21 compétences en gestion du temps que chaque professionnel doit avoir

Les compétences en gestion du temps sont essentielles au succès.

Apprendre à gérer efficacement votre temps vous aidera à en faire plus chaque jour de travail, à augmenter votre efficacité et, en fin de compte, à augmenter votre valeur pour votre entreprise.

Dans ce guide, je vais vous montrer 21 compétences en gestion du temps que vous devriez avoir.

Prêt? Plongeons-nous !

Les compétences les plus importantes en gestion du temps

Alors, quelles compétences en gestion du temps sont les plus importantes ?

1. Dire non.

D'abord et avant tout, vous devez être capable de repousser les efforts des autres pour utiliser votre temps. Certaines tâches et responsabilités dans votre vie professionnelle ne feront rien (ou presque) pour vous aider à atteindre vos propres objectifs.

Il y aura des clients qui ne feront pas progresser votre entreprise et des tâches qui ne vous aideront pas à apprendre ou à grandir. Apprendre à identifier ces sources potentielles de perte de temps et leur dire « non » peut vous aider à les éviter, en attirant plutôt votre attention sur les opportunités qui comptent.

C'est l'un des conseils de gestion du temps les plus importants pour le travail, en particulier.

2. Établissement d'objectifs.

Vous devez également être capable de définir et de comprendre vos propres objectifs. La gestion du temps peut signifier différentes choses pour différentes personnes, et si vous n'êtes pas sûr de ce que vous voulez, vous ne pourrez pas prouver dans une direction définitive.

Par exemple, disons que votre objectif principal est de quitter le bureau à l'heure, tout en accomplissant la même quantité de travail ; si tel est le cas, vous devrez vous concentrer sur l'amélioration de votre efficacité.

Mais si votre objectif principal est d'améliorer la rentabilité de votre entreprise, vous devrez optimiser votre approche différemment.

L'établissement d'objectifs est également important à plus petite échelle; par exemple, vous pouvez vous engager à passer trois heures de moins sur les réseaux sociaux chaque semaine, afin de pouvoir vous concentrer sur des tâches plus importantes.

3. Gestion du stress.

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Tout le monde est stressé au travail, mais si votre niveau de stress devient trop élevé, il peut gravement affecter vos performances, vous rendant incapable de vous concentrer et, dans certains cas, vous faisant manquer des journées entières pour cause de maladie.

Par conséquent, la gestion de votre stress peut vous aider à gérer votre temps.

Il existe de nombreuses stratégies qui peuvent réduire votre niveau de stress, notamment l'exercice physique, le sommeil supplémentaire, la méditation et plus de temps libre.

4. Délégation.

Apprendre quand déléguer et comment déléguer est l'une des compétences de gestion du temps les plus importantes que les professionnels doivent maîtriser.

Il y a de fortes chances qu'il y ait des tâches que vous faites tous les jours qu'une personne moins qualifiée ou différemment qualifiée pourrait faire aussi bien, et pour moins d'argent que vous ne valez. Il se peut également que certains membres de votre équipe aient moins à faire et soient en mesure d'assumer le travail supplémentaire. Dans ces situations, déléguer la tâche est supérieur à essayer de le faire soi-même.

Attribuer la tâche à la meilleure personne possible et être précis et clair dans la description de votre mission peut vous aider à vous améliorer encore plus.

5. Priorisation.

La gestion du temps vous oblige à prioriser correctement. De manière générale, la meilleure façon d'y parvenir est d'évaluer à la fois l'urgence et l'importance de chaque tâche de votre liste de tâches.

L'urgence fait référence à l'urgence d'une question; est-ce seulement pertinent dans les prochaines heures, ou est-ce quelque chose qui pourrait potentiellement attendre un mois. L'importance fait référence à son importance pour votre résultat net ; cela vous aidera-t-il à atteindre vos objectifs à long terme, ou est-ce au mieux trivial ?

En combinant ces facteurs, vous devriez être en mesure de proposer un système de commande qui vous permette de vous attaquer d'abord à vos tâches les plus importantes.

6. Planification.

La planification peut sembler simple, mais la planification comporte deux éléments qui peuvent grandement améliorer la façon dont vous passez votre temps.

Premièrement, il y a la lutte contre la loi de Parkinson. La loi de Parkinson est un adage informel qui stipule que "le travail se dilate de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement". En d'autres termes, plus vous consacrez de temps à une tâche, plus il vous faudra de temps pour la faire ; vous pouvez lutter contre cela en planifiant de manière agressive, avec des délais serrés.

Deuxièmement, il faut trouver l'équilibre entre rigidité et flexibilité. Il est important de planifier autant de tâches que possible, afin que vous sachiez comment planifier et exécuter votre journée, mais il est également important de laisser une certaine marge de manœuvre, au cas où de nouvelles priorités émergeraient ou si certaines tâches prenaient plus de temps que prévu.

Cet équilibre sera différent pour chaque emploi.

7. Concentrez-vous.

Vous travaillerez plus efficacement, accomplissant des tâches en moins de temps, si ces tâches retiennent toute votre attention.

Si vous êtes distrait, même légèrement, cela peut prendre jusqu'à 23 minutes pour récupérer complètement. De même, si vous essayez d'effectuer plusieurs tâches à la fois, vous réduirez instantanément votre efficacité à chaque tâche que vous essayez de jongler.

Apprendre à se concentrer peut être difficile, mais cela devient beaucoup plus facile avec l'aide de la méditation de pleine conscience et lorsque vous éliminez les distractions potentielles dans votre environnement de travail.

8. Organisation.

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Ce ne devrait être un secret pour personne que les personnes mieux organisées finissent par consacrer moins de temps aux tâches. Ils savent exactement où trouver chaque fichier dont ils ont besoin et ils ne perdent jamais la trace de choses comme les notes de réunion.

Il existe des méthodes d'organisation qui s'appliquent à différents domaines de votre travail ; par exemple, nous avons écrit ce guide pratique sur la façon de mieux s'organiser dans Gmail. Cependant, des compétences organisationnelles de haut niveau seront globalement plus utiles. Trouvez un système qui correspond à votre style de travail et soyez cohérent avec celui-ci.

Un bon système d'organisation est l'un des conseils de gestion du temps les plus importants pour les étudiants, en particulier.

9. Esprit de décision.

Les efforts de gestion du temps sont souvent entravés par l'indécision. Dans certaines situations, il est important de prendre votre temps, de considérer toutes les variables et de ne finaliser votre décision que lorsque vous en êtes absolument certain.

Dans la plupart des situations, il est préférable de faire une évaluation de haut niveau, puis d'avancer dans une direction, en s'ajustant en cours de route.

La décision fait gagner du temps non seulement parce qu'elle vous épargne une hésitation excessive, mais aussi parce qu'elle vous donne la possibilité de recueillir plus d'informations au début de votre exécution.

10. Patience (et opportunisme).

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Travailler sur les tâches les plus appropriées et/ou les plus puissantes peut vous aider à utiliser votre temps plus judicieusement ; cela demande souvent de la patience et de l'opportunisme. Par exemple, si vous investissez dans l'immobilier, vous devrez savoir quelles offres immobilières laisser passer, attendre votre heure avant de sauter sur l'opportunité "parfaite".

11. Motivations.

La productivité dépend fortement de la motivation personnelle ; les personnes intrinsèquement motivées accompliront toujours leur travail plus rapidement (et de manière plus approfondie) que leurs homologues non motivés. Si vous êtes capable de vous motiver suffisamment, même lorsque vous êtes au plus bas, vous pourrez toujours passer votre temps plus efficacement.

L'astuce est de savoir se motiver. Rappelez-vous vos objectifs à long terme et essayez de tracer une ligne reliant cette tâche à ces objectifs. Vous pouvez également envisager de vous récompenser lorsqu'une tâche est terminée.

Expérimentez pour voir ce qui fonctionne et assurez-vous de consulter la liste des citations de motivation pour vous inspirer !

12. Documents.

La gestion du temps vous oblige également à documenter votre travail et vos idées de manière efficace. Par exemple, disons que vous vous êtes fixé un objectif ; avez-vous écrit cet objectif?

Est-ce que vous le suivez ? Ou est-ce juste quelque chose qui réside dans votre imagination ? Les objectifs documentés sont beaucoup plus susceptibles d'être atteints. De même, vous souhaiterez documenter efficacement votre travail en cours pour vous concentrer sur la tâche et travailler de manière productive.

Par exemple, vous souhaiterez prendre des notes de réunion détaillées afin de pouvoir vous y référer ultérieurement.

13. Concision.

La première des trois caractéristiques d'une communication efficace est la concision. Certaines personnes essaient de gagner du temps en se précipitant dans leurs mots. Plutôt que de "perdre" du temps à réfléchir à leur message et à le modifier à la perfection, ils renversent leurs tripes instinctivement et cliquent sur envoyer.

Cependant, cela est contre-productif. Écrire et parler de manière concise prendra un peu plus de temps, car vous devrez modifier votre formulation, mais cela en vaut la peine.

Non seulement les destinataires de vos messages passeront moins de temps à dialoguer, mais vous éviterez également les malentendus, qui sont une source majeure de perte de temps pour toutes les personnes impliquées.

14. Clarté.

La deuxième des trois caractéristiques d'une communication efficace est la clarté. La concision vous aidera à formuler votre message en moins de mots, mais la clarté éliminera les ambiguïtés.

Par exemple, supposons qu'il y ait un problème avec un client insatisfait que vous essayez de résoudre avec un employé. L'expression « prenez-en soin, s'il vous plaît » est concise, mais elle est également ambiguë ; « s'en occuper » signifie-t-il offrir au client une remise sur son prochain achat ? Rembourser la commande ? Ou trouver une solution par eux-mêmes ?

Même si vous avez l'impression que l'implication est évidente, prendre une minute de plus pour expliquer les choses peut vous éviter bien des ennuis.

15. Rigueur.

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La troisième des trois caractéristiques d'une communication efficace est la rigueur. La minutie consiste à fournir des informations à l'avance, plutôt que de les envoyer au coup par coup ou de ne rien dire.

C'est peut-être le plus important lors d'une demande ou lors de l'attribution d'une tâche à l'un de vos employés ; si votre employé n'a pas tout le matériel dont il a besoin pour commencer une tâche, celle-ci sera retardée.

La minutie, comme la concision, prend plus de temps au départ, mais c'est un investissement ; si cela est fait correctement, cela vous fera gagner beaucoup plus de temps qu'il n'en coûte initialement.

16. Estimation du temps.

La gestion du temps signifie également apprendre à estimer avec précision le temps que prendra une tâche. Cela vous aidera de plusieurs manières.

Tout d'abord, vous pourrez programmer des tâches et des réunions plus efficacement, en leur attribuant un créneau horaire ni trop court ni trop long ; cela peut vous aider à entasser plus de tâches dans votre journée de travail sans vous submerger.

Deuxièmement, cela vous aidera à savoir quand vous travaillez de manière inefficace ; si vous dépassez considérablement votre estimation de temps, vous saurez que quelque chose s'est mal passé. L'estimation du temps peut également vous aider à établir des priorités ou à savoir quand déléguer ; Si une tâche va vous prendre beaucoup de temps, mais ne vous aidera pas à atteindre vos objectifs, vous pouvez trouver un moyen de vous en sortir.

L'estimation du temps est l'une des compétences de gestion du temps les plus difficiles à maîtriser en raison de notre tendance naturelle à sous-estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche.

C'est en fait un biais cognitif connu sous le nom d'erreur de planification, et cela nous affecte tous.

17. Affectation des ressources.

L'allocation des ressources peut également vous aider à effectuer des tâches plus efficacement et à perdre moins de temps. Les types de ressources que vous allouez dépendront de votre rôle.

Par exemple, vous pouvez affecter des employés à différentes tâches ; si vous exploitez les points forts des employés, vous pourrez en faire plus (en équipe) plus rapidement et passer moins de temps à apporter des corrections.

Il est également important de ne pas sur-allouer des ressources, sinon vous finirez par perdre du temps ou rendre d'autres tâches plus difficiles.

18. Contour.

Il existe de nombreuses situations qui feront appel à vos compétences en esquisse. Dans chacun d'eux, le contour servira de cadre squelettique qui guidera le reste de votre travail. Si vous écrivez un livre électronique, commencer par un aperçu général des sections et des sous-sections vous aidera à le terminer plus rapidement.

Si vous organisez une réunion, décrire le déroulement de la réunion vous aidera à rester sur la bonne voie et à perdre moins de temps. Comme pour de nombreux éléments de cette liste, cela peut sembler une augmentation de la dépense de temps, mais c'est finalement un investissement qui vous fera gagner du temps à long terme.

19. Ouverture au changement.

La plupart des gens ont des choses qu'ils aimeraient changer dans leur travail, comme un nombre écrasant d'e-mails ou se sentent toujours en retard, mais ils hésitent à changer leurs habitudes pour faire une différence.

Le changement engendre le changement, donc si vous voulez améliorer vos compétences en gestion du temps (et votre expérience de travail en général), vous devez être prêt à vous adapter. Soyez ouvert d'esprit sur les nouvelles techniques et les nouvelles approches, et n'ayez pas peur de changer votre routine de base.

Ce n'est qu'à travers ces ajustements que vous apprendrez ce qui fonctionne vraiment.

20. Collaboration.

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La collaboration est une compétence vague à apprendre, car vous pouvez collaborer de différentes manières, sur de nombreuses tâches différentes. Mais si vous voulez passer votre temps à bon escient, vous devez apprendre à bien travailler avec les autres.

Une bonne communication peut vous aider énormément ici, mais le fondamental le plus important pour une meilleure collaboration est l'adaptabilité ; différentes personnes auront des préférences, des styles et des habitudes différents, et vous devrez apporter des modifications aux vôtres pour travailler efficacement avec les autres. Apprenez comment travaillent vos partenaires et répondez-leur lorsque cela est possible.

Pour vous aider, consultez mon guide sur la collaboration entre employés.

21. Réflexion et analyse.

Le meilleur outil de votre arsenal de gestion du temps est la réflexion. Pensez à la façon dont vous passez votre temps et examinez les données pour analyser ce qui va bien et ce qui ne va pas. La plupart des gens ignorent la façon dont ils perdent leur temps au quotidien et ne comprennent pas comment il est possible de travailler plus efficacement.

En étudiant de près vos propres habitudes et en recherchant des opportunités, vous serez beaucoup plus à même de trouver de nouveaux débouchés pour vous développer. Assurez-vous simplement d'avoir un bon outil pour vous aider à suivre vos progrès.

Mesurer vos progrès en matière de gestion du temps

Perfectionner ces compétences en gestion du temps améliorera la façon dont vous répartissez et passez votre temps, mais comment pouvez-vous être sûr que vous faites des progrès ? Consacrez-vous vraiment moins d'heures aux tâches exigeantes qui occupent votre journée ?

Sinon, qu'est-ce qui vous retient vraiment ?

La seule façon de savoir avec certitude est de mesurer et d'analyser vos progrès. Il est important de savoir comment vous passez votre temps, comment vous gérez votre travail et comment vous vous améliorez au fil du temps.

Il existe de nombreuses applications de gestion du temps qui peuvent vous aider dans cette entreprise, mais l'une des plus efficaces (et des plus faciles à apprendre) est EmailAnalytics.

EmailAnalytics vous aidera à suivre le nombre d'e-mails que vous envoyez et recevez, vos temps de réponse moyens et des dizaines d'autres variables, le tout avec des visuels de données utiles, afin que vous puissiez glaner intuitivement de nouveaux plats à emporter.

Si vous souhaitez en savoir plus sur vos propres progrès en matière de gestion du temps, inscrivez-vous pour un essai gratuit dès aujourd'hui !