pour aucune des parties, il est donc préférable de s'assurer que vos sous-traitants fournissent les informations W-9 à l'avance pour éviter la situation désagréable d'avoir un chèque plus léger que prévu.

Si l'entrepreneur n'est pas basé aux États-Unis, vous aurez besoin d'un W-8BEN comme preuve qu'il n'a pas besoin d'un 1099-MISC.

Pour rendre les choses un peu plus faciles si vous embauchez une société, vous n'êtes pas responsable de déclarer ses revenus sur un 1099-MISC. Cependant, un W-9 identifiera le type d'entité juridique avec laquelle vous travaillez, il est donc important de faire remplir le formulaire par chaque travailleur.

Les rapports 1099-MISC sont un sujet qui pourrait justifier son propre article de blog (ou une série d'articles de blog).

Charges sociales

En tant qu'employeur ayant des employés, vous êtes tenu de retenir les charges sociales sur chaque chèque de paie.

La formule de base pour le salaire d'un employé ressemble à ceci :

Rémunération brute pour la période de paie (salaire ou taux horaire x heures travaillées)
Moins de retenues à la source obligatoires
Moins de retenues volontaires sur les charges sociales

Selon la loi, les employeurs doivent retenir les impôts suivants :

Taxe fédérale sur le revenu. Le montant à retenir varie en fonction du montant que l'employé gagne. Voir Publication 15 pour plus de détails.
Taxe de sécurité sociale. Le montant total est de 12,4 % (6,2 % pour l'employeur et 6,2 % pour le salarié).
Taxe d'assurance-maladie. Le montant total est de 2,9 % (1,45 % pour l'employeur et 1,45 % pour le salarié).
Impôt sur le revenu de l'État. Le montant varie selon l'État, alors vérifiez auprès des autorités fiscales de votre État local.
Taxes locales. Les villes, comtés et autres gouvernements locaux peuvent avoir des impôts sur le revenu supplémentaires qui doivent être retenus. Encore une fois, vérifiez auprès de votre gouvernement local pour plus d'informations.

Les retenues salariales volontaires comprennent les éléments que l'employé a accepté de déduire de son salaire. Cela peut inclure :

Primes d'assurance vie et maladie.
Cotisations au régime de retraite.
Plans d'actionnariat salarié.
Cotisations syndicales et autres dépenses similaires liées à l'emploi.

Semblables aux exigences de déclaration 1099-MISC, les charges sociales sont un sujet en soi. Pour de nombreuses entreprises, il peut être judicieux d'engager un comptable ou une agence de paie pour gérer les calculs à votre place. Le simple fait d'apprendre les règles en constante évolution peut être une distraction suffisante pour votre entreprise et vous empêcher de faire le travail que vous devez faire pour rester en affaires.

Le simple fait d'apprendre les règles en constante évolution peut être une distraction suffisante pour votre entreprise et vous empêcher de faire le travail que vous devez faire pour rester en affaires.Tweet

Finances d'entreprise

Lorsque vous travaillez sur votre activité de thème ou de plugin, il est facile d'utiliser votre compte bancaire personnel pour tous les revenus et dépenses liés à l'entreprise. Cependant, il est important que vous créiez un compte bancaire séparé qui ne soit utilisé qu'à des fins professionnelles.

Tous vos revenus doivent être déposés sur ce compte, et toutes les dépenses que vous avez liées à votre entreprise doivent être payées sur le compte.

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Il n'y a rien de mal à y mettre de l'argent personnel et éventuellement à vous payer à partir du compte de l'entreprise. En fait, c'est assez courant. Lorsqu'une entreprise démarre, elle a besoin d'argent, de sorte que le propriétaire dépose généralement de l'argent sur le compte de l'entreprise. C'est ce qu'on appelle un investissement du propriétaire.

Lorsque vous avez éventuellement besoin de retirer de l'argent de l'entreprise, c'est une bonne idée de mettre les fonds directement dans votre compte personnel. C'est ce qu'on appelle le tirage d'un propriétaire. Donc, dans ce cas, vous vous payerez (2 000 $) plutôt que de payer directement un article (7,39 $ pour un café chez Starbucks).

Lorsque vous évitez d'utiliser votre compte professionnel pour payer directement des objets personnels, cela vous facilite la vie au moment de faire vos impôts. Au moment des impôts, vous saurez que les dépenses et les revenus de votre compte d'entreprise sont uniquement à des fins commerciales. Il n'est pas nécessaire de rechercher des dizaines d'autres transactions personnelles dans votre relevé bancaire lors du rapprochement de vos livres.

Taxes de vente

Votre entreprise vendra probablement un produit ou un service à vos clients. Dans de nombreux cas, vous devez également percevoir des taxes de vente.

Aux États-Unis, il n'y a pas de taxe de vente au niveau fédéral qui s'applique à l'échelle nationale. L'inconvénient est que les taxes de vente que nous devons percevoir varient d'un État à l'autre et, dans certains cas, d'une ville à l'autre.

Pour compliquer davantage les choses, chaque taxe de vente locale s'applique à des choses différentes. Par exemple, dans certaines régions, les services ne sont pas taxables, alors que les produits numériques le sont. Chaque juridiction peut facturer des taux de taxe de vente différents sur différentes catégories d'articles, donc ce n'est pas parce que quelque chose est taxable qu'il est taxé au même taux que tout le reste.

Pour plus d'informations sur les taux de taxe de vente, visitez le site Web de l'Institut de la taxe de vente ou votre autorité fiscale locale.

TVA UE

Ce n'est pas parce que vous êtes une entreprise basée aux États-Unis que d'autres pays ne vont pas taxer les ventes que vous effectuez dans leurs juridictions.

L'Union européenne facture une taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur la plupart des ventes effectuées dans l'UE.

Mais attendez, je ne vends pas dans l'UE, je suis situé en Amérique !

Techniquement, en tant que fournisseur de produits numériques aux clients de l'UE, votre entreprise est responsable de la facturation de la TVA et de sa soumission aux différents gouvernements. La TVA n'est cependant pas un simple pourcentage fixe, car chaque pays a son propre taux et sa propre autorité fiscale à laquelle vous devez vous soumettre.

Si vous êtes une entreprise B2B, vous n'aurez peut-être pas besoin de percevoir la TVA car il incombe à l'acheteur de payer la TVA. Cependant, vous devrez collecter et vérifier le numéro de TVA du client pour vous assurer qu'il ne s'agit pas d'un particulier qui tente d'éviter de payer la taxe avec un faux numéro de TVA.

La TVA n'est pas un simple pourcentage fixe, car chaque pays a son propre taux et sa propre autorité fiscale à laquelle vous devez vous soumettre.Tweet

Tout comme les taxes de vente et les rapports 1099-MISC, la TVA de l'UE est un sujet compliqué qui pourrait nécessiter sa propre série d'articles de blog. Sachez simplement qu'il est de votre responsabilité de déclarer et de payer la TVA auprès des autorités fiscales européennes compétentes. Cependant, utiliser une solution comme Freemius pour vendre vos produits WordPress vous libère de cette responsabilité en la gérant pour votre entreprise.

Les impôts sont durs

Il y a un dicton " si vous pensez qu'embaucher un professionnel coûte cher, attendez d'embaucher un amateur ". Je pense que ce dicton est particulièrement applicable lorsque vous décidez de vous occuper ou non des questions liées à la fiscalité des entreprises par vous-même. Il y a des pénalités pour avoir omis de déposer ou de retenir suffisamment d'argent. Si cela ne suffisait pas à effrayer quelqu'un pour qu'il engage un comptable fiscaliste professionnel, sachez également que les règles fiscales changent tout le temps. Ainsi, même si vous avez une bonne idée de ce dont votre entreprise est responsable cette année, il y a de fortes chances que l'année prochaine apporte une toute nouvelle série de changements.

Si vous n'êtes pas certain de ce dont votre entreprise est responsable d'un point de vue fiscal, ma recommandation serait d'embaucher un CPA ou un comptable fiscaliste pour vous guider sur la bonne voie.