Le guide ultime de la facturation pour les influenceurs et les créateurs de contenu

Vous venez de tout conclure avec votre dernier partenariat de marque (félicitations !). Le contenu est approuvé et il se trouve dans l'outil de planification Instagram de Tailwind, prêt à être bientôt mis en ligne.

Il ne vous reste plus qu'à envoyer une facture à la marque pour être payé… Mais des questions importantes peuvent ralentir ce processus : à qui devez-vous envoyer la facture ? Y avait-il un numéro de bon de commande ? Quelles étaient encore les conditions de paiement ? Mon paiement est en retard, comment dois-je le signaler ?

Si la facturation et le paiement vous semblent parfois une corvée, ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas seul.

À moins que vous n'ayez un agent qui s'occupe de la facturation et des paiements pour vous, cela peut prendre du temps et de l'énergie et devenir gênant. Ce guide est écrit pour fournir des trucs et astuces facilitant la facturation afin de minimiser les problèmes de paiement.

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Pas de carte de crédit nécessaire

Envoyez toujours une facture

L'envoi de votre facture devrait être la première étape pour être payé. Toujours. Même lorsqu'une marque, une agence ou une plateforme d'influence dit que vous n'en avez pas besoin, il est important d'envoyer vos propres factures. Mais pourquoi?

En tant que créateur, vous dirigez votre propre petite entreprise. Il est important d'avoir un registre de tous vos revenus à des fins fiscales et de ce qui vous est dû afin que vous puissiez être payé. Les marketeurs travaillent avec des dizaines voire des centaines d'influenceurs. Il n'est pas rare que les paiements soient parfois en retard ou oubliés !

Le suivi de votre facture est tout aussi important que son envoi. Si vous n'envoyez que quelques factures, vous pouvez gérer le suivi dans Excel ou Google Sheets. Un outil appelé Lumanu est une option parfaite conçue par les créateurs pour facturer les marques. Il suit également vos factures pour vous. Freshbooks et QuickBooks sont parfaits si vous souhaitez des fonctionnalités de comptabilité plus avancées, telles que la possibilité d'exécuter des rapports de vieillissement des créances.

Quel que soit le choix, il est important de saisir les éléments de base lors du suivi - numéro de facture, date d'échéance, montant et, bien sûr, la marque et les coordonnées de la personne qui paie. Le suivi de ces bases garantira un processus de facturation fluide pour vous et votre partenaire de marque.

Convenez des conditions de paiement avant la collaboration

Les conditions de paiement doivent toujours inclure :

1. Quand vous allez être payé. Un terme standard est « 30 jours après la publication du contenu » (c'est-à-dire 30 jours après la mise en ligne du contenu). Bien que la plupart des pigistes aimeraient être payés immédiatement, il est courant que les services de comptabilité fournisseurs de la plupart des grandes entreprises mettent en place un processus de X jours nets (généralement 30, 45 ou même 60 jours).
2. Comment allez-vous être payé. Assurez-vous d'être payé selon vos conditions. Ajoutez une clause simple dans votre accord qui se lit quelque chose comme -> "le créateur sera payé selon les instructions de paiement sur la facture". Les problèmes courants auxquels les créateurs sont confrontés incluent a) Un processus d'inscription obligatoire avec un logiciel de paiement qui n'est pas mis en place avant qu'il soit temps de vous payer (ajoutant des jours jusqu'à ce que vous soyez payé) et b) Lorsqu'une marque insiste pour payer via PayPal et ne ne couvre pas les frais.
3. Quand (et qui) devez-vous facturer. Assurez-vous d'envoyer la facture à la bonne personne et au bon moment. Il est courant que les marques perdent la trace des paiements des influenceurs et qu'elles se perdent dans la boîte de réception des e-mails.

Les marques sont de plus en plus flexibles lorsqu'il s'agit de rémunérer les freelances, en particulier les influenceurs des réseaux sociaux. Les grandes marques réalisent que la collaboration est une question de partenariats et que la flexibilité peut aller très loin. C'est une bonne idée de proposer les conditions et méthodes de paiement que vous préférez lorsque vous vous engagez avec une marque. En fin de compte, lors de la gestion de votre entreprise, vous voudrez choisir comment gérer votre comptabilité. Cela commence par la facturation des marques via la solution choisie.

Ce qu'il faut inclure dans votre facture d'influenceur

Il y a quelques notions de base à maîtriser lors de la création d'une facture professionnelle. Vous pouvez configurer un modèle de facture, télécharger un modèle de facture gratuit ou utiliser une solution logicielle pour créer et envoyer des factures professionnelles (par exemple Lumanu, Freshbooks, Quickbooks). L'avantage du logiciel est qu'il vous aidera à suivre l'état de la facture et à fournir des options de traitement rapide des paiements.

Si vous utilisez une solution logicielle, ils s'en chargeront pour vous. Voici les champs standard que vous devez inclure dans toutes vos factures :

1. Numéro et date de facture : indiquez la date d'envoi de votre facture ainsi qu'un numéro de facture unique en haut de votre facture. Un numéro unique vous permettra de suivre les paiements et d'être utile à des fins fiscales.
2. Votre nom complet et vos coordonnées : incluez votre nom légal complet ou le nom de votre entreprise. Indiquez également votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Ceux-ci sont généralement nécessaires à votre partenaire pour vous configurer pour le paiement dans son système.
3. Coordonnées de votre client : Le nom de l'entreprise et les coordonnées du payeur (nom et adresse électronique).
4. Description - nom de la campagne ou titre de la publication : ils correspondent bien aux éléments de ligne de votre facture. Assurez-vous de suivre les instructions envoyées par votre partenaire ou demandez-lui comment il aimerait que cela soit présenté sur la facture. Les éléments de ligne peuvent indiquer le nom de la campagne, les livrables et des informations supplémentaires faisant référence à vos publications sponsorisées. Certains sous-totaux d'éléments de ligne que vous pouvez inclure - coût mensuel, taux horaire ou coût par publication. Si vous avez un suivi du temps à inclure pour être payé à l'heure, incluez le taux horaire et le sous-total.
5. Montant : Vers le bas de votre facture d'influenceur, ajoutez le montant total en gras.
6. Conditions de paiement/date d'échéance : Assurez-vous de facturer selon les conditions de paiement convenues. Les conditions de paiement incorrectes sont la principale raison pour laquelle les factures ne sont pas payées. Les termes sont généralement Net X Days ou une date d'échéance spécifiée. Incluez TOUJOURS la date d'échéance réelle pour éliminer toute confusion.
7. Modes de paiement : un logiciel automatisé fournira une variété de moyens de paiement (ACH, PayPal, carte de crédit, etc.) Si vous utilisez votre propre modèle de facture, écrivez les instructions de paiement au bas de votre facture. Offrir aux marques plusieurs options de paiement permet d'assurer un paiement avec moins de tracas.

Quand envoyer votre facture d'influenceur

En règle générale, vous pouvez envoyer des factures lorsque vous terminez les livrables de la campagne ou à l'avance (lorsque vous signez l'accord). Ce que vous ferez réellement dépendra de vos négociations avec votre partenaire. Comprenez le processus AP de votre partenaire, car vous devrez peut-être ajuster le calendrier pour vous adapter à son processus ou il peut ajuster son processus pour s'adapter à votre calendrier.

Voici quelques termes typiques pour les collaborations de marketing d'influence :

• Net 30 jours après la fin du livrable de la campagne
• Net 30/ 45/ 60/ 90 jours à compter de la date de facturation - peut parfois travailler avec votre contact pour facturer avant la fin de la campagne, la date d'échéance tombant après la date de livraison prévue
• 50 % à l'avance et 50 % net X jours (voir ci-dessus)

Gardez votre e-mail de facturation concis et précis. Dans la ligne d'objet, assurez-vous d'inclure le mot « FACTURE », votre nom et une brève description. Cela aidera le destinataire à identifier votre e-mail et à le prioriser. Dans l'e-mail, indiquez le montant et la date d'échéance.

Comment et quand faire le suivi

La poursuite du paiement peut être frustrante et gênante, une autre raison d'utiliser une plate-forme comme Lumanu qui assurera automatiquement le suivi des factures pour vous et vous donnera une visibilité sur l'état de paiement des demandes en attente.

Avant l'échéance de votre facture – Assurez-vous que votre contact a bien reçu la facture. Demandez un accusé de réception lors de l'envoi de la facture.

Lorsque votre facture est due - Envoyez un doux rappel avant la date d'échéance, un rappel que le paiement est dû dans 3 jours permet d'assurer un paiement à temps.

Lorsque votre facture est en retard – Les retards de paiement se produisent pour diverses raisons. Les services des comptes fournisseurs gèrent les flux de trésorerie et ont souvent un système de paiement en place. Il est important de suivre les détails, y compris la date d'échéance du paiement et les options de paiement.

Que faire des "add-ons" et des changements de périmètre

Génial, votre partenaire de marque veut vous payer plus d'argent ! Ou ils veulent demander gratuitement plus de choses en dehors de votre accord - cela ne fait pas de mal de demander.

Lorsque cela se produit, vous avez plusieurs options : créer et envoyer une autre facture ou annuler la facture d'origine, puis la mettre à jour et la renvoyer avec la portée étendue et le nouveau montant en dollars. Assurez-vous de créer un nouveau numéro de facture et d'envoyer une annulation pour l'ancienne facture afin que vous receviez le montant correct.

Solutions de facturation des influenceurs recommandées

Spécialement conçu pour les créateurs : Lumanu a été conçu dès le départ pour répondre aux besoins de facturation des influenceurs. Il est compatible avec l'iPhone et ils ont rendu la facturation aussi simple que Venmo. De plus, nous adorons leurs revenus cumulés depuis le début de l'année, leur suivi et leur tableau de bord propre pour suivre facilement l'état des paiements. La création et l'envoi de factures sont gratuits et ils facturent des frais de traitement inférieurs à ceux de PayPal, les paiements étant envoyés directement sur votre compte bancaire. Lumanu Payments est "sur invitation uniquement", Tailwind est heureux d'offrir un accès spécial à Lumanu Payments.

Fonctionnalités avancées pour le petit empire : Freshbooks vaut le détour si vous avez besoin d'un logiciel de comptabilité et de tenue de livres à part entière. Nous parlons de rapports chronologiques sur les comptes clients, d'écritures dans le grand livre général et de rapports complets sur les profits et pertes. Les cloches et les sifflets supplémentaires vous coûteront des frais mensuels peu élevés ainsi que des coûts de traitement des paiements plus élevés sur les factures.

Pour le pigiste bricoleur : la plupart des modèles "gratuits" en ligne que vous trouverez sur un site Web factureront ensuite le traitement des paiements (doivent gagner de l'argent d'une manière ou d'une autre). Si vous souhaitez créer et envoyer vos propres modèles, nous vous recommandons de récupérer un modèle de facture de Microsoft Office au format Word ou Excel. Vous pouvez toujours ouvrir dans Google docs également si vous n'êtes pas un utilisateur Office.

Exemple de modèle Microsoft :

La facturation simplifiée

La gestion de votre petite entreprise en tant que freelance créatif est devenue plus facile - nous l'espérons ! En exécutant un processus cohérent pour vous assurer que les conditions de paiement sont convenues à l'avance et que des factures exactes sont envoyées, vous passerez moins de temps à vous soucier de la poursuite du paiement et plus de temps à créer. De nombreuses ressources sont disponibles pour vous aider à développer votre entreprise et, en fin de compte, votre marque.

Psst ! Cette épingle a été créée en quelques secondes avec Tailwind Create. Essayez-le par vous-même !