9 meilleurs outils de gestion du temps pour les concepteurs de sites Web

Notre temps est précieux. C'est la seule ressource dont nous ne pouvons pas obtenir plus. Nous pourrions lancer un débat philosophique sur cette question, en explorant les tenants et aboutissants de cette affirmation, mais nous nous concentrerons sur l'aspect professionnel du temps. Plus précisément, à quel point le temps est précieux lorsque vous le consacrez au travail.

Nous sommes payés pour notre travail, pour les heures que nous consacrons à différents projets. Chaque minute perdue aurait pu être consacrée à gagner plus d'argent. C'est pourquoi la gestion du temps est très importante.

Cependant, lorsqu'on aborde le sujet des outils de gestion du temps, on a tendance à se concentrer principalement sur les outils de suivi du temps et de gestion des tâches. Ils en sont certainement une partie importante, mais il existe également d'autres outils qui peuvent vous aider à utiliser plus efficacement votre temps. Des outils qui couvrent des problèmes tels que les communications avec les clients, les distracteurs et autres.

Les 9 recommandations suivantes vont vous aider à éliminer tous les domaines où les professionnels et en particulier les concepteurs de sites Web perdent beaucoup de temps.

Avec une bonne gestion du temps, vous bénéficierez de nombreux avantages :

• Consacrez plus de temps au travail des clients plutôt qu'aux tâches administratives non facturables.
• Mettez fin aux longues heures de travail ou aux week-ends pour rattraper votre retard.
• Faites-en plus et faites-le dans un temps beaucoup plus court qu'auparavant.
• Arrêtez de prendre les choses au jour le jour et commencez à travailler avec un état d'esprit à long terme.
• Rationalisez votre flux de travail et gérez plus facilement des projets simultanés.
• Soyez plus confiant pour accepter de nouveaux clients, planifier des projets et respecter les délais.
• Sentez-vous moins stressé et, à son tour, stimulez votre concentration et votre créativité.

Cela dit, une bonne stratégie de productivité n'est utile que si vous disposez des bons outils pour la mettre en œuvre et la gérer. Jetons donc un œil aux applications dont vous aurez besoin :

Peu importe que vous soyez un concepteur Web ou un développeur Web. En travaillant en ligne toute la journée, vous êtes exposé à des distractions partout où vous allez : e-mail, réseaux sociaux, sites d'actualités, applications mobiles, etc.

Freedom vous donne la possibilité de décider quand vous êtes libre de parcourir le Web, quels sites Web ou applications sont interdits et sur quels appareils restreindre votre accès. Contrairement à d'autres applications de blocage de distraction, celle-ci fonctionne sur tous les principaux appareils.

Un inconvénient potentiel est qu'il nécessite un peu de configuration si vous voulez en tirer de bons résultats. Par exemple, Freedom a quatre extensions de navigateur différentes à installer :

• Un écran vert apaisant
• Un bouton pause
• Un bouton de limite de temps
• Un bouton d'aperçu

Il a également quelques éléments qui doivent être installés si vous l'utilisez sur votre smartphone. Bien qu'il soit livré avec une liste prédéfinie de sites Web distrayants et des limites de temps quotidiennes, vous devrez également passer du temps à créer votre propre liste de distractions à bloquer.

Mais, une fois que vous avez configuré cela, cela peut être très utile - et pas seulement lorsque vous travaillez. Par exemple, si vous souhaitez limiter l'heure à laquelle vous pouvez consulter vos e-mails professionnels ou vous connecter aux réseaux sociaux, vous pouvez définir des heures restreintes et les rendre récurrentes.

Bien sûr, un outil aussi bon ne sera pas gratuit. Freedom coûte 6,99 $ par mois sur le forfait mensuel, 2,42 $ par mois sur le forfait annuel ou un forfait de 129 $ pour un accès permanent.

En ce qui concerne les e-mails, vous aurez peut-être besoin de contrôles plus précis.

Par exemple, que faites-vous pour envoyer un e-mail si votre accès à Gmail est complètement restreint ? Avec Freedom, vous pouvez « réactiver » un site restreint, mais vous ne voulez pas prendre l'habitude de le faire.

Au lieu de cela, vous pouvez utiliser Boomerang pour Gmail. Il s'agit d'une extension de navigateur qui ajoute des fonctionnalités uniques de gestion des e-mails à Gmail.

La principale caractéristique de cette extension est la pause de la boîte de réception. Tous les messages entrants sont mis de côté dans une file d'attente. Ce n'est que lorsque vous réactivez votre boîte de réception que vous voyez tout ce qui est entré.

De plus, Boomerang vous permet de programmer vos e-mails pour une date ultérieure. Vous pouvez également programmer un e-mail pour qu'il revienne dans votre boîte de réception lorsque vous êtes réellement disponible pour le traiter ou pour vous envoyer un rappel si vous ne l'avez pas complètement résolu.

Le plus gros inconvénient de cet outil est qu'il ne fonctionne que pour Gmail.

Boomerang a un plan gratuit, mais son utilisation est limitée. Vous feriez mieux de passer au forfait Personnel pour 4,99 $ par mois si vous êtes un utilisateur de Gmail ou au forfait Pro pour 14,99 $ par mois si vous utilisez G Suite.

Les trackers de temps sont des outils de gestion du temps utiles, mais peut-être pas pour les raisons auxquelles vous pourriez vous attendre.

Oui, un outil de suivi du temps comme Toggl vous aide à garder un œil sur le nombre d'heures que vous travaillez et où va votre temps. Mais disons que vous suivez votre temps pendant un mois. Vous obtiendrez plus qu'assez de données pour vous aider à déterminer combien de temps prennent vos tâches les plus courantes.

Si vous savez exactement combien de temps prend chaque tâche d'un travail à l'autre, vous pouvez planifier vos projets avec plus de précision et, plus important encore, respecter les délais.

De plus, vous pouvez faire un meilleur travail en vous assurant de facturer le bon montant pour chaque travail sur lequel vous travaillez.

Le seul inconvénient de l'utilisation de Toggl Track est que les analyses ne sont disponibles que si vous passez à l'un des plans premium, qui commence à 9 $ par mois.

Harvest est une autre option de suivi du temps, mais elle a plus de fonctionnalités que Toggl. Par exemple, vous pouvez :

• Connectez-vous à votre logiciel de génération de propositions/contrats et créez automatiquement des factures pour les jalons de votre projet.
• Intégrez un logiciel de gestion des tâches et suivez votre temps sans avoir à quitter l'application.
• Générez des factures à partir de votre temps suivi et envoyez-les automatiquement via votre logiciel de traitement des paiements.

Bien que Harvest soit un excellent outil de suivi du temps et simplifiera une partie de votre travail d'administration, c'est un meilleur outil de gestion du temps pour les agences de design. Donc, si vous avez actuellement une équipe qui travaille pour vous ou que vous avez l'intention d'embaucher à l'avenir, c'est l'outil de suivi du temps à considérer.

La tarification est simple. C'est 12 $ par mois par utilisateur.

Au fur et à mesure que vous trouvez des clients potentiels avec lesquels travailler et que vous passez du temps à leur parler de vos services de conception de sites Web, vous finirez par arriver à un point où ils vous demanderont une proposition.

Ce n'est qu'un des nombreux outils qui vous font gagner du temps. AND.CO peut vous fournir.

AND.CO est à la base un logiciel de génération de propositions et de contrats. Cela simplifie également l'ensemble du processus. Tout ce que vous avez à faire est d'entrer des détails sur qui est le client, quels sont les termes de l'accord et de le signer.

Le logiciel se charge de préparer pour vous le reste de la documentation juridique. Donc, ce n'est qu'une fonction permettant de gagner du temps.

AND.CO est également livré avec une minuterie intégrée.

Si vous n'oubliez pas d'associer votre temps suivi à un contrat ouvert, vous pouvez facilement créer des factures pour vos clients. Si vous facturez à l'heure, bien sûr.

Même si vous ne pouvez pas utiliser cette fonction de facturation, ce n'est pas grave. AND.CO peut générer des factures en fonction des paiements d'étape que vous stipulez dans vos contrats - cela comprend le dépôt initial ainsi que le paiement final à la fin des livrables du site Web.

Dans tous les cas, cela vous aidera à être payé pour le travail que vous faites.

AND.CO a un plan gratuit. Cependant, si vous effectuez une mise à niveau et payez 18 $/mois, vous pouvez supprimer la marque AND.CO de vos contrats et également les modifier (au cas où vous souhaiteriez ajouter des clauses supplémentaires).

Il s'agit d'un type de minuterie différent de ceux que nous avons vus sur cette liste. Pomofocus est une minuterie spécialement conçue pour aider les concepteurs de sites Web à utiliser la technique Pomodoro.

La minuterie fonctionne pendant 25 minutes. À la fin, vous ferez une pause de 5 minutes. Vous en ferez trois intervalles. Le quatrième, vous bénéficierez d'une pause plus longue de 15 minutes.

Gardez simplement à l'esprit que votre emploi du temps vous appartient.

Traditionnellement, la technique Pomodoro utilise 25 minutes de marche et 5 minutes de pause. Cependant, si vous pensez que 25 minutes ne suffisent pas pour effectuer un travail de conception substantiel, vous pouvez modifier les paramètres.

Cet outil est entièrement gratuit, alors essayez-le et voyez s'il vous aide à améliorer votre concentration.

Float est un outil de planification de projet, il est donc un peu différent d'un logiciel de gestion de tâches.

L'un des principaux différenciateurs est qu'il vous permet de mettre des tâches dans votre calendrier avec un temps spécifique qui leur est alloué. Avec de nombreuses applications de gestion des tâches, tout ce que vous pouvez faire est de définir une date de début et de fin, ce qui peut rendre difficile la planification de la bonne quantité de travail chaque jour.

Avec Float, vos tâches occupent autant d'espace dans votre calendrier qu'elles en prendront réellement pendant votre journée de travail, vous pouvez donc empiler les tâches et les répartir sur plusieurs jours si nécessaire.

Une autre grande fonctionnalité est le réglage de l'horaire.

Vous pouvez masquer vos week-ends pour ne pas être tenté de faire un travail de « débordement » alors. Vous pouvez également définir un plafond sur le nombre d'heures que vous travaillez chaque jour. Si vous essayez d'être plus concentré et productif pendant la journée, vous donner une limite comme celle-ci vous aidera certainement.

En termes d'inconvénients, Float ne fera pas grand-chose en termes de gestion des clients, des processus ou de la documentation. Il s'agit strictement d'établir votre horaire idéal et de vous y tenir.

Si c'est quelque chose pour lequel vous pensez avoir besoin d'aide et que vous aimez la façon dont il vous permet de planifier des tâches, cela coûte 6 $ par mois par utilisateur ou 10 $ si vous souhaitez ajouter un suivi du temps.

Il est vraiment important d'utiliser un outil de gestion de projet pour s'assurer que les choses ne passent pas entre les mailles du filet et que vous travaillez plus efficacement lorsque vous gérez de nombreux clients et travaux simultanément.

Il y a certainement beaucoup d'excellentes options parmi lesquelles choisir. Cependant, Trello se distingue par sa flexibilité. Voici pourquoi c'est important :

Prenez 2020, par exemple, où 82% des pigistes ont déclaré que la pandémie les avait forcés à changer leur façon de travailler. Si vous utilisez un outil de gestion de projet qui ne permet pas à votre entreprise et à vos processus de pivoter rapidement, cela va vous ralentir.

Trello vous permet de travailler de la manière qui vous convient le mieux. Vous pouvez organiser votre documentation et vos tâches avec des cartes. Vous pouvez également créer des tableaux de modèles (à partir de modèles prédéfinis ou des vôtres) qui vous font gagner du temps lors du lancement de nouveaux travaux ou de l'exécution complète des processus.

Avec un abonnement premium, vous pouvez déverrouiller les bonus Trello et gérer vos tâches à partir de différentes vues, comme un calendrier ou une chronologie.

Les power-ups vous permettent également de vous intégrer à vos autres logiciels d'entreprise, tels que Google Drive, Dropbox et Slack. De plus, les Power-ups vous aident à automatiser vos tâches les plus courantes dans Trello.

Étant donné que Trello fait partie de la suite de produits Atlassian, y compris Jira et Confluence, vous aurez accès à toute une suite d'outils de conception Web utiles lorsque vous vous inscrivez.

Trello est gratuit et prêt à l'emploi et vous pouvez faire beaucoup de choses avec le plan gratuit. Cependant, si vous souhaitez l'utiliser pour optimiser votre temps, la mise à niveau de 5 $ par mois pour Trello Gold ou de 10 $ par mois pour la classe affaires en vaut la peine.

Dès le début de votre entreprise de conception de sites Web, vous pensiez probablement à tous les logiciels dont vous auriez besoin pour gérer votre entreprise.

Votre liste d'outils s'est probablement allongée un peu depuis lors. C'est pourquoi vous ne pensez peut-être même pas à votre logiciel d'entreprise lorsqu'il s'agit de votre stratégie de gestion du temps. Vous êtes tellement habitué à les utiliser comme des solutions autonomes pour la comptabilité ou la planification de rendez-vous ou d'autres tâches administratives banales.

Cependant, je parie que la plupart de ces outils ont une liste d'intégrations et je parie également que Zapier figure sur la plupart de ces listes.

C'est parce que Zapier peut vous aider à connecter des processus entre vos outils les plus couramment utilisés. Par exemple, si vous regardez le tableau de bord Zapier suivant, vous verrez qu'il a des « Zaps » préétablis (flux de travail connectés) entre mes applications les plus couramment utilisées :

Si vous ne trouvez pas de workflow prédéfini, créez le vôtre. Par exemple, voici une façon de connecter votre minuteur Toggl à votre logiciel de comptabilité :

Il y a beaucoup de possibilités ici, alors allez-y une étape à la fois. Faites une liste de vos tâches d'administration les plus chronophages et des outils que vous utilisez pour les effectuer (le cas échéant). Ensuite, commencez à parcourir Zapier pour voir ce qu'il peut faire pour automatiser ces flux de travail chronophages pour vous.

Zapier est libre d'utiliser jusqu'à 5 Zaps et 50 000 tâches. Rien de plus que cela nécessitera une mise à niveau. Les forfaits mensuels commencent à 19,99 $.

Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreux outils de gestion du temps pour les concepteurs de sites Web, même s'ils ne sont pas explicitement conçus pour la tâche de suivi du temps.

Beaucoup d'entre eux vous aideront à vous concentrer sur votre travail, à éviter les actions et les distractions inutiles qui vous font perdre du temps.

Maintenant que vous avez commencé à réfléchir de manière plus créative à la façon de devenir plus productif, il est temps d'en faire votre réalité.