9 conseils pour des réunions efficaces (avec liste de contrôle gratuite)

Les réunions peuvent être amusantes et très efficaces, mais une réunion inefficace peut vous faire perdre du temps, surtout si vous êtes occupé. Dans notre recherche continue sur la façon d'être productif dans le monde du travail hybride, il est important que chaque réunion soit utile et ait un impact positif sur votre rôle. Malheureusement, ce n'est souvent pas le cas.

Qu'il s'agisse d'une réunion d'équipe rapide ou d'une réunion qui nécessite un remue-méninges ou une discussion stratégique, il existe certaines règles que vous pouvez suivre pour en faire un succès. C'est particulièrement le cas maintenant que nous sommes si nombreux à ne rester au bureau qu'une partie de la semaine ou à travailler à distance.

Selon les recherches de Zippia, les organisations consacrent environ 15 % de leur temps à des réunions, un tiers de ces réunions étant considérées comme improductives. Fait intéressant, une enquête de Dialpad a révélé que plus de 75 % des personnes préfèrent programmer des réunions à un certain jour ou à une certaine heure, le lundi étant le jour le plus populaire pour planifier des réunions et le mercredi le plus long.

Organiser une réunion réussie

Il ne suffit pas de rassembler des personnes dans une salle (réelle ou en ligne) et d'espérer le meilleur ! Nous avons fait beaucoup de recherches ici au DMI sur le fonctionnement des réunions et la meilleure façon de les organiser. Nous partageons ici avec vous 9 conseils simples pour vous aider à organiser une réunion efficace (virtuelle ou non).

1. Établissez un ordre du jour clair

Lorsque vous manquez de temps et que vous avez beaucoup à faire (comme la plupart des spécialistes du marketing), une réunion sans but est un frein. Envoyez un ordre du jour avant la réunion afin que les gens sachent à quoi s'attendre et s'ils doivent préparer des informations.

Vous pouvez également l'afficher sur un écran ou même l'imprimer (pour une réunion en face à face) pour que les choses avancent en douceur. Ceci est particulièrement important pour les réunions en ligne où les gens travaillent à distance et peuvent être déconnectés d'une campagne ou d'un projet.

Cela aide à remettre la réunion sur la bonne voie si elle prend une tangente ou se divise en petites discussions. Par exemple, vous pouvez dire « C'est une excellente idée, mais pas pour le moment. Ajoutons-le à la prochaine réunion X pour en discuter.

« Trop souvent, les réunions peuvent prendre une tangente et le but se perd, ce qui peut être frustrant pour les participants. L'animateur doit partager un ordre du jour à l'avance afin que les participants se préparent et couvrent ce qui est nécessaire dans le temps imparti et évitent que les réunions ne se prolongent. Orla Stack, directrice des ressources humaines au Digital Marketing Institute

2. Connaître les résultats souhaités

Dès le départ, vous devez savoir ce que vous voulez obtenir de la réunion. Vous cherchez des idées ? Avez-vous besoin de faire approuver un budget? Est-ce pour accompagner les membres de l'équipe sur un projet ambitieux ?

Soyez clair sur ce que vous voulez et travaillez tout au long de la réunion pour vous assurer d'en tirer des résultats. Les dernières minutes de la réunion doivent être utilisées pour passer en revue les prochaines étapes et désigner des personnes pour les entreprendre. Il vous aide à établir un plan d'action clair dont tout le monde est au courant.

Vous devez également vous assurer que chaque personne invitée a un rôle à jouer ou est impliquée dans l'équipe ou le projet. Ne faites perdre de temps à personne s'il peut faire autre chose.

3. Trouvez le bon environnement

Aujourd'hui, avec le travail à distance et hybride, les réunions peuvent avoir lieu n'importe où. La clé est de décider du meilleur support pour la réunion, si en ligne est suffisant ou si vous avez besoin de l'avoir en personne.

Les réunions opérationnelles peuvent être gérées rapidement en ligne. Par exemple, un rattrapage ou un sprint d'équipe quotidien ou hebdomadaire peut facilement être géré en faisant une table ronde et en laissant du temps pour toute question à la fin.

Les réunions de créateurs d'entreprise peuvent également être gérées à distance tant que vous avez un ordre du jour clair en place. Utilisez le partage d'écran pour partager des présentations, des diapositives ou des visuels afin de vous assurer que tout le monde a accès aux informations.

Les réunions d'orientation stratégique sont axées sur la réflexion, les nouvelles idées et le remue-méninges et sont donc probablement mieux adaptées à une réunion en personne. Pensez aux collègues qui doivent être impliqués et voyez ce qui peut fonctionner pour tout le monde. Il devrait y avoir de la place pour s'adapter aux situations des gens (comme donner un préavis suffisant pour que les travailleurs à distance puissent se rendre au bureau), mais ne perdez pas de vue l'objectif et les résultats souhaités.

Lire : 'Comment gérer une équipe à distance (et les outils pour vous aider à le faire)'

4. Préparez des points de discussion

Si vous dirigez une réunion qui nécessite des idées ou un remue-méninges, vous devez apporter des points de discussion clés à la table. Ceux-ci seront dirigés par le projet et les résultats, mais peuvent servir de feuille de lit pendant la réunion si vous trouvez que les choses sortent du sujet.

Vous pouvez poser des questions sur un tableau blanc et demander aux gens leur avis. Par exemple, s'il s'agit d'une réunion pour discuter d'une campagne marketing qui n'a pas été performante, posez des questions telles que "Qu'avez-vous aimé dans la campagne ?" Ou "Qu'aurions-nous pu faire de mieux?"

Cette technique peut vous donner beaucoup de réponses, mais elle vous donne une chance de voir s'il existe un consensus dans la salle que vous pouvez utiliser pour alimenter d'autres campagnes ou améliorer les performances.

5. Donnez à chacun la chance de s'exprimer

Bien que chacun ait un rôle et un titre de poste, ceux-ci peuvent être mis de côté pour le bien de la réunion. Il peut être limité d'essayer d'innover ou d'élaborer des stratégies si chacun s'en tient à ses propres attributions, par exemple le responsable marketing ne peut parler que de marketing.

Soyez conscient de qui est à la réunion et laissez les gens parler. Rappelez-vous que tout le monde est différent. Certaines personnes sont plus vocales tandis que d'autres peuvent avoir besoin d'être poussées pour donner leur avis. Prenez les devants et posez des questions aux membres de l'équipe si vous pensez qu'ils n'ont pas eu l'occasion de contribuer.

Il s'agit souvent de gérer des personnalités, donc si vous sentez qu'une ou deux personnes dominent la conversation, changez de tactique en posant des questions ou en ouvrant la parole. Lors d'une réunion en ligne, pensez à allumer la caméra car elle est plus conviviale, à utiliser le mode silencieux pour que la personne qui parle puisse parler sans interruption et à utiliser la fonction "mains levées" ou l'équivalent pour permettre aux gens de poser des questions ou d'intervenir.

"La préparation permet une meilleure collaboration lors des réunions et la persévérance dans le suivi permet de meilleurs résultats après les réunions" Ken Fitzpatrick, PDG du Digital Marketing Institute

6. Encouragez les idées et les solutions

Si votre réunion consiste à trouver des solutions ou à générer des idées, lancez-la comme ça. Avant la réunion, demandez aux participants d'écrire 2 ou 3 idées.

Ensuite, faites le tour de la table et demandez aux gens de partager ces idées. Après chacun, demandez des opinions et des commentaires, puis notez-les (ou demandez au preneur de notes désigné de le faire). Ne vous concentrez pas sur la personne qui dit l'idée, mais sur l'idée elle-même.

Vous pourriez faire la même chose pour les solutions aux défis. Par exemple, "Nous avons du mal à impliquer les jeunes de 18 à 25 ans, que pouvons-nous faire pour les atteindre ?"

En demandant aux gens de le faire à l'avance, vous leur avez donné le temps de se préparer et de ne pas être pris au dépourvu. Cela permettra également aux personnes moins enclines à s'exprimer d'avoir leur mot à dire.

7. Soyez conscient du temps

Il est si facile pour les réunions de se dérouler dans le temps. Si vous avez mis un créneau horaire dans l'agenda des gens, rappelez-vous qu'ils ont prévu d'autres choses autour de cela, il est donc de votre responsabilité d'en tenir compte.

Commencez à l'heure et terminez à l'heure, soyez cohérent et les autres sauront qu'ils doivent respecter le créneau horaire de la réunion. Il s'agit de créer de la cohérence et de s'assurer que les gens savent à quoi s'attendre à chaque réunion, c'est-à-dire qu'elle ne débordera pas sur d'autres travaux ou ne fera pas rater le début d'une autre réunion !

Si vous avez une réunion plus longue, incluez des pauses, même pour une vérification rapide des e-mails ou un café, car cela donne aux gens une chance de se rafraîchir et de se regrouper.

« Je n'ai jamais été fan des longues réunions à l'étroit dans les bureaux. (Se tenir debout pendant les réunions) est un moyen beaucoup plus rapide de se mettre au travail, de prendre une décision et de conclure l'affaire. Richard Branson

8. Définir clairement les prochaines étapes et actions

Le résultat final d'une réunion réussie est des étapes et des actions claires. Prenez le temps à la fin de chaque réunion pour clarifier les prochaines étapes. Assurez-vous également de terminer sur une note positive afin que tout le monde reparte en se sentant plein d'énergie.

Cela devrait impliquer une tâche, puis une personne affectée à cette tâche. Laissez tous les participants à la réunion contribuer ou s'il est évident qu'une certaine tâche fait partie du rôle de quelqu'un, dites simplement "Est-ce que ça va si je vous assigne celle-là X ?"

Après la réunion, il est important de partager des notes ou des résultats afin qu'il n'y ait pas de mauvaise communication et que chacun sache de quelles actions il est responsable. Il peut être utile d'avoir les notes dans un document ou un dossier partagé afin que tout le monde puisse suivre les dernières mises à jour.

Pour reprendre les mots de Dave Behan de DMI, "l'un de mes principaux objectifs lors des réunions de projet est d'enregistrer les tâches/résultats directement dans notre système de gestion de projet, que ce soit pour moi ou pour quelqu'un d'autre. Nous reprendrons ces actions dans le projet réunions d'examen, ce qui garantit qu'elles sont suivies et que des éléments ne passent pas entre les mailles du filet. »

Vous devez également inclure des délais afin que les gens aient un calendrier à respecter. Si ce n'est pas le cas, on peut en discuter lors de la prochaine réunion pour déterminer quels étaient les obstacles et voir si cette personne a besoin de soutien ou de conseils.

9. Demandez des commentaires

Bien que vous puissiez penser qu'une réunion s'est bien déroulée ou que les rattrapages quotidiens sont très productifs, d'autres peuvent ne pas ressentir la même chose.

Choisissez un calendrier avec lequel vous êtes à l'aise et demandez aux gens de faire part de leurs commentaires. Un mois est généralement un bon laps de temps pour donner aux gens une chance d'évaluer l'efficacité d'une réunion.

Ne faites pression sur personne pour qu'il donne son avis, mais ouvrez-le simplement à tout le monde et donnez-lui une tournure positive. Par exemple, "Y a-t-il quelque chose qui, selon vous, rendrait ces réunions meilleures ou plus utiles pour vous ?"

Cela vaut également la peine de regarder combien de réunions les gens assistent - comme un audit de réunion. Certaines personnes préfèrent ne pas avoir plus de trois réunions par jour pour être productives. Alors demandez-vous si les gens ont du mal à travailler et à assister aux réunions ?

Si c'est le cas, cela pourrait être contre-productif et conduire à un déséquilibre qui cause du stress ou de l'épuisement professionnel. Chez DMI, nous avons institué une politique de "mercredi sans réunion" pour aider notre équipe à équilibrer le travail en temps de réunion par rapport au travail de bureau.

Lisez : '10 stratégies pour gérer l'épuisement professionnel' pour quelques conseils dans ce domaine.

Organiser une réunion réussie - liste de contrôle

Les réunions sont un moyen efficace d'encourager la collaboration, de communiquer avec les membres de votre équipe et de générer de nouvelles idées. Cependant, il peut être facile de dérailler et au fil du temps, ce qui signifie qu'une réunion n'est pas aussi efficace qu'elle pourrait l'être.

Voici une liste de contrôle pratique que vous pouvez utiliser pour vous aider à organiser des réunions réussies.

Gérez vos réunions comme un leader

La communication et la collaboration sont des compétences clés pour un leader marketing et les réunions vous aideront à guider et à soutenir les membres de l'équipe. Le nouveau diplôme de troisième cycle en marketing numérique de DMI vous donnera les compétences et les outils nécessaires pour prospérer dans un rôle de direction dans n'importe quel secteur. Vous acquerrez des compétences professionnelles et numériques avancées tout en apprenant le leadership, la stratégie commerciale, l'analyse et la planification, la génération de la demande, les médias sociaux et bien plus encore. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour faire progresser votre carrière !