La puissance d'une réponse rapide : comment la rapidité des e-mails sauve la journée

Et si vous pouviez avoir une meilleure confiance et fidélité des clients directement à portée de main ?

Les entreprises passent souvent de nombreuses années à essayer de cultiver cette confiance et cette loyauté. Malheureusement, de nombreuses entreprises négligent la meilleure façon d'atteindre cet objectif : élaborer une réponse rapide à chaque e-mail client.

La rapidité des e-mails peut sauver la mise et vraiment mettre votre entreprise (en particulier une entreprise locale) sur la carte. Toujours pas convaincu ? Continuez à lire pour découvrir notre guide complet expliquant pourquoi une réponse rapide par e-mail est si importante.

Courtoisie simple

Parfois, la meilleure raison de faire quelque chose est aussi la raison la plus simple. Et lorsqu'il s'agit de savoir pourquoi chaque e-mail client a besoin d'une réponse rapide, cela revient en grande partie à une simple courtoisie.

Nous savons tous à quel point il peut être frustrant de ne pas répondre à un e-mail. Et très bientôt, vous lirez beaucoup d'intention dans ce manque de réponse. Vous pensez peut-être que l'autre partie est impolie, irrespectueuse et dédaigneuse.

C'est déjà assez grave lorsqu'il s'agit d'e-mails personnels ou d'e-mails intra-entreprise. Mais lorsqu'il s'agit de clients, ils ne sont pas susceptibles d'attendre indéfiniment une réponse. Au lieu de cela, ils sont susceptibles de faire affaire avec vos concurrents !

Même si votre e-mail est court et précis (nous y reviendrons plus tard), reconnaître rapidement les clients est une façon de leur montrer courtoisie et respect.

Nettoyer la boîte de réception

Avouons-le : parfois, il n'y a rien de plus stressant que de découvrir combien d'e-mails non lus se trouvent dans votre boîte de réception.

Si vous ne faites pas attention, ces e-mails continueront à s'accumuler. Non seulement cela nuira à votre productivité, mais la simple vue de l'augmentation des numéros de votre boîte de réception ne fera que causer plus de stress chaque jour.

Longue histoire courte? Vous devez prendre l'habitude de répondre aux e-mails (en particulier des clients) dès qu'ils arrivent. Les clients s'attendent généralement à des réponses plus courtes, donc une réponse instantanée ne prendra pas beaucoup de temps à écrire. Et vous garderez vos clients satisfaits tout en réalisant le rêve de tout travailleur : une boîte de réception sans nouveaux messages !

Apparence de fiabilité

En ce qui concerne votre entreprise et votre marque, il n'est pas exagéré de dire que votre réputation est primordiale. C'est pourquoi les entreprises investissent des millions de dollars dans des campagnes de marketing complexes : pour construire leur marque et renforcer leur réputation. Mais l'un des meilleurs moyens de bâtir votre réputation ne coûte rien, et c'est de fournir une réponse rapide à chaque e-mail de client.

Peu importe comment vous répondez et combien (ou peu) vous écrivez, une réponse rapide en dit long sur vous et votre entreprise. Cela montre que vous êtes à la fois rapide et fiable. Finalement, les clients qui remarqueront votre service client rapide considéreront votre entreprise comme très digne de confiance.

Et cette confiance n'est pas venue d'une campagne de marketing coûteuse. Au lieu de cela, tout se résume à appuyer sur le bouton "envoyer" en temps opportun.

Responsabilité accrue

Nous nous sommes beaucoup concentrés sur la façon dont une réponse rapide par e-mail est bénéfique pour vos clients. Mais il vous est également bénéfique car il vous aide à faire ce que vous pensiez peut-être impossible : il élimine la procrastination.

La essence de la procrastination se résume principalement à ces quatre petits mots : "Je le ferai plus tard." Mais lorsqu'il s'agit d'e-mails clients, le faire « plus tard » est très dangereux. À ce moment-là, votre réputation a déjà été endommagée et le client a peut-être pris ses affaires ailleurs.

Cependant, imaginez ce qui se passe après avoir envoyé une réponse rapide telle que « Merci d'avoir pris le temps de nous écrire. Je vais examiner votre question et y répondre dès que possible.

Le client sera heureux que vous ayez répondu si rapidement. Mais tout aussi important, vous avez maintenant fait la promesse de se pencher sur leur problème. Au lieu d'oublier l'e-mail ou leur préoccupation, vous vous êtes assuré que la résolution de leur problème est désormais l'une de vos priorités immédiates pour la journée.

Et juste comme ça, vous avez vaincu la procrastination. Une réponse rapide vous aide à accroître votre responsabilité et à recentrer vos priorités sur l'amélioration du service client.

Achetez-vous du temps

Quel est le principal obstacle à la rédaction d'une réponse rapide à chaque client ? Dans certains cas, vous pourriez avoir peur de répondre aux clients qui ont des questions complexes ou des problèmes sérieux. Et la raison en est qu'il faudra un certain temps pour élaborer la réponse qu'ils méritent.

Mais comme nous l'avons noté, l'un des avantages d'une réponse instantanée aux e-mails des consommateurs est qu'elle peut être courte. Et "court" ne veut pas dire "définitif". Comme le montre notre exemple ci-dessus, vous pouvez simplement remercier le client d'avoir écrit et vous engager à lui répondre dans les plus brefs délais.

Ces types d'e-mails d'accusé de réception courts aident le client à se sentir vu et entendu. Dans le même temps, la réponse rapide vous permet de gagner du temps pour rechercher des réponses plus complètes aux questions et préoccupations des clients.

Désamorcer les situations volatiles

En parlant de questions et de préoccupations des clients, voici une vérité simple : vos clients les plus heureux et les plus satisfaits sont les moins susceptibles de vous envoyer un e-mail. Au lieu de cela, vous êtes beaucoup plus susceptible d'entendre des clients qui ont eu une expérience négative.

Pour cette raison, l'une des principales raisons d'envoyer une réponse rapide aux clients est d'aider à désamorcer une situation volatile. À un niveau très basique, cette stratégie fonctionne car lorsqu'un client est déjà en colère, le faire attendre longtemps pour une réponse ne fera que le rendre encore plus en colère.

Si vous voulez vous assurer que votre réponse initiale semble neutre et respectueuse, vous pouvez utiliser un modèle de courrier électronique et modifiez votre réponse au besoin. Et modèle ou pas modèle, votre e-mail doit souligner votre respect pour le client et votre désir de résoudre son problème.

En fin de compte, vous ne pourrez peut-être pas rendre tout le monde heureux. Mais répondre rapidement aux préoccupations des clients avec courtoisie et respect est la pierre angulaire d'un service client de haute qualité.

Réponse rapide aux e-mails : quelle est la prochaine étape ?

Vous savez maintenant pourquoi une réponse rapide aux e-mails des clients est si importante. Mais savez-vous qui peut faire passer votre marketing par e-mail au niveau supérieur ?

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