Contrat temps et matériaux (T&M) : quand en utiliser un et meilleures pratiques

Il existe deux façons pour les propriétaires de payer les travaux effectués sur un projet. L'un est par un prix fixe, où un contrat définit ce qui sera fait et fixe un prix spécifique et final pour ce travail. Si l'équipe prend trop de temps pour accomplir ses tâches ou nécessite plus de matériel que prévu dans le contrat, elle absorbe ces coûts.

L'autre est un contrat temps et matériaux. Comme son nom l'indique, il s'agit d'un accord plus flexible qui facture au client la durée du travail et les matériaux utilisés. Un contrat T&M est-il adapté à votre projet ? Avant de décider comment payer les services liés à votre prochain projet, prenez un moment pour vous renseigner sur ce qu'est un contrat temps et matériaux et quand il est conseillé d'en utiliser un.

Quels sont le temps et les matériaux pour un projet de construction ?

Le terme « temps et matériaux » fait référence à la quantité de temps et de matériaux de construction dont un entrepreneur ou un sous-traitant a besoin pour exécuter le projet. Le temps et les matériaux sont souvent désignés par la sténographie T&M.

Toutes les tâches d'un projet de construction utilisent du matériel et prennent du temps à exécuter. Lorsque le terme est utilisé, il indique que l'entrepreneur facture le temps qu'il consacre à la tâche et quels que soient les matériaux utilisés dans le processus.

Qu'est-ce qu'un contrat temps et matériaux ?

Un contrat temps et matériaux est couramment utilisé dans la gestion de projets de construction, bien qu'il soit également utilisé dans le développement de produits et d'autres types ou projets. Fondamentalement, un contrat de temps et de matériaux décrit comment l'employeur paiera un entrepreneur pour le temps qu'il consacre au projet et les matériaux qu'il utilise pour exécuter le travail.

Cela signifie que l'entrepreneur suit le temps et les matériaux utilisés par son équipe ou ses sous-traitants. Ils utilisent ces données pour facturer l'employeur de manière appropriée tout au long du projet. Cependant, les contrats T&M peuvent avoir un prix maximum garanti qui plafonne les coûts.

Un contrat de temps et de matériaux est utilisé lorsque le projet est à durée indéterminée ou indéfini, et qu'une estimation précise du temps et des matériaux nécessaires ne peut pas être calculée. Dans ce cas, un contrat à prix fixe est déconseillé car les coûts réels peuvent dépasser de loin le contrat convenu.

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En quoi un contrat T&M est-il différent des autres contrats ?

Comme mentionné ci-dessus, il existe deux principaux types de plans de paiement dans l'administration des contrats. Les contrats T&M sont utilisés lorsque les plans ne sont pas suffisamment précis pour utiliser un contrat à prix fixe (car il n'y a pas de prix défini pour le travail.) Au lieu de cela, les entrepreneurs sont remboursés pour tous les matériaux achetés et reçoivent un taux journalier ou horaire pour leur travail.

Au-delà des contrats de T&M et des contrats à prix fixe, il existe un troisième type de contrat de construction appelé contrat à frais remboursables. C'est à ce moment que le propriétaire paie l'entrepreneur pour le coût réel des travaux. Cela comprend les coûts directs et indirects, tels que les matériaux, l'équipement et tout autre élément, y compris le salaire, qui doivent être payés pour faire le travail. Les entrepreneurs ajouteront une clause, telle qu'une redevance fixe ou une incitation, pour réaliser un profit.

Quand utiliser un contrat temps et matériaux

Encore une fois, un contrat T&M est idéal pour un projet sans estimation claire ou précise du temps et des coûts impliqués. Il ne sert à rien d'utiliser un contrat à prix fixe à moins qu'il existe un moyen de déterminer le coût. Et un contrat à frais remboursables serait impossible à déterminer sans connaître le temps exact et les matériaux nécessaires à l'exécution des travaux.

Cependant, un contrat temps et matériaux est conseillé lorsque la durée du projet est inconnue, mais il existe un taux horaire fixe pour la main-d'œuvre impliquée. Lors de l'utilisation d'un T&M, les entrepreneurs ajoutent généralement une majoration comprise entre 15 et 35 %.

Par conséquent, un contrat de temps et de matériaux serait une option pour le processus d'appel d'offres de construction lorsqu'il s'agit de scénarios imprévisibles. Il n'est possible de conclure un tel accord que lorsque les deux parties s'accordent sur les conditions, bien que cela soit vrai pour tous les contrats. Plus important encore, un contrat T&M est idéal lorsqu'il y a un besoin de flexibilité, ou si vous êtes nouveau dans l'industrie et ne pouvez pas faire d'estimations précises des coûts et de la durée.

Meilleures pratiques pour le contrat T&M

Lors de la conclusion d'un contrat, il est important que l'accord soit écrit. Les deux parties doivent s'entendre sur les conditions et les signer. Cela est particulièrement vrai pour le contrat de temps et de matériaux, car il peut se retrouver avec l'employeur saignant de l'argent sans rapports quotidiens de construction. Comme mentionné précédemment, avoir un prix maximum est une garantie recommandée.

Lorsque vous travaillez avec un entrepreneur, assurez-vous qu'il est agréé par le Conseil des licences de l'État des entrepreneurs et que le travail qu'il effectue s'inscrit dans le cadre de cette licence. Travailler avec des entrepreneurs sans licence ouvre des responsabilités qui peuvent avoir un impact sur le projet et même sur l'ensemble de l'organisation. Cela est également vrai pour les licences commerciales ou l'enregistrement à la taxe professionnelle si requis dans la juridiction où le projet se déroule.

Un problème avec les contrats T&M est qu'ils peuvent entraîner plus de poursuites qu'un contrat à prix fixe. Par conséquent, connaissez les risques et les conséquences liés à la sous-traitance avec des travailleurs tiers. Il peut y avoir des problèmes d'arriérés d'impôts et d'autres pénalités de l'IRS, des arriérés de salaire et des dommages à la réputation de l'organisation.

Avantages et inconvénients des contrats de temps et de matériel

Prenons un moment pour examiner les avantages et les problèmes des contrats de temps et de matériel. Selon la situation, il peut s'agir du type de contrat qui fonctionne dans le cadre d'un projet de construction. Ils peuvent tout aussi bien être un inconvénient et les inconvénients peuvent l'emporter sur les avantages, conduisant une organisation à rechercher l'une des autres options de contrat.

Les avantages des contrats T&M

• Il est facile de réagir aux changements dans le projet.
• Les retards et les barrages routiers peuvent être traités facilement.
• Les négociations sont fixées au début du travail.

Les inconvénients des contrats T&M

• Le suivi du temps et des matériaux peut être difficile.
• Les entrepreneurs sont peu incités à travailler efficacement.
• Les entrepreneurs doivent assumer leurs propres frais.

Comment ProjectManager aide avec le suivi du temps et des matériaux

Les contrats temps et matériel peuvent vous convenir. Mais si vous allez en utiliser un, il est crucial que vous suiviez de près le temps et les matériaux utilisés par votre entrepreneur. De cette façon, vous ne payez que pour le travail réellement effectué. ProjectManager est un logiciel de gestion de projets de construction primé qui peut surveiller le temps de travail de vos entrepreneurs et suivre les matériaux qu'ils utilisent, le tout en temps réel.

Gestion du temps facile

Il est facile d'intégrer les sous-traitants à notre outil, et les paramètres de sécurité garantissent qu'ils ne peuvent accéder qu'aux parties du logiciel que vous leur autorisez à utiliser. Une fonctionnalité qui vous aide à suivre leur travail est nos feuilles de temps. Le temps est enregistré sur la page Mon travail ou temps de notre logiciel. Lorsque les sous-traitants soumettent leurs feuilles de temps, elles sont envoyées à une personne autorisée à les approuver et verrouillées pour assurer la sécurité des données.

Planifier avec des diagrammes de Gantt

Utilisez notre vue de diagramme de Gantt pour planifier et programmer votre projet. Vous pouvez assigner et suivre le travail des sous-traitants, ainsi que suivre les dépenses Une fois que vous avez un calendrier et un budget, définissez la ligne de base et vous pouvez maintenant comparer les progrès et les coûts réels à votre plan. Si vous remarquez que les entrepreneurs dépensent trop de temps ou d'argent, vous pouvez résoudre le problème avant qu'il ne devienne un problème.

Suivre avec des tableaux de bord

Il existe également un tableau de bord en direct qui suit une vue de haut niveau de l'avancement et des performances du projet. Il collecte automatiquement des données en temps réel et les calcule en coûts de projet, temps, variance et plus encore. Quel que soit le type de contrat que vous utilisez, notre outil s'assurera que vos sous-traitants travaillent efficacement.

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui vous aide à organiser les tâches, les équipes et les projets. Planifiez, surveillez et faites des rapports sur votre projet. Gérez votre projet à chaque étape de son cycle de vie tout en donnant à vos équipes les outils dont elles ont besoin pour collaborer et travailler de manière plus productive. Rejoignez les dizaines de milliers d'équipes qui utilisent déjà notre outil et profitez dès aujourd'hui de cet essai gratuit de 30 jours.