10 conseils de gestion du temps et de productivité pour les concepteurs de sites Web

Les concepteurs de sites Web travaillent souvent sur plusieurs projets simultanément. Ils sont confrontés à de nombreux défis tels que la gestion de plusieurs sites Web, la gestion de clients difficiles, la recherche de nouveaux clients, la tarification correcte de leur travail et le suivi des tendances du secteur. En plus de tout cela, ils essaient également de maintenir une vie personnelle heureuse et saine.

Cela pose un problème lorsqu'il s'agit de hiérarchiser les tâches et de respecter les délais, et selon une étude, la gestion du temps est un problème courant chez les concepteurs de sites Web.

Pour vous aider à trouver le bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et vous assurer de respecter les délais, nous allons vous montrer 10 astuces efficaces pour gérer votre temps.

Il existe une grande variété de choses qui peuvent avoir un impact sur votre temps, votre concentration et votre énergie - et votre stratégie de gestion du temps doit tenir compte de chacune d'entre elles. Commençons.

Peu importe la clarté avec laquelle vous énoncez les termes du travail, fournissez un calendrier, expliquez quels sont les livrables du site Web ou rappelez au client le nombre de révisions qu'il reçoit. Si vous n'avez pas tout écrit par écrit, que pensez-vous que votre client fera une fois le travail lancé ?

Soit vous allez faire face à un flot d'appels et d'e-mails vous concernant, soit vous allez avoir un client qui veut repousser les limites de l'accord parce qu'il n'y a pas d'accord officiel. Ces deux résultats vous obligent à rediriger votre attention vers des questions autres que vos projets.

Mais un contrat et un énoncé des travaux (SOW) que le client a signés et qu'il a en sa possession vous aideront à gérer les attentes et à réduire leurs angoisses à propos du projet.

Si vous avez déjà été curieux de savoir combien de temps il vous faut pour créer un site Web, un outil de suivi du temps vous évitera les conjectures. Il y a un certain nombre de raisons pour lesquelles vous devriez vous en soucier.

D'une part, vous pouvez planifier en toute confiance des projets et fournir aux clients des dates de livraison si vous savez combien de temps il faut pour terminer chaque tâche et chaque phase.

Deuxièmement, en réservant du temps pour la durée réelle d'une tâche plutôt qu'une estimation, vous n'aurez pas à reporter le travail au jour le jour. Si vous pouvez tout faire quand vous l'avez planifié, vous n'aurez pas l'impression de devoir travailler tard ou le week-end pour essayer de rattraper tout le temps.

En outre, le suivi du temps peut vous aider à déterminer le prix de votre conception de sites Web. Bien que vous deviez facturer en fonction de la valeur et non des heures, vous voulez toujours vous assurer d'avoir une marge suffisamment importante dans vos prix pour que vous n'atteigniez pas seulement le seuil de rentabilité ou, pire, que vous perdiez de l'argent sur vos travaux.

Avez-vous déjà vu des histoires en ligne sur la façon dont des gens « qui réussissent » comme Richard Branson et Tim Cook se réveillent quand il fait encore nuit et se disent : « Je préfère dormir que réussir » ?

Le problème avec cette logique selon laquelle se lever tôt équivaut à réussir, c'est que ce n'est pas vraiment logique.

Chaque personne est différente, ce qui signifie que vous devez vous lever lorsque vous vous sentez reposé, planifier vos heures de travail lorsque vous êtes en mode de concentration maximale et ne travailler que le nombre d'heures que vous pouvez raisonnablement gérer.

Tant que cela n'entrave pas votre capacité à parler aux clients ou prospects en temps réel, il n'y a rien de mal à travailler selon l'horaire idéal de votre corps et de votre esprit. N'oubliez pas de prendre en compte les pauses.

C'est une grande partie de la technique Pomodoro. Ça va comme ça:

• Réglez une minuterie sur 25 minutes.
• Démarrez le chronomètre et travaillez sur une seule tâche sans perdre votre concentration.
• Lorsque le chronomètre sonne, arrêtez-vous et faites une courte pause.

Ce cycle se répétera quatre fois. À la fin de ce temps, vous pourrez faire une pause plus longue. Tout recommencera ensuite.

Bien que 25 minutes permettent à cette technique particulière de gagner du temps, encore une fois, il est important de trouver votre rythme et votre nombre de pauses idéaux. Vous constaterez peut-être que 25 minutes est trop court pour terminer les tâches de votre site Web et il serait préférable de régler la minuterie sur 60 minutes. Tant que vous ne perdez pas votre concentration, ça va.

Avoir un plan défini pour chaque jour est une astuce utile pour gérer votre temps.

Cependant, plutôt que de prendre votre liste croissante de projets et de choisir ce sur quoi vous allez travailler un jour à la fois, planifiez vos tâches à l'avance. Cela vaut pour le travail de projet ainsi que pour tout le reste qui se déroule pendant votre journée de travail.

Voici quelques conseils pour préparer votre emploi du temps :

• Établissez des règles en fonction de votre emploi du temps idéal : les jours de la semaine pendant lesquels vous travaillerez ainsi que la durée de chaque jour.
• Planifiez vos tâches les plus difficiles dès le début de la journée, lorsque vous vous sentez alerte et prêt à relever un défi. C'est ce qu'on appelle manger la grenouille.
• Mettez vos tâches d'administration d'entreprise dans le calendrier et définissez un calendrier prévisible pour qu'il devienne une habitude de les aborder à un jour et à une heure fixes.
• Mettez de côté certains jours et certains délais lorsque vous souhaitez être au téléphone pour faire des appels de découverte avec des prospects ou discuter des jalons du projet avec des clients existants.
• Ajoutez des rendez-vous personnels ou des activités à votre emploi du temps qui se produisent pendant la journée de travail.

Si vous planifiez tout et allouez le temps approprié pour tout cela, vous ne perdrez pas de temps à revenir en arrière ou à être stressé par quelque chose que vous avez oublié de faire.

Pour aller plus loin, il serait extrêmement avantageux d'enregistrer les modèles de processus dans votre logiciel de gestion des tâches.

De cette façon, à la seconde où un nouveau projet démarre, il vous suffit de dupliquer le modèle de processus, de personnaliser les tâches en fonction du travail et de commencer à effectuer les tâches.

Cela est utile pour tous les domaines de votre flux de travail, de la recherche de nouveaux clients de conception Web à leur intégration, ainsi que des tâches de conception Web aux activités post-lancement. Vous pouvez également créer des modèles pour le travail hors projet.

L'un des plus grands avantages de ceci est la pièce de familiarité. Plus votre processus devient structuré et prévisible, plus il est facile de se concentrer sur l'aspect créatif de votre travail plutôt que sur la logistique de la gestion des tâches.

Un autre avantage de la modélisation de vos flux de travail est qu'elle vous permet de prendre des processus plus volumineux et plus longs et de les diviser en tâches plus petites et plus gérables. Cela enlèvera toute surcharge ou intimidation de votre travail.

Si votre outil de suivi du temps vous indique que plus de 50 % de votre journée de travail est consacrée au travail administratif, il est temps de réévaluer ce que vous faites.

Maintenant, vous avez deux options. Vous pouvez sous-traiter ces tâches de gestion d'entreprise nécessaires à un assistant et à d'autres prestataires de services professionnels ou vous pouvez les automatiser avec un logiciel. Si votre entreprise est relativement petite et que vous essayez d'économiser de l'argent, commencez par l'automatisation.

Il existe des tonnes d'outils disponibles, dont beaucoup sont gratuits, qui vous aideront à automatiser les tâches ennuyeuses, ennuyeuses et souvent chronophages liées à :

• Gestion comptable et fiscale
• Planification de réunions
• Vérification des perspectives
• Création de contrat
• Facturation
• Communication et suivi clients
• Marketing des médias sociaux
• Et plus

Vous ne serez jamais à 100 % libre de la gestion de votre entreprise, mais vous pouvez la rendre beaucoup moins chronophage grâce à des processus automatisés.

Que vous soyez concepteur ou développeur Web, vous disposez probablement d'un ensemble d'outils que vous utilisez pour chaque travail.

Si vous êtes un concepteur, cette boîte à outils peut inclure :

• Un outil de wireframe
• Croquis ou Photoshop
• Quelques thèmes WordPress flexibles et puissants qui fonctionnent bien pour votre clientèle
• Une collection de plugins WordPress essentiels pour le site Web de chaque client
• Un outil de test multi-navigateurs

Si vous êtes développeur, votre boîte à outils peut inclure :

• Frameworks et bibliothèques
• Un IDE
• Un environnement de mise en scène
• Github
• Outils de test de navigateur

En créant une boîte à outils que vous pouvez utiliser pour chaque tâche, vous pouvez travailler plus rapidement et produire de meilleurs résultats car vous ne perdez pas de temps à chercher des outils à utiliser. Au lieu de cela, vous pouvez faire ce que vous aimez et simplement créer.

Une personne moyenne passe 7 heures en ligne chaque jour. Malheureusement, Internet et la pléthore d'appareils sur lesquels vous travaillez n'attendent que de vous distraire ou de vous mettre un obstacle pendant cette période.

Selon l'origine de vos distractions, il existe un certain nombre de façons de gérer cela.

La première chose à faire est d'utiliser les paramètres de temps d'écran de vos appareils pour définir des limites d'application et de communication spécifiques. De cette façon, vous ne recevrez de nouveaux e-mails, ne recevrez des SMS ou des appels ou ne verrez les notifications push qu'aux heures que vous aurez désignées (c'est-à-dire lorsque vous n'êtes pas occupé à travailler).

Vous pouvez également utiliser des outils de blocage de distraction plus puissants pour votre boîte de réception de courrier électronique, vos réseaux sociaux et vos applications.

N'oubliez pas les distractions à la maison. Si vous avez d'autres personnes autour de vous, faites-leur savoir qu'une porte fermée ou un autre signal signifie que vous êtes dans le bon sens et que vous ne pouvez pas être interrompu.

Bien que vous puissiez minimiser la fréquence ou l'urgence à laquelle les clients vous contactent en énonçant clairement tout dans un contrat et un cahier des charges, il y aura des moments où ils auront besoin de vous contacter au cours d'un projet.

Sachant que ce sera le cas, configurez un canal de contact unique qu'ils peuvent utiliser.

Comme pour les autres conseils de gestion du temps de cette liste, prenez le temps de vous enregistrer sur ce canal une fois par jour. Si vous prévoyez 30 minutes à la fin de votre journée de travail, vous pouvez facilement rester au courant de ces messages et y répondre en temps opportun.

N'oubliez pas d'être proactif au sujet de ces communications. En planifiant les enregistrements avec vos clients à différentes étapes du projet, il n'y aura probablement pas autant de messages à traiter quotidiennement.

C'est toujours une technique de gestion du temps difficile à maîtriser. En tant que créateur, vous voulez pouvoir dire « Oui ! » à chaque prospect et client.

La réalité, cependant, c'est que vous ne leur rendez vraiment qu'un mauvais service en disant « oui » si vous n'avez pas la capacité d'accepter ce qu'ils demandent.

Cela peut être le cas s'il s'agit d'un projet ou d'une demande :

• Pour un client dont vous savez qu'il sera long à gérer
• C'est au-delà de vos capacités actuelles ou en dehors de votre timonerie
• Cela dépasse le cadre du travail et vous ne serez pas payé en plus pour
• Vous devrez le faire en plus de votre charge de travail habituelle
• Vous n'avez aucun intérêt mais vous vous sentez mal de ne pas pouvoir les aider

Conclusion : si une opportunité vous est présentée par un prospect, un client actuel ou un ancien client, examinez attentivement ce que le projet implique et soyez réaliste quant à votre capacité à le relever.

S'il y a une sorte de négociation impliquée — c'est-à-dire que vous perdez de l'argent, votre temps libre ou votre santé mentale — dites simplement « non ». Et s'ils ne sont pas disposés à accepter « non » comme réponse, alors vous savez que vous avez fait ce qu'il fallait.

Les clients qui veulent que vous fassiez du bon travail pour eux comprennent l'importance de la gestion du temps et de la productivité et ne voudraient pas compromettre cela.

Vous n'avez pas démarré une entreprise de conception de sites Web, vous pourriez donc être accablé par l'administration et la gestion de votre entreprise, de vos projets et de vos clients. Vous l'avez fait pour pouvoir créer des sites Web géniaux pour les personnes qui en ont besoin.

Avec ces conseils de gestion du temps et ces astuces de productivité, vous vous libérerez d'une partie de ce fardeau, tout en optimisant autant que possible le reste. Si vous êtes prêt à mettre ces stratégies en place, notre liste des 9 meilleurs conseils de gestion du temps pour les concepteurs de sites Web est votre prochain arrêt.